Informe de Rendición de Cuentas Año 2014 Febrero de 2015 1
Tabla de Contenido Presentación Despliegue estratégico * Eje estratégico No. 1 Modernización de los archivos públicos. * Eje estratégico No. 2: Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos (SNA). * Eje estratégico No. 3: Recuperación y conservación del patrimonio documentaldel país. * Eje estratégico No. 4: Fortalecimiento institucional. Proyectos de inversión AGN Implantación del Sistema Nacional de Archivos en Colombia * Resultados gestión. 1. Acompañamiento a los grupos étnicos, en el registro, la conformación y la protección de sus archivos. 2. Articular las instancias e instituciones del SNA. 3. Beca de investigación Los archivos y los derechos humanos y Beca de investigación Archivos fotográficos Programa Nacional de Estímulos. 4. Desarrollar la adecuación normativa. 5. Diseñar e implementar la política pública relacionada con la gestión y administración de los archivos de derechos humanos y memoria histórica. 6 7 7 8 9 9 12 13 13 13 15 19 19 21 2
6. Diseñar e implementar el SISNA. 7. Diseñar e implementar la política pública relacionada con la gestión y administración de los archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales. 8. Fomentar el desarrollo de proyectos archivísticos y desarrollo de proyectos venta de servicios. 9. Fortalecer la modernización y eficiencia del estado a través de la revisión y evaluación de las TRD y TVD de los actores del SNA. 10. Fortalecer y modernizar el AGN 11. Seguimiento a la implementación de la política en los actores del SNA. Preservación del Patrimonio Documental Colombiano. * Resultados gestión. 1. Adquisición de bienes del patrimonio documental. 2. Divulgar y difundir a los colombianos el patrimonio documental archivístico del AGN y demás actores del SNA. 3. Microfilmar y digitalizar el patrimonio documental que custodia el AGN para su preservación y difusión. 4. Organizar los fondos documentales del AGN. 5. Realizar procesos de investigación, prevención, diagnóstico y recuperación de la documentación, perteneciente al AGN y demás actores del SNA. 24 25 27 30 32 37 40 40 40 41 47 49 50 3
Aplicación Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos Nacional SINAE. *Resultados gestión 2014. 1. Generación de un modelo de lineamientos para el sistema de gestión documental. 2. Análisis, investigación y formulación de modelos y herramientas que permitan la identificación y apropiación en materia de tecnologías de la información y comunicaciones en Gestión Documental. 3. Elaboración de la arquitectura de la información del micrositio para el evento de Preservación Digital como su adaptación de dispositivos móviles. 4. Laboratorio de innovación digital archivística, para generación de lineamientos en sistemas de gestión documental electrónica de archivo. Renovación e Implementación de Tecnologías de la Información en el AGN. *Resultados gestión 2014. 1. Fortalecimiento Tecnológico. 2. Soporte sistemas de información y apoyo administrativo. Remodelación y adquisición del inmueble aledaño al edificio del AGN. *Resultados gestión 2014. 1. Remodelación del Casa Aledaña. 55 55 55 59 59 60 63 63 63 64 68 68 68 4
Mejoramiento, dotación y adecuación del inmueble para la creación y puesta en funcionamiento del Archivo intermedio de las Entidades financieras públicas liquidadas. *Resultados gestión 2014. 1. Adecuación y mantenimiento anual del Archivo Santander. Mantenimiento y adecuación de las instalaciones del AGN. *Resultados gestión 2014. Logros y avances cuatrienio 2011-2014. - Evaluación y Transferencias Documentales. - Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos. - Recuperación y conservación del Patrimonio Documental. - Modernización y homogeneización del SNA. - Seguimiento a la implementación de la política en los actores del SNA cuatrienio. Retos AGN 2015 2018. 69 69 69 70 70 72 72 73 74 75 76 78 5
Presentación Señores ciudadanos: De conformidad con lo establecido en la Constitución Nacional de la República de Colombia y La Ley de Participación Ciudadana, el proceso de rendición de cuentas, propicia los espacios para socializar y retroalimentar una relación de doble vía entre la Administración y la ciudadanía que permite incentivar el buen desempeño y comportamiento de las entidades y sus equipos de trabajo. El Archivo General de la Nación AGN es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, la cual fue creada para dirigir y coordinar la Función Archivística y el Sistema Nacional de Archivos, coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y conservar, difundir y salvaguardar el patrimonio documental del país como parte integral de la riqueza cultural de la Nación. Así pues, el AGN en concordancia con su Plan Estratégico Hacia un programa de gestión documental electrónico 2011-2014 y el Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para Todos, a través del siguiente informe de rendición de cuentas pone a consideración de la ciudadanía los resultados obtenidos en la ejecución de los proyectos de inversión, los logros y metas alcanzados durante el período enero diciembre 2014. 6
Despliegue estratégico El AGN tiene como objetivo principal lograr la formulación, coordinación, control y seguimiento de la Política Nacional de Archivos y Gestión Documental con el fin de garantizar el acceso a la información, contribuir a salvaguardar los derechos de los ciudadanos y apoyar el desarrollo de políticas que mejoren la eficiencia en los trámites de la administración pública a través de la gestión documental articulada con el uso de la Tecnología. Para dar cumplimiento a este objetivo la Entidad cuenta con cuatro (4) ejes estratégicos que se presentan a continuación: Eje estratégico No. 1: Modernización de los archivos públicos. Objetivos estratégicos: Modernizar y adecuar la política archivística a las exigencias de la sociedad actual y a los avances de las tecnologías de la información. Apoyar la modernización de los archivos públicos del país y la gestión documental a través de las tecnologías de la información y la comunicación. Fomentar la adopción de estándares de gobierno para metadatos e interoperabilidad que permitan una mayor convergencia y trabajo interinstitucional en documento electrónico y gestión de archivos y en la distribución y el intercambio de documentos electrónicos entre los sistemas de gobierno. 7
