Diseño Organizacional
DISEÑO ORGANIZACIONAL 1 Lectura No. 5 Nombre: Contexto ambiental en las organizaciones Introducción Durante esta sesión estudiaremos los elementos que componen el contexto ambiental de las organizaciones. Se inicia con una breve introducción sobre el ambiente organizacional, en el que se encuentran el ambiente de tareas y el ambiente general. Después se muestra la diferencia entre micro ambiente y macro ambiente, así como su presencia en la organización. Más adelante, se explican las características, los aspectos, los propósitos y los riesgos de los sectores del ambiente general, del contexto internacional, de la incertidumbre ambiental y de la dependencia de recursos.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 2 Contextualización Contexto ambiental en las organizaciones 1 Sectores del ambiente Definición Secotres Propósito general 2 Contexto internacional Importancia de este sector Implicaciones positivas y negativas 3 Incertidumbre ambiental Definición Factores contribuyentes 4 Dependencia de recursos Definición Alternativas de abastecimiento Riesgos Organizaciones flexibles
DISEÑO ORGANIZACIONAL 3 Explicación Contexto ambiental en las organizaciones Es importante iniciar haciendo referencia a la definición del entorno organizacional, esto nos ayudará a contextualizar los temas que se abordarán más adelante. El entorno organizacional se define como todos los elementos que existen fuera de los límites de la organización y que tienen el potencial de afectarla en todo o en parte. En relación al entorno organizacional, existe el dominio ambiental que supone el campo de acción en el ambiente en el que opera la organización. El dominio ambiental de la organización define el espacio en el ambiente externo donde la organización va a interactuar para el logro de sus metas, por ejemplo, el tipo de mercados y servicios. Las organizaciones actuales se integran por los componentes de su entorno organizacional que afectan de manera distinta a cada organización debido a que todas las organizaciones son diferentes, es decir, varían en el giro de sus actividades, en tamaño, metas, tecnología, estructura, estrategias y otras características. En resumen, el entorno organizacional es aquel conjunto de factores o sectores del ambiente externo que contienen elementos similares, los cuales influyen o condicionan a la mayoría de las organizaciones en la determinación de estrategias de trabajo para el logro de sus objetivos o metas. Los sectores que integran el entorno general organizacional son distintos de un autor a otro, pero básicamente son: Sector industrial Materias primas Recursos humanos
DISEÑO ORGANIZACIONAL 4 Recursos financieros Mercados Tecnología Condiciones económicas Gobierno Aspectos socioculturales e internacionales En la mayoría de las organizaciones, los sectores se clasifican en ambiente de tareas y ambiente general. En el ambiente de tareas las organizaciones interactúan directamente con los sectores que lo componen. El ambiente de tareas incluye regularmente los siguientes sectores: Industrial Materias primas Mercados Recursos humanos Internacional Estos sectores condicionan las operaciones y la capacidad de las organizaciones en el cumplimiento de sus metas. Por ejemplo, la competitividad que alberga el sector industrial crea oportunidades, pero también amenazas para las organizaciones respecto a la participación en el mercado. Las organizaciones actuales distinguen dos tipos de contexto ambiental en relación a sus condiciones y sus características generales: el micro ambiente y el macro ambiente. El micro ambiente incluye los sectores del ambiente de tareas, ya que éstos representan las actividades de la organización que se vinculan de manera directa con el entorno. En el micro ambiente se observa también el ambiente interno de la misma, es decir, su estructura y sus procesos.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 5 En el macro ambiente la organización observa las fuerzas externas del contexto que dan forma a las oportunidades o condicionantes para alcanzar sus metas. En el macro ambiente se encuentran los sectores de tecnología, condiciones económicas, gobierno, recursos financieros y aspectos socioculturales, los cuales son sectores del ambiente general. Crees que el ambiente externo condiciona a las organizaciones en sus propósitos? Sectores del ambiente general El ambiente general está integrado por aquellos sectores que impactan o condicionan indirectamente a las organizaciones en general, como son: Las condiciones económicas La tecnología Los recursos financieros El gobierno (legalidad y política) El sector sociocultural Comúnmente, la economía de un país condiciona la operación de las organizaciones. Un ejemplo son las organizaciones con fines de lucro que operan inmersas en un contexto económico muy cambiante o con indicadores económicos inestables. Estas organizaciones están supeditadas a estas variaciones económicas para plantear alternativas en sus estrategias de trabajo que les permitan, a pesar del contexto económico inestable, alcanzar sus metas organizacionales. Para abordar el sector sociocultural, podemos señalar un aspecto muy concreto, los cambios demográficos. Las nuevas generaciones demandan innovación y crean nuevas necesidades de consumo. Además de propiciar cambios culturales que repercuten a nivel social, ante los cuales las organizaciones de cualquier giro deben encaminar sus estrategias de operación.