Acto Administrativo de Aprobación Resolución 33 del 8 de octubre de 201 Resolución 620 del 2 de noviembre de 201 FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 20 de noviembre de 201 Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno Disciplinario - Fecha Mayo de 2010 Mayo de 201 Noviembre de 201 Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Control de Cambios Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Descripción Actualización del enfoque por procesos del IDEP Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-03-02 Cambios numerales 2, 3, 4,, 6,, 8 y 9. Actualización general del documento y cambio de nombre por "Gestión Contable" Marzo de 2018 Actualización general del documento y de la normatividad Legal vigente. 1. Responsable de Procedimiento Profesional Especializado de de la Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno Disciplinario. 2. Objetivo 3. Alcance El procedimiento inicia adaptando el Plan General de Pública a los requerimientos de Ley y dando cumplimiento a los demás requerimientos de la Contaduría General de la Nación, la Dirección Distrital de, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN y la Dirección Distrital de Impuestos, a través de la parametrización del Sistema de Información Administrativo y Financiero - SIAFI y finaliza con el reporte de los estados contables de la entidad al cierre del período contable e impresión en archivo PDF de los Libros Contables Oficiales Trimestralmente. Este procedimiento aplica a todos los procesos definidos en el Modelo de Operación por procesos del Instituto.
4. Base legal Constitución Política de la República de Colombia de 1991, Artículo 34 Estatuto Tributario y la vigencia de sus Reformas Ley 42 de 1993 "Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen" Plan General de la Pública Resolucion 620 de 201 " Por el cual se incorpora el Catalogo General de Cuentas al marco normativo para entidades de gobierno " Resolución 33 de 201. " Por la cual se incorpora, en el regimen de contabilidad publica, el Marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones" Modelo de Sostenibilidad de la Publica Resolución 3 de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte delinforme anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación Ley 8 de 1993 " Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Resolución interna 1 de 2010 "Por la cual se actualiza la composición y otras reglas de funcionamiento del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Pública del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico -IDEP Documentos Externos. Documentos de Referencia Documentos Internos Manual de manejo del SIAFI (Módulos financieros) Manual de políticas y prácticas contables 6. Definiciones Término Definición Ajustes: Conciliación bancaria: Causación: Ciclo contable Registro contable elaborado para que las cuentas revelen saldos razonables, realizado generalmente antes de la presentación de los estados, informes y reportes contables. También es conocido como asiento o registro de ajuste. Comparación entre los datos informados por una institución financiera, sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorros, con los libros de contabilidad de la entidad contable pública, con explicación de sus diferencias, si las hubiere. Principio de contabilidad pública por el cual los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. También se conoce como Devengo. El ciclo contable es definido como un proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten oportuna y correctamente a los usuarios de la información. Las normas técnicas de contabilidad deben aplicarse uniformemente durante el ciclo contable de los entes económicos, y no puede ser de otra manera ya que la información contable debe servir para apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios, objetivo que no se cumpliría si durante el ciclo contable se estuvieran empleando distintos procedimientos o normas contables para la medición de los hechos económicos.
