Compromiso: Nos comprometemos acompañar a nuestros clientes en su crecimiento y éxito, ofreciéndoles soluciones flexibles que se adecuen al tamaño de la empresa, facilitándoles una herramienta que puedan dar seguimiento y control a los distintos procesos críticos de la compañía, lo que le permite adelantarse a sus necesidades futuras. Queremos clientes satisfechos y es por ello que, nuestro profesionalismo y nuestro espíritu de entrega y servicio es parte importante de nuestra propuesta de valor. JAAR CONTULTING en su permanente compromiso por mantener sus productos y con los requerimientos legales y fiscales de Guatemala y Centroamérica, ha seguido muy de cerca a la transición de las normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). SERVICIOS QUE SE OFRECEN Consultoría El servicio de Consultoría de JAAR CONSULTING, es el responsable de realizar la implementación de JAARSOFT ERP o cualquiera de las otras líneas de productos que se contraten entre JAAR CONSULTING y Cliente Nuestra metodología de implementación y capacitación comprobada y perfeccionada por muchos años de experiencia, proporciona un camino definido respecto a tiempos predeterminados, adaptándonos a la forma en que usted hace negocios y centrando este entrenamiento en el uso del ERP como herramienta de apoyo a sus operaciones diarias. Apoyo a la operación El cliente si así lo requiere podrá acceder a JAAR CONSULTING para solicitar apoyo en tareas específicas que propendan a una eficiente operación en régimen del sistema JAARSOFT ERP y su mantención en el tiempo. Estos servicios de apoyo pueden darse en diversas áreas ya sea funcionales o Técnicas, para lo cual JAAR CONSULTING cuenta con el personal idóneo. Apoyo Funcional Se refiere al apoyo directamente ligado al uso del sistema JAARSOFT ERP en su operación diaria y tareas de reforzamiento de la capacitación ante requerimientos adicionales del cliente. 1
Apoyo Técnico JAAR CONSULTING está en condiciones de apoyar a Cliente proveyendo horas de un profesional del área técnica ya sea para: Entrenamiento en la mantención de su base de datos y respaldos Consultas de la estructura de Base de Datos, apoyo de alguna integración que esté haciendo el cliente por su propia cuenta utilizando los integradores estándar o consultas SQL. En la generación de reportes o capacitación en el uso generador de reportes de Crystal Report 10 o versiones actuales, para resolver temas relativos a la generación de informes. Soporte Remoto Se utilizara este medio de comunicación (LogMein o Team Viewer), para facilitar el diagnostico, entregar una solución o realizar un mantenimiento en forma remota, minimizando así el tiempo de respuesta. Conectividad de tiendas a oficinas Centrales por (Galeón) Galeón es el software de conectividad que permite mantener sus sucursales en línea utilizando su actual infraestructura informática (JAARSOFT ERP) sin altos costos en enlaces dedicados. Adicionalmente permite que sus vendedores en ruta accedan en línea (vía dispositivos móviles enlazados a internet) a la información de su empresa e incluso realicen ordenes de pedido, cotizaciones y facturación en línea sin desarrollos adicionales ni altos gastos en software. Asesoría Contable, Financiera Administrativa Proporcionar Asesoría Contable, Financiera, Administrativa con el personal profesional y técnico, garantizando a la empresa CLIENTE una adecuada y transparente administración de los recursos en beneficio de los socios y sus empleados. Confidencialidad JAAR CONSULTING como sus empleados, se comprometen a mantener, tanto durante la vigencia de este proyecto de servicio como después de su vencimiento, la confidencialidad 2
de toda información y procesos que hubiera podido obtener sobre las operaciones de CLIENTE y de cualquiera de accionistas y representantes legales. QUE BUSCAN NUESTROS CLIENTES? Integración de todos los procesos de su negocio, tanto operativos como administrativos y un beneficio muy importante al implementar nuestra solución JAARSOFT ERP, se refleja en la reducción de tiempos de procesos y costos, esto debido a que la operación de los procesos se simplifica, lo que los hace más fáciles y prácticos. SISTEMA EXPERTO COMPRA, FABRICACION, VENTA Y DISTRIBUCION Hoy las empresas sufren grandes dolores de cabeza al no controlar efectivamente sus puntos de ventas y desconocer la existencia real de sus