INFORME DE EMPALME DE CONTROL INTERNO CONTABLE 2012-2015 ALCALDIA MUNICIPAL DE EL RETORNO GUAVIARE OFICINA DE CONTROL INTERNO LUZ ALEIDA RICO TRIANA Jefe Oficina de Control Interno DICIEMBRE DE 2015
INFORME DE EMPALME DE CONTROL INTERNO CONTABLE 2012-2015 ALCALDIA MUNICIPAL DE EL RETORNO GUAVIARE 1. INTRODUCCIÓN El presente informe tiene como finalidad detallar de manera clara y precisa el desarrollo del control interno contable de la Administración Municipal, teniendo como base de evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en el municipio para el mejoramiento continuo del proceso contable. Basada sus funciones en la ley 87 de 1993 dando cumplimiento a sus objetivos fundamentales tiene como prioridad Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional, velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad. 2. OBJETIVO Evaluar el sistema de control interno contable de la Administración Municipal de El Retorno Guaviare para el periodo 2012-2015, para determinar su estado, el nivel de confiabilidad que existe en la presentación de la información que se genera y si las actividades de control que se ejercen son eficaces y eficientes en las prevención y neutralización del riesgo inherente en la gestión contable y financiera. 3. ALCANCE Elaborar informe corresponde al período comprendido entre el 1 de enero y el del 2012 al 31 de diciembre de 2015 sobre el control interno contable de la Alcaldía Municipal de El Retorno Guaviare 4. EQUIPO DE TRABAJO El equipo de trabajo estuvo conformado por LUZ ALEIDA RICO TRIANA, Jefe Oficina de Control Interno.
5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación, que adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la citada entidad Requerimientos de la Contaduría General de la Nación. Circular externa No.005 de 2015 6. METODOLOGIA Para la elaboración de los informes de cada vigencia la oficina de control interno desarrollo entrevistas y solicito de información necesaria en la Secretaria de hacienda, relacionada con la información financiera, económica, social y ambiental del Municipio, igualmente se visualizaron selectivamente algunos documentos soportes como comprobantes, conciliaciones bancarias, libros de contabilidad, y se adoptó el cuestionario adoptado por la Contraloría General de la Nación Para los rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluación del control interno contable se tomó los establecidos por la Contaduría General de La Nación, así: RANGO CRITERIO 1.0-2.0 INADECUADO 2.0-3.0 (No Incluye 2.0) DEFICIENTE 3.0-4.0 (No Incluye 3.0) SATISFACTORIO 4.0-5.0 (No Incluye 4.0) ADECUADO 7. RESULTADOS DE LA EVALUACION (ENCUESTA) 7.1 Informe control Interno Contable año 2012 De acuerdo con los resultados de la Encuesta presentada ante la Contaduría General de la Nación en febrero de 2013, se estableció, que el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, es Adecuado con una calificación de 4.23.
NUMERO RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ALCALDIA MUNICIPAL EL RETORNO VIGENCIA 2012 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4.23 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.41 ADECUADO 1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.44 ADECUADO 1.1.2 CLASIFICACIÓN 4.70 ADECUADO 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.09 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.26 ADECUADO 1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4.63 ADECUADO Y DEMÁS INFOREMES 1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y 3.90 SATISFACTORIO COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.01 ADECUADO 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.01 ADECUADO Verificación de la Información Analizados los resultados de la evaluación del control interno contable, éste obtuvo una calificación de 4.23 sobre 5, La etapa de Reconocimiento tiene un puntaje de 4.41 y la de revelación 4.26. En cuanto a otros elementos de control establecidos en la Alcaldía Municipal de El Retorno, se obtiene un puntaje de 4.01, siendo esta ultima la de menor porcentaje. Etapa De Reconocimiento (Identificación, Clasificación, Registro y Ajustes): En esta etapa la valoración cualitativa arrojó un porcentaje de 4.41%; porcentaje que se encuentra en rango adecuado del proceso de identificación, clasificación, registro y ajustes del sistema de control interno contable de la entidad, dando como mayor porcentaje el ítem de clasificación con 4.70% y con un menor porcentaje el registro y ajuste con 4.09%
Dentro de las observaciones más relevantes presentadas en esta etapa son: Se encuentran identificados los procesos que generan transacciones y operaciones pero la información no se reporta de manera oportuna. No existen políticas documentadas el sistema es de fácil interpretación, sin embargo la falta de controles hace que la información no sea confiable. No se encuentra claramente definidos el gasto público social del municipio La conciliaciones se realizan de manera correcta, sin embargo no se hacen de manera oportuna puesto que los extractos bancarios no llegan a tiempo. Se realizan ajuste pero no de manera periódica, solo cuando se remite información a los entes de control Las cuentas de cartera no reflejan claramente las operaciones y transacciones realizadas lo cual es difícil establecer claramente la cartera de estas cuentas No se tiene debidamente reconocidos todos y cada uno de los bienes que posee el municipio, por consiguiente se debe iniciar un proceso para adelantar dicha tarea, identificado cada bien, ingresándolo al sistema, para que así el mismo, realice el proceso real y se obtenga información contable fiable. etc Etapa De Revelación (Elaboración De Estados Contables y Demás Informes, Interpretación Y Comunicación De La Información) Esta etapa la valoración cualitativa arrojó un porcentaje de 4.26% lo que significa que existe un resultado Adecuado del proceso de elaboración de los estados contables y demás informes, así como la interpretación y comunicación de la Información del sistema de control interno contable de la entidad.
