INTRODUCCION A LA FACTURA DIGITAL Ronda General Mitre, 10. 08017 BARCELONA. TEL. (93) 252 39 00 FAX (93) 280 21 35 http://www.aecoc.es E-Mail: info@aecoc.es Copyright AECOC 2007 Noviembre 2007
Introducción Recientemente se ha aprobado la legislación que regula la factura electrónica basada en firma digital que sustituye y suprime el envío y archivado del papel. A partir de este momento ya podemos facturar sin necesidad de imprimir y ensobrar las facturas, y con total validez legal.! El proceso de facturación ha sido objeto de una enorme revolución tecnológica en los últimos años que ha permitido alcanzar grandes mejoras en la gestión administrativa. Ahora, con la nueva legislación, hemos dado el último paso hacia el adiós definitivo al papel y a la impresora. A finales de 2005, más de 4.000 empresas ya trabajan con factura digital. La mayoría de los distribuidores han apostado por la e-factura, entre ellos: Carrefour, El Corte Inglés, Eroski, Mercadona, Condis, Caprabo,... La factura digital es uno de los principales objetivos del Comité de Administración Comercial, que ya ha apostado decididamente por su impulso y desarrollo. Principales Características de la Factura Digital Recientemente han sido aprobadas un conjunto de medidas legislativas que nos permiten avanzar en la eficiencia en los procesos administrativos. Desde el pasado mes de febrero de 2003 las facturas EDI ya pueden sustituir al papel. Esto es posible gracias a la firma digital, una herramienta que permite garantizar la integridad y autenticidad del documento que se ha firmado, y que por lo tanto nos ofrece unas garantías de seguridad muy elevadas que permiten dar validez al mensaje EDI-Invoic. En primer lugar debe destacarse la regulación de la facturación con firma digital (Orden Ministerial HAC/3134/2002 de 5 de diciembre, publicada en el B.O.E. a fecha 13 de diciembre de 2002). Esta Orden Ministerial se complementa con la Resolución del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que especifica los procedimientos y mecanismos de firma admitidos (Resolución 2/2003 de 14 de febrero, B.O.E. de 17 de febrero). Desde este momento las facturas firmadas digitalmente tienen total validez legal y sustituyen a todos los efectos el papel. Asimismo debe hacerse mención a la publicación del RD 1496/2003 de Facturación de 28 de noviembre, que complementa las medidas descritas en la Orden Ministerial y la Resolución. Los aspectos más destacados del nuevo sistema de factura digital son los siguientes: Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que esté firmada digitalmente. La firma digital no debe entenderse como una firma manuscrita, ya que en ningún caso se exige que las facturas se firmen manuscritamente. No es necesario estar autorizado por Agencia Tributaria ni firmar ningún contrato. También se suprime la homologación de los softwares y las notificaciones. El resultado es un sistema ágil y sin burocracia. Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que podemos enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido (RVA), a través de Internet o a través de un mensaje de correo. La única condición es que estén firmadas digitalmente. Esto es, lo esencialmente importante es que estén firmadas digitalmente, ya que así
garantizamos la seguridad de los datos y que no han sido modificados (integridad) y la identidad del emisor (autenticidad). En cualquier caso es necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar con factura digital. Sin embargo no debe notificarse a Agencia Tributaria ni debe esperarse autorización por su parte. Es muy importante tener presente que la factura electrónica firmada digitalmente, - factura digital -, sustituye por completo a la factura enviada en soporte papel y por lo tanto la factura digital está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel. Es decir, el mensaje EDI-Invoic es la factura original y la que podemos presentar a un inspector. Resumimos a continuación los principales aspectos que recoge la nueva legislación en relación a la factura digital y que debemos tener presentes: a) Contenido de la factura: Evidentemente el mensaje EDI-Invoic deberá contener TODOS los datos que son exigibles a una factura en papel. Por ejemplo, para trabajar con e-facturas será necesario incluir también en el mensaje EDI, entre otros datos, el NIF, razón social y domicilio fiscal. Hasta ahora, estos datos podían no ponerse en el mensaje EDI, ya que éste carecía de validez legal. b) Archivado: Una de las principales ventajas del nuevo sistema es que se elimina la obligación de archivar el papel. Con la e-factura se deberá guardar el mensaje EDI- Invoic y la firma digital, junto con el certificado digital que permite verificar la identidad del emisor. Además, este archivado digital puede realizarse en cualquier lugar, a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a estas facturas. Es decir, cuando se persone un inspector en nuestras oficinas debemos garantizarle el acceso a las facturas almacenadas, pero ya no deberemos presentárselas en papel, sino que los ficheros EDI-Invoic son válidos. c) La firma digital: Se acepta cualquier sistema de firma digital comúnmente