1000-001-014 POLíTICAS, BASES Y LlNEAMIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICIONES, APROBADAS POR EL H. CONSEJO TECNICO CON; Acuerdo ACDO.SA2.HCT.24111 O/354.P.DAED Noviembre, 2010. FE~HA '3 Ote 2010FOll()~. 4 - ' UNIDAD D. E ORGANIZACION y CAUDAD- VALIDADO y REGISTRACO j " '-, "'"J I ~- -~-''-' -- --
ÍNDICE Página INTRODUCCIÓN 5 GLOSARIO 6 ÁMBITO DE APLICACIÓN Y MATERIA QUE REGULA 11 CAPITULO I. POLÍTICAS GENERALES 12 CAPITULO II. BASES Y LINEAMIENTOS 19 Elaboración del programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios. Servidores públicos autorizados para firmar las requisiciones o solicitudes de los bienes; información y documentación que deberán proporcionar al área contratante. Prueba de factibilidad para determinar la conveniencia de la adquisición, arrendamiento o arrendamiento con opción de compra de bienes. Estudio de costo beneficio para determinar la conveniencia de la adquisición de bienes muebles usados o reconstruidos, así como el nivel jerárquico para autorizar dicha contratación. 19 19 24 25 Investigación de mercado. 26 Consolidación de contrataciones. 27 Responsables de llevar a cabo los diversos actos de los procedimientos de contratación, o que se relacionen con éstos, emitir y firmar las actas correspondientes y encargarse de su notificación; solicitar la cancelación de partidas o procedimientos de contratación; suscribir los diferentes documentos que se deriven y para llevar a cabo las evaluaciones técnica, legal y económica de las proposiciones; así como, las áreas responsables a las que se encuentren adscritos dichos servidores públicos. 28 Página 2 de 54 Clave: 1000-001-014
Servidores públicos de las áreas requirentes, que podrán firmar la justificación de los supuestos de excepción a la licitación pública a que se refiere el párrafo segundo del artículo 40 y el artículo 41 de la Ley. Responsables de la contratación (elaboración de convocatorias y contratos, convenios modificatorios, administración de contratos, aplicación en su caso de deducciones y penas convencionales). Rescisión de los contratos, terminación anticipada de éstos, así como la suspensión en la prestación de los servicios. 31 32 32 Condiciones de pago. 35 Modificaciones a las POBALINES. 36 Acreditación para que una dependencia o entidad funja como proveedor o contratista. Condiciones conforme a las cuales deberán sujetarse las contrataciones fundadas en los casos de excepción a la licitación pública previstos en los artículos 41 y 42 de la Ley. Criterios para determinar la adquisición de bienes muebles usados o reconstruidos, así como para solicitar el avalúo correspondiente, en términos de lo dispuesto en el artículo 12 Bis de la Ley. 36 36 38 Sustentabilidad ambiental. 38 No recepción de propuestas. 39 Devolución o destrucción de las proposiciones. 40 Otorgamiento de anticipos en los contratos, sus porcentajes y su amortización. Condiciones que deberán cumplirse para la recepción de bienes y prestación de servicios, inspecciones de calidad y canje. 40 41 Decrementos o incrementos a los precios contratados. 47 Página 3 de 54 Clave: 1000-001-014
Garantías de cumplimiento de contratos y otorgamiento de anticipos. 49 Excepción de la garantía de cumplimiento. 51 Términos y condiciones en la aplicación de penas convencionales y deducciones. 52 Seguimiento al programa de desarrollo de proveedores. 53 Incorporación de información de proveedores a COMPRANET. 53 TRANSITORIOS 53 Página 4 de 54 Clave: 1000-001-014
INTRODUCCIÓN El presente documento, se expide de conformidad con lo previsto en el penúltimo párrafo del artículo 1 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y al contenido del artículo 3 de su Reglamento, en lo relativo a su actualización se considero el Acuerdo por el que se emiten diversos lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y de Obras Públicas y Servicios relacionadas con las mismas (CAPÍTULO PRIMERO, DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA EXPEDICIÓN DE POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS), publicado por la Secretaría de la Función Pública en el Diario Oficial de la Federación el 9 de septiembre de 2010. Su objetivo es el de establecer los términos que permitan realizar procedimientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, que coadyuven a las áreas contratantes y requirentes del Instituto Mexicano del Seguro Social al cumplimiento de las metas y programas institucionales, con apego al marco de legalidad que garantice la libre competencia, transparencia, economía, imparcialidad, honradez, eficiencia y eficacia en las operaciones y toma de decisiones