5450 RESOLUCIÓN No. ^ 0 ^ 2014 EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO: I. Que como resultado del estudio del informe del examen especial DR1-2006 028, practicado a las Operaciones Financieras y Administrativas" del Municipio del cantón Balzar, provincia del Guayas, durante el período comprendido entre el 16 de noviembre de 2004 y el 31 de diciembre de 2005, se predeterminó glosa por 8 194,18 USD, en contra del señor Norberto Paulino Arana Mora, jefe de Mantenimiento; por cuanto no presentó los documentos justificativos de los gastos efectuados por concepto de consumo de combustible de los vehículos de la entidad, lo que impidió determinar la propiedad, legalidad y veracidad de los desembolsos, conforme el siguiente análisis: Del estudio que efectuó el equipo de auditoría a los comprobantes de pagos, se determinó la falta de control en el gasto por parte del área de mantenimiento, que tiene a su cargo el control de los automotores y maquinarias municipales. Dentro de los justificativos se presentó informes de gastos, emitidos por el Jefe de Mantenimiento, en los que se limita a indicar únicamente la cantidad en dólares que consumió cada uno de los vehículos. En los comprobantes de egresos no se anexaron los respectivos justificativos que permitan verificar la movilización diaria y la hoja de Control de Combustibles (hoja de ruta y consumo por kilómetro recorrido) de los automotores de la municipalidad, por lo que incumplió el artículo 111 del Reglamento General de Bienes del Sector Público; e, inobservó la Norma de Control Interno 210-04 Documentación de Respaldo y su Archivo. El detalle de los pagos que no contienen los documentos de respaldo son los siguientes: FECHA No. CHEQ. 2005-09-12 1211 2005-09-30 12145 2005-10-03 12156 2005-12-07 12311 2005-08-17 629 2005-12-07 834 2005-12-22 883 2005-12-28 911 2005-12-28 915 2005-12-29 929 ORDEN FACT. CANC. VALO R USD 14002 1 373,46 14201 1 281 14163 1 451,35 030227 393 10014 1 282 14550 1 330,52 015102 339,85 030298 108 030299 135 029314 500 TOTAL USD 8 194,18 O BSERVACIONES Oficina Matriz Av. Juan Montalvo E4-37 y Av. 6 de Diciembre. Teléfono: (3987 100-3987 200-3987 300). Quito-Ecuador Dirección de Responsabilidades
Responden solidariamente los señores: Holger Víctor Alcívar Limones, director financiero; Rafael Henk Centeno, tesorero; y, Julio Ernesto Chuez Ortiz, contador, por disponer, pagar y registrar, respectivamente, sin los correspondientes documentos de soporte que permitan determinar la legalidad de los gastos efectuados. II. Que por este motivo, el 16 de septiembre de 2010 se predeterminaron las glosas solidarias Nos 7667 a 7670 en contra de servidores del Municipio de Balzar, habiéndoseles notificado en persona y en las fechas que a continuación se detallan, dándoles a conocer el fundamento de la observación y concediéndoles el plazo de sesenta días a fin de que contesten y presenten las pruebas de descargo pertinentes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 53, número 1 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado: No. Glosas, Nombres y Cargos Fecha 7667 Norberto Paulino Arana Mora 2010-09-28 Jefe de Mantenimiento 7668 Holger Víctor Alcívar Limones 2010-09-28 Director Financiero 7669 Rafael Henk Centeno 2010-10-12 Tesorero 7670 Julio Ernesto Chuez Ortiz 2010-09-28 Contador III. Que transcurrido el plazo legal, los señores Norberto Paulino Arana Mora, Víctor Holger Alcívar Limones, Rafael Henk Centeno y Julio Ernesto Chuez Ortiz, en comunicación conjunta que consta a fojas 229 del expediente administrativo, ingresada a la Contraloría General del Estado el 1 de diciembre de 2010 mediante control de comunicaciones N 00103181, dan contestación a la observación formulada en su contra, concuerdan en manifestar que remiten: 1) Documentos de soporte con su respectivo detalle en los cuales el Jefe de Mantenimiento establece el consumo de combustible con referencia al rendimiento Kilómetros por galón de acuerdo al tipo de vehículos. 