PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS Creación de una Plataforma para una Asamblea Virtual de Cooperativas 1.- INTRODUCCIÓN Las Cooperativas, sea cual sea su naturaleza jurídica, tienen una característica común que es la celebración, en forma de asamblea, por parte de todos los socios de una asamblea para dirimir cualquier tipo de circunstancia que se produzca en el seno de dicha cooperativa. A pesar de que son las Asambleas entre socios los actos más comunes dentro de una cooperativa para su interrelación, sí hay que destacar que la creación de esta Plataforma virtual, se podrá aplicar a cualquier tipo de reunión entre los socios de la Empresa de Economía Social 2.- DESCRIPCIÓN La Asamblea, en general, es el órgano supremo de expresión de la voluntad social de la cooperativa, constituida para deliberar y tomar acuerdos por mayoría en las materias propias de su competencia. Las competencias de éstas son: Nombrar y revocar a los miembros de los órganos sociales y de los auditores de cuenta. Examinar la gestión social, aprobar las cuentas anuales y distribuir excedentes e imputar pérdidas, establecer nuevas aportaciones obligatorias, los intereses a devengar y las cuotas de ingreso o periódicas. Modificar los estatutos. Constituir cooperativa de 2º o ulterior grado y acordar la separación de ellas. Aprobar la fusión, escisión, transformación, cesión global del activo y
del pasivo y disolución de la cooperativa. Modificación sustancial de la estructura económica, organizativa o funcional de la cooperativa. Aprobación o modificación del reglamento interno. Otras atribuidas por la ley o los estatutos. Existen tres tipos principales de Asambleas: Ordinarias, Extraordinarias y Universales. ASAMBLEA ORDINARIA: Este tipo de asamblea es obligatoria y tiene que celebrarse dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio social. En ella se examina la gestión social, las cuentas anuales, la distribución de ganancias, la imputación de las pérdidas y se traza la política general de la cooperativa. ASAMBLEA EXTRAORDINARIA: Este tipo de asamblea no es obligatoria como la anterior y se puede celebran en cualquier momento. El tipo de materia a tratar pueden ser de muy diversa índole, siempre y cuando no se correspondan a la Asamblea General Ordinaria. ASAMBLEA UNIVERSAL: En este tipo de asamblea no se precisa una convocatoria previa. Es necesaria la presencia de todos los socios y todos deben aprobar y firmar el orden del día y la lista de asistentes. Esta asamblea tiene la potestad de poder tratarse y decidirse cualquier cuestión de competencia asamblearia. Como se puede constatar, los 3 tipos de Asambleas de cooperativas están sujetas de una manera u otra a la presencia física de sus socios. Además en alguna de ellas, como en la Asamblea Universal, se requiere la presencia física de todos los socios. Con el desarrollo de las denominadas TIC's (Tecnologías de la información y la Comunicación), y algunas herramientas derivadas, como certificados
digitales o firmas electrónicas, que aseguran la identidad de los usuarios, se plantea la modificación de las pautas seguidas hasta ahora en la presencia de los socios en las asambleas. De este modo, la técnica permite a un socio que se ausente por motivos de viajes, trabajo, salud, etc. asistir, si lo desea, de una manera virtual a dicha asamblea, o al tipo de reunión que convenga, con la total seguridad de que la persona que esté al otro lado de la plataforma es la que se asegura que es. La aplicación será un programa informático residente en cada uno de los ordenadores de los socios, de tal forma que permita la interconexión mediante una red privada virtual (VPN), de todos los socios ausentes desde cualquier ubicación con conexión a Internet en cualquiera de sus variantes: alámbricas, inalámbricas o 3G, con total garantía de identidad ya sea mediante certificado electrónico o firma digital, con el propio lugar físico de la Asamblea, o de la reunión convenida. Algunos de los aspectos más relevantes del desarrollo de este proyecto y que hay que reseñar son los siguientes: Para todo tipo de Asambleas, la aplicación emitirá una serie de certificados digitales para los socios, cuya contraseña y uso sólo conocerán estos, para garantizar que la persona que se reúne virtualmente con el resto de los socios, es la que realmente se acredita, imposibilitando así su uso a otra persona que accediese al ordenador donde estuviese instalado el certificado. Para Asambleas de Creación o de otro ámbito, en el que se genere un documento oficial para ser transmitido a alguna administración pública, también se podrá utilizar un certificado oficial de la Fábrica de Moneda y Timbre mediante el cual se podrá firmar dicho documento digitalmente y dar curso telemático desde cualquiera de los PC de los socios. Para Asambleas Universales, esta aplicación será especialmente útil,
