Manual para usuarios USO DE ONEDRIVE Universidad Central del Este
Contenido 1. QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE OFFICE 365?... 3 1.1 CÓMO ENTRAR A LA PLATAFORMA DE OFFICE 365 DE LA UCE?... 3 ONEDRIVE... 5 2. QUÉ ES ONEDRIVE?... 5 3. CÓMO ENTRAR A ONEDRIVE?... 6 4. CÓMO CREAR NUEVOS DOCUMENTOS EN ONEDRIVE (WORD, EXCEL, POWERPOINT, ONENOTE)? 6 5. CÓMO ABRIR Y MODIFICAR DOCUMENTOS?... 9 6. CÓMO COMPARTIR DOCUMENTOS?... 10 6. CÓMO COMPARTIR DOCUMENTOS CON TODOS?... 13 7. CÓMO DEJAR DE COMPARTIR DOCUMENTOS?... 14 8. CÓMO DESCARGAR DOCUMENTOS?... 14 9. CÓMO ELIMINAR DOCUMENTOS Y CARPETAS?... 16 10. CÓMO RESTAURAR DOCUMENTOS Y CARPETAS ELIMINADOS?... 18 11. CÓMO CREAR CARPETAS?... 19 12. PUEDO USAR ONEDRIVE COMO HERRAMIENTA PARA ALMACENAMIENTO?... 21 13. CÓMO CARGAR DOCUMENTOS A ONEDRIVE DESDE NUESTRA COMPUTADORA?... 21 14. CÓMO ENVIAR O COMPARTIR ARCHIVOS DE ONEDRIVE DESDE OUTLOOK?... 23 Uso de OnDrive 11/02/2015 2
1. Qué es y para qué sirve Office 365? Microsoft Office 365 es un conjunto de servicios y herramientas que permiten obtener acceso al correo electrónico, documentos, contactos, mensajería instantánea, conferencias en línea y calendarios, prácticamente desde cualquier lugar y dispositivo. De este modo es posible trabajar cómo, cuándo, y dónde se requiera, lo que permite responder de manera oportuna peticiones importantes de compañeros, socios o relacionados. El servicio reúne las versiones en línea de las mejores herramientas de comunicación y colaboración de Microsoft que se utilizan en las empresas, organizaciones y centros de estudios para mejorar la productividad. Con Office 365 se puede editar documentos en cualquier explorador con aplicaciones web de Office (como Word, Excel y PowerPoint), revisar correo electrónico en cualquier dispositivo, realizar reuniones en línea para ver y escuchar a socios y clientes, además de que se pueden editar documentos de manera simultánea por varios usuarios, para así realizar trabajos de forma más eficiente y productiva. 1.1 Cómo entrar a la plataforma de Office 365 de la UCE? Lo primero que debemos hacer para comenzar a utilizar las herramientas que ofrece Office 365 es iniciar sesión en la plataforma. A continuación se explica la cuáles son los pasos necesarios para ingresar: 1. En un explorador de internet (puede ser Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, etc) navegar a la dirección office365.uce.edu.do 2. Escribir el nombre de usuario y la contraseña en los espacios correspondientes; luego dar clic en el botón Iniciar sesión (el nombre de usuario es el correo, se puede escribir completo y si desea puede solo escribir la primera parte y no escribir @uce.edu.do) Uso de OnDrive 11/02/2015 3
Lo primero que se le va a mostrar cuando inicie sesión es Outlook, la herramienta que maneja el correo electrónico. Uso de OnDrive 11/02/2015 4
OneDrive 2. Qué es OneDrive? OneDrive es una herramienta personal en la nube donde se puede crear, almacenar, sincronizar y compartir archivos. Esta herramienta la podemos usar como disco duro virtual, como suite ofimática y como biblioteca de documentos. En nuestra cuenta de OneDrive contamos con un terabyte de almacenamiento, espacio suficiente para guardar todos los archivos que necesitamos de una forma más segura y confiable. Estos archivos los podemos acceder desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. Los archivos que tengamos almacenados en la nube los podremos compartir con otros usuarios para que también puedan accederlos o descargarlos si es necesario. OneDrive tiene integradas las principales aplicaciones de Microsoft Office, estas son: Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Con estas aplicaciones podemos crear documentos directamente desde nuestro explorador de internet, sin necesidad de tener instala la aplicación en el dispositivo que estemos utilizando. Los documentos que se almacenen en OneDrive pueden ser editados por varias personas a la vez, facilitando de esta manera el trabajo o colaborativo. Esta es una característica de mucha importancia para todo tipo de usuarios cuando deben trabajar en grupo, incluso cuando están cerca. En primer lugar explicaremos la creación y manejo de documentos de las diferentes aplicaciones de Office que están disponibles en OneDrive; luego explicaremos las funciones de almacenamiento y gestión de archivos en la nube. Uso de OnDrive 11/02/2015 5
