Guia de Microsoft Excel (Distribución 2007 Professional) 1. Formato de celdas En Excel podemos realizar cambios en formato dentro de las celdas desde la siguiente línea de comandos: Desde aquí podemos además ajustar texto (para que la celda se haga más alta y se adecúe al texto) y combinar y centrar, que nos sirve para fusionar celdas y mejorar la estética de nuestros informes basados en Word. 2. Formatos condicionales Utilizamos los formatos condicionales para resaltar determinados datos de los informes de forma que la divergencia de los mismos sea más visual, principalmente con ello conseguimos localizar de forma rápida valores divergentes a la media. Los Aplicamos desde la ilust. 1. Escalas de color: Los formatos condicionales de escalas de color nos ponen automáticamente diversas escalas de color para evaluar divergencias de valores. (Ejemplo, asigna verde al 10 y rojo al 0, siendo el resto de valores escalados por un degradado de colores que van entre ambos) Formato mediante reglas (ilust. 2): El formato más efectivo siempre va a ser el condicional en el que vamos a poder administrar las reglas de formato, de forma Ilustración 1 que con esto siempre vamos a poder ver rápidamente las divergencias entre datos con, por ejemplo, solo copiarlos en una tabla. En la ilustración de la página siguiente podemos ver el detalle de cómo se ha configurado la tabla de la ilustración dos para que se creen los formatos adecuados. Es importante que al crear los formatos condicionales no se pongan intervalos iguales de valores para que no entren en conflicto las diversas reglas. Por ejemplo, si hay una regla que se activa Ilustración 2
cuando un valor está por encima de 0,2, la regla que estipulemos para que se active una regla con un valor inferior a 0,2 debería establecerse, por ejemplo, cuando el valor sea inferior a 0.19999, es una forma fácil de que las reglas no entren en conflicto entre ellas. Matrices de datos: Una matriz de datos en Excel es un conjunto de valores incluidos dentro de unas coordenadas en las que interviene más de una fila o columna, por ejemplo. A9:B17 (se incluyen todas las celdas de la A9 a la A17 y de la B9 a la B17, creando una matriz de datos) 3. Fórmulas en M Excel 2000-2013 El principal factor que hace de Excel un entorno informático competitivo y que contribuye a mejorar la productividad de los sectores administrativos y business intelligence de las empresas son las operaciones mediante fórmulas, de las cuales vamos a detallar a continuación las principales y sus principales usos. SUMA Nos permite sumar un conjunto de datos =suma(una celda;otra;otra ) =suma(una matriz;otra;otra...) SUMAR.SI Nos permite sumar un conjunto de datos que tengan un determinado criterio =sumar.si(rango de celdas;"criterio") =sumar.si(rango de celdas;celda mayor a 4) CONTAR Nos permite contar un conjunto de celdas =contar(celda1;matriz1;celda2 ) CONTAR.SI Nos permite contar un conjunto de celdas con un determinado criterio =contar.si(matriz1;"celdas que tengan 2") CONTAR.BLANCO Nos permite contar celdas en blanco dentro de una tabla con datos heterogéneos =contar.blanco(matriz1) IZQUIERDA Devuelve "x" posiciones de un valor desde la izquierda =izquierda(celda;posiciones desde la izquierda) DERECHA Devuelve "x" posiciones de un valor desde la derecha =derecha(celda;posiciones desde la derecha) CONCATENAR Fusiona valores no numéricos =concatenar(celda1;celda2;celda3 ) BUSCARV Nos permite buscar un valor (en vertical) en una matriz a partir de la búsqueda de otro valor =buscarv(lo que buscamos;donde lo buscamos;en que columna esta;exacto o no) BUSCARH Nos permite buscar un valor (horizontal) en una matriz a partir de la búsqueda de otro valor =buscarh(lo que buscamos, donde lo buscamos, en que columna esta, exacto o no) MAX Nos proporciona el valor máximo de una matriz de datos =max(matriz de datos)