en dicha materia, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Este instrumento fue actualizado de conformidad con las reformas a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 28 de mayo de 2009, y autorizado por el Comité Institucional de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios mediante el Acuerdo Número 105/2010 de fecha 21 de julio de 2010; el cual en consecuencia de la publicación del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público en el Diario Oficial de la Federación el 28 de julio de 2010, fue modificado y ratificada su autorización por el Comité Institucional de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios con Acuerdo Número 111/2010 de fecha 1 de septiembre de 2010; tomando en consideración que con posterioridad a lo antes señalado fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de septiembre de 2010 el Acuerdo por el que se emiten Diversos Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y de Obras Públicas y Servicios relacionadas con las mismas, se realizaron los ajustes mencionados en el presente instrumento. Página 5 de 54 Clave: 1000-001-014
GLOSARIO DE TÉRMINOS administrador de contrato: Servidor (es) público(s) responsable de supervisar que se cumplan en tiempo y forma los compromisos contenidos en el contrato. En tratándose de compras centralizadas, la administración del contrato recaerá en cada una de las Delegaciones y UMAE s. área concentradora: La designada para recibir, analizar y concentrar el requerimiento de las áreas requirentes, así como integrar los dictámenes de disponibilidad presupuestal y las especificaciones técnicas, para que en representación de todas las áreas requirentes, realizar el envío del expediente al área contratante, firmar el contrato como representante de los administradores de éste, y en su caso, emprender las acciones necesarias para evitar el desequilibrio en el ejercicio de los contratos. bienes de consumo: Los que se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como Bienes de Uso Terapéutico y No Terapéutico. bienes de inversión: Son los bienes muebles que pasan a formar parte del Activo Fijo del Instituto y que pueden trasladarse de un lugar a otro por si mismos o por efecto de una fuerza exterior, sin que se modifique su estructura, cuyo costo sea mayor a 60 salarios mínimos vigentes en el Distrito Federal. bolsa única de ofertas (BUO): Es la modalidad de adquisición de bienes de consumo terapéutico por adjudicación directa que opera vía internet; y consiste en la publicación de los mismos que son utilizados por el IMSS y el registro de ofertas de los interesados. CABCS: Coordinación de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. canje: Es la obligación que contraen los proveedores con el Instituto, para sustituir bienes con defectos de calidad, que no cumplen las especificaciones o con una vigencia menor a la señalada en el contrato. catálogo general de artículo (CGA): Relación de claves con descripciones y tipos de presentación, por grupo de suministro ( bienes de consumo y bienes de inversión). CCA: Coordinación de Control de Abasto. Página 6 de 54 Clave: 1000-001-014
CECOBAN: Centro de Compensación Bancaria. CDAE: Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento. CIAAS: Comité Institucional de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. COCTI: Coordinación de Control Técnico de Insumos CLC: Coordinación de Legislación y Consulta. COFECO: Comisión Federal de Competencia. COFEPRIS: Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios. concentración de bienes: Actividad que realizan las unidades almacenarias, con objeto de proceder al canje. contratación centralizada: Actividad que se realiza por el nivel normativo para cubrir necesidades de la estructura institucional. CTBST: Coordinación Técnica de Bienes y Servicios Terapéuticos. CTBSNT: Coordinación Técnica de Bienes y Servicios No Terapéuticos. CTBI: Coordinación Técnica de Bienes de Inversión. cuadro básico institucional (CBI): Documento que relaciona los bienes por grupo de suministro determinado como fundamentales e indispensables para la operación del Instituto. EMA: Entidad Mexicana de Acreditación, A.C. DAED: Dirección de Administración y Evaluación de Delegaciones. DAU: Dirección Administrativa en la UMAE. defecto de calidad: Diferencia que presentan los bienes en relación a los requisitos de calidad, detectados en la recepción, suministro o uso de los mismos; así como en el resultado de la evaluación por parte de las áreas técnicas o de las evaluaciones que realice la COCTI. Página 7 de 54 Clave: 1000-001-014