Desarrollar proyectos relacionados con el portafolio de servicios. Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro. Para el desarrollo de estos objetivos, se encuentran inscritos ante el Departamento Nacional de Planeación (DNP) los siguientes proyectos de inversión. Aplicación del Sistema Nacional Integral de Archivos Electrónicos. Implantación del Sistema Nacional de Archivos. Eje estratégico No. 2: Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos (SNA). Objetivos estratégicos: Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de la política pública de archivos. Establecer y desarrollar el sistema de información del Sistema Nacional de Archivos SISNA. Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro. 8
Para el desarrollo de estos objetivos, se encuentra inscrito ante el DNP el proyecto de inversión: Implantación del Sistema Nacional de Archivos. Eje estratégico No. 3: Recuperación y conservación del patrimonio documental del país. Objetivos estratégicos Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro. Para el desarrollo del objetivo, se encuentra inscrito ante el DNP el proyecto de inversión: Preservación del Patrimonio Documental Colombiano Eje estratégico No. 4: Fortalecimiento institucional Objetivos estratégicos Desarrollar una política de gestión del conocimiento para el crecimiento y compromiso del talento humano en el AGN que impulse la adecuada gestión documental. Adecuar estructuralmente al AGN con el marco normativo vigente. Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión. 9
Fortalecer la Infraestructura tecnológica y física de la Entidad. Fortalecer la Gestión Sostenible. Para el desarrollo de estos objetivos, se encuentran inscritos ante el DNP los siguientes proyectos de inversión: Remodelación y Adquisición del Inmueble Aledaño al Edificio. Mantenimiento y Adecuación de las Instalaciones del AGN. Renovación e Implementación de TIC en el AGN. Mejoramiento, dotación y Adecuación del Inmueble para la creación del Archivo Intermedio de las Entidades Públicas Liquidadas. Implantación Sistema Nacional de Archivos en Colombia. A continuación se presenta el balance general para la vigencia 2014 de los ejes estratégicos de la Entidad correlacionados con los respectivos proyectos de inversión. 10
Tabla 1. Balance General Ejes Estratégicos vs. Proyectos de Inversión 11
Proyectos de inversión AGN 12
Implantación del Sistema Nacional de Archivos en Colombia El estado final de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla: Tabla 2. Estado final proyecto de implantación del SNA en Colombia. Resultados gestión A continuación se presentan los principales resultados obtenidos del desarrollo de la gestión realizada por los grupos de trabajo inmersos en este proyecto de inversión. 1. Acompañamiento a los grupos étnicos, en el registro, la conformación y la protección de sus archivos. El AGN adelanta procesos de interlocución con comunidades pertenecientes a los grupos étnicos del país, mediante los cuales está buscando establecer escenarios de diálogo intercultural encaminados a aportar los elementos y herramientas que éstas consideren relevantes y útiles para su proceso de consolidación étnica y cultural. A partir de estos procesos se ha 13
logrado compartir y discutir nociones sobre la memoria, el patrimonio cultural y documental, los archivos, los documentos y los procesos para su organización y conservación, abordados desde los ámbitos social y archivístico. También se están efectuando aproximaciones a aspectos sobre la tradición oral, la propiedad intelectual en las comunidades, la protección de conocimientos tradicionales y su relación con la protección de los archivos. Tabla 3. Subactividades relacionadas al acompañamiento. En ese sentido, la experiencia resultante de la puesta en marcha del acompañamiento del AGN puede incidir en el fortalecimiento institucional que requieren las instancias organizativas de los Pueblos y Comunidades Indígenas en el entendido de que tanto los cabildos y resguardos, como las demás organizaciones que los agrupan, al cumplir funciones de tipo administrativo producen y reciben documentos en desarrollo de sus actividades y asuntos. 14
Tabla 4. Capacitación a comunidades. 2. Articular las instancias e instituciones del SNA Se realizó el acompañamiento, capacitación y seguimiento para los planes, programas y proyectos relacionados con los Consejos Territoriales de Archivo, los Archivos Generales departamentales, distritales y municipales. Así pues, se llevó a cabo una reunión con los Consejos Territoriales de Archivos mensualmente en los departamentos de Sucre, Cauca, Vaupés, Choco, Huila, Cundinamarca, Nariño, Buenaventura, Cartagena, Caquetá, Boyacá y Bogotá. A continuación se relacionan los principales resultados de esta gestión: 15
Tabla 5. Capacitaciones Regionales. Comités técnicos del SNA Se desarrollaron reuniones semestrales de los Comités Técnicos Asesores del SNA - CTA, convocadas por el AGN y la con participación de los presidentes y secretarios correspondientes. Durante la vigencia 2014, se efectuaron las reuniones programadas por el AGN en cada una de las regiones de los Comités Territoriales de Archivo. Gráfico 1. Resultados de Comités Técnicos. 16
Desarrollo de la caracterización de ciudadanos usuarios o grupos de interés del servicio de capacitación archivística y otros servicios del SNA Se caracterizó a los usuarios investigadores y protocolos notariales. Actualización del Manual de Servicio al Ciudadano2014 y de la carta de trato digno al ciudadano. Realización de cuatro (4) talleres y capacitaciones sobre servicio al ciudadano. En desarrollo de la campaña de comunicaciones: El servicio al ciudadano nuestra razón de ser, se diseñaron y visualizaron 23 fondos de pantalla. Realización de seguimiento a la aplicación del protocolo de atención telefónica. Revisión y mejoras de la arquitectura de la información de la sección de servicio al ciudadano del portal web. Tabla 6. Comunicaciones Usuarios Internos y Externos. Red Nacional de Archivos En desarrollo de esta actividad se han adelantado las siguientes acciones: 17