PROMEDIO Nos proporciona el valor medio de una matriz de datos =promedio(matriz de datos) ALEATORIO Nos proporciona un valor aleatorio entre 0 y 1 TRUNCAR MIN MODA SI OTRAS OPERACIONES =aleatorio() Convierte un decimal en un entero =truncar(valor a truncar;decimales restantes) Nos porporciona el valor mínimo de una matriz de datos =min(matriz de datos) Nos proporciona la moda (valor más repetido) dentro de una matriz de datos =moda(matriz de datos) Nos permite crear condiciones =si(criterio de condicion;si es verdad;si es falso) Otras operaciones básicas que no necesitan de fórmula sumas, restas, divisiones, elevaciones, etc Para que casos prácticos podemos utilizar estas fórmulas? SUMA SUMAR.SI CONTAR CONTAR.SI CONTAR.BLANCO IZQUIERDA DERECHA CONCATENAR BUSCARV BUSCARH MAX PROMEDIO ALEATORIO TRUNCAR MIN MODA Sumar ventas totales de agentes, horas de absentismo, mails gestionados, etc Sumar solo agentes con ventas mayores a 3, menores a 1, mails gestionados en menos de 3 minutos es útil para establecer, por ejemplo, niveles de producción por franjas de tiempo o por perfil de agentes (ej: los agentes que hacen más de 3 ventas representan el 80% de todas las ventas de la plataforma) Contar celdas, realmente tiene pocas utilidades de negocio Contar celdas que tengan un determinado criterio, por ejemplo, "A", "Doble", "Gestionado".esto nos puede servir para establecer conteos personalizados en tablas cuyos resultados son heterogéneos (no son números). Muy útil. Cuenta celdas en blanco, esto puede ser útil en los casos en los que extraemos informes en los que los datos equivalentes a cero salen directamente blancos. Tal y como vemos en el ejemplo, en este caso estas formulas nos servirían especialmente para tratar listas de textos de las que tengamos que extraer diferentes datos para luego concatenarlos (fusionarlos) como puede ser la creación de usuarios o generación de emails corporativos. Esta va a ser una de las fórmulas más útiles para realizar análisis complejos de diferentes tablas con elementos comunes y no ordenables. Por ejemplo podemos extraer informes de dos softwares distintos que sean diferentes pero que tengan como denominador un solo dato. (por ejemplo, el usuario) con estos datos vamos a poder añadir datos a la tabla principal de la tabla secundaria de forma automática. Nos sirve para saber cual es el número máximo de registros tratados por un usuario dentro de una lista muy extensa, el tiempo más elevado de una llamada dentro de una lista, etc Simplemente para extraer promedios de una tabla de valores (solo numéricos) Esta utilidad nos puede servir para poder hacer elecciones objetivamente al azar Esta fórmula recorta los decimales de los valores numéricos efectivamente (es decir, no los oculta, sino que los elimina) muy efectivo para determinados informes. ATENCION NO REDONDEA. Funciona igual que MAX, nos sirve para saber cual es el número mínimo de registros tratados por un usuario dentro de una lista muy extensa, el tiempo más bajo de una llamada dentro de una lista, etc Función estadística, nos sirve para saber cual es el valor que se repite más de un informe
SI OTRAS OPERACIONES Función lógica principal, con ella podemos discriminar de la forma que creamos más conveniente para hacer comprobaciones lógicas dentro de un informe (Por ejemplo, una lista de absentimo, podemos poner una condicion que sea: si este agente tiene en la fila de absentismo más del 5% de esta otra celda, entonces "ELEVADO, SUPERVISAR" y si es falso (es decir no se cumple nuestra función lógica) que ponga "CORRECTO"). Muy útil para discriminar rápidamente datos de informes. Aquí entran todas las operaciones sencillas que realmente vamos a utilizar con lógica analítica. (sumas, restas, porcentajes, divisiones, multiplicaciones y superíndices). Realmente esta es la base que tenemos que aprender para luego tener que hacer operaciones con funciones. 