dictamen técnico de resultados no satisfactorios: Es el resultado que se deriva de las evaluaciones realizadas a través de la COCTI. delegaciones: Las Delegaciones Regionales, Estatales y del Distrito Federal. DJ: Dirección Jurídica. DPM: Dirección de Prestaciones Médicas. inspecciones de calidad: Son las acciones encaminadas a evaluar, medir, contrastar o ensayar las características de calidad de un producto o servicio para determinar su conformidad con los requisitos establecidos en los procedimientos de contratación. insumos para la salud: Son aquellos bienes terapéuticos que se consideran como medicamentos, equipos médicos, prótesis, órtesis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico, material quirúrgico, de curación y algunos productos higiénicos, éstos últimos en los términos de la fracción VI del artículo 262 de la Ley General de Salud. Instituto o IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. INCOTERMS: Términos internacionales de comercio. muestras: Cantidad representativa de un total de bienes, que se utiliza para verificar el cumplimiento de los requisitos de calidad, solicitados en el procedimiento de contratación. OIC: Órgano Interno de Control en el IMSS. orden de reposición: Es la acción mediante la cual se solicita a los proveedores la reposición de los bienes de consumo que se requieren en los almacenes del Instituto para la administración de los contratos, realizada a través del SAI por transmisión electrónica, vía internet, o en forma manual. PREI: Sistema de Planeación de Recursos Institucionales y que provee información integral y en línea a las principales áreas del Instituto. prueba de factibilidad: Acción para determinar la conveniencia de adquirir, arrendar o arrendar con opción a compra. Página 8 de 54 Clave: 1000-001-014
prueba de funcionalidad: Verificación física o documental que realizará el área técnica con objeto de certificar que los bienes susceptibles de contratación correspondan o sean superiores a las características previstas en el requerimiento. SAI: Sistema de Abasto Institucional. SE: Secretaría de Economía. SEMARNAT: Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales. servicios integrales: Alternativa de contratación de servicios para la realización de procedimientos diagnósticos o terapéuticos, completos y específicos, conforme a la Norma que establece las disposiciones generales para la planeación, implantación y control de servicios médicos integrales, emitida por la DPM del Instituto. SICORC: Sistema de Consultas y Orientación sobre las Reservas de Compras. UA: Unidad de Administración UMAE s: Unidades Médicas de Alta Especialidad. umbrales: Montos de referencia establecidos en el artículo 1001, párrafo 1 inciso C del capítulo de compras del sector público del Tratado de Libre Comercio de América del Norte y sus correlativos en los demás tratados de Libre Comercio a partir de los cuales se define el ámbito de aplicación de las disposiciones de dichos títulos o capítulos. unidades almacenarias del IMSS: Es el área donde se reciben, custodian, guardan, almacenan, controlan y despachan bienes de consumo e inversión, dentro de la circunscripción que le corresponda. Tienen la facultad de otorgar sellos de alta por la recepción de los bienes. En el IMSS, las áreas consideradas como unidades almacenarias, son las siguientes: almacén central. almacén delegacional. almacén de UMAE almacén de unidad médica. farmacia. almacén de unidad no médica. Página 9 de 54 Clave: 1000-001-014
URG: Unidades Responsables del Gasto. Las definiciones contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y en su Reglamento, se omiten del presente glosario y se aplicarán según corresponda a las presentes POBALINES. Página 10 de 54 Clave: 1000-001-014
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y MATERIA QUE REGULA Las presentes políticas, bases y lineamientos, son de aplicación y observancia obligatoria en el Instituto, para todas aquellas áreas que directa o indirectamente estén relacionadas o interactúen en la materia que se regula a través de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, su Reglamento y el Acuerdo por el que se emiten diversos lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Página 11 de 54 Clave: 1000-001-014
