Código: MP OMA RM Hoja: Página 1 de 187 Revisión: 00 Fecha de actualización: DIRECCIÓN DE MATERIALES Y DE LA DIRECCION DE
ÍNDICE 1. Introducción 3 Pág. 2. Marco Jurídico 4 3. Políticas y Lineamientos Generales 6 4. Lista Maestra de Documentos 13 5. Descripción de Procedimientos 15 Página 2 de 187
1. INTRODUCCIÓN El siguiente Manual de Procedimientos fue elaborado con el fin de brindar las herramientas necesarias para facilitar la realización de las actividades competentes a ésta Dirección. Se podrá encontrar a detalle cada uno de los procesos que conforman las funciones de la Dirección, ordenando de forma consecutiva los pasos a seguir para cada proceso a realizar. Esta al alcance de cualquier servidor público a fin de que todos lo conozcan y lo consulten al momento de solicitar algún trámite en ésta Dirección. Es indispensable que se mantenga actualizado ya que son los procesos y lineamientos con los cuales se rige la Dirección y estar vigente es de suma importancia para su validez. Página 3 de 187
2. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 115, Fracción IV, inciso a. Periódico Oficial de la Federación: 5 Febrero de 1917. Última Reforma 12 de Febrero del 2007. 2. Constitución Política del Estado libre y soberano de Quintana Roo. Artículos 10, 126, 127, 133, 145, 146 y 160 Fracciones II, III, IV, V, VII y VIII, 166 y 167. Periódico Oficial del Estado: 12 de Enero de 1975. Última Reforma: 11 de Septiembre del 2006. 3. Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. Artículo 150, Fracciones I, II, III, VIII, IX, X, XIII y XVIII. Periódico Oficial del Estado: 25 de Abril del 2006. 4. Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo. Artículo 115. Periódico Oficial del Estado: 20 de Diciembre del 2004. 5. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado. Artículo 47, Fracciones I XXIX. Periódico Oficial del Estado: 15 de Marzo de 1990. Última Reforma: 4 de Junio del 2004. 6. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Periódico Oficial de la Federación: 4 de Enero del 2000. Última Reforma: 20 de Febrero del 2007. 7. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles del Estado de Quintana Roo. Periódico Oficial del Estado: 31 de Marzo de 1989. Última Reforma: 18 de Diciembre de 1998. 8. Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo. Periódico Oficial del Estado: 16 de Diciembre de 1993. Página 4 de 187
9. Reglamento del Gobierno Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. Artículo 147. Periódico Oficial del Estado: 17 de Marzo del 2006. 10. Séptima Sesión extraordinaria. Primer acuerdo: 19 de Noviembre del 2008. 11. Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo de fecha 12 de Mayo del 2009, Tomo II, No. 38 Extraordinario, Quinto Punto del Orden del día de la vigésima tercera Sesión Ordinaria de fecha 19 de Marzo del 2009. 12. Condiciones Generales de trabajo del Sindicato Único de Trabajadores al Servicio del Ayuntamiento de Benito Juárez. (Revisión en el mes de Junio de cada año). 13. Acuerdo por el que se fijan los criterios, plazos y lineamientos para la elaboración de los Manuales de Organización y de Procedimientos. Página 5 de 187
3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS UNIDAD DE MATERIALES LINEAMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y Los presentes lineamientos están basados en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y prestación de Servicios, Reglamento de Bando del Buen Gobierno y policía de Benito Juárez, Reglamento Interior de la Oficialía Mayor del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo, Reglamento General de Patrimonio Municipal de Benito Juárez. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo, Condiciones Generales del Trabajo del Sindicato Único de Trabajadores de Benito Juárez 2005 2008. Reglamento General del Patrimonio Municipal de Benito Juárez, Quintana Roo, Reglamento de Tránsito y Condiciones Generales sobre seguros de automóviles residentes. DE LAS ADQUISICIONES Y ARRENDAMIENTOS En acuerdo con las áreas administrativas de cada Dirección, formular los programas, políticas y procedimientos de trabajo que permitan contar oportunamente con el aprovisionamiento de bienes y servicios. El área requirente, mediante el análisis de su presupuesto, verificara la procedencia del bien o servicio esperado. El área solicitante mediante el formato de requisición solicitará a la Dirección de Recursos Materiales el bien o servicio necesario para su compra. Las requisiciones para compras serán recibidas únicamente los días primeros diez días de cada mes, NO se recibirán después de la fecha. Deberán contener el material solicitado, proyecto, actividad, partida y justificación de la compra. Las requisiciones se separan por tipo de familia. En caso de que el bien o servicio sea derivado de un contrato el área solicitante, deberá anexar copia fotostática del mismo en cada uno de los pagos. Página 6 de 187
Toda compra hecha por la Dirección de Recursos Materiales que sea menor a $7,000.00 pesos IVA incluido, anexará la requisición original y una cotización. Y se aprueba el proceso de compra directa. En las compras que sean mayores a $7,001.00 pesos hasta $150,000.00 pesos I.V.A incluido, se aprueba el proceso de adjudicación directa, en la que en todo caso se deberá tomar en cuenta a por lo menos tres proveedores, no siendo necesario presentarlo a Comité; el área respectiva encargada de adquirir deberá presentar un informe sobre las adquisiciones realizadas cuando así lo requiera el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Municipio de Benito Juárez. Las compras mayores a $150,001.00 hasta $300,000.00 I.V.A incluido deberán contener una requisición de Compra, tres cotizaciones como mínimo, un cuadro comparativo, orden de compra u orden de servicio, según sea el caso, y deberá ser considerada la compra ante el Comité de Compras, teniendo como aprobación el sello del Comité en la orden de compra. En las compras de $300,001.00 pesos hasta $560,000.00 pesos, se aprueba el proceso de adquisición por invitación restringida, a por lo menos tres proveedores. De $560,001.00 pesos en adelante, se aprueba el proceso de adquisición por licitación pública. Las adquisiciones de los activos, deberán contener una requisición y orden de compra. La Dirección de Recursos Materiales será la encargada de documentar el soporte de las adquisiciones de los bienes o servicios de cada área. Las áreas solicitantes serán las encargadas de tramitar la autorización de sus compras ante la Dirección Financiera. Después de la adquisición del bien o servicio la Dirección de Egresos procederá a expedir el contra recibo y programar el pago del mismo. Para el caso de los arrendamientos de inmuebles se recepciona la solicitud de la Dirección mediante oficio especificando: Vigencia, monto mensual, ubicación y nombre del arrendador. Página 7 de 187
DE LOS SEGUROS OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS Los servidores públicos están obligados a contar con licencia vigente del tipo apropiado para conducir vehículos, expedida por la autoridad competente. Reglamento de Tránsito de Benito Juárez, Art. 55 59 (Ver tabla) Los servidores públicos tienen la obligación de responder solidariamente, salvo prueba en contrario, de los daños a terceros, en su persona o bienes que cause la unidad que conduzca, pagando el deducible. DAÑOS MATERIALES El servidor público deberá responder por los daños que cause a la unidad que conduzca. EN CASO DE SINIESTRO El servidor público deberá en caso de ocurrir siniestro, reportarse como primera instancia a la Dirección de Tránsito Municipal e inmediatamente con la compañía aseguradora y después notificarle por escrito a su director o jefe de área a que se encuentre adscrito, explicando brevemente las circunstancias, quien a su vez expondrá por escrito y mediante una tarjeta informativa los hechos a la Oficialía Mayor, Dirección de Asuntos Jurídicos, a la Dirección de Administración y Patrimonio Municipal, a la Dirección de Recursos Materiales y a la Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento de Benito Juárez. Página 8 de 187
