FECHA Marzo 2015. FICHA TECNICA No. 702 DEPENDENCIA QUE PRESENTA EL SECRETARÍA GENERAL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO Página 1 de 10 Prestación del servicio de vigilancia y seguridad para las oficinas de la UPME. OBJETO Contratar el servicio vigilancia y seguridad, el cual se prestará con personal que garantice la seguridad de los funcionarios y visitantes de la Unidad, así como la vigilancia de todas las instalaciones y bienes que se encuentran en las oficinas. El servicio se proporcionará con un (1) vigilante con dotación de vestuario, sin armas y con equipo de comunicación, durante doce (12) horas diarias diurnas de lunes a sábado, en horario de 7:00 a. m. a 7:00 p.m., en las instalaciones ubicadas en la Avenida Calle 26 # 69D-91, Torre 1, Piso 9. El oferente deberá cumplir con las siguientes características mínimas: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El personal que prestará el servicio deberá ser bachiller, contar con un curso de guarda de seguridad avalada por la Superintendencia de Vigilancia y tener un (1) año mínimo de experiencia como guarda de seguridad. El vigilante deberá portar el uniforme con distintivos de la empresa. El personal asignado estará obligado a portar los siguientes elementos y equipos durante la prestación del servicio, tales como: Linterna, pito, bastón de mando y equipo de comunicación. La empresa deberá responder por los elementos que se extravíen de las oficinas por causas imputables al servicio de vigilancia y seguridad. La empresa deberá presentar los protocolos de seguridad contratados. El proponente deberá dar cumplimiento a los principios, deberes y obligaciones que rigen la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada (artículo 74 del decreto 356 de 1994). Al momento de la firma del Acta de Inicio el contratista deberá presentar los siguientes documentos del personal que prestará el servicio: 1. Fotocopia de la cedula de ciudadanía. 2. Hoja de Vida debidamente diligenciada con fotografía. 3. Fotocopia del carnet de la respectiva EPS legible o copia de la afiliación. 4. Fotocopia del carnet de la respectiva ARL legible o copia de la afiliación. 5. Fotocopia del carnet de la respectiva AFP legible o copia de la afiliación. 6. Declaración de Antecedentes Disciplinarios expedida por la Procuraduría General de la Nación. 7. Certificado de Antecedentes Judiciales. 8. Libreta Militar.
Página 2 de 10 DURACIÓN El plazo de ejecución será de diecinueve (19) meses y dos (2) días, contados a partir del 30 de marzo de 2015 o hasta donde alcance el presupuesto de la Vigencia Futura aprobada para el año 2016, previa aprobación de las garantías y la expedición del Registro Presupuestal. FORMA DE PAGO La Unidad de Planeación Minero Energética realizará diecinueve (19) pagos, así: Un (1) primer pago por treinta y dos (32) días de servicio vencido y dieciocho (18) pagos subsiguientes en mensualidades vencidas, previa radicación de la factura correspondiente junto con el certificado de pago a la seguridad social integral y aportes parafiscales, y el certificado de cumplimiento expedida por el supervisor de la orden de servicio. PRESUPUESTO (VALOR CDP) El presupuesto asignado para esta contratación es de CUARENTA Y SEIS MILLONES CIENTO VEINTIÚN MIL NOVECIENTOS CUATRO PESOS M/CTE ($46.121.904.oo); de los cuales VEINTIÚN MILLONES SESICIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL QUINIENTOS CUATRO PESOS M/CTE. ($21.634.504.oo) corresponden a la vigencia del año 2015 de acuerdo con el CDP No. 3715 de enero 28 de 2015- y VEINTICUATRO MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE. ($24.487.400.00) pertenecen a la Vigencia Futura aprobada para el 2016, según autorización de cupo radicado No. 2-2015-007987 de marzo 9 de 2015 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público; valores que cubren todos los costos asociados, directos e indirectos, IVA, Retención en la Fuente y cualquier otro costo o impuesto en que incurra el contratista para la ejecución del presente contrato. RUBRO PRESUPUESTAL FACTORES DE EVALUACIÓN Esta contratación afecta el rubro presupuestal de Gastos Generales: 2040510 Servicio de Seguridad y Vigilancia. De conformidad con el Anexo No. 1. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN El artículo 43 en su numeral 43.2 de la Resolución UPME 036 del 1º de marzo de 2013, determina que se tramita mediante la modalidad de Solicitud Simplificada de Ofertas: La adquisición de bienes o servicios en cuantía mayor a 28 SMMLV e inferior o igual a 100 SMMLV DOCUMENTOS REQUERIDOS Se deben allegar los siguientes documentos: Carta de presentación con la propuesta económica, de conformidad con el anexo No. 2. Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía del Representante Legal. Certificado de la Cámara de Comercio vigente.
