Al contestar refiérase Al oficio No.04136 4 de abril, 2016 DCA-0843 Señor Jorge Granados Soto Director Dirección de Arquitectura y Tecnologías Caja Costarricense de Seguro Social Estimado señor: Asunto: Se otorga refrendo al contrato No. 2015-000011 suscrito entre la Caja Costarricense del Seguro Social y Siemens S. A., para la adquisición de tomógrafos helicoidales multicorte, por un monto de $2.785.620,00 producto de la Licitación Pública No. 2013LN-000007-3110. Nos referimos a su oficio No.DAI-0275-2016 de 16 de febrero del 2016, recibido en esta Contraloría General el 17 de febrero del año en curso, mediante el cual solicita el refrendo al contrato descrito en el asunto. Mediante oficio No. 3821 (DCA-0759) se solicitó información adicional, la cual fue remitida según oficio No. DAI-0856-2016 de 30 de marzo del 2016 recibido en esta Contraloría General en esa misma fecha. Por disposición del artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se tiene por acreditado lo siguiente: 1. Que mediante oficio No. AGE DEI-0252-2015 del 15 de mayo del 2015 se emite la recomendación técnica, en la cual se recomienda la oferta No. 4, oferente Siemens S. A. por ser la oferta con mayor puntaje, a saber: 94.6%. (folios 4927 al 4939 del expediente administrativo). 2. Que mediante oficio No. DEI-0629-2015 del 16 de junio del 2015 se remite el estudio de razonabilidad del precio de la contratista en el cual se establece: "... los precios ofertados para el ítem único por la empresa SIEMES S. A. para el ítem único son razonables", (folios 5106 al 5157 del expediente administrativo). Asimismo, dicho estudio fue ampliado mediante oficio DEI-0681-2015 del 26 de junio del 2015 (folios 5161 al 5164 del expediente administrativo). 3. Que mediante oficio No. ACC-1155-2015 del 29 de junio de 2015 suscrito por Azyhadee Picado Vidaurre y Carlos R. Azofeifa Chacón, se emite el aval a la metodología desarrollada para analizar el precio de la oferta recomendada así como los resultados presentados siendo razonable la oferta de Siemens. (folios 5165 al 5171 del expediente administrativo).
2 4. Que mediante oficio DJ-04819-2015 del 10 de agosto del 2015 se otorga el visto previo jurídico al dictado del acto de adjudicación (folio 5247 del expediente administrativo). 5. Que en la sesión No. 8804 de la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, celebrada el 08 de octubre del 2015, se acordó: readjudicar el reglón único de la licitación pública No. 2013LN-000007-3110 a favor de la empresa SIEMENS S.A. oferta 04 por un monto de $2.785.620,00 (folios 5270 al 5284 del expediente administrativo). Dicho acto fue publicado en el diario oficial La Gaceta No. 208 del 27 de octubre del 2015 (folio 5290 del expediente administrativo). 6. Que mediante certificación presupuestaria No. UEP-0064-2016, se certifica que para el año 2016 se cuenta con un total de 1.532.091.000 para la contratación de referencia (folio 5346 del expediente administrativo). 7. Que la contratista aportó garantía de cumplimiento emitida por el Banco CMB (Costa Rica) S.A., por un monto de $178.562 correspondiente al 10% del monto total adjudicado, con una fecha que va del 11 de diciembre del 2015 hasta el 20 de enero del 2019 (folio 5317 del Expediente administrativo). 8. Que se aportó entero a favor del Gobierno de Costa Rica del Banco de Costa Rica por un monto de 3.770.000. (Folio 5324 del expediente administrativo) y entero a favor del Gobierno de Costa Rica del Banco de Costa Rica por un monto de 2000 (folio 5325 del expediente administrativo). 9. Que mediante constancia No. 1123000002525-304981 emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social se acredita que al 18 de marzo del 2016 la empresa contratista se encontraba al día con el pago de sus obligaciones con dicha Institución (folio 15 de los antecedentes del refrendo). 10. Que mediante constancia No. 1123000017480-301217 emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social se acredita que al 16 de marzo del 2016 la empresa subcontratista Multiservicios Electromédicos S.A. se encontraba al día con el pago de sus obligaciones con dicha Institución (folio 16 de los antecedentes del refrendo). 11. Que mediante constancia No. 1123005590341-302452 emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social se acredita que al 17 de marzo del 2016 la empresa subcontratista Vidalco S.A. se encontraba al día con el pago de sus obligaciones con dicha Institución (folio 17 de los antecedentes del refrendo). 12. Que mediante constancia No. 1123000042523-301078 emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social se acredita que al 16 de marzo del 2016 la empresa subcontratista Melodía Importaciones S.A. se encontraba al día con el pago de sus obligaciones con dicha Institución (folio 18 de los antecedentes del refrendo).
