Manual de Uso del CRM
Contenido Acerca del manual Vtiger CRM... 4 Primeros pasos... 4 Configuración de PC y otros requisitos... 4 Inicio de sesión... 4 CRM Página de Inicio... 5 Navegación... 6 Mis Preferencias... 7 Función de búsqueda... 7 Creación rápida... 7 Privilegios de acceso... 8 Cuentas Nuevas... 8 Acceso a Cuentas...10 Vista de detalle de una Cuenta...10 Edición parcial de una Cuenta...11 Protocolo de gestión de las llamadas...12 Protocolo de gestión de entrevistas...13 Protocolo de gestión de evaluaciones...14 Trabajar con listas...14 Personalizar las listas mediante filtros...15 Búsquedas avanzadas...17 Módulo Emails...17 Nuevo Email...19 Administrar entrada y salida de Emails...20 Módulo Documentos...20 Crear Documento...21 Módulo contactos...22 Calendario y Actividades...23 Manual VTiger CRM Página 2
Calendario...23 Adición de un evento al calendario...24 Campos del evento...24 Características avanzadas de eventos...25 Tareas...26 Uso compartido del calendario...27 Listas de Eventos y Tareas...28 Funciones de Chat...28 Exportación e Importación de datos...29 Importar cuentas...30 Exportación de datos...32 Formato de datos de importaciones...34 Campañas de Marketing...35 Herramientas comunes...37 Encontrar duplicados...37 Accesos recientes...38 Edición masiva...39 Tag cloud (nubes de etiquetas)...39 Calendario, reloj y calculadora...41 Mapa del sitio...42 Manual VTiger CRM Página 3
Acerca del manual Vtiger CRM Con la ayuda de este manual, te familiarizarás rápidamente con el sistema de nuestro CRM. El objetivo de este manual es reunir el conocimiento necesario sobre las funciones y características de Vtiger CRM. Primeros pasos Antes de que puedas empezar a trabajar deberás identificarte en Vtiger CRM como un usuario autorizado. Esto se hace mediante un procedimiento de inicio de sesión que requiere un nombre de usuario y una contraseña. Configuración de PC y otros requisitos Para usar vtiger CRM no necesitas instalar ningún software específico en tu sistema informático. Vtiger CRM lo puedes usar haciendo uso únicamente de tu navegador favorito y teniendo en cuenta los siguientes requisitos: Requisitos de hardware: Navegador: Ordenador con navegador y la resolución de pantalla mínima de 1024 x 768 píxeles. Firefox 1.5 o superior (recomendable), MS IE 6.0 o superior, Netscape 7.0 o posterior, Opera 7.01 o superior Consejo Atención a los usuarios de Internet Explorer: Dependiendo de la versión de Internet Explorer, puede haber un error menor en la caché de la página que puede afectar el rendimiento del cliente de AJAX en algunos casos. Si tu sistema de CRM se ralentiza, se recomienda vaciar la caché del navegador (nuestro informático Roi, que sabe de eso, te diría: Usa siempre Linux y Firefox y déjate de coñas ). La configuración del navegador debe permitir las cookies y tener JavaScrips habilitado en la configuración de seguridad del navegador. Inicio de sesión Necesitarás introducir la URL facilitada por el Administrador del sistema para utilizar como la dirección de acceso al sistema de CRM en tu navegador. La dirección actual para iniciar nuestro CRM es la siguiente: magnafor.es/consultoria También necesitarás un nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta en Vtiger CRM facilitados por el administrador de sistema. Manual VTiger CRM Página 4
Al iniciar Vtiger CRM, la pantalla de conexión aparecerá como se muestra en la figura anterior. Debe teclearse usuario y contraseña en los campos de edición para continuar en el programa. Puede elegirse un tema distinto y el idioma. Nombre de usuario, contraseña, temas y lenguajes son proporcionados por el administrador del sistema. Después de introducir nombre de usuario y contraseña, debe presionarse <Enter> o el botón Sign in. Precaución La mayoría de los navegadores son capaces de almacenar el nombre de usuario y contraseña para simplificar su uso. Sin embargo, esto puede ser un riesgo de seguridad si no puedes asegurarte de que nadie más tiene acceso a tu ordenador. Las personas no autorizadas podrían acceder a tus datos confidenciales especialmente si estás usando un portátil que puede perderse. CRM Página de Inicio Después de la conexión, se mostrará una pantalla con la página personal de portada. Manual VTiger CRM Página 5