Página 3 de 10 Copia del RUT. Certificado de Paz y Salvo a la Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales, expedido por el Revisor Fiscal y/o el representante Legal, según sea el caso. Fotocopia del certificado emitido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada donde se indique que la empresa no registra sanciones o multas durante los últimos cinco (5) años. Certificación bancaria. Licencia de funcionamiento vigente, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El proponente deberá acreditar que tiene licencia de funcionamiento vigente, otorgada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada con modalidad Fija o móvil. Resolución vigente de autorización para el uso de uniformes y distintivos: Los proponentes deberán allegar con su oferta, copia de la resolución mediante la cual la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada autoriza el uso de uniformes y distintivos, conforme al Decreto 1979 de 2001 y las Resoluciones Nos. 2852 del 8 de agosto de 2006 y 5351 del 6 de diciembre de 2007 Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe satisfacer dicho requisito. Póliza de responsabilidad civil extracontractual. De conformidad con el Decreto Ley 356 de la 1994, el artículo 11 de la Resolución 2852 de 2006 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, el artículo 9º del Decreto 2187 de 2001, y las normas que los modifiquen o aclaren, el proponente debe adjuntar dentro de su propuesta, fotocopia de la póliza global de responsabilidad civil extracontractual que ampare los riesgos que surjan de la prestación del servicio de vigilancia por uso indebido de las armas de fuego u otros, de acuerdo con lo establecido legalmente por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, la cual debe encontrarse vigente. Certificado de Multas y Sanciones expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada dentro de los noventa (90) días anteriores a la fecha del cierre de este proceso, donde conste no haber recibido multas y/o sanciones durante los últimos cinco (5) años, contados a partir de la fecha del cierre de este proceso. Dos (2) certificaciones de experiencia en contratos EJECUTADOS a empresas públicas o privadas, que cumplan con los requisitos estipulados en el Factor de Experiencia del Proponente. Los demás estipulados en los Anexos. CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO GARANTÍAS Ver anexo No. 3 El contratista constituirá a su costa una garantía expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros legalmente constituida, que ampare como beneficiario a la UPME de las siguientes pólizas:
Página 4 de 10 a.- Cumplimiento, en cuantía equivalente al 20% del valor de la Orden y una vigencia igual al término de duración de la misma y seis (6) meses más. b.- Calidad del Servicio, por el 20% del valor de la Orden y una vigencia igual a la duración de la Orden y un (1) año más. c.- Pago de salarios y Prestaciones Sociales, por el 5% del valor de la orden y una vigencia igual al término de duración de la misma y tres (3) años más. d.- Responsabilidad Civil Extracontractual, por una cuantía equivalente a 200 SMMLV y una vigencia igual a la duración de la orden. INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre la UPME y el oferente seleccionado o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto del contrato a suscribir. El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPMEcontra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas (grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten. FECHA DE PUBLICACIÓN 17 de marzo de 2015 FECHA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS Hasta el viernes 20 de marzo de 2015 a las 11:00 a.m., en las oficinas de Recepción de Correspondencia, ubicada en la avenida calle 26 # 69 D 91, torre 1, piso 9 de la ciudad de Bogotá, D.C.
Página 5 de 10 ANEXO No. 1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN (1.000) PUNTOS. CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Los factores que se tendrán en cuenta para la evaluación de ofertas, representan un puntaje máximo de 1000 puntos. El componente técnico representa el 60% del puntaje máximo y el componente económico el 40 % restante, distribuidos así: FACTORES DE EVALUACIÓN PUNTAJE PARCIAL PUNTAJE TOTAL PROPUESTA TÉCNICA 550 Experiencia del proponente adicional a la mínima requerida. 450 Apoyo a la industria nacional 100 PROPUESTA ECONÓMICA 450 Valor de la propuesta. 450 PUNTAJE TOTAL 1000 Factor de experiencia del proponente adicional a la mínima requerida (450 puntos): Corresponde a la evaluación de las ofertas con base en la experiencia demostrada en contratos similares al establecido en el objeto de esta contratación. Los proponentes deberán demostrar su experiencia para atender el objeto de este proceso. Para tal efecto deben presentar tres (3) certificaciones -adicionales a las dos (2) mínimas requeridas- de experiencia en contratos EJECUTADOS a empresas públicas o privadas, las cuales deben cumplir con los siguientes requisitos: Certificación expedida por el contratante, en donde se indique claramente el objeto y el valor del contrato, fecha de inicio y fecha de terminación del mismo, servicio prestado y su calificación. Que el servicio se haya prestado a partir del 1º de enero de 2010 y cuya duración sea igual o superior a seis (6) meses. El valor del contrato deberá ser igual o superior al 50% del valor de esta contratación. La certificación debe indicar claramente el nombre del contratante y encontrarse firmada por el Representante Legal o quien haga sus veces e incluir datos que permitan verificar la información. El proponente que acredite una (1) certificación adicional obtendrá ciento cincuenta (150) puntos, dos (2) certificaciones trescientos (300) puntos y tres (3) certificaciones cuatrocientos cincuenta (450) puntos.