CAPÍTULO I POLÍTICAS GENERALES 1. Las CDAE S, deberán considerar como nivel de inversión máximo autorizado entre 1.9 y 2.2 meses; correspondiendo a éstas, determinar aquellas claves que por su alto volumen o difícil adquisición, sea conveniente contar con inventarios de hasta 3 meses como máximo, así como determinar las claves en las cuales disminuirán sus niveles de inversión, para lograr el balance referido. 2. Las DAU S, deberán considerar como nivel de inversión máximo autorizado entre 1.2 y 1.4 meses; correspondiendo a éstas, determinar aquellas claves que por su alto volumen o difícil adquisición, sea conveniente contar con inventarios de hasta 2 meses como máximo, así como determinar las claves en las cuales disminuirán sus niveles de inversión, para lograr el balance referido. 3. Los niveles de inversión citados en el numeral anterior, no aplican tratándose de productos biológicos y metas médicas. 4. Las áreas contratantes del Instituto, serán las que establezcan en los procedimientos de contratación, el tipo de abastecimiento, proveedor único o número de fuentes de abastecimiento (abastecimiento simultáneo); así como el que la contratación se realice a través de contratos abiertos, por tratarse de bienes de uso reiterado; el área requirente será la responsable de supervisar el cumplimiento del contrato a través del servidor público designado como administrador del mismo. 5. La CABCS por conducto de la División de Normatividad de Adquisiciones y la CLC por conducto de la División de Contratos y Convenios de Adquisiciones, elaborarán conjuntamente, los formatos de convocatoria de licitación pública y los correspondientes a las invitaciones a cuando menos tres personas; así como los formatos de contratos para la adquisición, arrendamiento de bienes, contratación de servicios y servicios médicos integrales, los que adaptarán las áreas contratantes de acuerdo a las características del bien o servicio. En los formatos de contrato, o en su caso, de convenios modificatorios que se elaboren, la CLC por conducto de la División de Contratos y Convenios de Adquisiciones, determinará la conveniencia de incluir el modelo de cláusula de arbitraje, y previo a la suscripción del contrato o convenio, presentarse al titular de la UA para su autorización. Página 12 de 54 Clave: 1000-001-014
6. La DAED por conducto de la CABCS difundirá vía documental y electrónica a las áreas contratantes, en un término de 10 (diez) días hábiles contados a partir del día siguiente en que sean autorizados mediante oficio, los formatos de convocatoria de licitación pública y los correspondientes a las invitaciones a cuando menos tres personas; así como los formatos de contratos autorizados a que se refiere el numeral anterior, para que los utilicen en la elaboración de sus proyectos de convocatoria o de invitaciones a cuando menos tres personas para la contratación específica de bienes o servicios. 7. Cuando las áreas contratantes consideren sugerencias para modificar los formatos de convocatoria de licitación pública y los correspondientes a las invitaciones a cuando menos tres personas, así como los formatos de contratos autorizados y difundidos, de conformidad a lo indicado en la política 6, la DAED por conducto de la CABCS y la DJ por conducto de la CLC, analizarán conjuntamente las sugerencias recibidas y, en caso de proceder, realizarán la modificación correspondiente al formato. 8. Una vez elaborados por las áreas contratantes, los proyectos de la convocatoria a la licitación para la contratación específica de bienes o servicios, deberán ser difundidos por estas, en COMPRANET y en la página de Internet del IMSS, en el link IMSS va a Comprar-IMSS Compró al menos durante 10 (diez) días hábiles, contados a partir del día siguiente al de su difusión, señalando la dirección electrónica en donde se podrán recibir, en su caso, los comentarios respectivos. No obstante el plazo mínimo señalado en el párrafo anterior, a petición de las áreas requirentes, las áreas contratantes otorgarán un plazo mayor de duración de publicación en el portal, en función de la complejidad del proyecto de la convocatoria y/o sus especificaciones técnicas. 9. Durante dicho plazo, de recibirse comentarios, las áreas contratantes o, en su caso las áreas técnicas, los analizarán y determinarán su procedencia o improcedencia y las razones de ello; en caso de ser procedentes se realizarán las adecuaciones correspondientes a los proyectos de convocatoria. Los comentarios que se reciban, se deben incluir en un documento, identificando a la persona que los realiza, así como las razones que sustenten su procedencia o improcedencia. Dicho documento, deberá ser suscrito por el responsable de la contratación y su superior jerárquico, el cual deberá difundirse en COMPRANET previamente a la publicación de la convocatoria a la licitación pública correspondiente. Página 13 de 54 Clave: 1000-001-014