3. Cómo entrar a OneDrive? 1. Iniciar sesión en Office 365 como explicado anteriormente 2. Dar clic en la esquina superior izquierda de la pantalla, sobre el ícono 3. Dar clic en OneDrive Después de esto aparecerá la interfaz de OneDrive como se muestra a continuación: 4. Cómo Crear nuevos documentos en OneDrive (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)? En OneDrive tenemos disponible las aplicaciones de la suite ofimática Microsoft Office, la cual es ya bastante conocida. Las aplicaciones que podemos usar son Word, Excel, PowerPoint y 6 Uso de OnDrive 11/02/2015
OneNote. Word es el procesador de textos; Excel es la hoja de cálculo; PowerPoint es la aplicación para hacer presentaciones; y OneNote es la herramienta para el manejo de notas. Los documentos que creemos quedarán almacenados automáticamente en OneDrive, lo que nos asegura que podremos accederlos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además podremos compartirlos con otros usuarios y asignarles diferentes niveles de permisos. En estos documentos pueden trabajar múltiples usuarios al mismo tiempo. A continuación explicamos el procedimiento a seguir para crear documentos de Office en OneDrive. 1. Dar clic en Nuevo 2. Dar clic en el tipo de documento que se desea crear Después de dar clic en el tipo de documento que se desea comenzará a cargar la aplicación correspondiente. Todas las aplicaciones de OneDrive tienen prácticamente la misma interfaz que su aplicación correspondiente en Microsoft Office, por lo que será sumamente fácil familiarizarse con el uso de cada una. Para este ejemplo yo he seleccionado la opción Documento de Word. Uso de OnDrive 11/02/2015 7
Los documentos nuevos se les asignan un nombre por defecto. En la imagen anterior podemos ver que el archivo de Word que creamos tiene como nombre Documento. Siempre es recomendable a cada documento ponerle un nombre que valla acorde con el contenido del mismo para que podamos identificarlos más fácilmente y tener un mejor control y orden en nuestra biblioteca de documentos. Para cambiar el nombre de los documentos sólo tenemos que dar clic sobre el nombre que tiene por defecto (en este caso Documento), escribir el nuevo nombre y finalmente presionar la tecla Enter. A partir de ese momento el documento tomará el nuevo nombre. Con estos pasos se puede cambiar el nombre de documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Mientras estemos trabajando en los documentos los cambios se irán guardando automáticamente, no será necesario hacer clic en un botón cada cierto tiempo como hacemos en Microsoft Office. Uso de OnDrive 11/02/2015 8
Para salir de la aplicación y regresar a nuestro OneDrive solo es necesario dar clic en nuestro nombre que está en la parte superior izquierda de la pantalla. 5. Cómo Abrir y modificar documentos? Para abrir documentos lo único que necesitamos hacer es entrar a nuestra cuenta de OneDrive y hacer clic sobre el documento que deseamos abrir. Inmediatamente se iniciará la aplicación correspondiente en modo sólo vista. En este modo solo podremos visualizar el documento. Uso de OnDrive 11/02/2015 9
