El tiempo invertido en capacitar a los voluntarios traerá sus debidas recompensas en el largo plazo. El ensayar hará que sus visitas a prospectos sean más fáciles y más productivas. por Toni K. Goodale, Presidente Goodale Associates Los voluntarios son un factor real en el desarrollo. Ayudan en los procesos de planeación y se encargan prácticamente de todas las actividades para la obtención de fondos, desde una venta de galletas, una cena de gala, una campaña de fondos anuales de $100,000 dólares o una campaña de capital multimillonaria. Los voluntarios son probablemente nuestros mejores aliados y los generadores de fondos más efectivos; pueden ser un verdadero dolor de cabeza y una terrible decepción, o pueden ser, y con frecuencia lo son, una mezcla de todas estas cualidades. Podemos amar u odiar a nuestros voluntarios, pero no podemos tener éxito sin ellos, particularmente si esperamos llevar a cabo una campaña mayor de obtención de fondos; por lo tanto debemos enseñarles los trucos del oficio. Durante mis más de 20 años en esta profesión, he enseñado a cientos de voluntarios a hacer la petición llevando a cabo talleres de capacitación enfocados en la preparación para y durante la visita de petición. Me gustaría compartir con ustedes este enfoque ya que es muy efectivo, particularmente si está usted apoyándose en voluntarios para llevar a cabo campañas para la obtención de donativos mayores. Un taller de capacitación dura generalmente un promedio de tres horas incluyendo los recesos, con el tiempo dedicado a describir y posteriormente, por medio del ensayo, a practicar cómo hacer la petición. El taller empieza con presentaciones del personal de desarrollo y/o consultores, sobre el porqué la gente da y sobre cómo hacer la petición; en seguida se les dan a los voluntarios, divididos en grupos, descripciones hipotéticas de situaciones de petición y se les pide que desarrollen una estrategia y hagan una presentación. Finalmente, dos representantes de cada grupo hacen la petición a un miembro del personal, a un consultor o a un voluntario muy experimentado, quien hará el papel de prospecto. He incluido una agenda muestra de un taller de capacitación (véase la el Cuadro A que se encuentra al final de esta sección); y lo que tenemos a continuación es la descripción del proceso. I. Presentación sobre el Arte de Saber Pedir A. Por qué la gente da Muchos voluntarios y de manera especial quienes hacen una petición por primera vez, no tienen idea o tienen una idea errónea de lo que motiva a la gente a dar, y esto puede afectar negativamente el proceso de hacer la petición. Por ejemplo, creer que las contribuciones se hacen estrictamente para obtener beneficios fiscales puede llevar a un voluntario a hacer demasiado énfasis en los beneficios fiscales y a omitir la descripción de las oportunidades de reconocimiento que tiene un donante, con un prospecto que realmente desea hacer un donativo en memoria de su padre para de esa manera inmortalizarlo. Para evitar este problema, explique a sus voluntarios que la mayoría de los donativos se dan debido a que la persona:
1. Se siente sinceramente comprometida con las metas, los programas y las actividades de la organización. 2. Está directamente involucrada con la organización, o lo está un familiar o un amigo cercano. 3. Desea recibir un reconocimiento público por una obra realizada por él, o desea inmortalizar o hacer algo en memoria de otros. 4. Desea aprovechar los beneficios fiscales derivados de hacer un donativo. 5. Respeta al procurador de fondos o le debe un favor. 6. Respeta a la administración de la organización. 7. Tiene un profundo sentido de responsabilidad hacia su comunidad. Los voluntarios deben saber también que el sentimiento de culpa, en muy raras ocasiones, es un factor que influya en la decisión de dar y que los beneficios fiscales, aunque siempre son importantes, no son la motivación clave. B. Prepararse para la visita El conocimiento es poder, y mientras más conocimientos tenga el voluntario sobre la organización y sobre su prospecto, mayores probabilidades tendrá de éxito en la petición de un donativo importante. Por lo tanto, insista a los voluntarios en la importancia de aprender tanto como puedan acerca de la organización, de la campaña (si está llevando una a cabo) y de sus prospectos. Explíqueles que su paquete de procurador de fondos contiene una hoja con información sobre su organización y las metas de la campaña, la declaración del caso y resúmenes breves pero comprensivos sobre los intereses, la historia de donativos y