Proyecto de Centro Reproducción de documento Servicio de Impresión de Manuales Área Capacitación Luis Rivera
Objetivos del proyecto Business case: Finning cuenta actualmente con un servicio de impresión externo, brindado por las compañías Gardener para el caso de Santiago y Torre en el caso de Antofagasta. Este servicio involucra la impresión de manuales, brochures, planos, etc, utilizados por las diferentes áreas de Finning Problem Statement: necesitamos tener un control de los trabajos que se están mandando a imprimir. (L. Rivera) la reducción de costos es clave en la propuesta que nos entreguen. (L. Rivera) Si bien el servicio de hoy cumple con los requerimientos de calidad y tiempos de entrega, Finning requiere de una alternativa que le permita, adicionalmente mejorar el con Goal Statement: Reducción sobre un 10% de los costos actuales Incorporación de procesos y herramientas de control que permitan monitorear: solicitudes, costos, aprobaciones, trabajos, etc. Reducción de la huella de carbono a través del uso de nuevas tecnologías y procedimientos alineados con las políticas SHEQ de Finning. Project Scope: El proyecto se enfoca en buscar una nueva alternativa de servicio de impresión de los manuales para el área de capacitación In scope: Trabajos de impresión, realizados de manera externa, por el área de capacitación (manuales, planos, etc) Out of scope Trabajos realizados por otras áreas El proyecto se enfoca en buscar una nueva alternativa de servicio de impresión de los trabajos del área de capacitación, que permita tener un mejor control y reducir los costos actuales 0 / 100 / 99 / 4 0 / 1 / 0 / 43 0 / 0,2 / 0 / 8,6
0 / 1 / 0 / 4 Situación Actual Situación Actual Proceso actual: actual: Usuarios: Relatores Relatores de cursos de cursos Gadaster / Torres Supplier: Gadaster / Torres Tipo de servicio: impresión de manuales, diplomas, Tipo de servicio: impresión de manuales, planos, etc diplomas, planos, etc Aplicaciones: material para capacitación Aplicaciones: material para capacitación Área: Gerencia de Capacitaciones Área: Gerencia de Capacitaciones Niveles de satisfacción de satisfacción (VOC): (VOC): El servicio actual actual funciona funciona en la en medida la medida que se requiere que se requiere El tiempo de entrega de los documentos en su El tiempo de entrega de los documentos en proceso de terminación no es fiable su proceso de terminación no es fiable Se necesita tener un control sobre los trabajos que Se necesita tener un control sobre los se envían a imprimir trabajos que se envían a imprimir Process Map (actual) F.C Star Se define: Relator, fecha, y lugar de curso Relator define el o los manuales a ocupar y solicitar la confección Asistente de área imprime o envía la orden de confección a los proveedores Capacitación Finning Antofagaasta Entrega a relator Usuarios. End Capacitación Finning Santiago Entrega a relator Usuarios. Volúmenes: Volúmenes: Relatores: Relatores: 28 28 Curso/mes: Curso/mes: 40 40 Manuales/mes: 1.083 1.083 Volumen b/n: b/n: 120.199 120.199 Volumen color: color: 14.000 14.000 Tipos de trabajos realizados: Tipos de trabajos realizados: Manuales Planos Manuales Documentos Planos varios Documentos varios Santiago Antofagasta Santiago Antofagasta manuales 309 774 manuales 309 774 volumen color 3.990 10.010 volumen color 3.990 10.010 volumen b/n 34.256 85.943 volumen b/n 34.256 85.943 El servicio actual no cuenta con una administración que permita conocer las El servicio estadísticas actual no de cuenta consumo con una administración que permita conocer las estadísticas de consumo 0 / 100 / 9 0 / 0,2 / 0
Situación Propuesta Implementación de dos centros de reproducción: Santiago y Antofagasta Cada centro contará con: HW equipos de reproducción b/n, color y plotter RRHH operador a cargo de realizar los trabajos de impresión y acabado SW para la contabilización de los trabajos y workflow de solicitudes Papel administración de los diferentes tipos de papel requeridos Incorporación del servicio al contrato de Print Service actual Alineación y establecimiento de SLA s ad hoc al nuevo servicio I m p l e m e n t a c i ó n d e infraestructura que permita absorber nuevos trabajos de impresión La metodología Lean Six Sigma garantiza el control del proceso y el cumplimiento de los resultados esperados 0 / 100 / 99 / 4 0 / 1 / 0 / 43 0 / 0,2 / 0 / 8,6