inventarios, también enfrentan hoy el reto de competir en un adverso clima económico. Requieren de herramientas eficaces que le permitan controlar cada uno de sus puntos de ventas y al mismo tiempo, les ayuden a gestionar correctamente sus bodegas para tener absoluto dominio de sus inventarios, conocer inexistencias o sobre-existencias, sobre pesos, calidad, etc., realizar traspasos efectivos dentro de bodegas y llevar un buen suministro de artículos en todas las tiendas. Con JAARSOFT ERP la empresa ya puede responder de manera rápida y eficaz a los cambios y demandas del dinámico mercado guatemalteco. BENEFICIOS Determinar las tendencias de los productos según el mercado (Ubicación de la tienda) comparando activamente la competencia y realizando ofertas interesantes. Establecer con la mayor precisión que es lo que viene y cuanto de ello se puede vender. Entregar puntualmente la mercadería a las tiendas. Investigar, comparar y ejercer a tiempo los presupuestos establecidos por cada tienda. Por ejemplo, la línea de diciembre se adquiere con al menos de seis meses de anticipación. 3
Otro de los principales beneficios del sistema, es que permite la conectividad permanente entre la bodega principal y las sucursales (Tiendas). La comunicación de la matriz a las sucursales es en tiempo real, utilizando la aplicación GALION, creando una red por medio de Internet, que con esto se podrá actualizar precios o promociones de los artículos. La consecuencia inmediata de todos los beneficios se puede ver en la considerable reducción de costos y sus mejores precios para sus clientes. SEGURIDAD JAARSOFT ERP cuenta con alta seguridad en la operación de sus procesos, ya que con base a la configuración de cada usuario, usted podrá darle acceso a los procesos que así lo requieran y además definiendo en cada documento que podrá realizar (Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar) y otras seguridades adicionales, que le permitirán guardar la integridad de su información. Definición y configuración del menú por donde solo podrá visualizar las opciones que tiene que ingresar. Ventas y Devoluciones Pedidos de clientes a cada tienda (Pre-Venta). Cotizaciones y Contratos de Trabajos o Servicios. Facturación en diferentes Monedas. Facturación basada a los pedidos ingresados al contado o al crédito estas con centralización a cuentas por cobrar. Impresión de Facturas adecuándonos al formato de sus facturas Pre-Impresas. Reglas de precios y descuentos individualizadas según las circunstancias de cada operación. Notas de Devolución y anulaciones de facturas con afectación automática de las cuentas por cobrar y en el ingreso de la mercadería a Inventarios. Emisión de Notas de Crédito con base a las notas de Devolución con centralización a cuentas por cobrar. Diferentes Cálculos de Comisiones, basados al cliente. Control de ventas perdidas por falta de artículos en Inventario. Facturas Electrónicas (Conectividad con GEFACE s consumiendo Web Service). Emisión de Libro de Ventas 4
Planeador de Rutas Administración y Control de Distribución a Clientes o Bodegas internas o diferentes ubicaciones dentro de la república. Administración de Rutas, Vehículos y Pilotos, destinos de los productos. Fecha de Emisión, Fecha de Salida y Fecha de Regreso de cada documento de Carga. Configuración de Pesos y Volúmenes de Productos y Vehículos para determinar las capacidades de la distribución según la ruta a cubrir. Liquidación de rutas y así determinar lo no entregado para su próxima planeación de entrega. Punto de Venta (POS) Ingreso de clientes nuevos directamente de la caja. Facturación mas ágil que no lleva proceso de Pedidos Ingresos de Retiros de dinero. Control de cortes diarios Ingresos y control de Depósitos Bancarios Utilizar Pantallas Touch Screen. Control de Precios, Ofertas. Facturas Electrónicas. Cortes de Caja Anulación de Movimientos de caja con niveles de autorización por usuario. Uso de Scanner para agilizar la facturación. Compras Nacionales e Importación Ingresos de Requerimientos de Materiales o Productos Ingreso y evaluación de Cotizaciones de Proveedores o Acreedores Órdenes de Compra con Niveles de Autorización (Por Monto o Escala) Factura de Compras Nacionales definiendo gastos (Flete, etc.) Factura de Compras Importación, ingresando los gastos de importación para la definición del costo Prorrateado. Integración del costo al proceso de Inventarios como Ingreso. Control de los gastos de Importación en diversas monedas (Fletes, Seguros, Agente Aduanero, etc.) 5