2) Autorización de pagos del señor Alcalde, Orden de Pago de la Dirección Financiera, Informe del Jefe de Mantenimiento con la respectiva orden de combustible especificando la función del vehículo, valor, nombre y firma del chofer con la firma de autorización del Jefe de Mantenimiento, comprobantes de egresos debidamente registrados y firmados con el cheque a favor del propietario o representante legal de las gasolineras que les abastecieron de combustible. Analizada la documentación presentada por los interesados que consta en el expediente administrativo de fojas 13 a 226, se puede observar que en su mayor parte son copias de: comprobantes de pago, cheques, disponibilidad presupuestaria, comprobantes de egreso, órdenes de pago, memorándums, controles de consumo de combustible, facturas, notas de venta y órdenes de combustible, documentos que no se pueden aceptar como prueba de descargo; toda vez que, al encontrarse certificados por el señor Julio Ernesto Chuez Ortiz, contador del Municipio de Balzar; quien forma parte de la responsabilidad civil, resta confiabilidad al contenido de los mismos; en tal virtud las certificaciones no están perfeccionadas, al no reunir las formalidades del artículo 27 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, que ordena: "...Pruebas.- Cuando hayan hechos que justificar, se admitirá para descargo de las 2
responsabilidades establecidas por la Contraloría General del Estado, la prueba instrumental, pudiendo consistir ésta en documentos auténticos o copias debidamente certificadas de los mismos. La prueba deberá ser actuada de conformidad con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil Codificado, debiendo además dar cumplimiento con los artículos 1716 de la Codificación del Código Civil, es decir, deberán contener nombres y apellidos del funcionario responsable, cargo que desempeña, lugar y fecha de expedición y los correspondientes sellos de la entidad que los avalen; 121, 165 y 169 de la Codificación del Código de Procedimiento Civil. Por tanto, es de señalar que la prueba instrumental debe consistir en documentos originales o copias certificadas de los mismos, conferidos por autoridad competente, que no sea el sujeto de la responsabilidad, que cumpla con las solemnidades legales autorizadas en debida forma para los asuntos correspondientes. IV. Que analizados tanto el informe del examen especial así como el memorando de antecedentes, registrados en el archivo con el número 1026-2007, se concluye: a) Al tenor del artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, ha operado la caducidad de la facultad de este Organismo Técnico de Control para pronunciarse sobre las actividades realizadas por el valor de 5 387,81 USD, toda vez que, comparadas las fechas en que se realizaron los pagos (17 de agosto, 12 y 30 de septiembre y 3 de octubre de 2005) con la fecha de notificación de la glosa 7669 (12 de octubre de 2010), han transcurrido más de cinco años. b) La diferencia de 2 806,37 USD, procede ser confirmada en contra de los señores que a continuación se detallan: Norberto Paulino Arana Mora, jefe de Mantenimiento; por cuanto en el ejercicio de su cargo y dentro de su período de gestión, no presentó los documentos justificativos de los gastos efectuados por concepto de consumo de combustible de los vehículos de la entidad, lo que impidió determinar la propiedad, legalidad y veracidad de los desembolsos, inobservó los artículos 13, incisos primero y segundo, del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades de los Vehículos del Sector Público, que señala: Se establecerá un control del consumo de combustible con referencia hecha al rendimiento medio de kilómetros por galón de acuerdo a cada tipo de vehículo. Para fines de abastecimiento se utilizará el formulario Orden de provisión de combustibles o lubricantes, el mismo que será entregado a los surtidores con los cuales se tenga convenio ', y, 111 del Reglamento General de Bienes del Sector Público, que dispone: Control de rendimiento.- La unidad encargada de la administración de vehículos establecerá un control de los accesorios, para determinar su rendimiento y evitar cambios o bajas innecesarias o dolosas. También se controlará el consumo de combustibles, con referencia al rendimiento medio de kilómetros por galón, para cada tipo de vehículos ', y, la Norma de Control Interno 210-04 Documentación de Respaldo y su Archivo, inciso segundo, que indica: Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis ', hallándose inmerso en lo previsto en los artículos 9, 12 letra a), 40 y 77, número 2, letras a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, respecto al Concepto y Elementos del Control Interno, Tiempos de Control letra a) Control Previo, Responsabilidad por Acción u Omisión ; y, Autoridades de las Unidades Administrativas y Servidores. Holger Víctor Alcívar Limones, director financiero; Rafael Henk Centeno, tesorero; y, Julio Ernesto Chuez Ortlz, contador; por cuanto en sus respectivos períodos de actuación, al disponer, pagar y registrar, respectivamente, sin los correspondientes documentos de soporte que permitan determinar la legalidad de los gastos efectuados, inobservaron el artículo 111 del Reglamento General 3