Gráfico 2. Acciones Red Nacional de Archivos. Planificación y desarrollo del Programa de Capacitación Archivística Se realizaron todos los eventos programados en la parrilla de capacitación y se atendieron los eventos que por demanda fueron contratados. Tabla 7. Capacitaciones realizadas 2014. Tabla 8. Capacitaciones por línea de venta de servicios. 18
3. Beca de investigación Los archivos y los derechos humanos y Beca de investigación Archivos fotográficos Programa Nacional de Estímulos. Tabla 9. Ejecución de Becas 2014. 4. Desarrollar la adecuación normativa En cuanto a esta actividad se realizaron los siguientes avances en materia normativa: Proyecto Acuerdo por el cual se reglamenta la gestión documental para archivos relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario en el Marco del Conflicto Armado Interno Colombiano, el cual se encuentra para aprobación por el Consejo Directivo. Proyecto Acuerdo por el cual se reglamenta la Gestión Electrónica de Documentos, el cual se encuentra para aprobación del Consejo Directivo. Actualización de la Ley 594 de 2000. Expedición Decreto Entidades en Liquidación Decreto 029 de 2015. Expedición Acuerdo Sistema Integrado de Conservación Acuerdo 006 de 2014. Elaboración Proyecto de Reglamentación Libros del Comerciante. 19
Elaboración Proyecto de Reglamentación archivos de empresas de vigilancia, especialmente los videos. Elaboración Proyecto de Reglamentación archivos judiciales, con énfasis en los que se graban en CD S o medios magnéticos, en conjunto con el Consejo Superior de la Judicatura, el convenio con el Consejo Superior de la Judicatura fue aprobado por este y está próximo a suscribirse con el AGN, para desarrollar el proyecto y realizar capacitaciones a nivel nacional. Elaboración Proyecto de Acuerdo Cuadros de Clasificación documental. Proyecto de Inspección y vigilancia fue sancionado por el Presidente de la República como el Decreto 106 de 2015. Expedición Decreto 1100 de 2014 que trata el tema de Bienes de Interés Cultural. En conjunto con la oficina de transparencia de la Presidencia de la República se trabajó el proyecto de Decreto que reglamenta la Ley de Transparencia, que fue sancionado por el Presidente de la República como el Decreto 103 de 2015. Expedición Acuerdo 007 de 2014 que reglamenta la reconstrucción de expedientes de archivo. Expedición Acuerdo 008 de 2014 por medio del cual se reglamenta la prestación de servicios archivísticos. Expedición Acuerdo 002 de 2014 por medio del cual se reglamenta la organización de expedientes de archivo. 20
5. Diseñar e implementar la política pública relacionada con la gestión y administración de los archivos de derechos humanos y memoria histórica Los avances más importantes se circunscriben principalmente al desarrollo de la política e identificación de las necesidades normativas para la protección de los archivos relacionados con los derechos humanos y el conflicto armado interno en Colombia, en las entidades que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000. Tabla 10. Metas alcanzadas en el diseño e implementación de la política relacionada con DDHH. Diseño de política y expedición normativa relacionada con la protección de Archivos de memoria histórica y derechos humanos Definición y concertación del plan de trabajo para la elaboración del protocolo de política archivística y de gestión documental, definición de objetivos, principios orien- 21
tadores, salvaguarda de la información, criterios misionales, alcance y ámbito de aplicación y la coordinación interinstitucional de los archivos referidos a las violaciones de DDDHH e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario de las que trata la Ley 1448 de 2011. Con lo anterior, se cuenta con la primera versión completa del protocolo, la cual se encuentra en revisión interna por parte del AGN y del CNMH para establecer las correcciones y precisiones necesarias. Capacitación en Derechos Humanos y archivos Se llevó a cabo la sensibilización y capacitación presencial de nueve (9) entidades mediante videoconferencias y talleres en los que se dan lineamientos para el levantamiento de información sobre los archivos de DDHH, DIH y se conocen las actividades desarrolladas en este sentido por las entidades territoriales y nacionales que atienden a las víctimas, para la identificación de los documentos que se generan en ese trámite. Tabla 11. Capacitación en DDHH. 22
Sistematización y análisis de la información sobre archivos de derechos humanos en Colombia El Grupo de Inspección, Control y Vigilancia elaboró un documento inicial que tiene como objetivo presentar un balance general sobre las acciones dirigidas a las víctimas por cada una de las entidades, haciendo énfasis especial en las acciones vinculadas con la producción documental de Archivos de derechos humanos existentes en las entidades. El documento presentó para cada entidad las acciones que se están realizando en atención a las víctimas e implementación de la ley. La fuente principal de esta información es el Informe del Gobierno Nacional para las Comisiones Primeras de Senado y Cámara presentado en agosto de 2013. Se presentaron observaciones críticas a la implementación de la Ley de Víctimas a cargo de los organismos de control y se emplearon como fuente el primer informe de seguimiento y monitoreo a la implementación de los decretos ley de víctimas indígenas, negras, afrocolombianas, palenqueras, raizales y ROM 2013, el primer informe de seguimiento y monitoreo a la implementación de los decretos ley de víctimas indígenas, negras, afrocolombianas, palenqueras, raizales y ROM 2013 y el segundo informe de seguimiento y monitoreo a la implementación de la ley de víctimas y restitución de tierras 2012-2013. 23