Observaciones más relevantes presentadas en esta etapa son El sistema de procesamiento de la información contable se mantiene actualizado pero existe dificultades con la parametrización Existe el riesgo de una posible deficiencia en la verificación de los estados e inconsistencia con las notas, pero se realizó una nota explicativa. No se publicó el balance general en la pagina web durante la vigencia 2012, lo que significa que no son utilizados todos los medios de comunicación de la entidad. La información no es interpretada de forma clara que facilite la comprensión de dicha información por parte de los usuarios. Se han evidenciado diferencias en los informes presentados en la CGN, por un valor acumulado en centavos, puesto que esta información se presenta en miles etc Otros Elementos De Control (Acciones Implementadas): En esta etapa la valoración cualitativa arrojó un porcentaje de 4.01% lo que significa que los elementos de control tienen un nivel Adecuado en cuanto a la evaluación y seguimiento del proceso del sistema de control interno contable de la entidad.
Observaciones de la etapa: No hay una adecuada administración de riesgos contables. Existen deficiencias en la autoevaluación del procesocontable el cual no permite verificar la efectividad de los controles, sin embargo mediante el comité de sostenibilidad contable se adelantan medidas preventivas. Los procedimientos contables deben ser actualizados La manera como circula la información se evidencia en la interrelación de los procesos de la entidad, mas no existe flujo gramas que nos permitan evidenciarlo de manera clara. No existe un plan de capacitación que contempla las necesidades de capacitación del proceso contable, pero no existe una política clara de los mecanismos de actualización. etc Fortalezas La Alcaldía Municipal de El Retorno - Guaviare ha implemento un Software denominado Pimisys. Este software es de fácil manejo y permite enlazar de manera ágil, consistente y confiable la información financiera de los módulos contables, presupuestal, de tesorería, nómina, almacén, inventarios, plan de compras y contratación. De otra parte el jefe de Contabilidad es funcionario de carrera con amplios conocimientos financieros, demostrando compromiso institucional, no cuenta con un equipo de trabajo, sin embargo ha demostrar ser muy eficiente en sus funciones. Debilidades Existen múltiples debilidades como son. No o se han identificado los riesgos contables y no se ha asesorado al área en este aspecto. No se realizan autoevaluaciones periódicas que permitan determinar la efectividad de los controles contables. Los procesos y procedimientos están desactualizados. No existen políticas institucionales en cuanto a que los hechos y operaciones realizados en las diferentes dependencias sean debidamente informados al área contable a través de documentos fuente o soporte. No existe una toma física del inventario de todos los bienes existentes que pertenecen a la entidad dentro del departamento. No hay avalúos recientes de los bienes depreciados. No se publica mensualmente el balance general y el estado de la actividad financiera con los indicadores, análisis e interpretaciones que faciliten la adecuada comprensión de los usuarios. No se ha implementado un programa de capacitación constante de los funcionarios del área, Requiere de personal de apoyo para el área contable Avances Obtenidos Respecto De Las Evaluaciones Y Recomendaciones Realizadas Se vienen realizando conciliaciones periódicas y cruces de cuentas entre las diferentes áreas involucradas en los aspectos financieros y contables. El contenido de las notas a los estados contables revela suficientemente la información cualitativa y cuantitativa que corresponde. Se han establecido niveles de autoridad y responsabilidad claros para realizar las diferentes actividades del proceso contable. El comité de sostenibilidad contable ha realizados depuración de saldos.