de Bienes del Sector Público, que dispone: Control de rendimiento.- La unidad encargada de la administración de vehículos establecerá un control de los accesorios, para determinar su rendimiento y evitar cambios o bajas innecesarias o dolosas. También se controlará el consumo de combustibles, con referencia al rendimiento medio de kilómetros por galón, para cada tipo de vehículos, las Normas de Control Interno 220-03 Control Interno Previo al Devengamiento, número 3 que expresa: Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado y 230-10 Control Previo al Pago, letra c), que establece: Que la transacción no ha variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto hallándose inmersos en lo previsto en los artículos 12, letras a) y b), 40, 42 y 77, número 3, letras b), c) y d) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, respecto a los Tiempos de Control letras a) Control Previo y b) Control Continuo, Responsabilidad por Acción u Omisión, Responsabilidad Directa ; y Autoridades de la Unidad Financiera y Servidores. La inobservancia de las disposiciones legales en el ejercicio de sus funciones causó perjuicio económico al Estado, el mismo que debe ser resarcido de conformidad con el artículo 52, inciso segundo de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Por lo expuesto, en ejercicio de las facultades que le confiere la Ley, RESUELVE: De la responsabilidad civil solidaria por 8 194,18 USD, predeterminada mediante glosas Nos 7667 a 7670 de 16 de septiembre de 2010, en contra de los señores: Norberto Paulino Arana Mora, jefe de Mantenimiento; Holger Víctor Alcívar Limones, director financiero; Rafael Henk Centeno, tesorero; y, Julio Ernesto Chuez Ortiz, contador del Municipio del cantón Balzar, actual Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Balzar, provincia del Guayas, proceder de la siguiente manera: I. DECLARAR, al tenor del artículo 72 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la caducidad de la facultad de la Contraloría General del Estado, para pronunciarse respecto al valor de 5 387,81 USD, predeterminado en contra de los señores Norberto Paulino Arana Mora, jefe de Mantenimiento; Holger Víctor Alcívar Limones, director financiero; Rafael Henk Centeno, tesorero; y, Julio Ernesto Chuez Ortiz, contador. II. III. CONFIRMAR el valor de 2 806,37 USD en contra de los señores: Norberto Paulino Arana Mora, jefe de Mantenimiento; Holger Víctor Alcívar Limones, director financiero; Rafael Henk Centeno, tesorero; y, Julio Ernesto Chuez Ortiz, contador. De conformidad con el artículo 57, número 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado remitir copia certificada de la presente resolución al señor Alcalde del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Balzar, provincia del Guayas, a fin de que disponga la emisión de los siguientes títulos de crédito solidarios. De acuerdo con la disposición legal del artículo 84, número 1 de la citada Ley, los intereses se calcularán desde las fechas que seguidamente se especifican: Un título de crédito solidario por 1 723,52 USD, en contra de los señores: Norberto Paulino Arana Mora, Holger Víctor Alcívar Limones, Rafael Henk Centeno y Julio Ernesto Chuez Ortiz Fecha de intereses: 7 de diciembre de 2005. 4
Un título de crédito solidario por 339,85 USD, en contra de los señores: Norberto Paulino Arana Mora, Holger Víctor Alcívar Limones, Rafael Henk Centeno y Julio Ernesto Chuez Ortiz. Fecha de intereses: 22 de diciembre de 2005. Un título de crédito solidario por 243 USD, en contra de los señores: Norberto Paulino Arana Mora, Holger Víctor Alcívar Limones, Rafael Henk Centeno y Julio Ernesto Chuez Ortiz. Fecha de intereses: 28 de diciembre de 2005. Un título de crédito solidario por 500 USD, en contra de los señores: Norberto Paulino Arana Mora, Holger Víctor Alcívar Limones, Rafael Henk Centeno y Julio Ernesto Chuez Ortiz. Fecha de intereses: 29 de diciembre de 2005. El funcionario recaudador comunicará sobre la emisión detallada de los títulos de crédito en referencia a la Contraloría General del Estado, según lo dispuesto en el inciso cuarto del artículo 57 de la norma señalada. Notifíquese, Por el Contralor G