Importante El propietario de los datos almacenados es el del campo "[Asignado a:]". Si creas una nueva entrada, los datos se te asignarán a ti a menos que cambies la asignación. En la página principal de datos sólo se mostrarán los que tengas asignado. Navegación El diseño inteligente del sistema CRM te permitirá una navegación más rápida. Puedes navegar en Vtiger CRM como por los sitios web. Precaución No se recomienda utilizar los botones y del navegador porque pueden causar problemas cuando se navega por páginas con contenido generado dinámicamente. Se recomienda utilizar los iconos y enlaces del CRM. Puedes navegar por pestañas (con Firefox o IE7) para acelerar el proceso de manipulación. Puedes llegar a cada página de CRM por un par de clics. Todas las páginas de CRM están en orden jerárquico. Puedes cambiar entre las páginas en el mismo nivel jerárquico o puedes acceder a una página directamente. Basado en el contenido de cada página puedes usar los atajos de teclado siguientes: En el Top del CRM, como ilustra la figura siguiente, tienes acceso a diferentes tipos de funciones para navegar y trabajar con Vtiger CRM. Zona de inicio: En esta zona puedes acceder a tus datos de preferencia, obtener ayuda, divulgar información o abandonar el sistema de CRM. Zona de navegación: Aquí puedes cambiar entre las funciones y datos de las listas que ofrece el sistema CRM. Crear : Aquí podrás acceder rápidamente a las páginas de datos de entrada. Buscar : Aquí puedes buscar en toda la base de datos. Manual VTiger CRM Página 6
Herramientas: Al hacer clic en estos iconos, accedes a las funciones de crear y buscar; al calendario, al reloj y a la calculadora; al chat, a los últimos accesos, a las opciones de importación y exportación, a la búsqueda de registros duplicados y al mapa de Vtiger CRM. Estos iconos están disponibles en todos los menús de Vtiger CRM. Mis Preferencias Al hacer clic en Mis Preferencias se abre una nueva ventana que te permite ver tu información como usuario y establecer tus propias preferencias. Haz clic en [Editar] para realizar cambios. Una función de edición se ofrece a continuación, que puedes utilizar para cambiar una entrada en particular. El orden y el contenido de los bloques que se muestra en Inicio se pueden modificar para cada usuario individual. Puedes cambiar el orden de presentación de estos bloques en la home mediante arrastrar y soltar. Puedes cambiar el contenido haciendo clic en [Mis Preferencias] y [Editar]. Marca los bloques de información que deseas ver en tu pantalla en la página de inicio. Cada usuario puede definir su propia contraseña, que se recomienda cambiar con frecuencia. Importante La contraseña tiene que ser una combinación de minúsculas o mayúsculas y números. Se recomienda que utilices al menos 8 dígitos. A medida que uses más dígitos el acceso al CRM es más seguro. El uso de caracteres especiales, tales como%, o diéresis (como ä, ö, ü) no está permitido. Una buena contraseña, por ejemplo, puede ser Dhe4K39b. El nombre de usuario, una vez creado no puede cambiarse. Sin embargo, se puede crear un nuevo usuario y la transferencia de todos los datos al nuevo usuario. Función de búsqueda La página ofrece una potente función de búsqueda en la base de datos. Rellena el campo de búsqueda y pulsa el botón [Buscar]. Consejo El carácter % puede ser utilizado como un comodín para la búsqueda. Por ejemplo, si tienes los contactos "Gómez" y "Gámez" puedes buscar tanto uno como otro con la entrada "G%mez" como término de búsqueda. Creación rápida La función de creación rápida te permite saltar rápidamente a una página de entrada. En el menú desplegable selecciona la nueva entrada que deseas realizar. Manual VTiger CRM Página 7
Nota Esta opción tiene una capacidad reducida de introducción de datos. Privilegios de acceso Tus privilegios de acceso a Vtiger CRM están definidos por el administrador al configurar el sistema. Los tipos de permisos disponibles son los siguientes: El permiso para utilizar los módulos de Vtiger CRM determinados. El permiso para ver los datos en algunos módulos. El permiso para editar o cambiar los datos de determinados módulos. El permiso para borrar los datos en determinados módulos de Vtiger CRM. El permiso para exportar o importar datos de determinados módulos de Vtiger CRM. Entradas de datos para el Sistema de Vtiger CRM Para un uso más efectivo y simple de Vtiger CRM se ha realizado una configuración adaptada a tus necesidades. Los datos sobre los clientes son el núcleo del sistema. La actual base de datos contiene ya el Directorio Ardán. Cuentas Nuevas Para crear una cuenta nueva, haz clic en [Nueva Cuenta] en la entrada del menú rápido del Área de la pantalla superior y accederás al formulario básico de creación Manual VTiger CRM Página 8