6. Diseñar e implementar el SISNA Construcción de la base de datos del SNA: La información de construcción reportada y contenida en la base de datos permitió tener un conocimiento del estado en que se encuentran las entidades del SNA, en materia de capacitación, asistencia técnica e indicadores de gestión. Las propuestas de actos administrativos para el desarrollo normativo y la emisión de conceptos técnicos, sirvieron de base para responder adecuadamente las solicitudes e inquietudes formuladas por las entidades, en el marco de los nuevos retos derivados de la actualización normativa del AGN y la apropiación de modelos y sistemas desarrollados por el estado. Capacitaciones realizadas en 16 ciudades: Bogotá, Medellín, Cúcuta, Bucaramanga, Villavicencio, Cali, San Andrés, Barranquilla, Bogotá (Sector Cultura), Ibagué, Pasto, Neiva, Popayán, Pereira, Tunja Y Puerto Carreño Elaboración de las especificaciones y análisis de requerimientos, diseño y arquitectura del Banco de Proyectos de Gestión Documental y el Archivo Nacional Digital, correspondientes a los módulos del Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos SISNA. Formulación de la Guía Metodológica del modelo de madurez del Sistema de Gestión Documental. Elaboración de los manuales para la implementación de los instrumentos archivísticos (PINAR, PGD) Elaboración de objetos virtuales, dia- 24
gramación y herramientas infografías de sensibilización, capacitación y divulgación. Elaboración de dos (2) Objetos Virtuales de Aprendizaje (OVAS) y seis (6) infografías para la promoción y divulgación de temas archivísticos. 7. Diseñar e implementar la política pública relacionada con la gestión y administración de los archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales. Tabla 12. Actividades Implementación de Políticas. Durante el año 2014 se llevaron a cabo: Cuatro (4) Reuniones de trabajo. Tres (3) Plenarias Elaboración de un borrador del decreto por el cual se reglamentan los títulos I, IV, V y XI de la ley 594 de 2000, el título III de la ley 1379 de 2010, los artículos I y III de la ley 814 de 2003, y se establecen otras disposiciones sobre la conservación y preservación de documentos audiovisuales, sonoros, fotográficos, y otros archivos especiales y en soportes diferentes al papel. 25
Investigación sobre manejo técnico y archivístico de documentos audiovisuales, sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales. Se han recopilado normas y propuestas internacionales y nacionales sobre el tema que han dado como resultado la elección de acciones que deben llevarse a cabo para desarrollar esta política a partir de la Ley 594 de 2000, planteando a la iniciación del trabajo bajo la modalidad de redes diferenciadas así: Red de fonotecas, centros de documentación y archivos sonoros. Red de fototecas, centros de documentación y archivos fotográficos. Articulación con el SIPAC y las iniciativas para archivos audiovisuales del Ministerio de Cultura. Asimismo, se realizaron visitas a once (11) entidades con el objetivo de conocer el estado de conservación y las necesidades que presentan diferentes entidades alrededor del país con respecto a la gestión de estos documentos. 26
8. Fomentar el desarrollo de proyectos archivísticos y desarrollo de proyectos venta de servicios La meta del Grupo de Asistencia Técnica fue: Gráfico 3. Asistencias por Tema. Lo anterior evidencia el interés y la importancia que estos temas tienen en las entidades públicas, así como la toma de conciencia sobre su responsabilidad que consideran deben tener en cuenta la aplicación de metodologías y lineamientos del Archivo General de la Nación. Se recibieron un total de 115 solicitudes, siendo atendidas 101 de ellas a través de 27
la misma cantidad de asistencias técnicas a las diferentes entidades solicitantes, quedando pendientes por asistir técnicamente catorce (14) entidades, las cuales serán visitadas a partir del mes de enero de 2015, de acuerdo con la disponibilidad de presupuesto, recurso humano (profesionales) y las posibilidades de traslado a las diferentes regiones del país. Las 101 asistencias técnicas se prestaron en 18 departamentos, la mayor cantidad en la ciudad de Bogotá con un porcentaje de 57%, debido a la facilidad de desplazamiento y la concentración de entidades en esta ciudad, le siguen Cundinamarca con 7%, y Antioquia con el 5% entre los más visitados. El porcentaje de atención es del 88 %, el cual es bastante significativo, teniendo en cuenta que hay limitaciones recursos económicos, humanos, de desplazamiento, entre otros. Gráfico 4. Comparativo anual de Asistencias Técnicas realizadas. 28
Desarrollo de proyectos archivísticos. La mayoría de los ingresos propios del Archivo General de la Nación provienen de la suscripción de contratos con entidades públicas, los contratos en la vigencia 2014 ascendieron a 43, los cuales se discriminan en la siguiente tabla. Tabla 13. Total contratos 2014. El aporte que se hizo por proyectos durante la vigencia 2014 fue de $10,571 millones de pesos, logrando un cumplimiento del 194% del presupuesto establecido, en la gráfica se muestra la participación de los ingresos por los diferentes conceptos. Gráfico 5. Ingresos vigencia 2014. 29
9. Fortalecer la modernización y eficiencia del estado a través de la revisión y evaluación de las TRD y TVD de los actores del SNA Con el propósito de contribuir a la recuperación del patrimonio documental se elaboró un documento que desarrolla el procedimiento para la realización de las transferencias secundarias que las entidades públicas del orden nacional deben realizar al AGN. Sin embargo, se requiere de la participación de las áreas de sistemas y tecnologías de la información con el fin de establecer unos criterios para las transferencias de documentos electrónicos. Tabla 14. Actividades Ejecutadas en Transferencias. Así pues, las METAS establecidas para la vigencia se explican a continuación: Se elaboró un documento que desarrolla el procedimiento para la realiza- 30