La Dirección responsable del resguardo del vehículo se encargará de tomar fotos de los daños ocasionados durante el siniestro y posteriormente cuando se presente ya reparado dicha unidad. Se dará por terminada la relación de trabajo sin responsabilidad alguna para el Ayuntamiento por ocasionar daños a vehículos propiedad del Ayuntamiento, que se encuentren bajo la responsabilidad y cuidado del trabajador, por conducirlos con negligencia, en estado de ebriedad o bajo el influjo de alguna droga. Cuando la unidad se encontrara en servicio y en horas laborales y el trabajador tenga algún accidente automovilístico el Ayuntamiento podrá pagar los gastos que se ocasionen con motivo de la reparación del daño, siempre y cuando quede comprobado que el trabajador procedió sin dolo ni intención alguna.(se considerará como riesgo de trabajo siempre y cuando la Dirección responsable notifique por escrito que se trató de un riesgo de trabajo) No aplicará esta disposición cuando el trabajador se encuentre en cualquier grado de intoxicación alcohólica o bajo la influencia de sustancias tóxicas o enervantes. En caso de siniestro la Dirección a que esta asignado el vehículo accidentado deberá enviar la requisición de compra para el pago del deducible, una vez recepcionada la factura el Departamento de Seguros deberá anexar el siguiente soporte: La tarjeta informativa deberá contener de forma detallada como ocurrió el siniestro, fecha y hora en la que sucedieron los hechos, descripción del vehículo siniestrado, número de siniestro y la manifestación de si el trabajador municipal estaba realizando sus actividades laborales. Anexos obligatorios: Peritaje de tránsito, Carta Responsiva por Accidente, Copia de la licencia del conductor, Formato de Evidencia de Daños (Fotos), Boleta de Infracción. El peritaje de tránsito es aquél que emite la autoridad competente de donde se desprende la responsabilidad del conductor. El formato de la declaración de accidente es el documento que el ajustador de la compañía aseguradora llenará al momento en que ocurre el siniestro, registrando el nombre y demás datos generales del conductor, la descripción del vehículo, así como también el conductor llenará de su propio puño y letra como ocurrió el accidente y firmará en el lo declarado. Página 9 de 187
Responder de los daños que cause a la unidad que conduzca, y de los daños a terceros, en su persona y en sus bienes. Es necesario para hacer válido el seguro contar con licencia vigente del tipo apropiado para conducir vehículos, expedida por la autoridad competente. PROHIBICIONES Queda prohibido al servidor publico realizar en forma personal convenio o arreglo con la parte contraria respecto a los daños de los vehículos de propiedad municipal que fueran accidentados o siniestrados que implique reconocimiento de responsabilidad. Queda prohibido al servidor público retirarse del lugar del siniestro hasta en tanto no haya llegado la autoridad correspondiente y el ajustador de la compañía de seguros y éstos tomen conocimiento de los hechos sucedidos. REPARACIONES Todo vehículo oficial que sufra algún daño material inferior al deducible deberá ser reparado en los talleres convenidos con la Aseguradora de este Ayuntamiento, con cargo económico al empleado y/o trabajador municipal al que se le impute responsabilidad. El servidor público deberá responder por los daños que cause a la unidad que conduzca y de los daños a terceros en su persona o en sus bienes, pagando el deducible correspondiente, en los siguientes casos: 1. Cuando en un accidente resultase responsable el chofer del vehículo del Ayuntamiento(Art.88 Capítulo XII de las Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato Único de Trabajadores al Servicio del Ayuntamiento de Benito Juárez) 2. Cuando el trabajador sin orden superior permita a personas no autorizadas o no aptas para manejar los aparatos, maquinaria o vehículos que estén a su cuidado. Cuando el empleado municipal involucrado no acepte firmar la Carta Responsiva por Accidente, el Departamento de Seguros turnara a la Contraloría Municipal el expediente completo para la elaboración del acta de deslinde de responsabilidad del servidor público. Página 10 de 187