la información biográfica relevante de cada prospecto. Reafirme a sus voluntarios el hecho de que no se espera que lo sepan todo, que pueden, y deben acudir a usted y a su personal, cuando un prospecto haga una pregunta que no puedan responder. Pídales que hablen con usted sobre la estrategia para cada prospecto antes de hacer la visita. Este es un buen momento para hablar brevemente sobre las diversas formas (efectivo, acciones, activos tangibles, donativos diferidos, etc.) en las cuales un prospecto podría desear hacer un donativo. Profundice en la importancia de determinar antes de hacer la llamada, si el prospecto pudiera estar interesado en un donativo planeado o un donativo en memoria de alguien. De ser así, el voluntario debe estar preparado para presentar correctamente los conceptos básicos y los beneficios de los donativos planeados, debe llevar consigo la información pertinente así como una lista de las oportunidades que presentan los donativos en memoria de alguien y estar preparado para comentarlas con el prospecto. Explique a los voluntarios que si el prospecto desea hacer un donativo planeado se le brindará asesoría profesional con el fin de ayudarle a elegir el instrumento financiero correcto y calcular los beneficios fiscales derivados. Si el conocimiento es poder, una contribución personal es una declaración tangible de compromiso. Hacer este compromiso da credibilidad al voluntario al pedir a otros que den. Por lo tanto, un primer paso esencial en la preparación de un voluntario para hacer la petición es hacer formalmente su propio donativo. Si está usted llevando a cabo un taller de capacitación y muchos de sus voluntarios aún no han hecho su donativo, debe programar tiempo en la agenda para explicarles la importancia de que ellos den antes de pedir a otros
que lo hagan. Señale que los prospectos con frecuencia harán preguntas a los voluntarios sobre su compromiso, y la respuesta puede marcar la diferencia entre una visita exitosa y una pérdida de tiempo para todos. Para reforzar este punto durante el ensayo, adopte la parte de un prospecto que pregunta directamente al voluntario cuánto está dando él. C. Hacer la cita y llevar a cabo la visita En caso de que a sus voluntarios no les haya quedado claro, ahora es el momento ideal para hacer énfasis en que la petición debe hacerse en persona. Explique que las peticiones hechas por teléfono o por carta casi nunca tienen como resultado un donativo importante, y con frecuencia no se obtiene nada en absoluto. Asegure a los voluntarios que la primera visita no necesita durar más de 40 minutos, que ellos deberán concertar la cita y que su personal se encargará de dar el seguimiento necesario. Dado que los voluntarios nuevos pueden sentirse inseguros sobre lo que deben decir al llamar por teléfono para concertar la cita, presénteles las siguientes sugerencias: a. Empiece con el prospecto que le resulta más agradable. Comience la conversación mencionando el mutuo interés o involucramiento que tanto usted como él comparten para con la organización. b. Explique su función como voluntario y diga al prospecto que desea reunirse con él para platicar sobre las actividades y planes actuales de la organización. Hágale sentir que él es importante para la organización y que desean sus consejos. c. Dé al prospecto dos opciones positivas, podría usted decirle: prefiere que nos veamos en su casa o en su oficina? O, qué día es mejor para usted, el martes o el miércoles? d. Resístase con firmeza a hablar sobre un donativo por el teléfono. e. Una vez concertada la cita, termine la conversación tan rápido como sea posible. 2. Cuando haya terminado de preparar a sus voluntarios para concertar la cita, es momento de explicar cómo llevarla a cabo. Pídales que se imaginen a sí mismos en su primera llamada y dígales lo siguiente: a. Empiece por romper el hielo. Hable acerca de cosas de interés mutuo. Hable sobre la organización, que es lo que usted y el prospecto tienen en común. b. Posteriormente, describa la campaña o el proyecto haciendo énfasis en lo que significará para el futuro de la organización. c. Permita que el prospecto hable; escuche cuidadosamente para determinar si tiene interés en algún aspecto específico del programa, de la organización o de la campaña. d. Cuando sea apropiado, describa las oportunidades y diversas maneras para hacer donativos por ejemplo, efectivo, acciones, propiedades o donativos planeados. e. Mencione su propio donativo en el contexto de su compromiso con la organización y la importancia del trabajo que realiza.