También puedes ir a [Marketing] > [Cuentas] hacer clic en el icono Más y tendrás acceso al formulario completo de creación de una cuenta. Importante Los campos de entrada marcados por un asterisco * son obligatorios. Para validar el formulario y confirmar los datos introducidos pulsa el botón [Guardar]. Para no validar los datos se debe pulsar el botón [Cancelar]. Manual VTiger CRM Página 9
Acceso a Cuentas Para acceder a una lista de cuentas puedes ir a [Marketing] > [Cuentas]. Te aparecerá un listado de una configuración similar al siguiente: En esta vista de la lista también se puede editar, borrar o cambiar registros. Vista de detalle de una Cuenta Para acceder a la vista de detalle de una cuenta deberás clicar sobre el nombre de la misma o en el botón editar que figura a la altura del nombre de la cuenta en la columna [Acción] y emergerá la información completa que sobre ella está almacenada en Vtiger CRM Una vez se accede a una cuenta del listado se puede editar, duplicar o borrar mediante los iconos correspondientes que figuran en la parte superior del formulario. Para pasar en la vista detalle de un registro a otro del listado, se puede avanzar a través del botón adelante o retroceder con el botón atrás para acceder a la empresa anterior. También se puede saltar a algunos de los registros siguientes con el botón saltar que abre un formulario emergente en el que se puede seleccionar la cuenta deseada. Manual VTiger CRM Página 10
Sobre el panel de información de la dirección completa, está el botón Situar en Mapa que puedes utilizar para ver un mapa con vista satélite de la ubicación. Puede, sin embargo, que la dirección no esté incluida en el buscador o que no se reconozca el formato en que está escrita, por lo que puede ser necesario, una vez emerja la pantalla de Google Maps modificar abreviaturas o alguno de los datos que figuran en Vtiger CRM ya que los callejeros de algunas localidades no reconocen ciertos vocablos, como rúa, camiño, etc. Edición parcial de una Cuenta Una vez creada una cuenta podemos editarla totalmente, o editar, de forma parcial, aquellos campos de la cuenta que queramos modificar. Para ello, en aquellos campos en los que se admita la edición parcial, no tenemos más que pulsar en el botón emergente [Editar], ubicado en el ángulo superior derecho de cada campo. Manual VTiger CRM Página 11
Automáticamente se abrirá el campo en formato de edición y se podrán realizar los cambios deseados. Sólo falta pulsar el botón [Guardar] si se quieren validar los datos cambiados o pulsar el de [Cancelar] para no hacerlo. Protocolo de gestión de las llamadas Desde la vista de detalle de una cuenta podemos gestionar las llamadas relacionadas con la misma. El panel habilitado al efecto contiene los campos: Nº de llamadas, Volver a llamar, Acepta cita e Informe de llamadas. El campo Nº de llamadas, en el formato de edición parcial, aporta una lista desplegable válida para registrar el número total de llamadas que se lleva realizado a la cuenta seleccionada. El campo Volver a llamar, en el formato de edición parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha en la que, por la razón que sea, se deberá llamar a la cuenta seleccionada. El campo Acepta cita, en formato de edición parcial, aporta una lista desplegable válida para registrar la posibilidad de que por el decisorio de la cuenta seleccionada se acepte una cita. El campo Informe de llamadas, en el formato de edición parcial, permite escribir una síntesis de lo sucedido en cada una de ellas. Se debe escribir, anteponiendo el nombre del usuario que realiza la anotación, encima de la información anterior la información más reciente, para que la última información figure en las primeras líneas del campo. Manual VTiger CRM Página 12
