CORPORACIÓN ARROCERA NACIONAL (CONARROZ) Carta de Gerencia 1-2013 Informe para aprobación
San José, 15 de enero del 2014. Señores Junta Directiva Corporación Arrocera Nacional Estimados señores: Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la visita de auditoría externa correspondiente al período 2013, a la empresa Corporación Arrocera Nacional (en adelante CONARROZ), y con base en el examen efectuado notamos ciertos aspectos referentes al sistema de control interno y procedimientos de contabilidad, los cuales sometemos a consideración de ustedes en este informe. Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como principal protección contra posibles irregularidades que un examen basado en pruebas selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o colaboradores en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos de contabilidad. Agradecemos una vez más la colaboración recibida de los funcionarios y colaboradores de CONARROZ y estamos en la mejor disposición de ampliar y/o aclarar el informe que se adjunta en una sesión conjunta de trabajo cuando nos convoquen. DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS Lic. Ricardo Montenegro Guillén Contador Público Autorizado No.5607 Póliza de Fidelidad No. 0116 FIG 7 Vence el 30 de setiembre del 2014. Timbre de Ley número 6663 por 25 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, adherido y cancelado en el original de este documento. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 2
TRABAJO REALIZADO En nuestra evaluación de control interno y pruebas sustantivas de las partidas mostradas en los estados financieros, correspondientes a la visita de auditoría externa del periodo 2013, revisamos al menos las siguientes áreas: Procedimientos generales Dimos lectura a las actas de Junta Directiva correspondientes al periodo 2013. Dimos lectura a los informes presentados por la auditoría interna para el periodo 2013. Durante la revisión de los riesgos de auditoría en las cuentas que más adelante se detallan, se evaluó la posibilidad de que los procedimientos de control interno contable y administrativo existentes en cada área no fuesen adecuados para evitar o detectar irregularidades. Resultado de la revisión: Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos determinamos que existen actas que se encuentran sin las firmas de las personas correspondientes, por lo que esta situación se ampliará en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de gerencia. Pruebas de control y sustantivas a) Disponibilidades Revisamos los procedimientos de control interno sobre las cuentas de efectivo y equivalentes de efectivo. Calculamos la siguiente razón para el año en curso y las comparamos con el coeficiente del año anterior. Razón de liquidez. Revisamos las conciliaciones bancarias, al 30 de setiembre de 2013, de las cuentas corrientes mantenidas a la fecha por la Corporación Arrocera Nacional, verificando los saldos en la conciliación bancaria con base en el respectivo saldo de la cuenta mayor y con el estado del banco a la misma fecha, además de revisar la antigüedad de las partidas conciliatorias. Solicitamos los últimos arqueos de caja chica realizados por la administración y verificamos que los mismos obtuvieran un resultado razonable. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 3
Realizamos arqueo de cheques en blanco y cheques en cartera mantenidos a la fecha de la revisión. Realizamos una prueba de consecutivos de cheques para determinar la razonabilidad del periodo 2013. Seleccionamos una muestra de cheques y realizamos una prueba de egresos. Seleccionamos documentación de créditos recibidos por concepto de ingresos y verificamos el procedimiento de control, así como su adecuado y oportuno registro. Realizamos una revisión de cheques girados posteriormente al cierre de nuestra auditoría, para determinar si estos están registrados correctamente en el periodo que les corresponde. Solicitamos confirmaciones a los bancos para comprobar los saldos, la existencia y propiedad de las cuentas, las personas autorizadas y cualquier otra relación con las entidades bancarias. Resultado de la revisión: Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos determinamos a la fecha que existen unas diferencias en las conciliaciones bancarias, en la cuenta corriente 216630-4 por un saldo de 152.992 colones. Adicionalmente al realizar la prueba de egresos se logra evidenciar que en el 54% de la muestra se da la ausencia de firmas de hecho por, revisado por y autorizado por. Los detalles se presentan en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de gerencia. b) Cuentas por Cobrar Revisamos los procedimientos de control interno sobre las cuenta por cobrar. Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año anterior. Cotejamos el registro auxiliar contra los saldos del mayor general, al 30 de setiembre de 2013. Verificamos la cuenta que tiene la corporación con Coopebagatzi y la disminución de esta cuenta durante el periodo auditado al 30 de setiembre del 2013. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 4
Verificamos una muestra de movimientos de cobros posteriores, al 30 de setiembre del 2013. Resultado de la revisión: Mediante las pruebas aplicadas a las cuentas por cobrar determinamos que los saldos se presentan de forma razonable al 30 de setiembre del 2013, sin embargo, observamos que la cuenta por cobrar a Coopebagatzi mantiene días de antigüedad considerables y a la fecha esta no ha sido cancelada. c) Inversiones Cotejamos el registro auxiliar contra los saldos del mayor general, al 30 de setiembre de 2013. Cotejamos los saldos de las inversiones contra los estados de cuenta bancarios de los puestos de bolsa. Verificamos la concentración de los títulos por naturaleza y emisor del mismo. Realizamos la verificación de las adiciones y retiros de inversiones que se han generado en el periodo, para determinar la razonabilidad de estos movimientos. Solicitamos confirmaciones a las instituciones financieras, con corte al 30 de setiembre del 2013. Realizamos un re-cálculo de los intereses acumulados y los intereses ganados, que se generaron al 30 de setiembre del 2013. Resultado de la revisión: Determinamos que cada una de las partidas de inversiones se presenta de forma razonable, además de que los saldos de las cuentas se encuentran justificados y respaldados. d) Gastos pagados por adelantado Verificamos la partida correspondiente a cheques pendientes de pago por sobregiros bancarios, determinando la razonabilidad del saldo que se presenta al 30 de setiembre del 2013. Verificamos la razonabilidad de los saldos de la cuenta de COOPEBAGATZI y su variación durante el periodo auditado. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 5
Resultado de la revisión: Luego de verificadas las partidas mencionadas anteriormente determinamos que su clasificación se realizó en forma correcta al cierre del 30 de setiembre del 2013, sin embargo, observamos una Nota de Crédito cargada a la cuenta de Coopebagatzi que no presenta las firmas de autorización. Ver más detalles en el apartado de hallazgos y recomendaciones. e) Propiedad, planta y equipo Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año anterior. Cotejamos el registro auxiliar contra los saldos del mayor general, al 30 de setiembre de 2013. Realizamos un re-cálculo global del gasto por depreciación, así como de la depreciación acumulada de los activos. Realizamos una toma física de una muestra del registro auxiliar al 30 de setiembre del 2013. Revisamos las adiciones y retiros realizados durante el período 2013, se seleccionó una muestra de retiros y estos fueron verificados con el registro contable y la documentación respaldo. Resultado de la revisión: De acuerdo a las pruebas realizadas a la cuenta de propiedad, planta y equipo, determinamos diferencias en los re-cálculos realizados a la depreciación acumulada y al gasto por depreciación. Diferencia entre el saldo del registro auxiliar y el saldo contable, con corte al 30 de setiembre del 2013. Adicionalmente al realizar la toma física de activos en las oficinas centrales se evidencia debilidades del control interno sobre los activos, además de que falta realizar una actualización de los custodios de los activos. Todos los puntos mencionados anteriormente se detallan en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de gerencia. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 6