La convocatoria a la licitación pública y, en su caso, sus modificaciones serán publicadas en COMPRANET, en días hábiles y por una sola ocasión. 10. A juicio de la DAED, se podrán celebrar reuniones, por conducto de la CABCS, para la revisión de los requisitos, requerimientos y condiciones del proyecto de la convocatoria que contempla las bases de licitación y del formato a la invitación a cuando menos tres personas, en cuyo caso se podrá invitar a las Cámaras o Asociaciones empresariales del ramo para participar en las mismas. 11. Las áreas contratantes cuando apliquen el criterio binario en la evaluación de las proposiciones presentadas por los licitantes, podrán determinar como precio conveniente, aquel que resulte de obtener el promedio de precios preponderantes de las proposiciones aceptadas técnicamente; al que en su caso se restará el 40%, de conformidad con lo previsto en el artículo 51 del Reglamento de la Ley. Asimismo, como precio no aceptable el que como resultado de la investigación de mercado, resulte superior en un 10% al ofertado, conforme a lo que en este sentido prevé la Ley y el artículo 51 de su Reglamento. 12. Tratándose de contrataciones que realicen las áreas contratantes, en procedimientos de adjudicación directa, a través del mecanismo de la BUO, para solventar necesidades en volúmenes mínimos indispensables, por incumplimiento, fuerza mayor o caso fortuito, o en su caso, claves que hayan resultado desiertas; conforme a las reglas de operación de este mecanismo, el área contratante deberá solicitar al proveedor, que al momento de que realice la entrega de los bienes, haga entrega del pedido debidamente suscrito. 13. En la contratación de servicios médicos integrales, las áreas requirentes y contratantes, en el ámbito de sus respectivas competencias, deberán considerar los aspectos, criterios y demás disposiciones contenidas en la Norma que establece las disposiciones generales para la planeación, implantación y control de servicios médicos integrales, emitida por la DPM del Instituto. 14. Para la contratación de bienes o servicios, se requerirá el cumplimiento de la Norma Oficial Mexicana, Norma Mexicana, Norma Internacional, Norma de Referencia o Especificación Técnica, según aplique; aplicando sólo las elaboradas conforme a la Ley Federal sobre Metrología y Normalización. Los bienes o servicios sujetos al cumplimiento de alguna Norma Oficial Mexicana, Norma Mexicana, Norma Internacional, Norma de Referencia o Especificación Técnica, deberán contar con el documento que los avalen, de acuerdo a lo siguiente: Página 14 de 54 Clave: 1000-001-014
14.1 Cuando se trate de Normas Oficiales Mexicanas, Normas Mexicanas y Especificaciones Técnicas se deberá solicitar el certificado emitido por un Organismo de Certificación acreditado por la EMA. 14.2 Donde no existan Normas Oficiales Mexicanas o Normas Mexicanas, se requerirá del cumplimiento de la Norma Internacional, a través del documento que acredite su conformidad. En caso de que la EMA, cuente con acreditaciones de Organismos de Certificación o Laboratorios de Prueba para tal efecto, el documento que se reconocerá como cumplimiento a la Norma Internacional será el que otorguen las personas acreditadas por la EMA. 14.3 Para el caso de que no existan Organismos de Certificación acreditados, se deberá solicitar el informe de resultados emitido por un Laboratorio de Pruebas acreditado por la EMA, conforme a lo que establece la Ley Federal sobre Metrología y Normalización. 14.4 Cuando no existan personas acreditadas por la EMA, los bienes deberán cumplir con la descripción completa contenida en el Catálogo de Artículos del IMSS. 14.5 En caso de no existir Norma Oficial Mexicana, Norma Mexicana, Norma Internacional, Norma de Referencia o Especificación Técnica aplicable, o bien Organismos de Certificación o Laboratorios de Prueba acreditados, el área requirente bajo su responsabilidad lo hará del conocimiento de la contratante, indicando las especificaciones del bien o servicio y la metodología de evaluación a emplear. 14.6 En el caso de insumos para la salud la calidad de los mismos, se demostrará mediante el Registro Sanitario, expedido por la Secretaría de Salud, conforme a lo dispuesto en la Ley General de Salud y el Reglamento de Insumos para la Salud. 15. La adquisición de bienes de inversión capitalizables será responsabilidad de la CABCS; los bienes considerados no capitalizables podrán ser adquiridos por cualquier unidad compradora, previa autorización de las áreas normativas correspondientes, conforme al monto previsto por el H. Consejo Técnico; el área requirente deberá determinar el plazo de la garantía de operación de los bienes, mismo que será entre tres y diez años, así como el plazo que garantice la existencia de consumibles y/o accesorios para su funcionamiento, en el caso en que se requieran. Página 15 de 54 Clave: 1000-001-014