Protocolo de gestión de entrevistas Desde la vista de detalle de una cuenta podemos gestionar las entrevistas relacionadas con la misma. El panel habilitado al efecto contiene los campos: Día de la reunión, Estado de la cita, Hora de la reunión, Llamada de confirmación, Acepta evaluación e Informe de las entrevistas. El campo Día de la reunión, en el formato de edición parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha acordada para celebrar la reunión con el decisorio de la cuenta seleccionada. El campo Estado de la cita, en el formato de edición parcial, aporta una lista desplegable válida para registrar el estado en que se encuentra la cita establecida con el decisorio de la cuenta seleccionada. El campo Hora de la reunión, en el formato de edición parcial, aporta una lista de múltiple selección válida para registrar la hora exacta o el abanico horario en el que se puede celebrar la cita establecida con el decisorio de la cuenta seleccionada. Para unificar los criterios de utilización de este campo se deberá tener en cuenta lo siguiente: Cuando se trata de una cita concertada de la que se ha concretado el día de celebración, deberá señalarse el día específico. Si, además, se ha establecido la hora exacta de la reunión, deberá determinarse la hora acordada. Ejemplo: [16:30]. Si se acordó día exacto, sin concretar hora, se señalará ésta con la anotación [00:00]. Si se acordó el día exacto de la reunión, pero dejando la hora abierta a un margen temporal, se seleccionará el abanico horario posible en el desplegable de múltiple selección y se señalará con la anotación correspondiente. Por ejemplo si la hora fuese de 9:30 a 11:00 o de 17:00 a 18:30, se señalaría [9:30; 11:00; 17:00; 18:30]. Para las citas abiertas, aquellas para las que no se ha establecido ni fecha ni hora concreta, se indicará en el campo Día de la reunión el lunes de la semana en que pueda celebrarse, debiendo figurar en el campo Hora de la reunión la anotación [ ]. En todo caso, en la descripción de Informe de las entrevistas deberá dejarse aclarado lo relativo a la fecha y hora de concertación para que no haya ninguna duda. En resumen: Si hay fecha, se aceptó la entrevista. Si hay alguna hora, se cerró el día de la cita y se fijó o queda libre la hora de la reunión. Si la hora es [ ] se trata de una cita abierta. El campo Llamada de confirmación, en el formato de edición parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha en la que, en relación con la cita, se deberá llamar a la cuenta seleccionada. El campo Acepta evaluación, en edición parcial, aporta un desplegable en el que se deberá registrar la posibilidad estimada de que por parte del decisorio de la cuenta seleccionada se acepte una evaluación. Manual VTiger CRM Página 13
El campo Informe de entrevistas, en el formato de edición parcial, permite escribir una síntesis de lo sucedido en cada una de ellas. Se debe escribir encima de la información anterior la información más reciente, para que la última información figure en las primeras líneas del campo. Cada anotación estará precedida del nombre del usuario y de la fecha. Protocolo de gestión de evaluaciones Desde la vista de detalle de una cuenta podemos gestionar las evaluaciones relacionadas con la misma. El panel habilitado al efecto contiene los campos: Día de la evaluación, Estado de la evaluación, Hora de la evaluación, Telefonear, Acepta proyecto e Informe de la evaluación. El campo Día de la evaluación, en el formato de edición parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha acordada para iniciar la evaluación en las oficinas de la cuenta seleccionada. El campo Estado de la evaluación, en el formato de edición parcial, aporta una lista desplegable válida para registrar el estado en que se encuentra la evaluación relativa a la cuenta seleccionada. El campo Hora de la evaluación, en el formato de edición parcial, aporta una lista de selección válida para registrar la hora exacta en la que se ha acordado realizar la evaluación en la sede de la cuenta seleccionada. El campo Telefonear, en el formato de edición parcial, aporta un selector de calendario para registrar la fecha en la que, en relación con la evaluación, se deberá llamar a la cuenta seleccionada. Muy importante Cambio de asignación de cuentas. Al obtenerse una entrevista, el usuario asignado de la cuenta debe pasar de telefonista a comercial. Y al confirmase la realización de la evaluación, deberá pasar de comercial a analista la titularidad de la cuenta. Utilizando el Sistema de CRM Trabajar con listas Pulsando el botón del menú Cuentas en el área de navegación se verá una lista de todos los datos almacenados en el sistema de Vtiger CRM. En el transcurso del tiempo estas listas pueden ser muy grandes y difíciles de manejar. Por otra parte, debido al tamaño limitado de la pantalla, sólo se pueden mostrar algunas columnas. Por lo tanto, es conveniente y por lo Manual VTiger CRM Página 14