El Departamento de Seguros dependiente de la Dirección de Recursos Materiales del Ayuntamiento de Benito Juárez será el encargado de solicitarle a la compañía aseguradora el importe del deducible del siniestro. Cuando la requisición este autorizada y firmada, el Departamento de Seguros de la Dirección de Recursos Materiales del Ayuntamiento de Benito Juárez solicitará la factura del deducible. Cuando el pago del deducible del siniestro sea mayor de $7,000.00 se procederá a elaborar una orden de servicio que deberá firmar la Dirección correspondiente. El Departamento de Seguros dependiente de la Dirección de Recursos Materiales del Ayuntamiento de Benito Juárez se encargará de enviar a la Dirección de Egresos la factura para su trámite de pago soportada con la siguiente documentación: Requisición, Acta de deslinde de responsabilidad o en su caso la Carta Responsiva por Accidente y factura del pago del deducible. En caso de comprobarse la responsabilidad del servidor público conductor, este podrá celebrar convenio económico con Oficialía Mayor, para el pago del deducible o reparación de los daños ocasionados.*(carta Responsiva por Accidente) La Oficialía Mayor a través de la Dirección de Recursos Humanos será la encargada de realizar los descuentos vía nómina al servidor público por los daños que haya ocasionado por el siniestro y en el sobre de nómina deberá aparecer la cantidad a descontar hasta su término; Cuando el responsable realice el pago del deducible o en su caso cuando el pago sea menor al deducible y éste se haga en una sola exhibición, deberá proporcionar al Departamento de Seguros una copia del recibo o copia de la factura de pago expedida por el taller. OBSERVANCIA Serán responsables de vigilar la correcta aplicación de los presentes Lineamientos y Políticas, todas las Unidades Administrativas, Direcciones, y en general todo servidor público que integren o conformen la Administración Pública Municipal, la inobservancia de las disposiciones anteriores, serán motivo suficiente para suspender o cesar de su empleo al servidor publico infractor, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales en que incurran. Página 11 de 187
COMBUSTIBLE Asignación de Tarjeta de Combustibles y Alta de Vehículo. La Dirección solicitante debe mandar un oficio de solicitud de suministro de combustible con los datos del vehículo, (marca, modelo, tipo y número de serie) copia de una identificación oficial (Operador de la tarjeta) copia de la tarjeta de circulación del vehículo (si es particular) y el visto bueno del Oficial Mayor y/o Director de Recursos Materiales y Servicios Generales. Posteriormente se otorga un número de tarjeta y se configura en el sistema de Tanque lleno. Se designa el monto de la carga a la semana la cual es autorizada con anterioridad por el Oficial Mayor del H. Ayuntamiento. El funcionario público responsable de la unidad debe realizar sus cargas los días, los horarios y en las estaciones de carga autorizados. El servidor público es responsable de llenar y firmar el resguardo de la tarjeta. Reposición de Tarjetas de Combustibles por extravió. En caso de pérdida de la Tarjeta el responsable de la misma debe dar aviso a la Dirección de Recursos Materiales y llenar una solicitud de extravío para que dicha Dirección desactive la tarjeta. La Dirección de Recursos Materiales es la responsable de realizar un oficio de solicitud de pago por extravío de tarjeta a nombre del operador de la tarjeta, dirigido al Director de Ingresos. El costo por extravío de la tarjeta es de $1,000.00 moneda nacional. El operador de la tarjeta es el responsable de realizar el pago correspondiente en las cajas de la Tesorería Municipal. La Dirección de Recursos Materiales es la encargada de otorgar una nueva tarjeta, realizando los cambios en la base de datos. La Dirección de Recursos Materiales a través del Departamento de Combustibles, es la encargada de la facturación, tanto en el consumo de combustibles, como de la reposición de tarjetas. Página 12 de 187