f) Provisiones Verificamos el saldo de las provisiones contra el re-cálculo realizado con las planillas presentadas a la CCSS e INS. Realizamos una prueba de pago posterior al cierre de la auditoria, correspondiente a los aportes patronales del mes de setiembre. Solicitamos el listado de los días acumulados de vacaciones que presentan los funcionarios de la corporación, para determinar si estos han sido disfrutados correctamente en el periodo que corresponde. Resultado de la revisión: Luego de realizadas las pruebas consideramos que existe una antigüedad de días acumulados de vacaciones, los cuales presentan días acumulados desde hace 3 años atrás. Esta situación se mencionará en forma detallada en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de gerencia. g) Patrimonio Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año anterior. Verificamos el saldo del superávit acumulado y de las reservas con el saldo presentado en las inversiones, las cuales sustentan el saldo patrimonial. Determinamos la naturaleza de las cuentas y el método utilizado por la corporación para hacer los debidos registros contables a cada una de las partidas patrimoniales. Resultado de la revisión: Una vez de realizada cada una de las pruebas determinamos que no existen deficiencias de control que se deban de mencionar en la auditoria con corte al 30 de setiembre del 2013. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 7
h) Ingresos Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año anterior. Realizamos un análisis del comportamiento de las cuentas de ingresos para el período terminado el 30 de setiembre del 2013 e identificar variaciones inusuales. Verificamos los movimientos más significativos que se presentaron en el periodo, correspondiente a las cuentas de contribuciones obligatorias nacionales y de importaciones. Verificamos la razonabilidad de los saldos de la cuenta de traslados del 25% a la reserva de investigación, mediante los ingresos que tuvo CONARROZ durante todo el periodo terminado al 30 de setiembre del 2013. Resultado de la revisión: Luego de verificados los procedimientos mencionados anteriormente determinamos que no existen situaciones particulares que debamos de mencionar en la auditoría, por lo que se considera que el resultado de esta prueba es razonable. i) Gastos Realizamos una prueba global de planillas y cotejamos los saldos de las cuentas contables relacionadas con el fin de verificar la razonabilidad de las mismas. Verificamos la razonabilidad de los saldos de pasivos correspondientes a las provisiones relacionadas con la planilla. Realizamos la revisión del gasto por depreciación desde la prueba aplicada sobre la cuenta de propiedad, planta y equipo. Revisamos movimientos relevantes del periodo 2013, sobre otras cuentas de gastos que tienen una importancia relativa. Realizamos una prueba global de cheques girados en los primeros días del mes de octubre del 2013, para determinar que estos verdaderamente corresponden a ese periodo. Solicitamos una muestra de las contrataciones administrativas que se han generado en el periodo auditado, para determinar el cumplimiento de estas con el reglamento de contratación administrativa de CONARROZ. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 8
Resultado de la revisión: Una vez de verificados los procedimientos mencionados anteriormente determinamos deficiencias de control interno respecto a la muestra seleccionada de contrataciones, por lo que estas se mencionan en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de gerencia. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 9
HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES VISITA 2013 No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación 1. Falta de firmas en actas de la Junta Directiva A la fecha de la revisión observamos que el acta N 514 está firmada por el presidente y por el secretario, pero por ser un presidente interino, la acta únicamente debería estar firmada por él ya que no existe un secretario debidamente establecido en ese momento. Caso contrario sucede en el acta N 519 firmada únicamente por el presidente, la cual debería estar firmada por las dos personas ya que para ese día ya estaba acordado el secretario de la Corporación. De acuerdo como lo establece el reglamento a la Ley 8285 de creación de CONARROZ, una de las responsabilidades que le corresponde al presidente de la Junta Directiva es firmar las actas en compañía del secretario establecido. Al no presentarse las firmas requeridas en las actas se estarían incumpliendo en las obligaciones que tienen los funcionarios de CONARROZ dentro de la Junta Directiva. Se deben de presentar las firmas del presidente y del secretario en las actas de la Junta Directiva, para dejar constancia de que las reuniones se realizaron y se cumplió con las obligaciones establecidas en el reglamento de CONARROZ. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 10 Nivel de Riesgo Bajo