Página 6 de 10 Toda documentación aportada para demostrar la experiencia debe ser presentada en idioma castellano o acompañada de traducción oficial a este idioma, efectuada por traductor público autorizado conforme a las leyes vigentes. Las certificaciones presentadas en otro idioma no serán evaluadas. Factor económico (450 puntos): El oferente que ofrezca el menor valor para este servicio obtendrá cuatrocientos cincuenta (450) puntos, los demás lograrán puntaje en forma proporcional descendente, de acuerdo con la siguiente fórmula: X = (oferta N) / menor oferta x 450 Donde N = valor ofertado por cada uno de los proponentes. Apoyo a la Industria Nacional (100) puntos: Para la aplicación del puntaje del presente factor y según el parágrafo del Art. 1 de la ley 816 de 2003 Se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales, a aquellos bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado tratado nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales las ofertas de bienes colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. De igual forma se tendrá en cuenta lo dispuesto en el Artículo 51 del Decreto 019 de 2012, que señala: Se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. La acreditación o demostración de tal circunstancia se hará en los términos que señale el reglamento.- Para la aplicación de este factor se verificará la existencia de tratados en ésta materia. De acuerdo a lo anterior se efectuará la calificación bajo los siguientes criterios: DESCRIPCIÓN DEL PUNTAJE Ofertas nacionales Oferentes extranjeros que no le aplique el art. 51 del Decreto 019 de 2012 DESCRIPCIÓN DEL PUNTAJE Personal destinado a la ejecución nacional Personal destinado a la ejecución extranjero que no le aplique el art. 51 del Decreto 019 de 2012 50 puntos 25 puntos 50 puntos 25 puntos
Página 7 de 10 EVALUACIÓN TOTAL DE LA PROPUESTA El puntaje total de evaluación de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluación técnica y económica. El comité evaluador se reserva la facultad de verificar la información suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones respecto de la documentación aportada sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta. CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en el factor de evaluación correspondiente a diseño de la estrategia propuesta, si persistiere el empate se escogerá aquel que tenga el mayor puntaje en el factor experiencia del grupo básico de profesionales; continuando el mismo se escogerá a quien haya propuesto menor valor, si aún continúa el mismo, se escogerá a la propuesta que cumpla con el mayor porcentaje de participación en el grupo básico de profesionales para apoyo a la industria nacional de conformidad con lo previsto en la Ley 816 de 2003, en su defecto la escogencia se realizará en audiencia pública mediante sorteo con la utilización de balotas, para lo cual se señalará fecha y hora.
Página 8 de 10 ANEXO No. 2 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad Yo------------------------------------------------------------------------------------, mayor de edad, vecino de----------- identificado con la cédula de ciudadanía número------------- expedida en ----------------, en mi calidad de representante legal ( o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) ------------------, legalmente constituida y domiciliada en------------------ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para la prestación del SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES DE LA UPME. En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente al proponente. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato. Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar. 4. que conozco las características técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellas exigidas. 5. Que conocemos el contenido de la Ficha Técnica y sus anexos y que aceptamos sus condiciones. 6. Que el término de duración del contrato será de hasta el 7. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma de éste. 8. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación. 9. Que el valor total de mi propuesta económica es de : $ discriminado así: 10. Valor total antes de impuestos $ IVA $ 11. Que la presente propuesta consta de folios debidamente numerados.
Página 9 de 10 El (los) suscrito (s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: Nombre de la Empresa ---------------------------------------------------------------- Dirección ---------------------------------------------------------------------------------- Teléfono ----------------------------------------------------------------------------------- Fax ----------------------------- Ciudad ----------------------- Correo Electrónico -------------------------------- Atentamente, ----------------------------------------------------------- Nombre del Proponente y/o Representante Legal ----------------------------------------------------------- Firma del Proponente y/o Representante Legal
Página 10 de 10 ANEXO No. 3 CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO. El personal deberá cumplir entre otras- con las siguientes actividades: Dar un trato amable y respetuoso a los usuarios internos y externos de la Unidad. Suministrar a los usuarios y visitantes información precisa y concisa sobre la dependencia a la cual se dirigen. Orientar el ingreso de los usuarios a fin de controlar que se dirijan a la dependencia para la cual fueron anunciados. Controlar que personas no autorizadas y no anunciadas ingresen a las oficinas. Utilizar los elementos y equipos que le suministra la empresa para la prestación del servicio. Controlar el ingreso de usuarios o visitantes, en horario de 7:30 a. m. a 5:00 p. m.; en caso de presentarse algo adicional debe ser autorizado por el área donde se dirige. Mantener comunicación permanente con todas las dependencias para confirmar reuniones, visitantes y el ingreso y salida de artículos, elementos y equipos de las instalaciones de la entidad. Registrar todo equipo o elemento de valor que ingresen los funcionarios o visitantes; de igual forma, controlar que todo equipo que salga sea de su propietario o de lo contrario que tenga su respectiva orden de salida. Verificar que las oficinas, puertas y ventanas queden cerradas y aseguradas una vez finalizada la jornada laboral; de encontrarse alguna novedad proceder a su cierre y realizar el registro en el respectivo libro de minuta. Realizar acompañamiento y verificación de las cajas y elementos que salgan de la Unidad, haciendo la respectiva anotación en el libro de minuta, solicitando la orden de salida correspondiente en los formatos establecidos.