ción de las transferencias secundarias que las entidades públicas del orden nacional deben realizar al AGN. Sin embargo, se requiere de la participación de las áreas de sistemas y tecnologías de la información con el fin de establecer unos criterios para las transferencias de documentos electrónicos. Conjuntamente con 12 de las entidades obligadas a transferir la documentación de carácter histórico al AGN se logró definir cronogramas de transferencias. Se realizaron cuarenta y cuatro (44) visitas de socialización del Decreto 1515 de 2013 y de cotejo las transferencias secundarias programadas. Resultado de estas actividades se logró el ingreso mediante transferencia, donación y compra de documentación de carácter histórico que incrementa el acervo documental que custodia el AGN, para un total de diecinueve (19) ingresos. Se realizaron cinco (5) visitas a archivos privados, aprovechando los desplazamientos de algunos funcionarios del Grupo a las regiones. Al respecto, es importante informar que la actividad no se pudo desarrollar completamente dada la dificultad de acceder a los archivos privados. 31
Inscripción en el registro único de series documentales - RUSD Se desarrolló como parte del programa específico de documento electrónico, en el marco del proyecto sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo y en el cual se diseñó el flujo del procedimiento electrónico y se automatizo el procedimiento para la convalidación de TRD y TVD. También vale indicar que le RUSD está enmarcado en la normatividad archivística vigente, el cual se puede realizar a través de la sede electrónica archivogeneral. gov.co para todas las entidades que deseen utilizar esta herramienta. 10. Fortalecer y modernizar el AGN El AGN centró sus esfuerzos en la implementación, mantenimiento y mejora continua de su Sistema Integrado de Gestión compuesto por el Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma GP-1000, el Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO 14001 y el MECI. Sistema de Gestión de Calidad Durante la vigencia 2014, el grupo SIG se centró en la actualización total de la documentación establecida para los 14 procesos, realizando el seguimiento y validación de los procedimientos existentes. 32
Gráfico 6. Documentación 2014. Como se puede observar en la Gráfica 8, cuatro de los catorce procesos alcanzaron el 100% de la actualización de la documentación. Asimismo, se reportan a los procesos de Gestión de Servicios Archivísticos y de Inspección, Control y Vigilancia como los procesos críticos en cuanto a la actualización de su documentación que se encuentra por debajo del 50%. El ciclo de mejora inicia una vez se presenten los indicadores que se presenten en el 2015, ya que es una actividad que se realiza en conjunto con la Oficina de Control Interno y los jefes de Procesos. Sistema de Gestión Ambiental Durante la vigencia 2014, el AGN proyecto su gestión ambiental hacia un modelo de gestión internacional dado por la ISO 14001, desarrollando actividades de planificación, adopción e implementación de los requisitos de dicha norma a la Entidad en miras de dar el manejo 33
adecuado a los aspectos ambientales propios y su respectivo cumplimiento legal. Gráfico 7. Implementación 14001 en el AGN. Dando cumplimiento a los requisitos - numerales de la NTC ISO 14001:2004, el porcentaje de avance de cada uno de los requisitos principales dictados por la norma durante la vigencia, se pueden observar en la siguiente tabla. Tabla 15. Porcentaje de avance de la Implementación. 34
Se debe resaltar que durante esta fase de implementación las actividades desarrolladas se centraron en la actualización y generación de los procedimientos obligatorios, la realización de actividades que aportaron al avance de los demás numerales y de la socialización y articulación del sistema dentro de la entidad. Gráfico 8. Avances bimestrales de la Implementación. Como se observa en el gráfico anterior, se denota un avance en todas las fases de implementación de la norma, dando cumplimiento a las actividades programadas dentro del plan de acción aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Emisión de conceptos ambientales para compras El AGN demostró su compromiso con el ambiente iniciando la integración del componente ambiental en sus procesos 35
de compras y adquisiciones, mediante la emisión de 368 conceptos técnicos ambientales con el fin de adelantar los estudios de mercados de la ficha técnica relacionada que hacen parte del PAA de la vigencia 2014. Campañas ambientales Se realizaron a lo largo del año publicaciones internas mediante el uso del papel tapiz para la socialización de campañas ambientales enfocadas a la promoción de buenas prácticas en el manejo de la estrategia Cero Papel y a la creación de la conciencia ambiental en los usuarios sobre la importancia de las diferentes temáticas ambientales. 36
Modelo Estándar de Control Interno Se realizó la actualización de dicho modelo de acuerdo con la normatividad vigente, adelantando socializaciones y capacitaciones a los funcionarios de la entidad. 11. Seguimiento a la implementación de la política en los actores del SNA Respecto a las visitas de Inspección, control y vigilancia, a continuación se describen las acciones adelantadas por el Grupo de Inspección y vigilancia en cumplimiento de sus actividades: Tabla 16. Acciones de Inspección, Control y Vigilancia. La siguiente gráfica ilustra el crecimiento de la población objeto del Sistema Nacional de Archivos en los últimos cinco (5) años. 37
Tabla 17. Consolidado Población por año. Gráfico 9. Avances bimestrales de la Implementación. Para el 2014 el Grupo de Inspección y Vigilancia fijo una meta de 240 visitas de inspección a entidades, de las cuales se llevaron a cabo 182 correspondiente a un 76% de cumplimiento. La distribución de las mismas correspondió a 37 Entidades de Orden Nacional (20%) y 145 del Orden Territorial (80%). Tabla 18. Visitas de Inspección según su Orden. 38
Gráfico 10. Comportamiento del desarrollo de Visitas de Inspección y vigilancia por mes Gráfico 11. Discriminación de Visitas de Inspección efectuadas por departamento. 39
Preservación del Patrimonio Documental Colombiano. El avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla: Tabla 19. Estado final proyecto de Preservación del Patrimonio Documental Colombiano. Resultados de Gestión 2014 A continuación se presentan los principales resultados obtenidos del desarrollo de la gestión realizada por los grupos de trabajo inmersos en este proyecto de inversión. 1. Adquisición de bienes del patrimonio documental Durante la vigencia, fueron dados a consulta diversos fondos documentales históricos: Ministerio de Relaciones Exteriores: Pasaportes Visas (1970-1989) Hospital San Juan de Dios en Liquidación: Actas Comité Científico, Programa Mamá Canguro, Planos del Hospital. 40