general también necesario adaptar las vistas de lista a tus respectivas necesidades. En general, puedes crear listas individuales que podrán estar también disponibles para otros usuarios. El sistema de Vtiger CRM ofrece diversas posibilidades para organizar las listas de acuerdo a tus necesidades. Así dispondrás de una herramienta muy eficaz para la gestión de grandes conjuntos de datos, obtener información automáticamente sobre los cambios o seleccionar datos para su uso posterior. Podrás crear un número ilimitado de puntos de vista individuales de la lista. Personalizar las listas mediante filtros Utilizando como ejemplo el listado de Cuentas veremos cómo organizar un filtrado individual. Este filtro personalizado puede ser transferido a todos los usuarios de una manera general. En principio se pueden establecer los siguientes parámetros: 1. el contenido de las columnas (lo que se muestra), 2. el intervalo de tiempo en que los datos se han creado o modificado, 3. diversos aspectos lógicos y condiciones de los datos almacenados en el sistema de Vtiger CRM. Para crear una nueva vista personalizada de la lista de cuentas, haz clic en [Nueva] del selector de filtros situado en la parte superior derecha de la pantalla. La nueva ventana que se abre, te dará la oportunidad de crear tu propia vista de lista. Consejo Crear listas individuales para trabajar con el sistema de Vtiger CRM resulta fácil. Sin embargo, los errores en la composición de la lista, especialmente con operadores, pueden conducir a resultados inesperados. Por lo tanto, los usuarios inexpertos deben comenzar con listas sencillas y simples filtros lógicos, y deben examinarse cuidadosamente los resultados. Para su creación se recomienda lo siguiente: 1. Introducir un nombre corto para tu lista. 2. Seleccionar el contenido de las columnas (hasta un máximo de 9 campos por lista). 3. Establecer un filtro de tiempo cuando ello sea necesario. Y filtros lógicos o un conjunto de operadores para realizar el filtrado de los datos (hasta 5 condiciones). Manual VTiger CRM Página 15
Si haces clic en [Filtros Avanzados], se abrirá una nueva ventana que te permite una búsqueda más detallada, basada en combinaciones lógicas. Puedes añadir los criterios de búsqueda que necesitas. Puedes alternar entre la base y la búsqueda avanzada en cualquier momento. Haz clic en [Guardar] para crear el nuevo filtro con tus criterios de búsqueda. Manual VTiger CRM Página 16
Búsquedas avanzadas Pulsando el icono [Lupa] se accede a una herramienta de gran alcance para buscar y encontrar rápidamente cualquier información particular. El formulario emergente permite obtener listados selectivos de las cuentas por cada campo que la compone. Pulsando en una de las letras del abecedario se accederá a un listado específico de todas las cuentas que empiezan por la letra seleccionada. También posibilita la realización de búsquedas especiales en la columna del listado que se elija, devolviendo un nuevo listado con los registros que contienen los caracteres a buscar en el campo seleccionado; en este caso, el de las empresas en las que el teléfono empieza por los caracteres 986-33: Módulo Emails Consejo En la vista de lista, en listados de varias páginas, puedes avanzar o retroceder a cualquier página. Debes escribir para ello el número de la página a la que te vas a desplazar en el recuadro en el que se muestra la página actual y pulsar <Enter> Utiliza el módulo Email para administrar la entrada y salida de correos electrónicos desde tu cuenta de correo personal en el dominio magnafor.es. Para gestionar los correos electrónicos puedes ir a [Marketing] > [Emails] Manual VTiger CRM Página 17
o hacer clic sobre la dirección que figura en el campo Email, en el panel Información de la Cuenta, en la vista de detalle o en [Acciones] > [Enviar Email] o pulsar el botón [Enviar un Email] en la vista de lista y accederás a tu Webmail Vtiger CRM. Desde la pantalla [Portada] > [Emails] puedes gestionar todo lo relacionado con la entrada y salida de correos. En el ángulo superior izquierdo se encuentran los botones de acceso para comprobar y redactar correo. Dispones también de un acceso directo para configurar tu cuenta de correo. Manual VTiger CRM Página 18
