DIRECCIÓN FINANZAS EMPRESARIALES EQUIPO DE ADQUISICIONES SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 593 OUTSOURCING DE COSTOS Y PRESUPUESTOS INFORME DE EVALUACIÓN CONSOLIDADO Medellín, febrero de 2014
TABLA DE CONTENIDO 1. ANTECEDENTES... 3 2. FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO... 3 3. LEGISLACIÓN... 3 4. PERÍODO DE APERTURA Y CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS... 3 5. OFERTA RECIBIDA... 3 6. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE LA OFERTA... 3 6.1 Aspectos legales... 3 6.2 Análisis de los Requisitos y Criterios Técnicos... 4 6.3 Calidad Comercial... 5 7. RECOMENDACIÓN... 6
Informe de Evaluación Consolidado 3 1. ANTECEDENTES Mediante Solicitud de Pedido 1200002780, XM S.A. E.S.P. adelantó el proceso de contratación cuyo objeto es la prestación de servicios para el apoyo operativo a los procesos de costos, presupuestos y planeación financiera de XM bajo la modalidad de outsourcing. Con base en esta solicitud se creó el proceso de compras SAP 593. 2. FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO Los pagos asociados al Contrato que resulte de este proceso de adquisición, serán financiados con recursos propios de XM S.A. E.S.P. 3. LEGISLACIÓN Las normas legales aplicables para este proceso son las establecidas en el documento de Solicitud Pública de Ofertas 593, el Acuerdo 01 compilado de septiembre 29 de 2005 y las propias de los negocios entre particulares en la República de Colombia. 4. PERÍODO DE APERTURA Y CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El día 31 de enero de 2014, se inició el proceso de Solicitud Pública de Ofertas 593 con fecha límite de entrega de las Ofertas hasta el 5 de febrero de 2014. Mediante adendo 1, se realizaron aclaraciones y modificaciones a la Solicitud Pública de Ofertas 593. 5. OFERTA RECIBIDA Cumpliendo con el plazo de entrega requerido en la Solicitud Pública de Ofertas 593, se recibió oferta del siguiente proponente: - INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S 6. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE LA OFERTA El proceso de evaluación y análisis de la Oferta recibida, se realizó en las siguientes etapas: 6.1 Aspectos legales 6.1.1 Análisis de los requisitos de participación Para que la oferta sea tenida en cuenta, el Proponente debe presentar los siguientes documentos solicitados como requisitos de participación:
Informe de Evaluación Consolidado 4 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Oportunidad Persona Jurídica Garantía de Seriedad de la oferta Certificado de Existencia y representación lega Carta de presentación- Formulario A.1 Pago de aportes a la seguridad social y parafiscales. Formulario A.2. Experiencia del proponente Equipo mínimo de trabajo. Formulario A.3. INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S Se solicitó subsanar 6.1.2 Análisis jurídico de la Oferta Mediante memorando del 11 de febrero de 2014 con Cítese 000099-5 emitido por la Secretaría General y Asuntos Regulatorios de XM, esta conceptúa: La oferta presentada por el INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S es jurídicamente viable. 6.2 Análisis de los Requisitos y Criterios Técnicos 6.2.1 Análisis de los requisitos de Calidad Técnica En el memorando de evaluación técnica del 10 de febrero de 2014 con Cítese 000095-5, información que se anexa a la presente evaluación, la Dirección Finanzas Empresariales conceptúa: Para emitir concepto sobre la viabilidad técnica de la Oferta presentada por INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S, el Proponente debe subsanar el requisito de participación- Equipo mínimo de trabajo. Formulario A.3- solicitado en el numeral 2.2.5 de la Solicitud Pública de Ofertas 593. Una vez se recibió la documentación solicitada al proponente, en el memorando de evaluación técnica del 13 de febrero de 2014 con Cítese 000108-5, información que se anexa a la presente evaluación la Dirección Finanzas Empresariales conceptúa La oferta presentada por el INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S es técnicamente viable. 6.2.2 Evaluación Criterios Técnicos. En el memorando de evaluación técnica del 13 de febrero de 2014 con Cítese 000109-5, información que se anexa a la presente evaluación, se evalúa la oferta presentada el proponente INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S,
Informe de Evaluación Consolidado 5 oferta que cumple con las expectativas de XM en lo que se refiere a su alcance, y condiciones generales de la misma. En el siguiente cuadro se detallan los resultados obtenidos. INGENIERÍA Y GESTIÓN EVALUACIÓN TÉCNICA PESO ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S Evaluación técnica total 75% 69% 6.3 Calidad Comercial Consiste en verificar y analizar las condiciones comerciales, realizar las correcciones aritméticas, aplicar los descuentos ofrecidos y calcular el valor total comparable. 6.3.1 Condiciones de los precios El proponente cumple con lo exigido en el numeral 2.4.1 Oferta económica de suma global Formulario C.1, del documento de Solicitud Pública de Ofertas 593. 6.3.2 Correcciones aritméticas No existen errores aritméticos en la oferta. 6.3.3 Descuentos ofrecidos No se presentaron. 6.3.4 Desviaciones, ajustes y penalizaciones No se presentaron. 6.3.5 Alternativas No se presentaron. 6.3.6 Comparación de la oferta En este aspecto se presenta la evaluación económica de la oferta presentada por INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S: Criterio de evaluación Peso INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S Económica 25% 23%
Informe de Evaluación Consolidado 6 6.3.7 Orden de elegibilidad La oferta presentada por INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S cumple con los requisitos legales, y se ajusta a los aspectos técnicos y comerciales exigidos por XM. En el siguiente cuadro resumen, se presenta el resultado de la Evaluación de la oferta: Criterio de evaluación Peso INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S Evaluación técnica 75% 69% Evaluación económica 25% 23% Evaluación Final 100% 92% ORDEN DE ELEGIBILIDAD 1 7. RECOMENDACIÓN Se recomienda adjudicar el contrato de Prestación de Servicios de Outsourcing a INGENIERÍA Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA INTERSERVICIOS S.A.S, cuyo objeto es la prestación de servicios para el apoyo operativo a los procesos de costos, presupuestos y planeación financiera de XM bajo la modalidad de outsourcing.