PARQUE VEHICULAR La Dirección solicitante deberá enviar la requisición de compra y la orden de trabajo solicitando el servicio que requiere. La Dirección de Recursos Materiales por medio del Departamento de Parque Vehicular es la responsable de enviar al taller mecánico (de los que tiene el Ayuntamiento en convenio) con la documentación correspondiente. El taller en mención deberá revisar y enviar la cotización, para su autorización. La Dirección de Recursos Materiales es la encargada de autorizar y revisar la documentación necesaria, para la realización del servicio. La Dirección solicitante es responsable de darle seguimiento al trámite, para el sello de control presupuestal. Los proveedores son responsables de gestionar su contra recibo, una vez que se realizó el todo el trámite correspondiente. Almacén general. No se reciben entregas parciales y en caso de que la mercancía no pueda ser entregada completa el mismo día, la Dirección solicitante deberá justificar la urgencia de la entrega en forma parcial. En material eléctrico deberá traer certificados de garantía por parte del proveedor. La Dirección de Recursos materiales es la única facultada para recibir directamente del proveedor el material. En material químico deberá estar soportado con un formato denominado MSDS. Es responsabilidad de la Dirección solicitante recoger la mercancía solicitada en Almacén a más tardar 72 horas posteriores a la llegada del mismo. En caso de solicitar equipo de cómputo deberá exigir los discos de instalación y garantía. Página 13 de 187
En caso de solicitar activos fijos (Equipo de cómputo y mobiliario) además de elaborar la salida de almacén deberá anexar el resguardo del bien con las firmas correspondientes. UNIDAD DE 1. Horario de recepción de oficios de 9:00 Hrs. a 17:00 Hrs. 2. Recepción de solicitudes de mantenimiento y limpieza, vía telefónica y oficio. 3. Recepción de solicitudes de logística vía oficio, con 3 días de anticipación al evento. 4. El Jefe de Almacén es la única persona autorizada para dar entrada y salida de material. Página 14 de 187
5. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS UNIDAD DE MATERIALES CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO P OMA RM 01 00 Área de Licitaciones FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN Procedimiento de Adjudicación por Licitación Pública P OMA RM 02 00 Procedimiento de Adjudicación Directa P OMA RM 03 00 Procedimiento de Invitación Restringida Área de Parque Vehicular P OMA RM 04 00 Procedimiento para Reparación de Vehículos P OMA RM 05 00 P OMA RM 06 00 P OMA RM 07 00 Área de Combustible Procedimiento para Asignación de Tarjeta de carga de Combustible Procedimiento para Reposición de Tarjeta Extraviada Procedimiento para Pago de Facturas por reposición de Tarjeta Extraviada P OMA RM 08 00 Procedimiento para Pago de Facturas de Consumo de Combustible Departamento de Adquisiciones P OMA RM 09 00 Procedimiento para Compra Directa P OMA RM 10 00 Procedimiento de Compras con Recursos Federales o Mixtos P OMA RM 11 00 P OMA RM 12 00 P OMA RM 13 00 Procedimiento de Compra de $150,000 a $300,000 pesos Área de Seguros Procedimiento de Aseguramiento de Vehículos Oficiales I Procedimiento para Aseguramiento de Vehículos Oficiales II Página 15 de 187
P OMA RM 14 00 Procedimiento en Caso de Siniestro P OMA RM 15 00 Procedimiento para Pago de Deducible P OMA RM 24 00 Procedimiento para reparación de vehículo siniestrado P OMA RM 25 00 Procedimiento para pago de daños por negligencia P OMA RM 26 00 Procedimiento de Casos de Siniestros que se turnan al Ministerio Público P OMA RM 27 00 Procedimiento en caso de Pérdida Total del Vehículo P OMA RM 28 00 Procedimiento en Caso de Robo del Vehículo Área de Eventos y Transportes P OMA RM 16 00 Procedimiento para Realización de eventos P OMA RM 17 00 Procedimiento para pago de facturas P OMA RM 18 00 Procedimiento para solicitud de gastos a comprobar P OMA RM 19 00 Procedimiento para reembolso de gastos P OMA RM 20 00 Procedimiento para servicio de transporte P OMA RM 21 00 Procedimiento para solicitar servicio de Coffee Break P OMA RM 22 00 Procedimiento para la Comprobación de Gastos P OMA RM 23 00 Departamento de Almacén General Procedimiento para Recepción de material al proveedor y entrega de material a Dependencias. UNIDAD DE CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Unidad de Servicios Generales P OMA RM SG 01 00 Procedimiento de Adquisiciones FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN Página 16 de 187
P OMA RM SG 02 00 P OMA RM SG 03 00 Procedimiento para recepción de solicitudes de Mantenimiento. Procedimiento para recepción de solicitudes de Logística. Página 17 de 187