Ministerio de Salud: Planos de hospitales del país: 8.933 planos (1935-2008). 2. Divulgar y difundir a los colombianos el patrimonio documental archivístico del AGN y demás actores del SNA El Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos llevó a cabo las siguientes Exposiciones Documentales: LA ESCLAVITUD EN COLOMBIA: Yugo y Libertad 1566-1851 (Quibdó) Presencia del bacilo de Hansen en Colombia. (Lepra) Muestra Documental fotográfica sobre el terremoto de la ciudad de Popayán en el año 1983. Esta muestra fue dada en préstamo al AGN por parte del SENA de Popayán, y fue expuesta en los pasillos aledaños al auditorio. Propósito de los 100 años de la Primera Guerra Mundial: LA GRAN GUERRA: Narrativas y vivencias al final de una era. Exposición coordinada por el Instituto Caro y Cuervo, en circuito con exposiciones complementarias en la Biblioteca Nacional y el Archivo de Bogotá. Feria internacional del libro & ferias nacionales de servicio al ciudadano Entre los días 29 de abril y 12 de mayo, el AGN participó con la presentación de un stand en la 27ª Feria Internacional del Libro de Bogotá. Allí se contó con la presencia de múltiples visitantes y de grupos de estudiantes de todas las edades, los cuales se divirtieron aprendiendo a partir de los fon- 41
dos documentales históricos que conserva el AGN. Tabla 20. Consolidado Ferias de Servicio al Ciudadano. Consultas Patrimonio Documental Se prestaron los servicios de atención de consultas del patrimonio documental de la Nación que custodia el AGN a los investigadores, usuarios notariales y usuarios de la biblioteca especializada. Tabla 21. Consolidado Usuarios AGN. A lo largo del año ingresaron diversos títulos, por la modalidad de canje o donación. La mayoría de éstos correspondieron a publicaciones elaboradas por Investigadores consultando los fondos históricos, que se comprometen, en el momento de tramitar su Carnet de Investigador, a entregar un ejemplar de su trabajo para la Biblioteca. 42
Número de títulos ingresado: 85 La Biblioteca Especializada realizó el procesamiento de material bibliográfico, como se muestra en la tabla a continuación. Tabla 22. Consolidado Procesamiento Material Bibliográfico. Reprografía (fotocopia, heliografía) de protocolos notariales y documentación de los fondos históricos. 43
Tabla 23. Consolidado Fotocopias 2014. Comunicación Interna 44
Tabla 24. Consolidado Comunicaciones Internas. Comunicación externa Gráfico 12. Estrategia de Participación ciudadana - Reconocimiento de MinTIC. Tabla 25. Consolidado Comunicaciones Externas 45
Gráfico 13. Resultados en Redes Sociales Difusión Asociación Latinoamericana de Archivos Iniciamos el 1 de agosto con 12 países: Chile, Colombia, España, Portugal, Brasil, República Dominicana, Puerto Rico, Paraguay, Uruguay, México, Ecuador y Venezuela. El 24 de septiembre se vinculó Cuba a la iniciativa. Durante el desarrollo de la #SinergiaALA, Puerto Rico creó cuentas en Facebook y Twitter, España, Costa Rica y República 46
Dominicana, crearon cuentas en Twitter y Paraguay creó su cuenta en Facebook. Hemos hecho más de 1000 publicaciones en Twitter con el hashtag #Sinergia- ALA. Hemos contado con publicaciones en Facebook con más de 100 Me gusta, como la infografía de cómo construir mi archivo personal (de Colombia), en la cuenta de Archivos Estatales. 3. Microfilmar y digitalizar el patrimonio documental que custodia el AGN para su preservación y difusión Compra de 10 computadores, cinco (5) scanner cama plana A3 y dos (2) scanner cama plana para digitalización negativos de fotografía. Conversión de rollo microfilm a imagen digital de 650.000 imágenes. La actividad consiste en digitalizar el rollo de microfilm obteniendo como producto final las imágenes digitales de los fotogramas, imágenes que facilitan la consulta por medio de la base de datos, tanto en el AGN como vía internet a través de la página web de la institución. Creación de signatura topográfica y migración de 629.065 imágenes que corresponden al 89.87 % del total planeado. Esta actividad consiste en el ingreso de las imágenes producto de la digitalización en la base de datos ArchiDoc. 47
Digitalización de 622.061 imágenes (100%). La digitalización, al igual que la microfilmación, propende por la conservación, preservación y seguridad de los documentos, además, permite facilitar la consulta de éstos por medio de la base de datos, tanto en el AGN como vía internet a través de la página web de la institución. Digitalización y/o microfilmación de 13.632 mapas y planos, documentos de gran formato que se digitalizan mediante toma fotográfica o mediante escaneo en el scanner de gran formato. La actividad se enfocó en la culminación de la digitalización de las mapotecas 1 a 8 las cuales contiene lo mapas y planos históricos del AGN. Levantamiento del inventario de rollos de microfilm que se encontraban en la bóveda de seguridad- Depósito 27 AGN y Archivo de Bogotá.. Mantenimiento correctivo y preventivo del 80% de los equipos de reprografía mediante la ejecución de tres contratos: Contrato Interprocesos -equipo digitalizador de rollos de microfilm Mekel Mach V; Contrato Albatech - cámaras de microfilmación, lectores de microfilm y maquina procesadora de rollos; y el Contrato Terra-ferme - equipos de digitalización ScanRobot. Microfilmación de 733 rollos de Fondos Documentales del AGN y Revelado y duplicado de 1700 Rollos de microfilm cumpliendo la meta propuesta. 48