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 6 Las organizaciones modernas, sin excepción, deben estar a la vanguardia en los avances de la tecnología, de lo contrario, su funcionalidad se tornará obsoleta. Por ejemplo, en el uso de Internet, la sociedad contemporánea reconoce las ventajas de este medio de información y las oportunidades que ofrece a las organizaciones en sus procesos y servicios. A continuación se presenta un esquema que muestra el entorno organizacional, sus divisiones y sectores. Sectores Micro ambiente Macro ambiente Ambiente de tareas Ambiente general Sectores Industrial, recursos humanos, materias primas, mercados e internacionales Gobiernos, sociocultural, economía, tecnología, recursos financieros Crees que las organizaciones deben evaluar el entorno organizacional para desarrollar estrategias que les permitan alcanzar sus metas? 2 Contexto internacional Todas las organizaciones se encuentran inmersas en un entorno global. El contexto internacional, impacta de manera directa en las operaciones de algunas organizaciones, específicamente aquellas en las que las características propias de su giro económico las condiciona a evaluar de manera permanente el contexto internacional. Por ejemplo: la industria automotriz debe analizar el mercado global para proyectar oportunidades de consumo.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 7 Además de considerar ampliamente las condiciones económicas, avances tecnológicos, socioculturales, etcétera, esta visión le permite a este tipo de industria mantener altos estándares de competitividad y permanencia en el mercado. En el caso de algunas organizaciones, el impacto del contexto internacional no resulta afectar de manera tan directa sus operaciones, sin embargo, no están excluidas de repercusiones directas. Por ejemplo: las instituciones de beneficencia social no tienen la necesidad imperiosa de evaluar el contexto internacional para analizar oportunidades y amenazas para el desarrollo de sus operaciones, pero sí deben conocer este contexto internacional, ya que los sectores nacionales pueden verse afectados por hechos mundiales, y sus servicios pueden requerir modificaciones en relación a nuevas necesidades sociales. Qué influencia crees que tiene el contexto internacional en las franquicias de hamburguesas como McDonald s o Burger King? En resumen, las interconexiones globales representan ciertas implicaciones negativas y positivas para las organizaciones. El sector internacional condiciona a las organizaciones a vivir en un ambiente complejo, cambiante y competitivo. Por ello la importancia de que las organizaciones se involucren ampliamente en el contexto internacional. 3 Incertidumbre ambiental Para hablar acerca de la incertidumbre ambiental es necesario definirla. La incertidumbre surge debido a que las organizaciones se enfrentan con dificultades para encontrar información y a que las situaciones cambian de manera impredecible. Existen dos factores que contribuyen a la incertidumbre: la complejidad del entorno y el cambio del entorno.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 8 Adicionalmente a éstos, pueden surgir limitaciones y restricciones debido a la capacidad limitada del entorno para soportar las organizaciones. Una de estas limitaciones es la munificencia, término que se refiere a la disponibilidad de recursos o la capacidad del entorno para apoyar a las organizaciones. Complejidad del entorno La complejidad del entorno hace referencia al número y al estado de relación de los elementos del entorno que afectan a una organización. La complejidad del entorno se clasifica en complejo y simple. Por ejemplo, una compañía aérea opera en ambientes complejos debido a que influyen en ella diversos factores externos que condicionan sus operaciones como pueden ser: cambios en condiciones económicas, regulaciones gubernamentales, avances tecnológicos, escasez de recursos financieros, etcétera. Por otro lado, una ferretería que es propiedad de una familia en una comunidad suburbana se encuentra en un ambiente simple. La tienda no requiere de tecnología compleja ni supeditarse a regulaciones gubernamentales, ni de otros factores. El cambio del ambiente o entorno De la misma forma que la complejidad del entorno, el cambio del ambiente o entorno implica que los directivos presten atención al ambiente externo. Las estrategias y los diseños organizacionales que funcionaban antes en una organización, ahora no embonan con las condiciones cambiantes del entorno. Los cambios del ambiente o entorno originan lo que varios autores denominan turbulencia. Como ejemplos de turbulencia se pueden mencionar: introducción de nuevas tecnologías, variaciones económicas, cambios en los niveles de empleo, modificaciones de las políticas del gobierno, cambios en las