Estados Contables: Parametrización: Período contable: Plan general de contabilidad pública; Constituyen las salidas por excelencia que son generadas de los sistemas de información contable, las cuales presentan conceptualmente y en forma organizada las principales características de estructura y dinámica de los activos y pasivos que corresponden a variables básicas de la gestión financiera. En este sentido, pueden ser de naturaleza cuantitativa o cualitativa y atender necesidades individuales de información de tipo administrativo, como requerimientos agregados o de orden macroeconómico o de cuentas nacionales. 2. Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujos de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y período, determinados. El contenido de los estados contables del ente público, debe ser consistente con los postulados de confiabilidad y utilidad social de la información, para atender propósitos de cultura ciudadana, gestión, control y análisis y divulgación. Sus elementos constitutivos están relacionados directamente con la medición de la posición financiera, económica y social y son: activo, pasivo patrimonio, ingresos, gastos, costos, cuentas de orden y cuentas de planeación y presupuesto. Puede ser de naturaleza cualitativa, tales como, cuadro de mandos o tablero de control, estado de objetivos y de naturaleza cuantitativa, tales como: estado de actividad financiera, económica y social, estado de ahorro, inversión y financiamiento, balance general, estado de cambios en el patrimonio, estado de producción o valor agregado y las notas a los estados contables. tendiente a determinar la conformación de los conceptos, categorías y centros de costo que componen el sistema de información, traduciéndolos a las cuentas y subcuentas contables que componen el catalogo de cuentas establecido por la Contaduría General de la Nación para la clasificación de las operaciones, a través del cual se definen las reglas de registro de las transacciones mediante las cuales debe operar la ente público, y se especifican los esquemas y datos necesarios del Sistema para su adecuada operación contable. Lapso comprendido entre el 1º de enero al 31 de diciembre, al final del cual, debe realizarse el proceso de cierre. No obstante, podrán solicitarse estados contables intermedios e informes complementarios, de acuerdo con la necesidades o requerimientos de autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre. Adicionalmente, podrán solicitarse estados contables o informes complementarios públicos por períodos superiores a un año, para revelar el estado de avance de los planes de desarrollo 2. Norma general de contabilidad pública por la cual el tiempo máximo en que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales, de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Elemento del Régimen de Pública que contiene la regulación contable pública de tipo general. Está constituido por el Marco conceptual y por la Descripción de las Clases. Es el principal instrumento de normalización contable pública.. Descripción del procedimiento Nro. Descripción de actividades Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones 1 Consultar el Manual de Políticas Contables para el Instituto, con el nuevo marco normativo contable público establecido por la Contaduría General de la Nación INICIO A. Actualizar los cambios en concordancia con las políticas contables transversales emitidas para las entidades del Distrito por parte de la Dirección Distrital de Manual de Políticas Contables
2 Adaptar y parametrizar el Sistema SIAFI de acuerdo con el Plan General de Pública, así como a los nuevos requerimientos de la Contaduría General de la Nación, al inicio de vigencia, trasladando saldos iniciales de un período a otro A. Verificar y homologar los rubros contables Asegurar la adecuada clasificación de las operaciones y transacciones económicas en la entidad Plan General de Pública Manual de operación del sistema de información SIAFI Se deben verificar y homologar los rubros contables que se requieran Acorde con la normatividad vigente se hace la parametrización en Safin. 3 Cerrar operaciones y hechos económicos mensuales y producir los boletines de Almacén y Tesorería, así como el Informe Presupuestal de PREDIS Presupuesto Profesional Universitario- de Gestion de Recursos Fisicos Tesorero(a) general Cierre mensual de los módulos que componen el sistema SIAFI para efectos contables (Almacén, Tesorería, Presupuesto, ) Boletín de Tesorería Extractos bancarios Boletín de Almacén Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos Libros auxiliares Se comparan los saldos de Balance a 31 de Diciembre de la vigencia anterior con los saldos iniciales 4 Entregar informe presupuestal al Área Contable de la entidad debidamente avalado y firmado por el responsable de presupuesto y la Dirección General de la entidad Presupuesto Recibo del Informe mensual de ejecución Gastos e Ingresos presentado a PREDIS Informe de Ejecución Gastos e Ingresos del mes correspondiente Recibe el área de contabilidad en físico la ejecución de gastos e ingresos del mes correspondiente. Comparar y conciliar la información remitida por el área de Presupuesto Vs. la información contable, reportada en libros auxiliares y saldos del Balance de Prueba. B Realización de la conciliación con el Informe de Ejecución Gastos e Ingresos presentado en PREDIS y entregada por Presupuesto al Área de Informe de Ejecución Gastos e Ingresos Balance de Prueba Libros Auxiliares del mes correspondiente. La información contable de las cuentas de ingresos son conciliadas con la información que envía Secretaria de Hacienda Distrital "Conciliación CUD" realizada en forma mensual por el Profesional Especializado de.