4. Enlaces de datos en referencia a otros Excel Muchas veces tenemos la necesidad de comparar diferentes matrices de datos de diferentes Excel, para ello se idean los enlaces externos que nos permiten intercambiar datos de forma automática entre varios libros. Para introducir estos enlaces lo primero que debemos hacer es escribir un = en la celda de destino de los datos, y luego referenciarlos clickando directamente a la celda de la que queremos importar los datos. Por ejemplo: En esta celda de un libro le hemos pedido que realice la formula BUSCARV, lo primero que le decimos es lo que queremos que nos busque (la celda A13), en la ruta especificada (que se incluye automáticamente cuando seleccionas la celda de importación de datos), el archivo Excel sobre el que se han de importar dichos datos (datos Excel no tocar.xlsx), la hoja del archivo de donde importa los datos (nov-dya) y matriz de datos a buscar ($1:$1048576, es decir, toda la hoja) y el indicador de columnas (23) Indicador de columna: Lo expondré mediante un ejemplo. Tenemos un libro de Excel llamado patatas.xlsx y un segundo libro llamado cesta.xlsx, supongamos que el libro patatas contabiliza las mismas consumidas por una familia en un mes, y el libro cesta recoge el conjunto de frutas y hortalizas consumidas por la misma familia en el mes. Ambos archivos están situados en C:\Excels\ Nuestro objetivo: Rellenar el dato de las patatas consumidas en patatas.xlsx y que aparezca solo en cesta.xlsx PATATAS ZANAHORIAS MANGOS FRESAS NARANJAS? 8 6 4 7 Que formula deberíamos meter en la celda de patatas del archivo cesta.xlsx para que una vez rellenemos el archivo de las patatas aparezca ahí la cantidad? Vista del archivo patatas.xlsx. La siguiente: =BUSCARV(A1; [patatas.xlsx]hoja1!$a:$b;1) Con esto lo que le indicamos es que nos busque dentro de patatas.xlsx en la Hoja1 el valor PATATAS, que lo busque desde la columna A a la B y que una vez lo encuentre, nos de cómo resultado el valor de la 1ª casilla que tiene a la derecha.
5. El rellenador de flujo de M Excel Microsoft Excel posee una herramienta llamada rellenador de flujo, es una herramienta que no se activa desde la barra de comandos propiamente, sino desde la esquina derecha inferior de una celda seleccionada y nos sirve para poder arrastrar flujos de información y replicarlos en las celdas seleccionadas, esta herramienta la podemos combinar con la función $ que explicaremos más adelante. A continuación expondremos un ejemplo de la herramienta. Como se puede ver si situamos el cursor en la parte derecha inferior de la celda aparece una cruz negra, esta indica que el controlador de flujo esta activo. Si arrastramos Excel nos rellena automáticamente las siguientes celdas siguiendo unos criterios establecidos previamente por el sistema (y definidos a su vez por el idioma de nuestra versión que tengamos instalado). Con esto podemos poner el primer día de un mes y que Excel rellene todos los días, esto mismo podemos aplicarlo a meses, días de la semana, numeraciones, secuencias de numeraciones lógicas (exponenciales, pares, impares, multiplicadoras ) y lo más importante, a las fórmulas. Se pueden aplicar nuevas opciones en el controlador de flujo de M Excel siguiendo la siguiente ruta: Comandos Excel Programador XML Paquetes de expansión Agregar Se debe tener conocimiento en VB y XML para poder realizar estas expansiones. 6. La función $ de Excel y su importancia en las fórmulas La función $ va a ser muy importante para poder utilizar el rellenador de flujo aplicándolo a fórmulas. El dólar nos permite que utilizando el flujo bloqueemos parte de las celdas que se arrastran generando fórmulas, por ejemplo: Flujo sin $ (derecha) SUMA (A1:A7)/A8 (B1:B7)/B8 Flujo con $ (derecha) SUMA (A1:A7)/$A8 (B1:B7)/$A8 Podemos aplicar los dólares tanto a la fila (A$1, A$2, A$3 ) como a las columnas ($A1, $B1, $C1 ) como a ambas a la vez ($A$1, $B$1, $C$1 ) eligiendo que es lo que queremos bloquear para que al arrastrar la fórmula no se mueva, esto es muy útil en caso de querer comparar datos individuales respecto a un total que esta fijo en una columna.