No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación 2. Ausencia de firmas en los movimientos bancarios. Observamos que existen deficiencias de control interno en la documentación soporte de las diferencias transacciones que realiza la corporación. Ver anexo 1 3. Diferencias en las conciliaciones bancarias. Las normas de actividad de control interno requieren que los controles vigentes para los diferentes procesos y actividades de la empresa se encuentren bien documentados y respaldados, esto para brindar razonabilidad de los movimientos contables. Al presentarse estas deficiencias en la documentación de respaldo, los procesos de control interno se verán debilitados, además si surge algún inconveniente no se puede dar la veracidad necesaria para justificar los desembolsos realizados. Incluir en la documentación de respaldo los comprobantes que validen las transacciones realizadas y con sus respectivas firmas de autorización que garanticen la razonabilidad de las transacciones. Al efectuar las revisiones de las conciliaciones bancarias, pudimos determinar una diferencia de 152.992 colones en la cuenta 216630-4 Región Huetar Norte. Las normas de actividad de control interno establecen que se deben realizar conciliaciones periódicas de los registros, identificar oportunamente las diferencias que se puedan originar entre los registros auxiliares e investigar su procedencia. Al no corregirse estos errores en un tiempo prudencial, los saldos de las cuentas involucradas no estarían presentando el saldo real de las cuentas bancarios y de los estados financieros de la corporación. Investigar las diferencias existentes y hacer los ajustes necesarios para que el saldo de la cuenta bancaria sea el correcto. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 11 Nivel de Riesgo Bajo Bajo
No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación 4. Diferencia en el registro auxiliar de activos con el saldo contable. Como prueba de auditoria se cotejó el registro auxiliar de activos fijos con el saldo del mayor general, donde pudimos observar una diferencia de 5.878.601, por motivo de que algunos activos totalmente depreciados no están incluidos en el saldo contable aunque estos no han sido dados de baja. 5. Deficiencias de control interno en los activos fijos. Las normas de actividad de control interno estableen que se deben realizar conciliaciones periódicas de los registros auxiliares, identificar oportunamente las diferencias que se puedan originar entre los reportes e investigar su procedencia. Los saldos mostrados en los estados financieros podrían estar sub o sobre valuados, en el caso de que se presentaran diferencias entre el saldo contable y los registros auxiliares, por lo que no se estarían haciendo los ajustes correspondientes si estos errores no se detectaran a tiempo. Hacer los ajustes necesarios al sistema para que este no excluyan contablemente los activos que todavía no han sido dados de baja. Se recomienda que a los activos depreciados se les establezca un valor en libros de 1 colón, esto no excluiría esos activos de la contabilidad. I- Al realizar el re-cálculo de la depreciación acumulada y el gasto por depreciación se dan diferencias con las reveladas en el registro auxiliar de activos La información del registro auxiliar debe poseer las cualidades necesarias que lo acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de Al no mantenerse actualizados los registros auxiliares, los cuales representan el detalle de las cuentas, se podría generar Confeccionar un registro auxiliar que cumpla con los requerimientos básicos y que la información Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 12 Nivel de Riesgo Bajo Medio