Nuevo Email Cuando redactas un Email tienes que asociarlo forzosamente con un ítem específico tal como contactos, cuentas, usuarios Para determinar la dirección de envío debes acceder al ítem en el que figura el email del destinatario y automáticamente se insertará como dirección de envío. Si no está dado de alta el ítem tienes que crearlo. Importante Puedes evitar crear un nuevo ítem si te eliges a ti como destinatario en el selector de [Usuarios] y consignas también la dirección del destinatario del envío en [Cco]. Puedes resaltar el texto usando la barra de herramientas para aplicar las opciones de formato de las que dispone el editor. En la página Redactar Correo ingresa la siguiente información para los campos: *A: Haz clic en el selector y desde la lista emergente escoge la persona asignada, la cuenta u otro ítem. CC: Ingresa directamente una o más direcciones para que reciban una copia del email. CCO: Ingresa directamente una o más direcciones para que reciban una copia oculta. *Asunto: Es obligatorio, también, introducir una reseña indicando el contenido del email. Manual VTiger CRM Página 19
Haz clic en el vínculo [Examinar ] para acceder al cuadro de opciones desde el cual podrás enlazar cualquier archivo localizado en tu equipo y adjuntarlo al email. Haz clic en [Abrir] una vez hayas elegido el documento que desees adjuntar al correo que estás componiendo. Puedes repetir la operación y adjuntar hasta seis documentos. Administrar entrada y salida de Emails Puedes ver la lista de emails que recibes, haciendo clic en [Comprobar Correo]. Para eliminar alguno o varios de los emails que recibes o envías, debes utilizar el sistema de selección parcial o total y realizar la acción correspondiente. Puedes seleccionar correos y moverlos a otras carpetas; y con el buscador selectivo puedes encontrar rápidamente y en diferentes campos de búsqueda los emails a los que quieras acceder. Para ver los emails enviados, haz clic en la carpeta [Correos Enviados]. Módulo Documentos Utiliza el Módulo Documentos para crear y administrar archivos que puedes compartir con los demás usuarios. El sistema Vtiger CRM dispone de la posibilidad de ordenar los documentos dentro de Manual VTiger CRM Página 20
diversas carpetas, que puedes crear abriendo [Marketing] > [Documentos] y después el botón [Añadir Carpeta] pulsando con lo que accederás al formulario habilitado para la creación de carpetas. Crear Documento. Para crear un nuevo documento haz clic en el selector rápido [Crear ] > [Nuevo Documento] o pulsa en el icono [Más] de la vista [Marketing] > [Documentos] y accederás al formulario de creación. En el formulario dispones de un completo editor de texto en el que puedes escribir o copiar lo que quieras. Manual VTiger CRM Página 21
Si lo que deseas es subir un archivo existente, debes acceder a él a través de la opción que al respecto existe al final del formulario, habilitando en [Tipo Descarga] la opción [Internal] que te permitirá acceder al archivo de tu ordenador que quieras añadir al documento y subir al CRM. Antes de validarlo mediante la opción [Guardar] debes indicar la opción obligatoria [Asunto] y elegir la carpeta de destino del documento. Módulo contactos Si deseas introducir la información de contactos, haz clic en la entrada [Nuevo Contacto] del menú rápido [Crear ] para acceder al formulario básico. o vete a [Marketing] > [Contactos] y haz clic en el icono completo. para acceder al formulario Los campos estándar que se ofrecen son auto-explicativos. Asegúrate de cumplimentarlos de acuerdo con el fin previsto para cada uno de ellos. Manual VTiger CRM Página 22