Para poder hacer modificaciones debemos dar clic en la opción de menú MODIFICAR DOCUMENTO. Aparacerán dos opciones: o Modificar en Word: Si seleccionamos esta opción el documento se abrirá en la aplicación de Microsoft Word que tengamos instalada en la computadora o Editar en Word Online: Con esta opción podremos modificar el documento directamente en nuestro navegador de internet. Cuando la seleccionamos se activan todos los controles y menúes necesarios para dar formato al documento. Ahí podremos hacer todos los cambios que queramos y estos se guardarán automáticamente. 6. Cómo Compartir documentos? En OneDrive hay varias formas de compartir documentos. Las dos primeras formas son desde la lista de documentos, los pasos necesarios son los siguientes. 1. En la lista de documentos seleccione el archivo que desea compartir dando clic a la izquierda del mismo; el archivo se resaltará Uso de OnDrive 11/02/2015 10
2. Haga clic en la opción Compartir 3. En el nuevo cuadro de diálogo escriba los correos o los nombres de las personas con las que desea compartir el documento 4. Establezca los permisos que le desea dar a los usuarios con los que compartirá el documento. Los permisos disponibles son: o Puede editar: Los usuarios con este permiso podrán hacer modificaciones en el documento o Puede ver: Los usuarios con este permiso podrán entrar al documento, pero no podrán hacer cambios 5. Si así lo desea, escriba un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento compartido. Si no desea enviar un correo electrónico, haga clic en Mostrar opciones y después desactive Enviar una invitación por correo electrónico. 6. Haga clic en Compartir Uso de OnDrive 11/02/2015 11
Otra forma de compartir documentos es la siguiente: 1. Haga clic en los tres puntos que están al lado del documento que desea compartir 2. Aparecerá una nueva sección. En ella haga clic en el botón Compartir 3. Siga los pasos que explicamos anteriormente a partir del punto Estas dos formas de compartir documentos que hemos explicado sirven también para compartir carpetas o archivos que hayamos almacenado en OneDrive, aunque no sean documentos de Office. Otra de las formas que podemos usar para compartir documentos es desde dentro del documento en cuestión. Para ello debemos estar en modo edición y dar clic en el botón Compartir, en la esquina superior derecha. Luego se deben seguir los pasos que ya han sido explicados anteriormente. Uso de OnDrive 11/02/2015 12
6. Cómo compartir documentos con todos? Hay dos formas de compartir documentos con todos los usuarios. 1. La primera es seguir alguno de los procedimientos anteriores para compartir documentos, pero en el cuadro Invitar a personas escriba Todos 2. La segunda forma es colocar los documentos en la carpeta Compartido con todos los usuarios. Para colocar documentos en esa carpeta solo tiene que arrastrarlos hasta ella, dando clic en el ícono del documento y sin soltarlo llevarlo hasta la carpeta. Uso de OnDrive 11/02/2015 13
7. Cómo dejar de compartir documentos? Para hacer que un documento o carpeta sean privados de nuevo puede dejar de compartirlos. Para dejar de compartir siga alguno de los procedimientos que hemos explicado anteriormente y en el cuadro de diálogo elimine a los usuarios con los que no seguir compartiendo. 8. Cómo Descargar documentos? Siempre que lo desee puede descargar copias de los archivos que tenga almacenados en OneDrive. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. De clic en el ícono de tres puntos que está al lado del archivo que desea descargar 2. Se abrirá una nueva sección. Dar clic en el ícono de los tres puntos en esa nueva sección 3. Hacer clic en la opción Descargar una copia Uso de OnDrive 11/02/2015 14
4. Escoger una ubicación para guardar el documento. Uso de OnDrive 11/02/2015 15
9. Cómo Eliminar documentos y carpetas? Cuando consideremos que algún archivo ya no es útil podemos optar por eliminarlo. Los pasos necesarios para hacerlo son los siguientes: 1. De clic en el ícono de tres puntos que está al lado del archivo que desea descargar 2. Se abrirá una nueva sección. Dar clic en el ícono de los tres puntos en esa nueva sección 3. Hacer clic en la opción Eliminar Uso de OnDrive 11/02/2015 16
4. En el cuadro de diálogo confirmar que deseamos eliminar el archivo dando clic en Aceptar Uso de OnDrive 11/02/2015 17