6 Entregar los extractos bancarios y libros de caja y bancos de Tesorería y el Boletín de Almacén, o descargar este último del aplicativo SIAFI con el fin de realizar su conciliación mensual con saldos contables Recibir la información financiera y realizar los análisis y conciliación de los informes FORMATO PROCEDIMIENTOS B Profesional Universitario - de Recuirsos Fisicos y ambientales Tesorero(a) general Comparar y conciliar la información remitida por las áreas de Almacén y Tesorería frente a la información contable reportada en libros auxiliares y Balance de Prueba Libros de caja y bancos de Tesorería Extractos bancarios Boletín de Almacén Libros de caja y bancos de Tesorería Extractos bancarios Boletín de Almacén Se recibe correo electrónico informativo sobre la entrega de los libros de caja - bancos y extractos bancarios de Tesorería, (en caso de requerir las planillas de pago de autorización a Hacienda se solicitan en préstamo al área de Tesorería). Se recibe Boletín de Almacén debidamente avalado Cotejar, revisar, verificar y analizar la razonabilidad de cada una de las cuentas de balance 8 Ingresar al Sistema SIAFI para consultar, cotejar y validar los boletines, libros auxiliares de contabilidad y balance de prueba, con los informes recibidos por las áreas Análisis sobre el registro de la información en el sistema SIAFI, y preparar los ajustes contables pertinentes en caso de ser necesarios Boletín de Tesorería Boletín de Almacén Libros auxiliares Extractos bancarios El resultado u observaciones producto de la "Conciliación y seguimiento de la Información Financiera" se envía por correo al Contador de la Entidad, en un consolidado donde se relacionan las observaciones; y mes a mes se lleva el control hasta tanto se efectúen los ajustes, o se tomen los correctivos correspondientes. Si es un ajuste contable se ingresa a Safin y se realiza el comprobante de contabilidad correspondiente. 9 El consolidado, con las observaciones producto de la "Conciliación y seguimiento de la Información Financiera" es revisado y aprobado por el Contador de la Entidad. C El consolidado, con las observaciones producto de la "Conciliación y seguimiento de la Información Financiera" es revisado y aprobado por el Contador de la Entidad. Correo y consolidado con las observaciones El contador aprueba e informa por correo las observaciones correspondiente a las diferentes áreas, así como al Subdirector Administrativo y Financiero y si es el caso se lleva al Comité Técnico de Sostenilidad Contable.
10 Correr el proceso de depreciación mensual de las propiedades, planta y equipo de la entidad C Se verifica que no hayan más operaciones o movimientos de almacén, del mes inmediatamente anterior Comprobante mensual de depreciación Se genera el proceso de realización mensual de depreciación de las propiedades, planta y equipo a través del aplicativo SIAFI 11 Registro de las amortizaciones de los gastos pagados por anticipado (seguros) Profesional Especializado de Se genera el libro auxiliar de la cuenta 19001 Seguros y se procede a verificar el movimiento contable y teniendo en cuenta la fecha de adquisición de las pólizas y el período de cobertura Comprobante mensual de amortización de gastos pagados por anticipado Teniendo en cuenta el período de cobertura contratado de las pólizas de seguro, se procede a establecer la alícuota mensual de amortización y a su registro contable con cargo a los gastos generales de la entidad, hasta el agotamiento del saldo de la respectiva póliza, apoyado por una hoja electrónica de control. 12 Se requiere la realización de ajustes contables? Si No Si: Pasa a la siguiente actividad (12) No: Se firma boletín como soporte de la conciliación mensual de la información 13 Generar boletín de almacén como soporte de la conciliación mensual de la información Verificar que se realice la conciliación y reportar diferencias si existieran a Profesional Universitario- de Gestion de Recursos Fisicos 14 Ingresar al Sistema SIAFI para realizar los ajustes contables a que haya lugar D E Verificar que en las observaciones del comprobante contable se establezcan las causas que originan el ajuste. Comprobante contable de ajuste Acompañar de los documentos soporte pertinentes
D E 1 Efectuar seguimiento a las acciones frentes a las observaciones realizadas por el Profesional Especializado de, generando las correcciones y notificando a los responsables para que se ejecuten las acciones o gestiones pertinentes, a fin de mejorar la calidad de la información contable Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Interno Disciplinario Verificar que se notifique por correo electrónico o a través de una reunión con las áreas, acerca de las observaciones a la información, a fin de que se tomen las medidas de control pertinentes. Correo electrónico y/o acta de reunión Consolidado producto de la Conciliación y seguimiento de la Información Financiera. 16 Se requiere llevar a Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, situaciones que ameriten depuración o saneamiento contable? No Si Archivar el análisis, verificación y conciliación de la información financiera y contable con sus soportes Carpeta de archivo del expediente documental pertinente- Conciliación y seguimiento de la Información Financiera y carpeta de Conciliaciones Bancarias Contables. Si la situación se torna reiterativa y no se adelantan los ajustes a brevedad. Y se pone en riesgo la calidad y veracidad de la información contable. 1 Consolidar a través de un reporte a presentar en reunión ordinaria o extraordinaria de Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, incluir las propuestas de mejora, responsables y cronograma de actividades y compromisos F. Notificar a las áreas responsables de la ejecución de las acciones de mejora a través de la reunión de Comité Técnico de Sostenibilidad Contable Acta de Comité Técnico de Sostenibilidad Contable En el acta deben especificarse los nuevos compromisos, los responsables y el tiempo en que deben resolverse las observaciones a la información y realizar seguimiento hasta tanto se de cumplimiento a los compromisos pactados en la reunión.