Control de Mercaderías en Tránsito (Producto, Cantidad y Fecha de Ingreso) Ingreso de Documentos en diferentes Monedas (Quetzales, Dólares, etc.) Control de números de contenedores y números de BL que están por ingresar a la Aduana Nacional. Gastos Órdenes de Gastos (Pre-Autorizados) Factura o Recibos de Gastos Factura o Recibos de Caja Chicas Integración del a cuentas por pagar o control de reintegros de cajas chicas. Control de los gastos por conceptos, Sucursal, Proyecto, Centro de Costo. Control de Acreedores que son Pequeños Contribuyentes. Definición e Impresión de Facturas Especiales. Configuración de Distintos cálculos de impuestos (IDP combustibles, Tasa Municipal Energía Eléctrica, ISR factura especiales y el IVA). Emisión de Libro de Compras (Procesos de Compras y Gastos) Inventarios Pedidos de tiendas a Central de Distribución Control de Entradas y Salidas de Inventario. Despachos y Recepciones de Mercadería. Utilización de Códigos de Barra. Consulta de existencias en línea por sucursal y bodega (Tiendas) Control de Costos, utilizando el Costo Promedio Ponderado por Sucursal (Tienda). Despacho de Artículos a Tiendas con base a los pedidos. Recepción de los Despachos para el control de lo despachado y recibido. Cuentas por Pagar Seguimiento a los pagos de proveedores. Estados de Cuenta con presentación de valores en diferentes Monedas (Quetzales, Dólares, etc.) Emisión de Solicitudes de Pago (Cheque o Transferencias Bancarias) Retenciones de ISR Retenciones de IVA 6
Notas de Crédito y Debito Saldos de Proveedores y Acreedores por Facturas Ingreso de Pagos de Impuestos (IVA, ISO, ISR, Multas, Etc.) Análisis de Antigüedad de saldos. Cuentas por Cobrar Seguimiento a los cobros de clientes Control de Limites de Crédito, Cheques Rechazados, Cheques Posfechados Definición e Impresión de Notas de Crédito y Debito Saldos de facturas por tienda, vendedor y cliente. Análisis de Antigüedad de Saldos. Retenciones de ISR Retenciones de IVA Definición y Emisión de Recibos de Caja por Serie Controlo de las cuentas por Liquidar por Cliente, Empleado, Socios y otros. Nomina. Control de Asistencias y Horas Extras. Creación de Contratos y Finiquitos. Cálculos de Remuneraciones y Descuentos (ISR, IGSS, Etc.). Pago de Comisiones Configuración de cálculos para Percepciones y Deducciones según las políticas de cada empresa, para pagos Semanales, Catorcenas, Quincenales, Anticipos Quincenales y Mensuales. Definición de cálculos para la provisión de Prestaciones Laborales. Emisión de Libros de Salarios e Informe del Empleador. Control de Actividades por Sucursal, Proyecto y Centro de Costo. Configuración e Emisión de Certificados de IGSS Configuración e Emisión de Constancias de Ingresos. Tesorería. Configuración y Emisión de Cheques. Depósitos, Notas de Debito y Crédito del Banco Conciliaciones Bancarias. 7
Libros de Bancos. Generación de Pagos Electrónicos de Bancos en Línea. Control de cajas chicas y saldos bancarios. Control de cajas del Punto de Venta. Informe de Flujos de Caja Producción. Ordenes de Producción. Ingreso de Recetas (Formulas) para la creación de Productos Mantener la lista de Materiales e Insumos actualizada de acuerdo al consumo de producción. Controlar el avance y estatus de cada proceso. Integración desde el inicio del proceso de los cargos de Mano de Obra directa o Indirecta al costo del producto. Definición de los procesos a controlar por medio de flujo de documentos. Envía la solicitud de Materiales a Bodega (Inventarios) automáticamente. Ingreso a Bodega de Producto Terminado (Inventarios) automáticamente incluido el costo de Producción. Proyectos. Definición de Proyectos con Fecha Inicio y Fecha Final Proyectada. Establecer la Fecha de Inicio y Fecha Final real. Definición de Centros de Costo por proyecto. Definición de la cantidad a Producir Proyectada. Establecer la cantidad producida real. Configurar los despachos de Materiales desde el Proceso de Inventarios para poder llevar el control de los costos que conlleva cada Proyecto. Configurar el ingreso de facturas de Gastos para poder llevar el control de lo que se va gastando en el Proyecto. Configurar las Nóminas y Planillas para poder llevar el control de lo que se está pagando como salario en cada proyecto. Control de Pre siembra, Siembra y Cosecha de Cultivos, crianza de animales, desde su nacimiento, crecimiento y venta, control de mortandad. 8