ya que son estas Asambleas en las que deben concurrir y estar presentes necesariamente todos los socios. Con la implantación de esta sistema, los socios que quieran estar en una Asamblea Ordinaria o Extraordinaria, ya no tendrían que dejar de hacer viajes de fuerza mayor debido al interés en estar presentes en ésta. La aplicación constará de un modo de VOTO VIRTUAL por el que se podrán crear distintos sistemas de votación con las opciones disponibles a debatir, y la contabilización de votos según la opción elegida por el socio en presencia virtual. El programa integrará vídeo, voz y texto, para que todos los socios se puedan oír, ver y leer en tiempo real. Dependiendo del ancho de banda de la conexión remota, y frecuencia de refresco de la pantalla (de 6 a 60 imágenes por minuto), los socios se podrán ver con una mayor o menor calidad. Si los socios lo consideran oportuno, las Asambleas sólo serán de voz o incluso de texto, tipo chat. La aplicación permitirá el envío de documentos para su lectura o consideración de modo virtual antes o durante la Asamblea. Igualmente, se podrán crear modelos para crear actas directamente mediante formularios previamente formateados con los datos y logos de la Cooperativa. 3.- FASES DEL PROYECTO El proyecto constará de las siguientes fases orientativas, debiendo estar el presupuesto a presentar desglosado según las fases determinadas:
Fase 1: Configuración de Servidor de contenidos para videoconferencias. Fase 2: Configuración del Servidor Expendedor de Certificados Digitales.. Fase 3: Creación del Interfaz de la plataforma en Software Libre. Fase 4: Creación del sistema de expedición de documentos y actas para la asamblea. Fase 5: Creación del sistema de Voto Virtual. Estas fases establecidas son orientativas, pudiendo cada empresa, en su solicitud, añadir o eliminar alguna de las contempladas. 4.- DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR 1. Documentación administrativa: Cada entidad licitante deberá presentar un dossier que contenga sus datos identificativos empresariales (Razón Social, Representantes y/o Apoderados que firman la propuesta, Forma Jurídica, CIF, Datos Registrales, Domicilio Social, etc.) y una memoria explicativa de las actividades de la Empresa de Economía Social. 2. Propuesta técnica La oferta técnica que se presente para participar en este proceso de licitación deberá contener, con la estructura y títulos establecidos, la siguiente documentación: 2.1. Descripción general: Descripción general de la propuesta de trabajo ofertada, con detalle de las distintas fases que la componen. 2.2. Metodología: Exposición de los procedimientos a seguir para el desarrollo de las distintas tareas.
2.3. Equipo Humano: Relación de técnicos que participarán en el proyecto, por niveles profesionales, con detalle de horas de dedicación de cada uno, en cada fase del mismo, pertenezcan o no a la empresa, con indicación de tal circunstancia. 2.4. Cronograma: Cronograma de ejecución y desarrollo del proyecto, con detalle de cada una de las fases del mismo. 2.5. Experiencia Profesional: Referencias de proyectos de similares característica en los que ha participado, tanto a nivel de empresa, como de profesionales, destacando uno de ellos con mayor detalle. 2.6. Presupuesto: Presupuesto pormenorizado de cada fase del proyecto, identificada en el cronograma. 2.7. Mantenimiento y Asistencia Técnica: Se deberá acompañar el presupuesto y detalle del servicio de mantenimiento y Asistencia Técnica ofrecido y que estará vigente durante los años de garantía ofrecidos. Este punto no formará parte del presupuesto, pero será determinante a la hora de valorar la propuesta. Valor Añadido: Descripción detallada de fases, acciones o elementos, que incorporen mejoras sustanciales a la propuesta en general y a las características definidas en el presente pliego. 5.- PRESUPUESTO: El presupuesto deberá estar acorde con el proyecto a presentar y con las fases estipuladas, teniéndose en cuenta por igual todas las ofertas recogidas, sea cual sea la cuantía, siempre que la calidad de los trabajos solicitados esté acorde con el proyecto presentado. 6.- CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN:
La adjudicación del proyecto se realizará en base a la valoración de los siguientes criterios: a) Oferta económica b) Valor añadido c) Experiencia empresa d) Contenido y alcance de la propuesta 7.- PLAZO DE EJECUCIÓN: Para la elaboración de los estudios y el diseño y elaboración del conjunto de propuestas se establece un plazo, orientativo, de 9 meses a partir de la firma del contrato de colaboración que, no obstante, establecerá plazos intermedios en función de las necesidades de comunicación pública de los avances, en los foros que la institución contratante estime necesario. Un valor añadido de las propuestas presentadas también será el plazo de ejecución establecido por cada empresa solicitante, debido a que el plazo convenido en el párrafo anterior sólo es orientativo. 8.- PRESENTACIÓN DE OFERTAS: Las ofertas a este pliego de condiciones técnicas se presentarán solo por vía electrónica, en formato pdf, y a la siguiente dirección: info@innoves.es, en un plazo máximo de 15 días naturales desde la publicación de este pliego, finalizando por tanto este plazo el 3 de marzo de 2009, a las 16 horas. Una vez recibida, Innoves confirmará su correcta recepción mediante el envío de correo a la dirección electrónica desde la que se remitió. Por consiguiente, no se podrá considerar recibida la documentación que no haya sido expresamente confirmada mediante el envío de dicho correo. 9.- RESPONSABLE DE PROYECTO Y CONTACTO: El responsable de proyecto es el director técnico de la Fundación Innoves, D. Ismael Medina Claros (info@innoves.es), que atenderá e interpretará cualquier incidencia o duda que pudiera plantearse.