0 / 1 / 0 / 4 Beneficios Cuidado al medio ambiente Reducción de la huella de carbono - uso de tecnología Green. Retiro de cartuchos de acuerdo a políticas medioambientales. Procedimientos de impresión que permitan la reducción del uso de papel. U s o d e p a p e l fo r n e c i d o p o r p r o v e e d o r e s c o n políticasa ambiéntales comprobadas. Ahorro de costos y control Reducción de un 13,3% de los costos actuales Ahorros progresivos de acuerdo al incremento de nuevos trabajos / volúmenes Implementación de herramientas de accounting, aprobación y workflow Estadísticas de uso por centro de costos, tipos de trabajo, usuarios, etc Procesos Administración de servicio a través de SLA s previamente acordados Incorporación de metodología Lean Six Sigma a procesos de implementación y desarrollo de nuevas oportunidades Asignación de Jefe de Operaciones a cargo del accountability y on going del servicio. Revisión periodica del servicio y acciones proactivas de mejora Procesos establecidos de confidencialidad de la información 0 / 100 / 9 0 / 0,2 / 0
Por qué Xerox? Liderazgo de la Industria Somos LÍDERES en el Cuadrante Mágico (Magic Quadrant) de Gartner en Servicios gestionados de Impresión y Tecnología de sistemas multifunción. También somos líderes reconocidos con más del 50% del mercado mundial de servicios de impresión gestionados (MPS, Managed Print Services). Liderazgo en el sector minero Xerox cuenta hoy con el liderazgo en el sector, teniendo presencia en más del 75% de las principales mineras del país. Tecnología Xerox cuenta con un amplio abanico de productos, tanto de hardware como software lo que nos permite ofrecer una amplia gama de soluciones tanto para servicios de impresión, digitalización, Content Management, etc. Sustentabilidad Xerox ha sido nuevamente reconocido en el año 2009 en el índice FTSE4Good por estimular inversiones responsables - índice bursátil de sustentabilidad creado por la bolsa de Londres. Además nuestra tecnología se encuentra a la vanguardia de soluciones ecológicamente responsables - es el caso de la tecnología de tinta sólida que permite reducir hasta en un 90% la cantidad de residuos generados por impresiones y copias. Ética Xerox ha sido nombrado por la revista Ethisphere por tercer año consecutivo. como una de las mejores compañías en el mundo durante el año 2009 Gestión de cuentas / servicios Finning, así como las diferentes faenas del grupo, cuenta con un mismo equipo comercial y operativo, especializado en brindar servicios a la minería. Este team está encabezado por un Gerente de Cuentas, quienes velan no sólo por el cumplimiento de los SLA s, sino también por presentar nuevas posibilidades de mejora en los diferente procesos que involucren manejo de documentos. 0 / 100 / 99 / 4 0 / 1 / 0 / 43 0 / 0,2 / 0 / 8,6
0 / 1 / 0 / 4 Responsabilidad Social Xerox fue nombrado por la revista Fortune como la empresa más admirada en la industria de la computación basada en el uso de activos sociales, calidad de la gestión y responsabilidad social. Valores de Xerox Tenemos éxito a través de clientes satisfechos. Entregamos calidad y excelencia en todo lo que hacemos. Usamos la mejor tecnología para direccionar el mercado. Valoramos y confiamos en nuestros empleados. Nos comportamos como ciudadanos corporativos responsables. Se define: Relator, fecha y lugar de curso Relator define el o los manuales a ocupar y solicita la confección Asistente de área imprime o envia la orden de confección a los proveedores Capacitación Finning Antofagasta Entrega a relator Capacitación Finning Santiago Entrega a relator 0 / 100 / 9 0 / 0,2 / 0
Dani Foshesato C. Jefe de Area de Proyectos y Desarrollo. Universidad de Chile La solución implementada por Xerox, permite disponer de una elevada continuidad operativa, con un único punto de contacto en caso de fallas o problemas, a lo cual hay que sumar la flexibilidad de poder disponer de equipamiento para eventos especiales (ej. procesos de matriculas).