3 13. Que mediante certificación emitida por la notaria pública se certifica que los señores José Ricardo Hernández Larios y Jonathan Salas Barboza ostentaban las facultades de apoderados generalísimo sin límite de suma de la empresa contratista, con poder suficiente para suscribir el contrato (folio 19 de los antecedentes del refrendo). 14. Que este órgano contralor consultó en la página web de Comprared a la empresa adjudicataria y constató que no se registran inhabilitaciones en su contra (folio 03 de los antecedentes del refrendo). 15. Que este órgano contralor consultó la página web del Registro Público y constató que la empresa contratista se encuentra al día con el pago de impuesto de personas jurídicas (folio 2 de los antecedentes del refrendo). Una vez efectuado el estudio de rigor, y de conformidad con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, devolvemos debidamente refrendado el contrato de cita, con las siguientes observaciones: a. Queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración, contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente a las obligaciones que se deriven de este negocio jurídico, de igual forma deberá verificar que los recursos económicos puedan utilizarse válidamente para el fin propuesto en el contrato. b. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa entidad la razonabilidad de del monto de la contratación. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo cuando dispone: Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento. Debe verificarse que se cumpla con las inscripciones en el colegio profesional en caso que así se requiera. c. Será responsabilidad de la Administración verificar que la garantía de cumplimiento se mantenga vigente por todo el plazo y por el monto dispuesto en el cartel y en el contrato, conforme con los artículos 40 y siguientes del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). d. Este refrendo se otorga bajo el entendido que la Administración verificó que no se presenta la causal de prohibición contemplada en el artículo 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, inciso j) que dispone: Las personas físicas o jurídicas que hayan intervenido como asesoras en cualquier etapa del
4 procedimiento de contratación, hayan participado en la elaboración de las especificaciones, los diseños y los planos respectivos, o deban participar en su fiscalización posterior, en la etapa de ejecución o construcción. Esta prohibición no se aplicará en los supuestos en que se liciten conjuntamente el diseño y la construcción de la obra, las variantes alternativas respecto de las especificaciones o los planos suministrados por la Administración. e. Debe tenerse presente que en la etapa de ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento, según lo dispone el artículo 8 inciso f) del RLCA. f. Es deber de la Administración verificar además, durante la fase de ejecución, que la empresa adjudicataria, y los subcontratistas se encuentren al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. Asimismo deberá verificar se cumpla con las pólizas de riesgos del trabajo que estipula el ordenamiento jurídico. g. Las modificaciones contractuales deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento. h. Será responsabilidad exclusiva de la Administración, verificar y fiscalizar que el contratista cumpla con los plazos establecidos en el contrato. i. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, corre bajo la exclusiva responsabilidad del la Administración el reajuste del precio establecido en la cláusula décima tercera del contrato. j. En cuanto al pago, debe observarse lo indicado en el artículo 195 del RLCA que entre otras cosas, dispone: Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios. Al respecto, para efectos de pago, se deberán considerar las unidades de medida correspondientes a las diferentes actividades, lo cual se deja advertido. k. En relación con lo dispuesto en la cláusula tercera "Plazo, lugar de entrega y orden de inicio" del contrato, el refrendo se otorga bajo el entendido que en cuanto a la ejecución del plazo se observará estrictamente lo indicado en el oficio No. DAI-0856-2016 del 30 de marzo del 2016, según el cual el plazo de ejecución de la contratación se realizará de conformidad con el diagrama de Gantt adjunto al citado oficio, visible a folio 20 de los antecedentes del refrendo, el cual deberá ser respetado por las partes, lo cual se advierte expresamente.
5 l. Respecto a la cláusula octava "Forma de Pago" del contrato se deberá cumplir lo estipulado en el numeral 6.4 del apartado 6 condiciones especiales del cartel, para la entrega de cada uno de los equipos. m. Deberá tener presente la Administración el deber de fiscalización del contrato, que debe asumir en los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. Se deberán adoptar las medidas de control interno necesarias y suficientes a fin de contar con herramientas idóneas que determinen el ajuste de la ejecución contractual a los términos fijados en el contrato. La adecuada y oportuna fiscalización, así como el contar con el recurso humano idóneo que pueda realizar tales funciones, es una responsabilidad que debe ser asumida con el rigor que el caso exige. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las observaciones antes indicadas será responsabilidad del señor Jorge Granados Soto en su condición de Director de la Dirección de Arquitectura y Tecnologías de la Caja Costarricense de Seguro Social y solicitante. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre las observaciones señaladas anteriormente. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Pamela Tenorio Calvo Fiscalizadora PTC/ksa NI: 4846, 8389 Ci: Archivo Central G: 2013004066-8