Recomendaciones Reunir el Comité de Sostenibilidad Contable, como lo establece la resolución con el fin de asesorar al área contable en la depuración de las cifras y demás contenidos de los informes contables en los aspectos de confiabilidad, relevancia y comprensión, de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública. Se debe identificar y analizar los riesgos con el fin de darles el tratamiento adecuado. Es imperativo actualizar el Manual de Procesos y Procedimientos del área. Se debe implementar la realización anual de inventarios, depuración de los mismos y proceso de baja y remate de los elementos sin uso. Se debe efectuar con carácter urgente el avalúo de los elementos depreciados para conocer su valor real y valor de aseguramiento. Los libros oficiales de contabilidad deben ser elaborados, diligenciados y actualizados con el fin de que respalden la emisión de los estados contables. Es necesario implementar y documentar las políticas y prácticas contables con el fin de que sirvan de guía u orientación en el proceso contable. Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben ser debidamente individualizados y registrados 7.2 Informe control Interno Contable año 2013 Frente al año 2013 se obtuvieron los siguientes resultados de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable NUMERO EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACION 1 EVALUACIÓN DEL CONTROL 4.4 ADECUADO INTERNO CONTABLE 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.6 ADECUADO 1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.5 ADECUADO 1.1.2 CLASIFICACIÓN 4.8 ADECUADO 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.7 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACION 4.8 ADECUADO 1.2.1 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES 5.0 ADECUADO 1.2.2 ANALISIS, INTERPRETACION Y 4.5 ADECUADO COMUNICACIÓN DE LA 1.3 INFORMACION OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.9 SATISFACTORIO 1.3.1 ACCIONES COMPLEMENTARIAS 3.9 SATISFACTORIO
Verificación de la Información Analizados los resultados de la evaluación del control interno contable, éste obtuvo una calificación de 4.4 sobre 5, La etapa de Reconocimiento tiene un puntaje de 4.6 y la de revelación 4.8. En cuanto a otros elementos de control establecidos en la Alcaldía Municipal de El Retorno, se obtiene un puntaje de 3.9, siendo esta ultima la de menor porcentaje. Confrontando la evaluación de control interno contable realizada durante el año 2012 y 2013 se puede observar que para el año 2013 la etapa otros elementos de control se encuentra en un menor porcentaje de cumplimiento esto debido a que el numeral 56 LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA? al realizar verificación de estos no se encuentran debidamente actualizados por lo que se le dio una calificación de 30. Etapa De Reconocimiento (Identificación, Clasificación, Registro y Ajustes): En esta etapa la valoración cualitativa arrojó un porcentaje de 4.6%; porcentaje que se encuentra en rango adecuado del proceso de identificación, clasificación, registro y ajustes del sistema de control interno contable de la entidad, dando como mayor porcentaje el ítem de clasificación con 4.8% y con un menor porcentaje el de identificación con 4.5%
Dentro de las observaciones más relevantes presentadas en esta etapa son: A pesar de que no existe la política, la entidad cuenta con un sistema administrativo y financiero denominado PIMISYS, en el cual se registran todas las operaciones y el área contable realiza verificación de los mismos Se realizan los ajustes pertinentes, conciliaciones entre áreas con el fin de demostrar la realidad económica de la entidad, de igual manera se generan todos los estados financieros con sus respectivas notas contables Cada registro contable cuenta con su respectivo soporte en físico que reposa en el área de contabilidad Falta capacitación al personal que registra las operaciones que afectan contabilidad, pues el área contable no cuenta con personal de apoyo, máxime cuando la normatividad y los procedimientos sufren cambios continuos Cada operación se registra y clasifica en la cuenta correspondiente, si es el caso se desagrega un auxiliar para la mejor clasificación Se tiene en cuenta el manual de procedimientos, así como la doctrina contable publica Se hace conciliación de saldos recíprocos con las entidades públicas con las cuales el municipio realiza operaciones Etapa De Revelación (Elaboración De Estados Contables y demás Informes, Interpretación Y Comunicación De La Información) Esta etapa la valoración cualitativa arrojó un porcentaje de 4.8% lo que significa que existe un resultado Adecuado del proceso de elaboración de los estados contables y demás informes, así como la interpretación y comunicación de la Información del sistema de control interno contable de la entidad.