16. Por concepto de gastos no recuperables conforme a lo previsto en los artículos 101 y 102 del Reglamento de la Ley, en relación con los artículos 38, 46, 54 Bis y 55 Bis de la Ley, el Instituto podrá pagar éstos a los licitantes o proveedores, según sea el caso, previa solicitud por escrito acompañada de los documentos siguientes: a) Copia de la identificación oficial de la persona que haya realizado los trámites relacionados con el procedimiento de contratación, b) Facturas originales que reúnan requisitos fiscales, y c) Comprobante del domicilio fiscal. La solicitud se realizará ante el área requirente para su validación y en caso de proceder, remisión posterior para pago, a la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones dependiente de la Dirección de Finanzas, o ante la Jefatura Delegacional de Finanzas o de la Unidad Médica correspondiente. 17. En toda licitación pública, se aceptará la presentación de proposiciones conjuntas, salvo que el área requirente dictamine por escrito, que existen causas justificadas para no aceptar la presentación de proposiciones conjuntas. Dicho dictamen, deberá precisar las razones y justificaciones para ello, particularmente los aspectos relativos a que, con tal determinación, no se limita la libre participación. Corresponderá a los servidores públicos de las áreas requirentes, de los niveles jerárquicos que se indican a continuación, la suscripción del dictamen correspondiente: I. A nivel normativo: Indistintamente, los Directores o los Titulares de Unidad o Coordinadores o los Jefes de División que de éstos dependan. II. En las Delegaciones: El Jefe de Servicios de que se trate. III. En las UMAE S: Los Directores de que se trate. Página 16 de 54 Clave: 1000-001-014
18. En los procedimientos de licitación y de invitación a cuando menos tres personas, el área contratante deberá invitar con cinco días hábiles de anticipación, en calidad de asesores, solo con voz, a los representantes del área jurídica y del órgano interno de control en el Instituto, debiendo indicar el tipo de bien o servicio a contratar, tipo de procedimiento, fundamento legal y presupuesto autorizado. Para el caso de procedimientos de adjudicación directa, se podrá invitar a dichos representantes; dicha invitación se procurará realizar con una anticipación no menor a veinticuatro horas y hasta con cinco días hábiles. A los procedimientos de licitación pública o invitación a cuando menos tres personas, se podrá invitar a los representantes de las Cámaras, Colegios o Asociaciones Profesionales u otras organizaciones no gubernamentales, que pudieran estar interesados en presenciar éstos. 19. Las áreas contratantes en tratándose de bienes objeto del procedimiento de contratación que se encuentren dentro de la cobertura de los capítulos de compras del Sector Público de los Tratados de Libre Comercio y con un valor estimado de la contratación igual o mayor al de los umbrales establecidos en los respectivos títulos o capítulos de compras deberán, previo a convocar una licitación de carácter nacional, realizar consulta al SICORC, a efecto de verificar la disponibilidad de la reserva permanente y solicitar la inclusión en su caso, del procedimiento. Una vez adjudicado el contrato, las áreas contratantes deberán informar dentro de los 30 días naturales siguientes a la firma del contrato, sobre el monto máximo adjudicado, a efecto de registrarlo en el citado Sistema. En caso de que alguna de las operaciones autorizadas por la SE para su inclusión en la reserva permanente sea declarada desierta, el área contratante deberá informar de ello a la SE por transmisión electrónica a través del SICORC, dentro de un plazo máximo de 10 (diez) días naturales posteriores a la resolución. El acuse de recibo deberá conservarlo el responsable de la administración del SICORC. 20. Corresponderá al titular de la DAED, solicitar a la Secretaría de la Función Pública, la participación de un Testigo Social en los procedimientos de contratación, en atención a lo previsto en los artículos 26 Ter de la Ley y 63 de su Reglamento. Página 17 de 54 Clave: 1000-001-014