f. Asegúrese de hacer la petición de un donativo. Diga, podría usted tomar en consideración apoyarnos con un donativo de $? Esta pregunta permite al prospecto pensar por un minuto además de propiciar una respuesta positiva sin un compromiso definitivo. g. Recuerde que no está usted pidiendo dinero para usted, sino para la organización. h. Haga énfasis en lo que se logrará con el donativo construir una nueva biblioteca con mejores servicios, ampliar sus posibilidades, etc. no en la cantidad del donativo. i. Rete y presione al prospecto con sutileza. Pedir un donativo importante es un cumplido, pocos prospectos se sentirán ofendidos por la idea de que se perciba que tienen la capacidad de hacerlo. j. Concluya la visita en un momento lógico de la conversación. No se apresure ni aburra al prospecto. Si éste no ha llegado a una decisión, programe con él una fecha en firme para una nueva visita. Si usted cree que el lugar puede influir para obtener el donativo más rápido o fácilmente, sugiera que la siguiente reunión sea en la organización. k. Antes de irse, asegúrese de dejar al prospecto los materiales redacción del caso, folleto o reporte anual. Pregúntele si tiene alguna pregunta o si necesita información adicional antes de tomar una decisión. Si no puede responder sus preguntas o no tiene la información que él desea, ofrézcale llamarle para dar respuesta a esto en unos días. l. Llame a la oficina de desarrollo y entregue un reporte de la visita tan pronto como sea posible. Si el personal de la oficina de desarrollo debe tomar alguna acción, recuerde que es necesario que ellos lo sepan. m. Envíe al prospecto una nota personal de agradecimiento reafirmando su oferta o confirmando la siguiente fecha de reunión. 3. Los procuradores de fondos voluntarios más efectivos van a la cita esperando un resultado exitoso, por lo tanto, en mis sesiones de capacitación siempre hago hincapié en lo positivo. Sin embargo, en algunas ocasiones surgen situaciones, durante las visitas, que los voluntarios deben estar preparados para manejar: a. Si el prospecto se queja de su situación económica o critica a la organización, escuche con paciencia. Nunca discuta ni se disculpe, ni adopte una postura defensiva. b. Si el prospecto se niega a otorgarle el donativo y cree que puede hacerlo, pídale otra cita. Si piensa que alguien más podría tener más suerte, menciónelo y busquen a alguien que lo acompañe a la presentación. c. Si el prospecto hace un donativo menor al que se esperaba, no hay que sentirse derrotado. Un donativo pequeño hoy, puede significar un donativo mayor posteriormente. Ahora que sus voluntarios saben qué hacer en una visita de petición, es el momento de poner sus conocimientos en práctica. Aunque evidentemente la práctica no necesariamente los hará perfectos, les ayudará de manera importante a superar los temores relacionados con la petición y reforzará el uso
del proceso que se les está inculcando. II. Practicar la petición Antes de la junta, prepare descripciones breves de uno o dos párrafos de los posibles escenarios de petición. A continuación presentamos algunos ejemplos (esto nos sirve para ir preparados ante cualquier eventualidad) y poder hacer representaciones verdaderas de los posibles casos. A. Sr. y Sra. I.M. Poor Asociación de Padres de Familia de Let Us Off Lightly. Después de muchos intentos, finalmente visitará a los Sres. Poor en su nueva casa ubicada en el vecindario más afluente de su comunidad. Todo indica que los Sres. Poor tienen una posición económica muy sólida él es un empresario muy exitoso. Recientemente hizo un donativo muy difundido a su universidad. Los dos hijos de los Sres. Poor, asisten a la escuela que representas, y los directivos de la escuela tienen la esperanza de que los Sres. Poor ayuden a la escuela con un donativo fuerte a la campaña que se está llevando a cabo actualmente. Los Sres. Poor donaron $250 para el fondo anual de la escuela hace dos años, y este año no han aportado nada. Los Sres. Poor han manifestado en repetidas ocasiones que preferirían enviar el donativo, pero ante su insistencia han aceptado recibir su visita. B. John Knox III es esposo de una voluntaria activa de la Compañía de Opera en donde trabajas. El Sr. John