Revisión, alistamiento y conversión de imagen digital a rollo de microfilm de 141 rollos, lo que correspondería al 40,29% de la meta inicial que era 350 rollos. 4. Organizar los fondos documentales del AGN Se realizó el informe de diagnóstico integral de los fondos del AGN y la propuesta de intervención con el fin de implementar un Plan estratégico Archivístico a corto, mediano y largo plazo de actualización de los fondos, incluyendo la Guía General. Se culminó el inventario en estado natural de la Sección Archivo Anexo II Paquetes (depósito 5), compuesto por 1396 cajas. Se elaboró y desarrolló la metodología para la identificación, actualización y registro de archivos históricos, mediante la construcción de documentos y formatos que permitieran articular este proceso, realizando 2 pruebas piloto con la Universidad Nacional de Colombia. A la par, se cumplió con la primera parte de esta labor la cual consistía en la identificación archivos históricos para lo cual se enviaron diferentes comunicaciones a las regiones, solicitando información puntual sobre el tema. Se realizó el ingreso de la información contenida en 690 cajas, producto del proceso de descripción a la Base de Datos ArchiDoc, Asimismo se norma- 49
lizaron términos para generar consultas acertadas. Finalizando la vigencia del año 2014, se pudo contar con una sustancial mejora en la herramienta de consulta de los documentos históricos en línea a través de la web: la nueva versión de ArchiDoc permitió acceder remotamente a los fondos digitalizados, con la nueva opción de utilizar diversos tipos de navegador, ya se cuenta con la opción de descargar imágenes e imprimir, girar imágenes, entre otras opciones. Esta actualización, evidenció un incremento notable en el promedio de consultas que pasó de 25 mil al año a más de 72 mil en el mes de noviembre y en diciembre 62,177. Se inició el proceso de organización de las tarjetas alfabéticas y decadactilares contenidas en 12 cajas. Se realizaron 20 visitas a entidades del orden nacional del nivel central para brindar acompañamiento respecto a la implementación de la Norma ISAD-G (Norma internacional para la descripción archivística) para las transferencias de los documentos Históricos a la entidad. 5. Realizar procesos de investigación, prevención, diagnóstico y recuperación de la documentación, perteneciente al AGN y demás actores del SNA. Se realizó el diagnóstico general del acervo documental del AGN, mediante diagnósticos aleatorios de los fondos do- 50
cumentales ubicados en los depósitos 1, 2, 3, 7, 8, 11, 16 y 18 y el diagnóstico puntual en fondos como Bienes Nacionales, Ministerio de Gobierno (República), Ministerio de Minas y Energía (Transferencias), Notarías Quinta y Sexta (Notarías) y la serie Narváez Borda, del Fondo Academia Colombiana de Historia, entregando informes bimestrales de las actividades realizadas. El Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental - GCR- PD apoyó la realización del curso virtual Vivamos el Patrimonio, mediante la revisión y actualización de las guías de aprendizaje, preparación de contenidos, montaje y desarrollo de la primera cohorte, con la apertura de los grupos códigos 751100 y 751148, del cual fueron entregados en 3 informes. Se realizó el desempaste y almacenamiento de documentos en proceso de digitalización pertenecientes a nueve fondos documentales y mediante contrato interadministrativo se desempastaron 20 legajos del Archivo Histórico de Valledupar, dentro del proceso de intervención y recuperación de este acervo documental. En total se desempastaron 118 tomos, superando la meta programada de 100 tomos. Se realizó el estudio y prueba experimental del deterioro de los sellos de oblea y cera y su relación con el estado de conservación de los documentos, en fondos de la Sección Colonia, presentando una propuesta de intervención 51
integral de dichos fondos dando cumplimiento a lo programado. Se realizó el estudio caracterización de encuadernaciones en pergamino pertenecientes al acervo documental de cinco estilos diferentes, con el fin de realizar una propuesta de tratamiento para cada uno y dejar constancia de la importancia de este material usado como cubierta de libros manuscritos de archivo o impresos en la época de la Colonia y principios de la República. Se realizó el estudio verificación del comportamiento del papel térmico para la preservación de la información, con el fin de evaluar alguna alternativa como respuesta a las solicitudes de concepto técnico realizadas por diferentes entidades del país. Se realizó el estudio verificación del comportamiento de los productos fúngicos extracto de semilla de toronja y el extracto de Neemen diferentes concentraciones y tiempos de acción, como alternativa para la desinfección de depósitos y áreas utilizadas en el AGN, con el fin de evaluar su efecto fungicida. Se identificaron los pigmentos y fibras de documentos constitutivos del acervo documental del AGN: 5 muestras mensuales, como apoyo a los procesos de intervención y en respuesta a solicitudes realizadas por clientes externos. Las muestras se tomaron según solicitud. 52
Se realizaron procesos de intervención de 8.555 folios con deterioro medio y alto pertenecientes al patrimonio documental de la Nación principalmente en proceso de digitalización superando la meta programada de 6.000 folios. Se realizó la intervención de 39 documentos de mapas y planos de gran formato superando la meta de 5 documentos de gran formato programados, incluyendo mapas de la Sección Mapas y Planos del AGN y una colección de 31 caricaturas del maestro Jaime Molina, pertenecientes al Archivo Histórico de Valledupar. Se realizó el monitoreo mensual de la temperatura, la humedad relativa y el nivel de contaminantes atmosféricos al interior de los depósitos y áreas de almacenamiento documental, con el propósito de detectar posibles variaciones que pudieran generar procesos de deterioro sobre los documentos. Se realizó el monitoreo mensual de los depósitos y zonas en las cuales se almacenan documentos, mediante la toma de muestras de ambientes y superficies, con el fin de establecer el nivel de contaminación biológica al interior y tomar las medidas necesarias para evitar procesos de deterioro sobre éstos. Así mismo, se realizaron monitoreos en diferentes oficinas y áreas administrativas, con el propósito de identificar la necesidad de realizar desinfecciones por nebulización para optimizar la calidad del aire 53