Analizado este Comportamiento se pudo establecer que para la vigencia 2013 Se Establecieron Indicadores para el Análisis de la Información Financiera tales como: Indicadores De Gestión Fiscal y Financiera, Liquidez (Razón Corriente), Liquidez (Capital De Trabajo), Solidez, Endeudamiento Total, Rentabilidad, los cuales permitieron conocer a fondo la realidad financiera de la entidad Observaciones más relevantes presentadas en esta etapa son Se Llevan De Manera Electrónica Todos Los Libros Y De Manera Física Los Principales (Diario Y Mayor Y Balances) Se Hace Confrontación Entre Los Libros, Los Estados Contables Y La Información Reportada A Los Entes De Control Se Reporta Dicha Información En Los Plazos Establecidos Para Ello La Información Contable Es De Fácil Interpretación Para La Posible Toma De Decisiones Otros Elementos De Control (Acciones Implementadas): En esta etapa la valoración cualitativa arrojó un porcentaje de 3.9% lo que significa que los elementos de control tienen un nivel satisfactorio en cuanto a la evaluación y seguimiento del proceso del sistema de control interno contable de la entidad.
Observaciones de la etapa: Se solicita al área jurídica la actualización de los procesos que cursan en contra del municipio con el fin de efectuar sus respectivas provisiones, sin embargo dicha área no es oportuna en el dicho reporte No hay una instancia asesora que mitigue los riesgos de índole contable, y la oficina de control interno no cuenta con el personal multidisciplinario La información contable se mantiene actualizada y se realizan los ajustes necesarios mediante comité de sostenibilidad contable No cuenta con políticas contables actualizadas, sin embargo en el registro de las operaciones se procura Tener En Cuenta El Régimen Y La Doctrina Contable El proceso de sostenibilidad contable se realiza de manera continua, en procura de obtener una información contable fiable Los bienes se encuentran clasificados e individualizados, los derechos y obligaciones cargados al respectivo tercero No se tiene implementada la política de capacitación no existe la política implementada, sin embargo al cierre del ejercicio contable se realizan las conciliaciones entre áreas y los ajustes necesarios Fortalezas La Alcaldía Municipal de el Retorno - Guaviare ha implemento un software denominado pimisys. este software es de fácil manejo y permite enlazar de manera ágil, consistente y confiable la información financiera de los módulos contables, presupuestal, - de tesorería, nómina, almacén, inventarios, plan de compras y contratación. de otra parte el jefe de contabilidad es funcionario de carrera con amplios conocimientos financieros, demostrando compromiso institucional, no cuenta con un equipo de trabajo, sin embargo ha demostrar ser muy eficiente en sus funciones.
Debilidades Existen múltiples debilidades como son. No o se han identificado los riesgos contables y no se ha asesorado al área en este aspecto. No se realizan autoevaluaciones periódicas que permitan determinar la efectividad de los controles contables. Los procesos y procedimientos están desactualizados. No existen políticas institucionales en cuanto a que los hechos y operaciones realizados en las diferentes dependencias sean debidamente informados al área contable a través de documentos fuente o soporte. No existe una toma física del inventario de todos los bienes existentes que pertenecen a la entidad dentro del departamento. No hay avalúos recientes de los bienes depreciados. No se publica mensualmente el balance general y el estado de la actividad financiera con los indicadores, análisis e interpretaciones que faciliten la adecuada comprensión de los usuarios. No se ha implementado un programa de capacitación constante de los funcionarios del área, Requiere de personal de apoyo para el área contable Avances Obtenidos Respecto De Las Evaluaciones Y Recomendaciones Realizadas Se vienen realizando conciliaciones periódicas y cruces de cuentas entre las diferentes áreas involucradas en los aspectos financieros y contables. El contenido de las notas a los estados contables revela suficientemente la información cualitativa y cuantitativa que corresponde. Se han establecido niveles de autoridad y responsabilidad claros para realizar las diferentes actividades del proceso contable. El comité de sostenibilidad contable ha realizados depuración de saldos. Recomendaciones Reunir el Comité de Sostenibilidad Contable, como lo establece la resolución con el fin de asesorar al área contable en la depuración de las cifras y demás contenidos de los informes contables en los aspectos de confiabilidad, relevancia y comprensión, de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública. Se debe identificar y analizar los riesgos con el fin de darles el tratamiento adecuado. Es imperativo actualizar el Manual de Procesos y Procedimientos del área. Se debe implementar la realización anual de inventarios, depuración de los mismos y proceso de baja y remate de los elementos sin uso. Se debe efectuar con carácter urgente el avalúo de los elementos depreciados para conocer su valor real y valor de aseguramiento. Los libros oficiales de contabilidad deben ser elaborados, diligenciados y actualizados con el fin de que respalden la emisión de los estados contables. Es necesario implementar y documentar las políticas y prácticas contables con el fin de que sirvan de guía u orientación en el proceso contable. Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben ser debidamente individualizados y registrados
