Taller: Buenas prác/cas para la creación de una WBS

Taller: Buenas prác/cas para la creación de una WBS Ángel Águeda Barrero angel.agueda@evergreenpm.com Reunión de socios del PMI Madrid Chapter 28 de Mayo de 203 Fundador de EvergreenPM Presidente de Valueinnova Spain Ángel Águeda Barrero Presidente de Successful Projects Spain Formador y consultor en Dirección de proyectos y efeckvidad personal. Cer;ficaciones: PMP, PMI- ACP, MSP, PRINCE2 Accredited trainer, Agile Project Management Accredited trainer, Kanban Methodologist, Scrum Manager

LIBRO DE REFERENCIA Y CONSIDERACIONES Su entrenador de la EDT 2

Algunas consideraciones Este taller no describe la técnica WBS tal cual la define el PMI. Recoge también aportaciones de la técnica PBS y propias. No pretende mostrar todas las posibilidades de la técnica sino facilitar su puesta en práckca. UN POCO DE HISTORIA 3

Un poco de historia 959 96 962 Primera representación en un documento relakvo al implementación de la técnica PERT (Program EvaluaKon and Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU. El término EDT empieza a ser común y aparece en una publicación de General Electric CorporaKon. El DoD y la NASA publican una guía relakva al PERT donde se hace una amplia descripción de la EDT que es esencialmente la misma que uklizamos actualmente. Un poco de historia 962 En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la descripción inicial de la EDT.96 964 968 El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementa.on Manual que incluye una descripción del desarrollo de la EDT. El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for Defense Material Items y es actualizada posteriormente en: 975, 993, 998 y 2005. 4

Un poco de historia 200 2006 El PMI publica la primera edición de Prac.ce Standard for Work Breakdown Structures El PMI publica la segunda edición de Prac.ce Standard for Work Breakdown Structures GLOSARIO 5

Glosario Enunciado del alcance del proyecto La descripción narrakva del alcance del proyecto, incluidos los principales s, hipótesis del proyecto, restricciones del proyecto y una descripción del trabajo, que brinda una base documentada que permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto y confirmar o desarrollar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados. Especificación Un documento que especifica, de manera completa, precisa y verificable, los requisitos, el diseño, el comportamiento y otras caracterískcas de un sistema, componente, producto, resultado o servicio y, a menudo, los procedimientos para determinar si se han cumplido con estas disposiciones. Algunos ejemplos son: especificaciones de requisitos, especificaciones de diseño, especificaciones del producto y especificaciones de prueba. Glosario WBS Una descomposición jerárquica orientada al relakva al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objekvos del proyecto y crear los s requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto. Descomposición Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los s del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los s se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo. 6

Glosario Planificación gradual Una forma de planificación de elaboración gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la EDT, mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel relakvamente alto de la EDT, pero la planificación detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el período actual Nivel de la WBS El nivel relakvo de un elemento de la EDT en la jerarquía de la EDT. Habitualmente el nivel más alto, el proyecto, es el nivel. Glosario Entregable Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o proyecto. A menudo se ukliza más concretamente en relación con un externo, el cuál está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente. Elemento (componente) de la EDT / Elemento de trabajo Una entrada en la EDT que puede estar en cualquier nivel y se idenkfica con un nombre o un nombre y un adjekvo. 7

Glosario Diccionario de la WBS Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, s definidos, una lista de ackvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una eskmación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas. Paquete de trabajo El nivel más bajo en cada rama de la EDT. Un paquete de trabajo proporciona una base lógica para definir ackvidades o asignar responsabilidades a una persona específica u organización. También es el trabajo necesario para finalizar un trabajo específico o proceso tal como un informe, un diseño o un documento de requisitos o parte de la misma, una pieza de hardware o un servicio. Glosario Ac;vidad Una unidad de trabajo definida durante la realización de un proyecto que se describe uklizando un verbo. Normalmente Kene la descripción de un trabajo, una duración esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados. 8