No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación fijos al 30 de setiembre del 2013, por lo que se logran identificar datos erróneos en cuanto a las vidas útiles de los activos. Ver Anexo 2. II- Se detecta que existen activos dentro del registro auxiliar suministrado cuya vida útil ya venció y se encuentran con saldo en libros por depreciar y no ha ocurrido ningún evento que altere el plazo de la vida útil del mismo. III- Al efectuar la toma física de activo se determinaron deficiencias de control, las cuales se mencionan en el Anexo 3 IV- Determinamos que los activos no están bajo la responsabilidad de la persona registrada como su custodio, ya que estos formularios no están actualizados. errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. Basado en la política, las vidas útiles se determinan con la Tabla contenida en el Reglamento del Impuesto sobre la Renta, estos activos no cumplen con mencionada política. El registro auxiliar revela una vida útil y se deprecia a otra vida útil lo que resulta un saldo sobre o sub estimado. Se debe actualizar y ajustar periódicamente los saldos del activo fijo con el objetivo de revelar información veraz, confiable y razonable del estado actual de los mismos. inconsistencias en la información que perjudicaría la presentación de los estado financieros. se presente completa para que a su vez facilite su interpretación y análisis. Se considera conveniente efectuar una toma física total de los activos fijos y evaluar el estado de estos para realizar una actualización del auxiliar y lograr revelar un saldo razonable y además de llevar un mayor control de los activos que salen, se trasladan o se dañan o deterioran. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 13 Nivel de Riesgo
No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación 6. Ausencia de firmas en nota de crédito. Observamos que existen deficiencias de control interno en la documentación soporte de la Nota de crédito N 311 del 31/10/2013, ya que no presenta las firmas de revisado por, ni la de recibido conforme. Las normas de actividad de control interno requieren que los controles vigentes para los diferentes procesos y actividades de la empresa se encuentren bien documentados y respaldados, esto para brindar razonabilidad de los movimientos contables. Al presentarse estas deficiencias en la documentación de respaldo, los procesos de control interno se verán debilitados, además si surge algún inconveniente no se puede dar la veracidad necesaria para justificar los desembolsos realizados. Incluir en la documentación de respaldo los comprobantes que validen las transacciones realizadas y con sus respectivas firmas de autorización que garanticen la razonabilidad de las transacciones. 7. Incumplimientos en el proceso de contrataciones. Al revisar las contrataciones administrativas generadas en el periodo terminado al 30 de setiembre del 2013 pudimos determinar que en algunos casos no se cumple todos los requisitos necesarios para adjudicar una contratación. Toda contratación administrativa debe cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el reglamento de contratación administrativa de CONARROZ, esto para garantizar la razonabilidad, equilibrio de fe y la Al no cumplir con los requisitos mínimos establecidos se estarían violando las regulaciones que se presentan en el reglamento, lo que podría afectar negativamente a la corporación si estas Incluir en el expediente de cada contratación todos los requisitos mínimos establecidos por CONARROZ, y en los casos donde las contrataciones sean Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 14 Nivel de Riesgo Bajo Bajo
No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación Ver detalles en Anexo 4 trasparencia de la contratación en donde se van a invertir fondos de la corporación. contrataciones no son realizadas bajo los estándares necesarios. con prórrogas se debe de incluir en el expediente aunque la prórroga sea en los años siguientes. 8. Días acumulados de vacaciones. De acuerdo a las pruebas efectuadas pudimos observar que hay funcionarios que tienen muchos días acumulados de vacaciones. De acuerdo con la ley laboral establecida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, las vacaciones solo pueden ser acumuladas por 2 años. Al presentar muchos días acumulados el funcionario corre el riesgo de perder esos días si la corporación toma la decisión de acumularle solo lo correspondiente a los últimos dos años. Por otra parte la corporación se podría ver afectada si el funcionario es despedido o renuncia, ya que tendría que pagarle todas las vacaciones acumuladas, lo que significa un gasto muy alto para la corporación. Apegarse a lo establecido por la ley de acuerdo a lo indicado por el Ministerio de Trabajo. Mantener un control sobre los días disponibles de vacaciones de cada funcionario para que este los disfrute en el periodo correspondiente y no acumule vacaciones. Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 15 Nivel de Riesgo Bajo