7.3 Informe control Interno Contable año 2014 Frente al año 2014 se obtuvieron los siguientes resultados de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable. NUMERO EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE INTERPRETACION OBTENIDO 1 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 4.44 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.64 ADECUADO 1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.53 ADECUADO 1.1.2 CLASIFICACIÓN 4.75 ADECUADO 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.66 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.75 ADECUADO 1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORM 5.00 ADECUADO 1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFO 4.50 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.93 SATISFACTORIO 1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.93 SATISFACTORIO Verificación de la Información Analizados los resultados de la evaluación del control interno contable, éste obtuvo una calificación de 4.4 sobre 5, La etapa de Reconocimiento tiene un puntaje de 4.64 y la de revelación 4.75. En cuanto a otros elementos de control establecidos en la Alcaldía Municipal de El Retorno, se obtiene un puntaje de 3.93, siendo esta ultima la de menor porcentaje. Cabe resaltar que el porcentaje de cumplimiento de cada etapa fue muy acorde con los resultados del año 2013. Etapa De Reconocimiento (Identificación, Clasificación, Registro y Ajustes): En esta etapa la valoración cualitativa arrojó un porcentaje de 4.64%; porcentaje que se encuentra en rango adecuado del proceso de identificación, clasificación, registro y ajustes
del sistema de control interno contable de la entidad, dando como mayor porcentaje el ítem de clasificación con 4.75% y con un menor porcentaje el de identificación con 4.53% Dentro de las observaciones más relevantes presentadas en esta etapa son: No existe una política implementada, sin embargo el área contable de manera periódica realiza revisiones para que las áreas que alimentan la contabilidad realicen las operaciones de manera oportuna y adecuada Se realizan los ajustes pertinentes, conciliaciones entre áreas con el fin de demostrar la realidad económica de la entidad, de igual manera se generan todos los estados financieros con sus respectivas notas contables Cada registro contable cuenta con su respectivo soporte en fisico que reposa en el área de contabilidad Se tiene en cuenta el manual de procedimientos, asi como la doctrina contable publica Las conciliaciones bancarias de elaboran de manera correcta, sin embargo no es oportuna su elaboración, ya que se depende del reporte de los extractos por parte de la entidades bancarias, las cuales no hacen presencia en el municipio Se tiene la claridad suficiente para diferenciar la normatividad contable con respecto a otros tipos de entidades publicas Para la propiedad, planta y equipo el reconocimiento de la depreciación, se registra directamente al patrimonio y se realiza por medio del método de reconocido valor técnico, como es el de línea recta, y la vida útil de los mismos se toma como referencia la indicada en el instructivo no 01 de 2014 de la contaduría general de la nación Etapa De Revelación (Elaboración De Estados Contables y demás Informes, Interpretación Y Comunicación De La Información) Esta etapa la valoración cualitativa arrojó un porcentaje de 4.75% lo que significa que existe un resultado Adecuado del proceso de elaboración de los estados contables y demás informes, así como la interpretación y comunicación de la Información del sistema de control interno contable de la entidad.
Observaciones más relevantes presentadas en esta etapa son Se Llevan De Manera Electrónica Todos Los Libros Y De Manera Física Los Principales (Diario Y Mayor Y Balances) Se Hace Confrontación Entre Los Libros, Los Estados Contables Y La Información Reportada A Los Entes De Control Se Reporta Dicha Información En Los Plazos Establecidos Para Ello La Información Contable Es De Fácil Interpretación Para La Posible Toma De Decisiones Otros Elementos De Control (Acciones Implementadas): En esta etapa la valoración cualitativa arrojó un porcentaje de 3.93% lo que significa que los elementos de control tienen un nivel satisfactoria en cuanto a la evaluación y seguimiento del proceso del sistema de control interno contable de la entidad.