DESCRIPCIÓN Y BENEFICIOS Qué es y qué no es SÍ Esquema Gráfico Diccionario Define Entendimiento Comunicación No es una lista de tareas No es un organigrama No Kene fases NO 9

Qué es y qué no es Nivel Proyecto Nivel 2 2 3 Nivel 3..2 2. 2.2 Nivel 4....2 Define el alcance total del proyecto. Lo que no está en la EDP no forma parte del proyecto. Facilita el control de avance del proyecto Beneficios Base para tu proyecto Buenas eskmaciones Asignación de resposa- bilidades 0

Matriz de asignación de responsabilidades WBS Proyecto 2 3.0 Director OBS. PM.2 PM 2..2 2. 2.2..2 2. 2.2 3. X X.2 X X.2 PM 3.3 X Beneficios Control del cambio Base para tu proyecto Referencia para proyectos futuros Buenas eskmaciones Facilita la medición Asignación de responsa- bilidades

REGLAS No organizar por fases Proyecto fase fase 2 fase 3..2 2. 2.2 2

00% Proyecto 20% 2 70% 3 0%..2 2. 2.2 50% 50% 30% 70% También el alcance de proyecto Proyecto Servicios del proyecto 2 Entregable. GesKón del proyecto.2 Redacción técnica.3 GesKón de la configuración.4 Apoyo administrakvo GesKón del Kempo GesKón de riesgos Informes Artefactos Monitoreo y control 3

y las ac;vidades de soporte Proyecto 2 3..2 2. 2.2 entegable 2.3 integración....2 Productos internos y externos Proyecto Servicios del proyecto 2 Sistema X. GesKón del proyecto.2 Soporte administrakvo 2. subsistema xy 2.2 subsistema xz 2.3 Documentación del sistema X 4

Tipos de producto Producto PMI OGC / PRINCE2 Interno Externo Interno Externo No se entregan al cliente Se entregan al cliente Elaborado en el proyecto Incorporado al proyecto No u;lizar verbos Verbo Nombre Diseñar un sito web Diseño del sitio web Seleccionar herramientas Selección de herramientas Escribir capítulo 4 Capítulo 4 Integrar Integración 5

Sólo múl;ples hijos Proyecto 20% 2 70% 3 0%. 50%.2 50% 2. 00% No hay tareas Proyecto 2 3..2 2. 2.2.. paso..2 paso 2 6

Un paquete de trabajo puede estar en cualquier nivel de la WBS Proyecto 2 3..2 2. 2.2....2 Iden;ficador único Proyecto 2 3..2 2. 2.2.. paso..2 paso 2 7

Sí Entregables o ackvidades en resumen No Tareas Regla del 00% Redundancia Interno o externo Sólo un hijo Nomenclatura coherente MúlKples niveles y Kpos de componentes Demasiado pequeño o demasiado detalles Niveles arkficiales DICCIONARIO DE LA WBS 8

Diccionario del WBS Diccionario de la WBS: Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, s definidos, una lista de ackvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una eskmación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas. Proyecto 2 3. entegrable.2 2. 2.2 Componente de la EDT Título del componente Descripción del componente..2 2 2. 2.2 3 Entregable Entregable Entregable Entregable Entregable Entregable Entregable Esta es una descripción detallada Esta es una descripción detallada Esta es una descripción detallada Esta es una descripción detallada Esta es una descripción detallada Esta es una descripción detallada Esta es una descripción detallada 9