SEGUIMIENTO A CARTAS DE GERENCIA ANTERIORES CG-1 2012 Hallazgo Descripción Estado actual 1. Carencia de provisión de vacaciones: La entidad dentro de sus registros contables no cuenta con una provisión de vacaciones. 2. Falta de pronunciamiento del Ministerio de Hacienda. No se está reflejando en los estados financieros, la obligación de la entidad con los funcionarios por concepto de vacaciones, siendo un pasivo real según la legislación costarricense. Proceso: a la fecha de auditoría la corporación ha implementado una provisión de vacaciones, aunque cuenta el 1.5% cuando lo establecido por la ley es cerca del 4.16%. No se logra disponer de un pronunciamiento formal del Ministerio de Hacienda que indique que la entidad no se encuentra sujeta al pago del impuesto de renta Debe existir un pronunciamiento donde se indique la obligación sobre la presentación y pago de impuestos por parte de CONARROZ, ó que indique su exoneración. Proceso: A la fecha de la auditoría la corporación no hace ninguna consulta al Ministerio de Hacienda, sino que se basa bajo un criterio interno establecido por el departamento legal, Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 16
donde indican que la corporación no está sujeta al pago de impuestos. Anexo 1 1-01-02-03 BNCR cta. 216622-1 Prog. Investigación Número Fecha Beneficiario Monto A B C D E F G 20635584 04/07/2013 CONARROZ 216625-38.026 X X X 7001 07/11/2012 CARLOS CASTRO FALLAS - 53.473 X 7077 05/12/2012 BERTER MARTINEZ ULATE - 34.420 X 7105 20/12/2012 CARLOS CASTRO FALLAS - 51.638 X 7197 30/01/2013 BOLIVAR RUIZ ZELEDON - 170.356 X 7270 21/02/2013 CORPORACION ARROCERA NACIONAL - 60.000 X 7393 03/04/2013 DIDIER RODRIGUEZ SALAZAR - 75.850 X 7426 10/04/2013 JAIRO DIAZ LEIVA - 183.010 X 7546 15/05/2013 JAIRO DIAZ LEIVA - 45.672 X X 7669 26/06/2013 BERTER MARTINEZ ULATE - 74.810 X 7710 16/07/2013 EL COLONO AGROPECUARIO S.A. - 3.465.744 X 7794 14/08/2013 BOLIVAR RUIZ ZELEDON - 42.342 X X 7844 04/09/2013 BERTER MARTINEZ ULATE - 85.840 X X 7884 30/09/2013 GRUPO Q PRODUCTOS AUTOMOTRICES S.A. - 317.228 X 6939 17/10/2012 JIMENEZ JIMENEZ GUSTAVO - 60.000 X 7102 19/12/2012 LEDEZMA ALVARADO OSWALDO - 150.000 X Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 17
1-01-02-03 BNCR cta. 216622-1 Prog. Investigación 7190 30/01/2013 CHAVARRIA ROJAS RANDALL - 175.000 X 7307 06/03/2013 VARGAS SALAZAR MARVIN - 170.000 X 7712 16/07/2013 ALVARADO LEDEZMA RANDALL - 100.000 X X 7788 14/08/2013 ALVARADO LEDEZMA RANDALL - 100.000 X X 7851 11/09/2013 VILLALOBOS MARTINEZ ROXANA - 150.000 X X 1-01-02-10 BNCR$ cta No 617452-8 Conarroz $ Número Fecha Beneficiario Monto $ A B C D E F G 5427 12/02/2013 ROBERT SOTO RIVERA - 295 X X 5490 19/06/2013 MET - CAL ENGINEERING SERVICES, S.A. - 260 X 1-01-02-12 BNCR$ cta No 619967-3 Investigación Número Fecha Beneficiario Monto $ A B C D E F G 370 05/12/2012 MAURICIO MIGUEL MORA MURILLO - 700 X X 413 28/08/2013 CARAVANA INTERNACIONAL S.A. - 2.772 X Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 18
1-01-02-03 BNCR cta. 216622-1 Prog. Investigación 1-01-02-04 BNCR Cta. 216624-7 Regional Pacifico Número Fecha Beneficiario Monto $ A B C D E F G 700 25/06/2013 DESARROLLO AGROPECUARIO DEL PARRITA S.A. 2.078.397 X Atributos A Verificación monto contra libro de bancos B Verificación de firmas de ck o transferencia autorización C Verificación de firma de Hecho por, revisado por, aprobado por y recibido conforme. D Documentación Soporte suficiente y competente E Documentación soporte debidamente inutilizada con "pagado con cheque o transferencia #" F Monto documentación soporte coincide con el cheque o la transferencia. G Verificación de la distribución contable Marcas Cumple X No cumple N/A No aplica Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 19