aceptado y la firma se puede "incluir" de cualquier forma, siempre y cuando ambas partes (emisor y receptor) lo conozcan. En este sentido, desde AECOC hemos trabajado conjuntamente con los proveedores de soluciones EDI para que la firma se incluya en el mensaje EDI-Invoic en la misma estación de usuario, de forma que es totalmente transparente al usuario y no es necesario modificar el Sistema Interno de Gestión. d) Los certificados: Las autoridades de certificación y los certificados digitales admitidos estarán publicados en la página web de Agencia Tributaria (www.aeat.es). Con carácter general, cualquier certificado reconocido es admitido para firmar facturas. Gracias a la factura digital las empresas pueden reducir los costes de tramitación de facturas (ensobrado, sello, papel y desensobrado) y los costes de archivado de las mismas. Además, la nueva legislación también ha regulado la factura por parte del destinatario de las operaciones y la facturación por terceros, los cuales actuarán, en todo caso, en nombre y por cuenta del empresario o profesional que efectuó la operación objeto de facturación (Ley 53/2002 de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, publicada en el B.O.E. a fecha 31 de diciembre de 2002).
La Firma Digital Qué es la firma digital? La firma digital es una secuencia de datos anejos a un documento, resultado de aplicar un conjunto de algoritmos matemáticos, que permiten ofrecer ciertas garantías de seguridad sobre el documento objeto de firma: - acreditando quién es su autor (autenticación) y - que no ha existido ninguna manipulación posterior de los datos (integridad). Por lo tanto, la firma digital es una herramienta que nos permite ofrecer unas garantías de seguridad en la emisión de una factura. Efectivamente, la factura digital es mucho más segura que la factura en papel. Funcionamiento de la firma digital La firma digital se compone de una clave privada y una pública. Estas claves son indisociables y están ligadas una a la otra. La clave privada solo es conocida por el propietario y nunca debe ser comunicada a otros interlocutores. La clave pública es conocida por el resto de los interlocutores y generalmente es administrada por un tercer agente, la autoridad de certificación. La autoridad de certificación es un agente reconocido y autorizado que genera una secuencia de datos (certificado digital) que vinculan la identidad de una persona o entidad jurídica con su clave pública, de forma que es posible garantizar la identidad del interlocutor a través de combinar la información presente en la firma digital y en el certificado. Para dar a conocer nuestra clave pública se la enviaremos a todos nuestros interlocutores mediante el envío de nuestro certificado digital (que contiene la clave pública) y ello les permitirá que validen la firma. Así, lo que se hace en el emisor es lo que muestra el cuadro anterior: - El emisor calcula un resumen del mensaje a firmar, llamado hash o digest. - Con la clave privada se realiza una operación sobre este hash. El resultado de esta operación se conoce como Firma Digital. El emisor envía al destinatario el documento y la firma digital.
El receptor, por su parte, realiza dos operaciones, como muestra el cuadro adjunto: - Con la clave pública (obtenida del certificado digital del emisor) comprueba que la firma digital es correcta. Para realizar esta comprobación utiliza la clave pública y la firma digital para obtener el hash del documento y, a la vez, vuelve a calcular el hash sobre el documento recibido. Si ambos son iguales, entonces la firma es válida y el receptor tiene certeza absoluta que el documento no ha sido modificado (integridad). - Además, mediante el certificado emitido por una Autoridad de Certificación, el receptor sabe que quien envió el mensaje factura es quien dice ser (autenticidad). Es importante destacar que en ningún caso puede deducirse una clave de la otra, es decir, la clave pública (que se utiliza para validar la firma) no permite al receptor deducir la clave privada (que se utiliza para firmar), de forma que aunque nuestra clave publica sea conocida por todos nuestros interlocutores, ninguno de ellos podrá firmar en nuestro nombre, pues no conocerán nuestra clave privada. Certificados y Autoridades de Certificación Los certificados digitales son un conjunto de datos que vinculan una clave pública con la identidad de una persona física o jurídica, de manera que se puede verificar que efectivamente una clave pública pertenece a quién dice poseerla. Mediante un certificado digital no es posible que otra persona utilice una clave pública que pertenezca a otro individuo. En cierto sentido, un certificado digital es el DNI o Pasaporte en el mundo de las nuevas tecnologías. El uso de los certificados nos permite identificar el emisor de un mensaje a través de la clave pública contenida en el certificado del emisor, garantizando así la autenticación de origen y el no repudio. La Autoridad de Certificación (CA) es la agencia responsable de emitir los certificados y debe ser una entidad en quien las partes involucradas confían. Pueden generarse cadenas de certificados, cada uno certificando al anterior.