Talleres. Ingreso de Ordenes de Trabajo. Información completa de los Vehículos (VIN, Números de Placa, Etc.) Nomenclatura, codificación de Servicios de Talleres. Control de Procesos de asignación de Mecánicos dependiendo del servicio. Solicitud de los repuestos a la bodega (Inventarios) Solicitud de Compras para repuestos que no tienen en bodega. Adjuntar fotos, documentos a cada Orden de Trabajo. Impresión de Ordenes de Trabajo para la autorización de cliente Facturación de Órdenes de Trabajo cerrados y autorizados (Proceso de Ventas). Lectura de Estación. (Gasolineras) Ingresos de Cortes de Caja por la venta de combustibles. Configuración de la distribución del dinero producto de la venta de cada corte (Depósitos, Cheques, Pagos de Planilla, Vales, Etc.). Control del Impuesto (IDP). Reportes de Estadísticas de Ventas por Estación (Sucursal). Emisión de Libro de Ventas por corte de caja. Cotizador Definición de cálculos para poder cotizador proyectos. Control de Peso y Volumen de Productos, para el cálculo de costo de flete por peso y volumen, tomara el mayor. Control de precios de proveedores y su porcentaje de descuento otorgado. Control de Aranceles según el producto definiendo la partida arancelaria. Ingreso de trabajos sub-contratados que determinan el precio de venta. Configuración y emisión de cotizaciones en español o inglés, con textos preestablecidos de los servicios cotizados. Ingreso de fotografías de los productos a cotizar. Interface al proceso de Ventas para enviar las cotizaciones autorizadas para su facturación. 9
Contabilidad El sistema de contabilidad de JAARSOFT ERP, es una solución contable moderna y funcional que procesa la información de la empresa aportando productividad, flexibilidad y descentralización a los controles financieros. La estructura flexible de su nomenclatura contable permite que el usuario lo pueda definir de acuerdo a su propio criterio contable. Registro de operaciones de todos los procesos anteriores de manera automática generando Pólizas contables automática y en Línea. Emisión de Estados Financieros y Balances y Libros Legales. Permite mantener varios periodos abiertos. Aperturas y cierres de meses por seguridad. OTRAS FUNCIONALIDADES Utilizar tablas dinámicas para las Estadísticas de Ventas, analizando ventas de un mes anterior vs. mes actual, mes año anterior vs. mes actual y acumulado, ordenado por cliente, producto, vendedor, sucursal, determinar que productos se obtiene mayor utilidad y muchas formas más de visualizar y analizar. Utilizar tablas dinámicas para las Estadísticas de Compras, analizando compras de un mes anterior vs. mes actual, mes año anterior vs. mes actual y acumulado, ordenado por proveedor, producto, comprador, sucursal. determinar que productos se obtiene mejor precio a comprar a futuro. Utilizar tablas dinámicas para las Estadísticas de Gastos, analizando los gastos de un mes anterior vs. mes actual, mes año anterior vs. mes actual y acumulado, ordenado por acreedor, conceptos de gastos, sucursal, proyecto y centro de costo. determinar que productos se obtiene mejor precio a comprar a futuro. Utilizar tablas dinámicas para la Contabilidad, analizando los estados financieros de un mes anterior vs. mes actual, mes año anterior vs. mes actual y por periodo, ordenado por sucursal, proyecto y centro de costo. Determinar que productos se obtiene mejor precio a comprar a futuro. Determinar cuántas ventas perdidas se lleva, por día, mensual y acumulada, cuáles son los motivos de dicha pérdida, por cliente, por producto, por vendedor, etc. Facilidad de manejo de múltiples unidades de medida de artículos (Fardo, Docenas y Unidades) etc. 1 0
Configuración de varias listas de precios y descuentos que se pueden asociar a los clientes o se puede utilizar una lista para varios clientes. Fácil configuración de partidas contables por documento, para su generación a la Contabilidad. Facilidad de manejo de múltiples condiciones de pago y formas de pago. Facilidad para la definición de Contratos y facturación por cuotas, recibiendo enganche. Flexibilidad de configuración de varias formas de pago de comisiones de vendedores. Fácil configuración de impuestos, Retenciones de Guatemala y otros países 1 1