Calendario y Actividades Vtiger CRM proporciona un calendario que distingue entre eventos de todo tipo, tales como reuniones, llamadas y tareas. Vtiger CRM ofrece varias posibilidades para entrar o para programar actividades relacionadas con el calendario. Puedes utilizar el calendario directamente, el menú rápido, o crear las actividades a través de cuentas, contactos, etc. Las entradas del calendario pueden y deben estar vinculadas a otros datos almacenados en Vtiger CRM, como contactos o cuentas. El sistema de CRM te ayuda a programar las actividades y te proporciona también un conjunto de herramientas para la gestión eficaz de las actividades. Calendario Si deseas utilizar el calendario para programar un evento o una tarea, haz clic en el icono de calendario en cualquier vista de lista o en el vínculo [Calendario] del área de navegación. La nueva ventana abierta mostrará, en función de la configuración del sistema, una vista calendario o de agenda horaria. En este tipo de vista se muestran todos los eventos programados para un día en particular. Puedes cambiar a una vista semanal, mensual o anual, haciendo clic en el icono apropiado en la parte superior del calendario diario. También puedes cambiar a una vista de lista. Manual VTiger CRM Página 23
Adición de un evento al calendario Para entrar al calendario una reunión o llamada haz clic en el botón [Añadir]. Se abrirá una ventana pop-up en el calendario en la que podrás seleccionar el tipo de evento y registrar los datos convenientes. Campos del evento Tipo de Tarea: Asunto: Descripción: Lugar: Público: Estado: Prioridad Asignado a: Enviar notificación Hora de inicio / Vencimiento Selecciona una llamada o reunión. Debes proporcionar obligatoriamente un nombre para el evento Puedes añadir una breve descripción de este evento Indica dónde se realizará el evento Puedes marcar un evento como Público para ser compartido por otros Por defecto, el Estado se establece como Planeado, por lo que sólo podrás introducir entradas con fechas futuras. Si deseas hacer entradas pasadas deberás cambiar el Estado Debes configurar la prioridad conveniente Por defecto, el usuario que crea el evento es el propietario del mismo. Sin embargo, puedes cambiarlo si es necesario Si marcas esta casilla, un e-mail con la información real del evento será remitido automáticamente al propietario del evento. Puedes utilizar esta función si cambias el propietario del evento Cada evento tiene principio y fin. Por defecto fecha y hora coinciden con la de introducción de datos. Deberás modificarlas al día y hora convenidos Manual VTiger CRM Página 24
Características avanzadas de eventos Cuando creas eventos puedes realizar invitaciones, planificar el envío de recordatorios, programar su repetición o relacionarlo con cuentas y contactos. Para invitar a un usuario deberás elegirlo de los disponibles y añadirlo al campo de los seleccionados para que reciba la invitación vía email. Para mandar un mensaje de recordatorio tienes que programar la fecha de envío. Vtiger CRM no permite cambiar la dirección de correo electrónico a otra distinta de la predeterminada. Además, con Vtiger CRM puedes programar eventos para que se repitan de manera regular. Haz clic en [Repetir] para hacer los ajustes precisos. Además, puedes enlazar y relacionar un evento con tus cuentas o contactos. Manual VTiger CRM Página 25
Tareas Con Vtiger CRM puedes programar tareas. Las tareas tienen que asignarse siempre a un usuario de Vtiger CRM o a un grupo y no tienen una fecha de finalización. Puedes invitar a otros usuarios a las tareas. No se puede vincular a más de un contacto con las tareas, sin embargo, puedes transferir tareas a otros, cambiando el propietario. Importante Las tareas están separadas en tu calendario en la subcarpeta [Tareas]. Hay muchos lugares en Vtiger CRM para poder introducir tareas. Puedes hacerlo desde cualquier vista de detalle o en el calendario. En la ventana de edición que se abrirá podrás introducir la información de la tarea. Manual VTiger CRM Página 26
Uso compartido del calendario De forma predeterminada, el calendario de cada usuario es privado y no hay acceso compartido. Sin embargo, puedes compartir tu calendario o eventos específicos con otros usuarios del sistema de Vtiger CRM. Puedes definir la posibilidad de compartir el calendario con otros usuarios. En el menú [Calendario] selecciona el icono [Preferencias] y accederás a un formulario emergente. Selecciona la lista de usuarios con los que deseas compartir y todos los eventos que estén marcados como públicos, serán visibles para los usuarios comunes. Otros usuarios pueden también editar este evento compartido, pero no están autorizados para eliminarlo, lo que deberá hacer exclusivamente quien lo haya creado. Para hacer público un evento en particular marca la casilla de verificación [Público] cuando se crea un nuevo evento. Manual VTiger CRM Página 27