El contenido de un certificado es variado, pero como norma general contiene la clave pública y el nombre del propietario, la fecha de expedición y el período de validez del certificado, un número de seriado y la identificación de la Autoridad de Certificación. La característica más importante, sin embargo, es que el contenido de un certificado incluye la firma digital de la Autoridad de Certificación, cerrando así el círculo de seguridad ya que tampoco es posible que un tercer agente suplante la identidad del órgano de certificación. El formato de los certificados está definido por el estándar internacional ITU-T X.509 que especifica cómo gestionar los contenidos de un certificado, creando lo que se denomina una Infraestructura de Clave Pública (PKI, Public Key Infrastructure). La estructura de los certificados X.509v3 está detallada en la RFC2459.
Beneficios de la Factura Digital En resumen, un mensaje EDI-Invoic tiene validez legal siempre que vaya firmado digitalmente. Debemos tener presente que la e-factura es mucho más segura que el papel (autenticación e integridad), es un sistema abierto y aplicable a cualquier marco tecnológico (Red Valor Añadido, Internet, diskette y cualquier sistema de futuro), que permite cualquier formato EDI (EANCOM, XML...) y de mucha mayor accesibilidad (Sin autorización previa y sin registros adicionales). Los principales beneficios de la factura digital pueden resumirse en: Reducción de costes Ahorro de tiempo y personal en tareas que no aportan valor. Mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos. No necesitamos sellos, papel ni ensobrado Archivado de las facturas de forma electrónica, evitando archivar el papel. Mayor disponibilidad de los datos Transmisión electrónica (EDI) Automatización e integración de los datos Los datos no contienen errores Integridad del contenido y seguridad de la identidad del emisor (muy difícil suplantar la identidad) Un estudio estima que pueden ahorrarse 0.7 euros en emisión y cerca de 2,8 euros en recepción, por factura. EMISIÓN PAPEL Coste / unidad EDI Coste / unidad Impresión 0,12 Estación EDI (Hard & Soft) 0,01 Envío (sobre, sello) 0,29 Tráfico 0,03 Tratamiento manual 0,35 Gestión (Dept. Admon.) 0,02 TOTAL 0,76 TOTAL 0,06 AHORRO por factura 0,7 RECEPCIÓN PAPEL Coste / unidad EDI Coste / unidad Recepción y manipulación 0,07 Estación EDI (Hard & Soft) 0,01 Grabación 0,15 Tráfico 0,03 Tratamiento manual 1,68 Gestión (Dept. Admon.) 0,02 Archivado 0,97 Archivado 0,03 TOTAL 2,87 TOTAL 0,09 AHORRO por factura 2,78
Estadísticas de uso de la factura digital e-facturas mensuales Fuentes: EDICOM SERES España 6500000 6000000 5500000 5000000 4500000 4000000 3500000 3000000 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 mar-03 jun-03 sep-03 dic-03 mar-04 jun-04 sep-04 dic-04 mar-05 jun-05 Usuarios e-factura sep-05 dic-05 mar-06 jun-06 sep-06 dic-06 mar-07 jun-07 sep-07 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 86 476 744 3818 3563 3291 2946 2290 2576 1424 1652 5011 4810 4441 4592 4160 5212 5450 5650 0 mar-03 jun-03 sep-03 dic-03 mar-04 jun-04 sep-04 dic-04 mar-05 jun-05 sep-05 dic-05 mar-06 jun-06 sep-06 dic-06 mar-07 jun-07 sep-07 Más Información Para obtener más información no dude en contactar con AECOC por teléfono (93 252 39 00) o bien por email (info@aecoc.es). También puede consultar nuestra oferta formativa en www.aecoc.es (apartado Eventos y Formación).