DISEÑO ORGANIZACIONAL 9 expectativas del consumidor, nuevos competidores en la industria, cambios demográficos, etcétera. En síntesis, los directivos deben ser flexibles y crear las condiciones organizacionales que den respuesta a los cambios del entorno para conseguir la adaptación, generar oportunidades y asegurar la permanencia de la organización dentro del contexto ambiental en el cual subsiste. Por tanto, la adaptación a la incertidumbre ambiental representa modificaciones estructurales y cambios en el comportamiento de las organizaciones. Las condiciones de incertidumbre son diferentes para cada organización. Asimismo, la capacidad de adaptación y los planes de diseño organizacional se supeditan a dichas condiciones inciertas. El autor Richard L. Daft (2005) afirma que las organizaciones deben tener el ajuste correcto entre la estructura interna y el entorno externo. Podrías dar un ejemplo de la incertidumbre ambiental en las organizaciones? 4 Dependencia de recursos Existe una característica más que surge de la relación entre la organización y el entorno que influye en las organizaciones: la necesidad de recursos materiales y financieros. La dependencia de recursos significa que las organizaciones dependen del entorno, pero luchan por adquirir el control sobre los recursos para minimizar su dependencia. Ampliando esta definición, la dependencia de recursos se refiere a la realidad que viven cotidianamente las organizaciones en cuanto a la labor de abastecerse de recursos materiales y financieros para dar curso a sus operaciones, buscando asegurar la entrada de sus recursos y utilizando estrategias de control.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 10 Una organización requiere ampliar sus horizontes de oportunidades para obtener los recursos que le provee el ambiente externo. Para este fin, debe buscar alternativas de abastecimiento cuando los recursos materiales en el entorno son escasos. Por ejemplo, cuando una empresa que fabrica aparatos telefónicos, pierde a uno de sus principales proveedores de piezas, debe interrelacionarse con otras empresas del mismo giro para lograr intercambiar y compartir los recursos. Aunque, no siempre esta alternativa resulta favorable para la organización limitada de recursos para operar. Por una parte, se logra la obtención de sus recursos y, por otra, se genera vulnerabilidad y propicia la posibilidad de que la organización que le comparte recursos incida en sus operaciones, es decir, que pierde cierta autonomía. Aquí se retoma el término munificencia del entorno. La munificencia considera que la abundancia o la escasez de recursos presentan oportunidades o imponen limitaciones en las organizaciones. Específicamente, la munificencia puede aplicarse a la disponibilidad de soporte financiero, al acceso a las localizaciones principales, a la presencia de recursos humanos clave o a la posesión de recursos materiales básicos para que las organizaciones subsistan. En concreto, una munificencia baja provoca que las organizaciones no puedan alcanzar sus metas o que simplemente les resulte muy complicado funcionar. Actualmente, las organizaciones se encuentran inmersas en ambientes cada vez más inciertos, donde la munificencia es cada vez menor. Las organizaciones contemporáneas deben ser flexibles en su entorno interno para adaptarse de mejor manera al entorno externo. Un aspecto clave para que una organización sobreviva en entornos que cambian aceleradamente y que tienden a ser complejos e inciertos es la disponibilidad de
DISEÑO ORGANIZACIONAL 11 quienes dirigen las organizaciones para aprender y desarrollar estrategias que les permitan adaptarse al contexto ambiental. En este sentido, el diseño organizacional adquiere lógica cuando se considera el ambiente externo. De esta forma, el entorno interno de la organización adquiere fuerza para adaptarse al contexto ambiental y crear mayores oportunidades de eficacia organizacional.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 12 Conclusión En esta lectura aprendimos que en el entorno organizacional todo lo que se encuentra fuera de la organización puede llegar a afectarla. Las organizaciones actuales distinguen dos tipos de contexto ambiental en relación a sus condiciones y sus características: 1. Microambiente El ambiente interno, es decir, estructura y progresos 2. Macroambiente Fuerzas externas que condicionan o dan oportunidad de lograr metas.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 13 Para aprender más Lecturas complementarias Reacciones de las organizaciones a la incertidumbre La forma en que la incertidumbre del entorno influye en las características organizacionales, combina dimensiones de cambio y complejidad. Un entorno de baja incertidumbre es simple y estable. Las organizaciones que se hallan en este entorno tienen pocos departamentos y una estructura mecánica. En un entorno de incertidumbre baja a moderada se necesitan más departamentos y más funciones integradoras para coordinar los departamentos. Los entornos de incertidumbre alta a moderada son inestables, pero simples. La estructura de organización es orgánica y descentralizada. Se recalca la planeación y los administradores imitan rápidamente los atributos exitosos de los competidores. El entorno de alta incertidumbre es complejo e inestable y el más incierto desde el punto de vista de la administración. Las organizaciones son grandes y tienen muchos departamentos, pero también son orgánicas. Un gran número de personal se asigna a la coordinación y a la integración. La organización emplea enlaces sobre los límites, planeando y pronosticando para poder responder rápidamente a los cambios del ambiente.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 14 Actividad de Aprendizaje Según lo que aprendiste esta semana, realiza un cuadro sinóptico. Procura definir de forma clara cada punto, extiéndete lo que sea necesario, para que así puedas comprender y aprender mejor el contenido de esta semana. Al finalizar sube tu actividad a la plataforma en el lugar indicado.
DISEÑO ORGANIZACIONAL 15 Referencias Daft, R. (2005). Teoría y diseño organizacional. México: Thomson. Hodge, B., Anthony, W. y Gales, L. (2003). Teoría de la organización un enfoque estratégico. Madrid: Pearson Prentice Hall. Robbins, S. (2004). Comportamiento organizacional. México: Pearson Educación.