Id # 2.2.2. Cuenta de control # 2.2 Descripción: Realizar un estudio de mercado Úl;ma actualización 5/07/0 Responsable Ángel Águeda Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar información por cada Comunidad Autónoma durante los úlkmos 3 años. Entregables: Presentación con mulkmedia e informe escrito encuadernado Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del día Recursos asignados: 2 analistas, consultor y 3 notebooks Duración: 65 días hábiles Hitos: dd/mm/aa - Informe preliminar aprobado por el patrocinador dd/mm/aa Presentación mulkmedia a los interesados dd/mm/aa Informe final aprobado por el cliente Costo: 32.920 Dependencias: Antes de #.2.3 y Después de #3.4. Firma del Director del Proyecto: Criterios de calidad Tolerancia de calidad Método de calidad Ap;tudes de calidad requeridas Cumple las normas de idenkdad corporakva La carta y el folleto reflejan con exacktud todos los detalles de la conferencia que se han acordado No hay errores de ortograva ni de gramákca en ningún elemento del mailing La carta adjunta ocupa sólo un lado de una hoja A4 Como se define en las normas de idenkdad Revisión de calidad de PRINCE2 Equipo de markekng Ninguna Inspección Project Manager a cargo de la conferencia Ninguna Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4 Corrector ortográfico del procesador de textos. Inspección Inspección Corrector de pruebas Corrector de pruebas 20

y no olvides incluir Criterios de calidad Tolerancia de calidad Método de calidad Ap;tudes de calidad requeridas Cumple las normas de idenkdad corporakva La carta y el folleto reflejan con exacktud todos los detalles de la conferencia que se han acordado No hay errores de ortograva ni de gramákca en ningún elemento del mailing La carta adjunta ocupa sólo un lado de una hoja A4 Como se define en las normas de idenkdad Revisión de calidad de PRINCE2 Equipo de markekng Ninguna Inspección Project Manager a cargo de la conferencia Ninguna Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4 Corrector ortográfico del procesador de textos. Inspección Inspección Corrector de pruebas Corrector de pruebas PROCESO DE CREACIÓN DE LA ETD 2

Qué necesitamos? ObjeKvos y metas del proyecto Las personas adecuadas Qué necesito? Requisitos a alto nivel Equipo de proyecto Partes interesadas Patrocinador Datos históricos Pasos Revisar lo que sabes Control de los cambios Tormenta de ideas y evaluar Diccionario de la EDT Iterar Revisión final del equipo Revisar la EDT 22

y un paso más Diagrama de flujo de productos Control de calidad de la WBS Descripción Sí No Has creado tanto el gráfico como el diccionario de la EDT? 2 Incluiste todos los s concretos? 3 Incluiste todos los componentes de soporte, de análisis y de geskón del proyecto? 4 Empezaste con un acta de consktución del proyecto con objekvos del proyecto claros? 5 UKlizaste toda la información aplicable de proyectos anteriores? 6 Implicaste a todo el equipo y a las partes interesadas en la creación de la EDT? 7 Se uklizó una nomenclatura coherente en toda la EDT? 8 Has creado la línea base de la EDT para asegurar un control de cambios adecuado? 9 Tu EDT garankza la trazabilidad a través de otros documentos relevantes del proyecto? 0 2 Has organizado tu EDT sobre la base de tu organización y de tus funciones? Has estructurado tu EDT empezando por las fases del proyecto? Has puesto todos los paquetes de trabajo en el mismo nivel intencionadamente? 23

Control de calidad de la WBS Descripción Sí No 3 El nombre del componente es un nombre? 4 Los componentes hijos suman el 00% del componente padre? 5 La descripción detallada del alcance en el diccionario de la EDT es clara y precisa? 6 Definiste las exclusiones perknentes en el diccionario de la EDT? 7 Sabes cómo se muestra lo hecho y lo que se está entregando? 8 Las partes interesadas enkenden claramente este componente? 9 Hay algún otro componente con parte del mismo alcance? 20 Hay subs de unas 80 horas que deban definirse? 2 Hay una relación uno a uno entre padre e hijo? 22 Este componente no es parte de tu proyecto? HERRAMIENTAS 24

Post- It Excel Herramienta s EDP Mapas mentales Word Visio UTILIZACIÓN DE LA WBS 25

Requisitos Base para las eskmaciones Cronograma Monitorización y control Informe de situación EJEMPLOS 26

Diagrama de una bicicleta. Autor: Al2 27

LECTURAS RECOMENDADAS 28

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