Los archivos no se eliminarán definitivamente, sólo se moverán a la papelera de reciclaje por si en algún momento necesitamos recuperarlo. 10. Cómo Restaurar documentos y carpetas eliminados? Si en algún momento necesitamos usar un archivo que hayamos eliminado lo podemos recuperar de la papelera de reciclaje. Para lograrlo seguimos los pasos que explicamos a continuación 1. En la sección de la izquierda damos un clic a Papelera de reciclaje 2. Seleccionar el archivo que deseamos recuperar 3. Dar clic en el botón Restaurar selección Uso de OnDrive 11/02/2015 18
1. En el cuadro de diálogo confirmar que deseamos restaurar el archivo dando clic en Aceptar Después de eso el archivo se moverá de nuevo a Documentos, y desde ahí lo podremos usar a nuestro antojo. 11. Cómo Crear carpetas? Las carpetas son directorios que podemos usar para almacenar documentos que tengan alguna característica en común. Generalmente la usamos para organizar archivos. En OneDrive las podemos crear de la siguiente forma: 1. Dar clic en el botón Nuevo 2. Dar clic en la opción Nueva carpeta Uso de OnDrive 11/02/2015 19
3. En el cuadro de diálogo escribir un nombre para la carpeta 4. Dar clic en el botón Crear Después de haber creado la carpeta puede mover a ella todos los archivos que desee. Para hacerlo arrástrelos hasta la carpeta que desea. Para crear documentos dentro de la carpeta debe abrir la carpeta dándole clic y luego cree los documentos como explicamos anteriormente. Las carpetas las podemos eliminar utilizando los mismos pasos que explicamos anteriormente para eliminar documentos. Uso de OnDrive 11/02/2015 20
12. Puedo usar OneDrive como herramienta para almacenamiento? OneDrive también lo podemos usar como una herramienta para almacenar todos los archivos que queramos. Esta versión de OneDrive que ofrece la Universidad Central del Este ofrece 1 terabyte de almacenamiento gratuito para cada usuario, o lo que es igual a 1024 gigabytes. Podemos cargar archivos desde nuestra computadora a la nube de forma rápida y sencilla, y estos podrán ser accedidos desde cualquier dispositivo que tenga una conexión a internet. 13. Cómo cargar documentos a OneDrive desde nuestra computadora? 1. Dar clic en el botón Cargar 2. En el cuadro de diálogo seleccionar el archivo que deseamos cargar y dar clic en Abrir (Open si la computadora está en inglés) Uso de OnDrive 11/02/2015 21
El archivo se cargará a OneDrive. Otra forma de cargar archivos a OneDrive es arrastrándolos hasta el explorador y soltándolos sobre el área de los documentos, como vemos en la imagen de abajo. Uso de OnDrive 11/02/2015 22
14. Cómo Enviar o compartir archivos de OneDrive desde Outlook? Cualquier archivo que tengamos almacenado en OneDrive puede ser enviado por correo electrónico si el tamaño no pasa de los 35 megabytes. Podemos optar por enviar el archivo como tal o compartirlo desde Outlook con otros usuarios. En todo caso los pasos necesarios son los siguientes. 1. Entrar a Outlook 2. Dar clic en Nuevo para crear un nuevo correo 3. Dar clic en Insertar y seleccionar la opción Datos adjuntos o archivos de OneDrive 4. En la ventana para adjuntar archivos podemos ver la sección que dice OneDrive. Cuando seleccionamos una de sus opciones se muestran a la derecha los archivos correspondientes. Ahí seleccionar el archivo que desea adjuntar 5. Dar clic en el botón Siguiente Uso de OnDrive 11/02/2015 23
6. En la siguiente ventana seleccionar una de las siguientes opciones o Compartir con OneDrive: para compartir el documento que está almacenado en OneDrive con otros usuarios. Con esta opción el documento no será enviado a los usuarios, pero se les dará permisos para que accedan a el con su cuenta de OneDrive. o Enviar como datos adjuntos: Con esta opción se le enviará una copia del archivo a los usuarios, sin darles permiso de acceder al original que está almacenado en OneDrive. 7. Completar de crear el correo como ya aprendimos anteriormente, llenando los campos necesarios y digitando el cuerpo del mensaje Uso de OnDrive 11/02/2015 24
8. Dar clic en el botón Enviar Uso de OnDrive 11/02/2015 25