Knox III, un banquero inversionista de 50 años de edad, ha insistido en que la junta sea en su oficina y le ha advertido que sólo podrá dedicarle 10 minutos. Su esposa, quien trabaja incansablemente para su Compañía de Ópera no se encontrará presente. Su investigación indica que el Sr. Knox donó a Colgate, su alma mater, $50,000 dólares para una campaña que tenía como fin construir una sala de arte. Sin embargo, a pesar del involucramiento de su esposa, solamente ha otorgado un donativo de $5,000, y esto fue hace cinco años. El Sr. Knox tiene puestos en cinco consejos directivos y recientemente se le pidió dirigir la campaña de donativos especiales de ópera, ya que el Consejo espera que contribuya con $50,000. El Sr. Knox cree saberlo todo en materia de obtención de fondos. C. Sra. Fair Lee Older está preocupada por el futuro. Se visitará a la Sra. Older, una viuda de 75 años, en su espacioso departamento sobre la Quinta Avenida (en Nueva York). Su difunto marido fue miembro del Consejo de la organización hace muchos años, y la Sra. Older cariñosamente envía un donativo de $1,000 para el fondo anual, crees que ella podría dar un donativo mayor para la Campaña y presientes que un donativo diferido en varios años podría resultarle atractivo. Cuando se le llamó para concertar la cita, ella comentó que salía en muy pocas ocasiones y que no se sentía cercana a su grupo. Piensa que la generación actual es quien debería encargarse de las necesidades económicas de la organización. Se sabe que la Sra. Older ha estado delicada de salud y que está preocupada por los gastos médicos que pudieran presentársele a futuro.
En este momento de la sesión pida a los voluntarios que se dividan en varios grupos pequeños y dé a cada grupo un prospecto hipotético para que hagan su petición. Dé 15 minutos a los grupos para que planeen sus estrategias, que deberán incluir una breve presentación de la organización, de la campaña y de la petición del donativo. Posteriormente pida a cada grupo que elijan uno o dos representantes que hagan la petición a usted o a un miembro del personal que hará el papel de prospecto. Limite la práctica de la petición a 10 ó 15 minutos. Después de cada sesión, haga una crítica positiva de la petición de cada procurador de fondos y pida al auditorio que expresen sus comentarios. Conclusión de la sesión de capacitación/distribución de paquetes para los procuradores de fondos Sus voluntarios están listos para hacer la petición y la siguiente tarea que tiene usted es hacerles sentirse emocionados y entusiasmados. Este es el momento de un mensaje especial: dígales lo mucho que su organización confía en ellos y lo agradecido que está con ellos por su trabajo. Recuérdeles nuevamente que el personal está siempre en la mejor disposición para ayudarles respondiendo preguntas o proporcionándoles materiales impresos, conduciendo la investigación de prospectos o dándoles apoyo moral. Entregue los paquetes para los procuradores de fondos y explique brevemente su contenido, que debe incluir lo siguiente: 1. Información sobre los antecedentes de la organización así como documentos con la información referente a la campaña o a los prospectos. Recuérdeles que estos materiales son para ellos y que no deberán entregarse a los prospectos. 2. Copias del reporte anual, folleto, redacción del caso, folleto sobre donativos planeados, y cualquier otro material impreso que pueda entregársele al prospecto. 3. Otra copia de la lista de verificación para los procuradores de fondos voluntarios. 4. Cartas promesa. 5. Muestras de cartas de agradecimiento por aceptar la visita y por ofrecer un donativo. 6. Una forma para registrar el reporte de la visita que deberá llenarse inmediatamente después de esta y entregarse a la oficina de desarrollo. 7. El nombre y el número telefónico de su contacto, la persona a quien pueden acudir si requieren de material, ideas, etc., en la oficina. B. Como ejercicio final, pida a los voluntarios que imaginen que se les está pidiendo un donativo importante y que escriban tres razones por las cuales responderían sí, y tres razones por las cuales responderían no. Dígales que estén preparados para manejar algunos razonamientos similares en el curso de sus visitas.