18 Efectuar la conciliación mensual de saldos de operaciones recíprocas con la Dirección Distrital de - DDC, respecto de los movimientos de la Cuenta Única Distrital - CUD F. Seguimiento al correo electrónico remitido mensualmente por el funcionario de la Dirección Distrital de - DDC para la conciliación de la información de descuentos causados por cobrar, ingresos en operaciones interinstitucionales y gastos en operaciones interinstitucionales Formato Oficial de Conciliación Cuenta Única Distrital - CUD 3- F.21 Efectuar la comparación de los libros auxiliares remitidos por la DDC y los libros auxiliares contables del sistema de información SIAFI del IDEP, establecer las posibles diferencias, realizar las observaciones y remitir conciliación vía correo electrónico 19 Efectuar la conciliación trimestral de saldos de operaciones recíprocas con las demás entidades de derecho público, respecto de los movimientos u operaciones contables que se generen con las mismas. Verificar que se envíe correo electrónico de notificación trimestral de la conciliación desde o hacia el Instituto, que reporte los saldos de operación recíproca Correos electrónicos Formato CGN200_002_SALDO_ DE_OPERACIONES RECIPROCAS Luego de efectuada la conciliación de la información con la entidad correspondiente se procede a contestar correo o a suscribir el acta de la reunión en caso de que sea en forma presencial, lo cual quedará como soporte de la gestión realizada. 20 Generar cierre trimestral de la información contable. Verificar la consolidación de la información contable trimestral de la entidad a través del Sistema de Información Administrativo y Financiero - SIAFI Matriz de consolidación y cierre trimestral Estados Contables Trimestrales Luego de procesada la información a través de la matriz de consolidación, se procede a su validación y remisión a través de los aplicativos CHIP y BOGOTA CONSOLIDA 21 Preparar y presentar los estados contables, y efectuar su publicación en pagina web, junto con estados contables mensuales y trimestrales G. Validada y presentada la información contable trimestral, solicitar y verificar su publicación a través de la página web de la entidad Estados Contables mensuales y trimestrales en la página web de la entidad Se efectúa en forma trimestral, una vez culminado el cierre, validada y presentada la información a la Contaduría General de la Nación y Dirección Distrital de
G 22 Imprimir en formatos PDF los Libros Oficiales (Libro diario y mayor y balance), en sitio destinado para tal fin en servidores de la entidad con corte trimestral Generación de archivos en formato PDF Libros Oficiales Se imprimen en archivo electrónico formato PDF el libro diario y mayor y balances y se archivan en el equipo de computo del área Contable FIN 8. Tiempos Mensual y trimestralmente 9. Políticas de Operación Se debe consultar y descargar la información sobre el boletín mensual de Almacén y Tesorería dentro de los 10 primeros días de cada mes. El cierre de operaciones contables mensuales lo efectuará el una vez terminados los registros contables del período, y previo el cierre y presentación de los estados contables trimestrales. teniendo en cuenta los cronogramas de reporte de informacion establecidos por la contaduria General de La Nacion. Todos los procesos deben registrar las transacciones en el aplicativo SIAFI dentro del periodo en que correspondan. Efectuar el reporte y publicación de los estados contables mensuales de la entidad en la página web Institucional, una vez llevada a cabo la presentación de los estados contables trimestrales con destino a la Contaduría General de la Nación, máximo dentro de los cinco () días siguientes.