Observaciones de la etapa: Se solicita al área jurídica la actualización de los procesos que cursan en contra del municipio con el fin de efectuar sus respectivas provisiones, sin embargo dicha área no es oportuna en el dicho reporte No hay una instancia asesora que mitigue los riesgos de índole contable, y la oficina de control interno no cuenta con el personal multidisciplinario La información contable se mantiene actualizada y se realizan los ajustes necesarios mediante comité de sostenibilidad contable No cuenta con políticas contables actualizadas, sin embargo en el registro de las operaciones se procura Tener En Cuenta El Régimen Y La Doctrina Contable El proceso de sostenibilidad contable se realiza de manera continua, en procura de obtener una información contable fiable Los bienes se encuentran clasificados e individualizados, los derechos y obligaciones cargados al respectivo tercero No se tiene implementada la política de capacitación no existe la política implementada, sin embargo al cierre del ejercicio contable se realizan las conciliaciones entre áreas y los ajustes necesarios Fortalezas La Alcaldía Municipal de el Retorno - Guaviare ha implemento un software denominado pimisys. este software es de fácil manejo y permite enlazar de manera ágil, consistente y confiable la información financiera de los módulos contables, presupuestal, - de tesorería, nómina, almacén, inventarios, plan de compras y contratación. de otra parte el jefe de contabilidad es funcionario de carrera con amplios conocimientos financieros, demostrando compromiso institucional, no cuenta con un equipo de trabajo, sin embargo a demostrar ser muy eficiente en sus funciones. Debilidades Existen múltiples debilidades como son. No o se han identificado los riesgos contables y no se ha asesorado al área en este aspecto. No se realizan autoevaluaciones periódicas que permitan determinar la efectividad de los controles contables. Los procesos y procedimientos están desactualizados. No existen políticas institucionales en cuanto a que los hechos y operaciones realizados en las diferentes dependencias sean debidamente informados al área contable a través de documentos fuente o soporte. No existe una toma física del inventario de todos los bienes existentes que pertenecen a la entidad dentro del departamento. No hay avalúos recientes de los bienes depreciados. No se publica mensualmente el balance general y el estado de la actividad financiera con los indicadores, análisis e interpretaciones que faciliten la adecuada comprensión de los usuarios. No se ha implementado un programa de capacitación constante de los funcionarios del área, Requiere
de personal de apoyo para el área contable Avances Obtenidos Respecto De Las Evaluaciones Y Recomendaciones Realizadas Se vienen realizando conciliaciones periódicas y cruces de cuentas entre las diferentes áreas involucradas en los aspectos financieros y contables. El contenido de las notas a los estados contables revela suficientemente la información cualitativa y cuantitativa que corresponde. Se han establecido niveles de autoridad y responsabilidad claros para realizar las diferentes actividades del proceso contable. El comité de sostenibilidad contable ha realizados depuración de saldos. Recomendaciones Reunir el Comité de Sostenibilidad Contable, como lo establece la resolución con el fin de asesorar al área contable en la depuración de las cifras y demás contenidos de los informes contables en los aspectos de confiabilidad, relevancia y comprensión, de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública. Se debe identificar y analizar los riesgos con el fin de darles el tratamiento adecuado. Es imperativo actualizar el Manual de Procesos y Procedimientos del área. Se debe implementar la realización anual de inventarios, depuración de los mismos y proceso de baja y remate de los elementos sin uso. Se debe efectuar con carácter urgente el avalúo de los elementos depreciados para conocer su valor real y valor de aseguramiento. Los libros oficiales de contabilidad deben ser elaborados, diligenciados y actualizados con el fin de que respalden la emisión de los estados contables. Es necesario implementar y documentar las políticas y prácticas contables con el fin de que sirvan de guía u orientación en el proceso contable. Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben ser debidamente individualizados y registrados Se realizó lista de chequeo así: PROCESO EMPALME MANDATARIOS ENTRANTES Y SALIENTES 2015 LISTA DE CHEQUEO - INFORME CONTABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO Fecha de inicio del proceso 1 DE ENERO DE 2012 Fecha de finalización del proceso 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Nombre contadora actual CARLOS JOHANY GONZALEZ GONGORA Nombre del funcionario que recibe información LUZ ALEIDA RICO TRIANA Información reportada SI NO Detalle de la información Observaciones Sistema de información El Municipio de El Retorno Se cuenta con soporte contable con todos los Guaviare, cuenta con un constante lo cual permite tener elementos que lo software Administrativo y las versiones más integran? Financiero denominado actualizadas del sistema. X PIMISYS, compuesto por los módulos de Contabilidad "P&G", Nómina, Tesorero, Presupuesto "SIEP", Industria y Comercio "SINDYCOM", Predial "SIPRED", Paz y