21. Las áreas contratantes conforme a lo que prevé el artículo 50, fracción XIII de la Ley, se abstendrán de recibir proposiciones y adjudicar contratos con aquellos licitantes que injustificadamente y por causas imputables a ellos mismos no hayan formalizado un contrato adjudicado con anterioridad por la propia convocante; dicho impedimento prevalecerá durante un año calendario (365 días naturales), contados a partir del término establecido para la formalización del citado instrumento. 22. Las áreas contratantes a petición de las áreas requirentes con la información proporcionada por éstas, llevarán a cabo los procedimientos de contratación, considerando para tal efecto los aspectos técnicos que previamente determine el área técnica. Las áreas técnicas son responsables de la evaluación técnica y las áreas contratantes de la evaluación legal y económica de las proposiciones presentadas por los licitantes. Los administradores de los contratos serán responsables de supervisar y dar seguimiento al correcto, oportuno y puntual cumplimiento de los compromisos contraídos por los proveedores de bienes o prestadores de servicios, en los contratos o pedidos formalizados, así como, de las acciones a emprender por el incumplimiento de éstos. Página 18 de 54 Clave: 1000-001-014
CAPÍTULO II BASES Y LINEAMIENTOS Elaboración del programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios. 23. Los titulares de las Delegaciones y de las UMAE s, deberán enviar a la CABCS, su respectivo programa anual estimado de adquisiciones, arrendamientos y servicios del siguiente ejercicio, a más tardar el 31 de diciembre de cada año, debidamente autorizado por el Subcomité respectivo. 24. Corresponderá a la CABCS, la planeación e integración del programa anual de adquisiciones, y hacerlo del conocimiento del público en general a través de COMPRANET y del portal de transparencia IMSS va a Comprar-IMSS Compró, a más tardar el 31 de enero de cada año, con excepción de aquella información que de conformidad con las disposiciones aplicables, sea de naturaleza reservada o confidencial. En caso de que dicho programa sea adicionado o modificado se deberá informar a la Secretaría de la Función Pública y actualizarse en COMPRANET, durante los últimos cinco días hábiles de cada mes. Servidores públicos autorizados para firmar las requisiciones o solicitudes de los bienes; información y documentación que deberán proporcionar al área contratante. 25. Los servidores públicos del Instituto, responsables de la firma de las requisiciones o solicitudes de bienes y servicios, así como de la remisión de la documentación, son los siguientes: I. A nivel normativo: Indistintamente, los Directores, así como los Titulares de Unidad y Coordinadores, que de los primeros dependan. II. En las Delegaciones: El Jefe de Servicios de que se trate. Página 19 de 54 Clave: 1000-001-014
III. En las UMAE S: Los Directores de que se trate. 26. Para la contratación de bienes o servicios, las áreas requirentes, previa conciliación con las áreas técnicas de que se trate, deberán enviar sus requerimientos (que contendrá las necesidades de todas las unidades dentro de la jurisdicción territorial que le corresponda) a las áreas contratantes, para una adecuada planeación y realización del procedimiento de contratación de acuerdo a sus necesidades. Tratándose de compras centralizadas, las áreas requirentes previa conciliación con las áreas técnicas de que se trate, deberán enviar en tiempo y forma al área concentradora su requerimiento, para que esta lo analice y valide, para en su caso, enviarlo al área contratante, así como toda la documentación y especificaciones contenidas en el presente numeral: 26.1. Oficio solicitando la adquisición de bienes y/o contratación de servicios. 26.2. Dictamen de disponibilidad presupuestal previo para los casos en que se requieran bienes de consumo y/o contratación de servicios, o bien oficio de validación de suficiencia presupuestal, donde las URG ejerzan el Presupuesto de Inversión Física del ejercicio correspondiente. (En ambos casos el recurso incluye el IVA). 26.3. Anexo Técnico del bien o servicio por contratar, mismo que, según sea el caso, incluirá: 26.3.1 Descripción amplia y detallada de los bienes o servicios solicitados, características, especificaciones, unidad de los bienes requeridos, cantidades por partida, indicando en todos los casos las correspondientes claves SAI y PREI, (en el caso de bienes de consumo indicar la clave del Cuadro Básico Institucional de Insumos para la Salud o del Catálogo General de Artículos) (No se deben incluir marcas). 26.3.2 Verificaciones físicas y/o documentales, que realizará el área técnica, describiendo las actividades para el procedimiento de verificación (características técnicas, revisión de muestras, demostración de características, pruebas de funcionalidad, etc.), lo cual se debe hacer constar con la elaboración del acta, que demuestre dicha comprobación. Página 20 de 54 Clave: 1000-001-014