en los puestos de trabajo de los funcionarios del AGN. Se realizó el acompañamiento a los procesos de diagnóstico e intervención de documentos realizados en el Laboratorio de Restauración, tomando las muestras que, por solicitud de los restauradores, se requería analizar para determinar la presencia de microorganismos (hongos y/o bacterias) en soportes documentales en proceso de intervención y/o diagnóstico. Se adelantaron conversaciones con diferentes entidades para apoyar una propuesta de formación y dichos resultados se presentaron en dos informes dando cumplimiento a lo programado. Se realmacenaron, identificaron y repararon 500 unidades de mapas, planos y documentos de gran formato que requerían cambio de unidad de almacenamiento (carpeta) o que carecían de ella; asimismo, se realizaron reparaciones menores en aquellos que por su estado de conservación así lo requerían. 54
Aplicación Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos Nacional SINAE El avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla: Tabla 26. Estado final proyecto de Aplicación SINAE. Resultados de Gestión 2014 Resultados de Gestión 2014 A continuación se presentan los principales resultados obtenidos del desarrollo de la gestión realizada por los grupos de trabajo inmersos en este proyecto de inversión. 1. Generación de un modelo de lineamientos para el sistema de gestión documental Durante la vigencia 2014 se reportaron los siguientes resultados: Elaboración, implementación y actualización de la Tabla de Retención Documental TRD institucional. Actualización del Programa de Gestión Documental y se diseñó el Plan Institucional de Archivos, se presentaron 55
avances al comité de desarrollo administrativo en sesión del 30 de septiembre de 2014. Las metas establecidas para la vigencia 2014 se sustentaron en la definición de 3(tres) líneas de trabajo, así: Línea 1: Investigación, Innovación y Desarrollo Tecnológico: articular los actores de archivo, planeación y tecnología en torno a la generación y gestión de conocimiento pertinente y oportuno, que responda a las necesidades y tendencias, a través del monitoreo de modelos, metodologías, políticas, y buenas prácticas en gestión documental soportada en TIC y análisis de aplicabilidad bajo el contexto nacional. Se obtuvieron como resultados: Articulación, coordinación, apoyo y desarrollo de actividades que contribuyeron a la implementación de la Estrategia GEL. Elaboración de un Instrumento de encuestas que reúne temas de firma electrónica, interoperabilidad, estándares gestión documental y SGDE. Documento de evaluación de modelos de innovación y apropiación de tecnologías. Generación de Informes estadísticos sobre las prácticas utilizadas en el manejo de apropiación de tecnologías de la información archivística Guía metodológica que permita definir, documentar y desarrollar proyectos 56
de investigación, desarrollo, innovación en materia archivística y gestión de documentos electrónicos. Línea 2: Herramientas Tecnológicas: apropiación tecnológica a través de análisis de tendencias y referentes tecnológicos basados en soluciones de software libre que den soporte a la gestión documental en sus diferentes fases. Se obtuvieron como resultados: Propuesta metodológica para la promoción de iniciativas innovadoras en materia apropiación de tecnologías y buenas prácticas archivísticas en la gestión de documentos electrónicos y su aplicación en las entidades del estado. Análisis comparativo Herramientas Gestión documental basado en Moreq2 Documento análisis de tendencias sobre alternativas de software de código abierto. Implementación L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística Herramientas software en materia de descripción archivística y gestión documental expuesta a través de L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística. Guías de instalación y uso de herramientas software libre. Artículos publicados en L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística. Crear, administrar espacios de colaboración a través de la conformación de grupos y comunidades virtuales en materia de instalación y uso de herramien- 57
tas software libre sobre temáticas priorizadas. Semana de Innovación Análisis, Instalación, configuración parametrización de herramienta web que permita la gestión y seguimiento de tareas de la implementación de la estrategia GEL. Elaboración documento de análisis de tendencias sobre herramientas de software libre utilizadas en materia de gestión documental Realizar estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnologías (Calculadora, Recorrido Virtual, Gestor de Ideas) Línea 3: Formación y Apropiación de Conocimiento / Asistencia Técnica: disponer de mecanismos y contenidos que faciliten la transferencia de conocimiento en torno a la gestión documental. Se obtuvieron como resultados: Documento de la arquitectura de la información e implementación de los micrositios para la publicidad de los eventos de Preservación Digital y semana de innovación. Propuesta metodológica para el diseño general de un programa de e-learning para el AGN Conceptos Técnicos Presentaciones o memorias de capacitaciones o seminarios. Herramienta E-learning. URL: http://192.168.0.111:8081/ 58
2. Análisis, investigación y formulación de modelos y herramientas que permitan la identificación y apropiación en materia de tecnologías de la información y comunicaciones en Gestión Documental. Se apoyó la formulación de herramientas, guías y demás documentos propuestos por la Subdirección TIADE para facilitar la apropiación por parte de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas de directrices relacionadas con la adopción e implementación de herramientas y aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Se obtuvieron como resultado: Guía de tablas de control de acceso Proceso de interoperabilidad y gestión documental Guía para el análisis y diseño de sistemas y formulación de proyectos informáticos en gestión electrónica de documentos Guía de migración y conversión de documentos electrónicos 3. Elaboración de la arquitectura de la información del micrositio para el evento de Preservación Digital como su adaptación de dispositivos móviles. Se obtuvieron como resultados: Manual de usuario de micrositios ALA Plantillas, licenciamientos, material de capacitación a usuarios. 59