Anexo 2 Ejemplos de Activos con error en la vida útil Activo Descripción Placa F.Ingreso F. Ini Dep. V Util Valor Vida útil recálculo Diferencia Dep. valor org 000000000000415 MUEBLE CAOBILLA CON SOBRE, 1.5" GRUESO 000000000000420 ESTRUCTURA AEREA PARA PROYECTOR 000000000000553 RELOJ MARCADOR, 000000000000568 AIRE TERMINAL DE DATOS ACONDICIONADO TIPO MINISPLIT PARED 000000000000618 ESCRITORIO TIPO SECRETARIA 120X75X75 000000000000651 MESA CUADRADA PARA CONFERENCIAS 000000000000667 CAJA FUERTE A PRUEBA DE FUEGO,CAP 111 LT 000000000000670 CAJA FUERTE A PRUEBA DE FUEGO,CAP 111 LT 000000000000671 CAJA FUERTE A PRUEBA DE FUEGO,CAP 111 LT 000000000000672 CAJA FUERTE A PRUEBA DE FUEGO,CAP 111 LT 1495 30/09/2005 30/09/2005 60 365.000 120-60 3.042 1500 02/09/2005 02/09/2005 120 404.566 152-32 2.656 1623 09/02/2006 09/02/2006 120 452.000 142-22 3.187 1637 03/03/2006 03/03/2006 120 920.252 140-20 6.573 1682 31/05/2006 31/05/2006 60 76.840 120-60 640 1713 26/07/2006 26/07/2006 60 106.220 120-60 885 1728 25/08/2006 25/08/2006 60 350.151 513-453 683 1729 25/08/2006 25/08/2006 60 350.151 513-453 683 1730 25/08/2006 25/08/2006 60 350.151 513-453 683 1731 25/08/2006 25/08/2006 60 350.151 513-453 683 Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 20
Activo Descripción Placa F.Ingreso F. Ini Dep. V Util Valor Vida útil recálculo Diferencia Dep. valor org 000000000000673 CAJA FUERTE A PRUEBA DE FUEGO,CAP 111 LT 000000000000720 AIRE 000000000000721 AIRE 000000000000722 AIRE 000000000000723 AIRE ACONDICIONADO MINI PARED, 12000 BTU ACONDICIONADO MINI PARED, 12000 BTU ACONDICIONADO MINI PARED, 12000 BTU ACONDICIONADO MINI PARED, 12000 BTU 000000000000767 ARCHIVO METALICO TIPO LEGAL 4 GAVETAS, 000000000000769 ARCHIVO METALICO TIPO LEGAL 4 GAVETAS, 000000000000773 MUEBLE TIPO 000000000000825 AIRE BIBLIOTECA MADERA ACONDICIONADO SANSUNG 000000000000939 RELOJ MARCADOR- TARJETAS 000000000001887 AIRE ACONDICIONADO, COOLTEK 000000000001892 REFRIGERADOR GENERAL ELECTRIC 1732 25/08/2006 25/08/2006 60 350.151 513-453 683 1776 29/03/2007 29/03/2007 60 452.068 117-57 3.864 1777 29/03/2007 29/03/2007 60 452.068 117-57 3.864 1778 29/03/2007 29/03/2007 60 452.068 117-57 3.864 1779 29/03/2007 29/03/2007 60 452.068 117-57 3.864 1823 08/01/2006 08/01/2006 60 90.400 107-47 841 1824 08/01/2006 08/01/2006 60 90.400 107-47 841 1828 29/03/2007 29/03/2007 60 295.000 120-60 2.458 1874 29/03/2007 29/03/2007 60 539.034 120-60 4.492 296 16/12/2002 16/12/2002 168 234.429 210-42 1.114 2028 01/11/2007 01/12/2007 60 507.000 120-60 4.225 2025 23/01/2008 01/02/2008 60 255.083 120-60 2.126 Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 21
Activo Descripción Placa F.Ingreso F. Ini Dep. V Util Valor Vida útil recálculo Diferencia Dep. valor org 000000000001893 HORNO DE MICROONDAS SANSUNG 000000000001966 MUEBLE EN MADERA 000000000002009 UNIDAD AIRE ACONDICIONADO TIPO MINISPLIT 000000000002013 MUEBLE MADERA CAOBILLA 000000000000663 CAMARA FRIA 2 PUERTAS ABRIR MOTOR 1/3 HP 000000000000761 TOLDO 4X4 MTS A 4 AGUAS LONA FORTOPLAS 000000000002269 COSECHADORA DE ARROZ 000000000000411 AIRE ACONDICIONADO TIPO MINISPLIT 2026 23/01/2008 01/02/2008 60 84.750 120-60 706 2077 15/05/2008 01/06/2008 60 275.000 120-60 2.292 2092 06/08/2008 01/09/2008 60 367.233 120-60 3.060 2096 06/08/2008 01/09/2008 60 255.000 120-60 2.125 1724 23/08/2006 23/08/2006 60 734.500 120-60 6.121 1816 13/12/2006 13/12/2006 60 417.060 120-60 3.476 2270 09/09/2009 01/10/2009 217 113.574.346 318-101 357.634 1492 30/06/2005 30/06/2005 120 613.892 116 4 5.276 Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 22
Anexo N 3 Deficiencias de control vistas durante la toma física de activos. Activo fuera de las Instalaciones sin boleta de traslado Activo Descripción N. placa 000000000002296 MICROCOMPUTADORA PORTATIL HP 2287 Custodio la tiene en su casa de habitación sin formulario AF-2 utilizado por Conarroz para el traslado de Activos. Activo no encontrado Activo Descripción N. placa 000000000002736 MICROSCOPIO TRINOCULAR 2494 El activo no fue ubicado físicamente durante la toma física realizada. Activo Descripción N. placa 000000000002698 UNIDAD CENTRAL DE CONFERENCIA DIGITAL 2460 No se encuentra plaqueado. Activo Descripción N. placa 000000000000338 PROYECTOR MULTIMEDIA, 2500 ANSI 1423 Activo se encuentra dañado y aun así no ha sido dado de baja Activo Descripción N. placa Una Firma, Un respaldo Web: www.despachocarvajal.com 23