Están a disposición los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente actualizados a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables Se han realizado y registrados los cálculos actuariales y las amortizaciones, así como los recursos destinados a estos pasivos? Salvo, Contratación "PAPIRO", Gestión Documental HERMES Compras y Almacén SI NO Detalle de los soportes disponibles Se cuenta con la información a Noviembre 30 de 2015, conforme lo estipula la Circular No 005 de 2015 de la X Contaduría General de la Nación. SI NO Registros de cálculos y de recursos Al cierre del mes de Noviembre de 2015, se realizaron las respectivas X actualizaciones, teniendo en cuenta la información arrojada por la página del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales - FONPET, la cual se registró dentro de la contabilidad del municipio. Observaciones La información se encuentra en el software y se puede consultar, con los respectivos libros principales y auxiliares. Observaciones A Noviembre 30 de 2015, se tiene registrada la suma de $3.250.277.974, 13 en la cuenta 1.9.01.04 Encargos Fiduciarios Aportes FONPET Situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de la entidad contable pública SI NO Detalles En la contabilidad del municipio están registradas las pretensiones de los procesos administrativos en contra de la X entidad, con la respectiva valoración de probabilidad y las provisiones respectivas. SI NO Relación de fondos Observaciones Relación de fondos especiales y fondos cuentas a cargo de la entidad pública y si fueron entregados en Administración o en Fiducia x FONSET CDA SOBRETASA BOMBERIL No han sido entregados en administración o fiducia. Situaciones pendientes a resolver en materia contable? Relación de situaciones Se ha realizado un proceso de actualización de avalúos, mediante contrato de prestación de servicios profesionales. Observaciones En el mes de Diciembre de 2015 se registrarán en contabilidad las respectivas actualizaciones a la entrega del producto del contrato en mención.
Temas contables acordados entre las partes para ser entregados con posterioridad? Relación de aplicaciones de Software que utiliza la entidad en materia contable Estados contables básicos certificados con sus notas Informe de Control Interno Estado de conciliación de las operaciones reciprocas con corte a septiembre 30 de 2015, en especial SGP y Regalías Informe de las actividades de preparación para enfrentar la etapa de transición al nuevo marco normativo aplicable a la entidad de acuerdo con las resoluciones expedidas por la CGN Transmisión del reporte del boletín de deudores morosos del estado BDME, con corte a noviembre 30 de 2015 a través del chip y base de datos actualizados Concepto general por parte de la Oficina de Control Interno Temas acordados Observaciones Convergencia a Normas Dentro del proceso de empalme, Internacionales de Información se hizo énfasis en la necesidad Financiera de apoyo en el proceso de adopción de Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público NICSP, el cual comienza el proceso de preparación para el año 2016 Relación de aplicaciones Observaciones Sistema Administrativo y Financiero Se cuenta con las respectivas PIMISYS, Software validador licencias. "VALIDA RUES Anexos y documentos soportes en diferentes temas Evidencia Observaciones/ Con corte a Noviembre 30 de 2015, en físico, debidamente firmada por Alcalde y Contador Evidencia Observaciones Informes correspondientes a los años 2012, 2013, 2014, y 2015 Evidencia Debidamente conciliadas, archivo en Excel en el Computador de Contabilidad. Evidencia Se ha consultado el Nuevo Marco Normativo emitido por la Contaduría General de la Nación, al igual que los instructivos y material relacionado. Se han reportado de manera oportuna los respectivos informes. Reposan en el computador ACER de la oficina de control interno carpeta empalme Observaciones Observaciones/ Frente a la información financiera y contable se puedo verificar que la información se encuentra debidamente organizada y con sus soportes.