s Frecuentes de SISMED 50 Report Tercer Out soursing Deben reportar las entidades que no compran ni venden medicamentos ya que subcontratan con un tercero este manejo? Una entidad que según las normas vigentes esté obligada a reportar a SISMED, independiente de que subcontraten el manejo de medicamentos, debe reportar a titulo de su entidad, es decir el nombre de los archivos debe hacer referencia a la entidad así como el registro de control de los archivos reportados relacionando el nit de la entidad. Si la entidad que les realiza en out soursing el manejo de medicamentos, está obligada a reportar de acuerdo a la normatividad vigente, entonces también deberá reportar lo de su competencia a título propio de la entidad, con su nit. 51 venta Si en un trimestre la entidad no realizó ninguna venta, debe reportar archivo de ventas o no? Y Cómo debe reportarlo? 52 compra Cuando la entidad no realiza compra de medicamentos en un trimestre debe reportar al SISMED? Aunque la entidad no haya realizado venta de medicamentos en el trimestre, deberá enviar al SISMED el archivo de venta, porque de otra manera se entenderá que la entidad no cumplió con la obligación de reportar. Las entidades que no vendieron medicamentos en un trimestre y no son los titulares de medicamentos ante INVIMA, deberán reportar el registro de control. Las entidades que son titulares de medicamentos en INVIMA, aunque no vendan deben reportar el archivo de ventas con todos los CUM de los cuales con titulares y los valores en cero (precio mínimo, precio Máximo, valor total, unidades, factura de precio mínimo y factura de precio máximo). Siempre se debe reportar. Cuando no hay compra de medicamentos en el periodo, se debe enviar el archivo de compras sin registros Tipo 2 compras, y en el registro de control (Registro Tipo 1), se especifica que el valor total de compras es cero. Cuando no hay recobro de medicamentos en el periodo, se debe enviar el archivo de compras sin registros Tipo 3 recobros, y en el registro de control (Registro Tipo 1), se especifica que el valor total de recobros es cero. 53 devoluci Las devoluciones de Según el Anexo Técnico 01 la Circular 01 de 2007 de la Comisión Nacional de Precios de
s Frecuentes de SISMED venta de medicamentos se deben reportar a SISMED? Medicamentos y Dispositivos Médicos la entidad reportadora de información de venta de medicamentos, debe discriminar las ventas por mes informando tantos medicamentos como numero de medicamentos comercialice como mayorista o, tenga activos ante el INVIMA en el caso de laboratorios, sin incluir muestras medicas. Es importante reportar los medicamentos aunque sus ventas hayan sido cero. De acuerdo con lo anterior, al SISMED solo debe reportar las ventas netas, las cuales, según el artículo 1 de la Circular 01 de 2007 son valor total de ventas de un medicamento registradas en facturas, menos rebajas, bonificaciones y descuentos, sustentadas en ellas. 54 sucursal Mi empresa tiene varias sucursales, cada sucursal podría enviar el reporte a SISMED? 55 Ejemplo venta Dónde encuentro ejemplos de archivos de ventas para SISMED? De conformidad con la normatividad actual y teniendo en cuenta las posibilidades que actualmente brinda el SISMED, las devoluciones no deben reportarse. Si bien para la contabilidad de cada empresa, ello puede ser relevante, para el SISMED no se previó la posibilidad, ni tampoco la obligación de reportar dichas devoluciones. Acerca de las sucursales, pueden enviar un archivo por sucursal desde cada sucursal pero solamente para reportar el archivo de COMPRAS, en este caso se entiende el cumplimiento de la entidad cuando todas las sucursales hayan cumplido, es decir, hayan tenido procesamiento exitoso de sus archivos. Adicionalmente para reportar por sucursal, deben comunicarse con el Ministerio, para registrar en SISMED los datos de nombre y contacto de cada sucursal ya que SISMED envía al mail de cada sucursal las notificaciones de procesamiento de archivos. El archivo de VENTAS debe consolidarse centralizadamente en la entidad y enviar un solo archivo a nivel del NIT de la Entidad. Ejemplo del Nombre de un Archivo de Ventas: MED113MVEN20111231NI000860123456.txt Ejemplo del Contenido de un archivo de Ventas:
s Frecuentes de SISMED 1,1,NI,860123456,7,2,,,,2011,10,12,9,532750 2,1,10,INS,2001079-1,SI,1000,1200,22000,20,11215,13436 2,2,10,COM, 2001079-2,SI,5000,5500,156000,30,12450,11340 2,3,10,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0 2,4,11,INS, 2001079-1,SI,1000,1300,32000,30,13567,14800 2,5,11,COM, 2001079-2,SI,5000,5400,182000,35,14650,16430 2,6,11,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0 2,7,12,INS, 2001079-1,SI,1000,1100,15750,15,17560,16800 2,8,12,COM, 2001079-2,SI,4900,5200,125000,25,18565,17230 2,9,12,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0 56 ejemplo compra Dónde encuentro ejemplos de archivos de compras para SISMED? Ejemplo del Nombre de un Archivo de Compras: MED114MCOM20111231NI000870100100.txt Ejemplo del Contenido de un archivo de Compras incluyendo recobros: 1,2,NI,870100100,5,,2011,10,12,10,505000,42650 2,1,10,19915099-01,100,120,90000,900,F020,HJ5340 2,2,10,19923973-01,750,750,75000,100,A300,F800 2,3,11,19915099-01,100,110,60000,600,F020,HJ5340 2,4,11,19923973-01,740,750,90000,120,A300,F800 2,5,12,19915099-01,95,110,110000,1048,F020,HJ5340 2,6,12,19923973-01,750,755,80000,106,A300,F800 3,7,10,19915000-01,800,820,16200,20,F040,F340 3,8,10,19915020-05,2000,2000,16000,8,F030,F025 3,9,11,18003012-03,1300,1320,6550,5,F320,F280
s Frecuentes de SISMED 3,10,12,17602534-02,1900,2000,3900,2,F010,F578 57 Report vital 58 Comple mento dietario 59 Entidad territori al municipi o DTS En los archivos de precios de SISMED, se deben reportar los medicamentos vitales no disponibles? En los archivos de precios de SISMED, se deben reportar los complementos dietarios? Cómo deben reportar las entidades territoriales? Todos los medicamentos que tengan código CUM y se encuentran activos en el INVIMA, se deben reportar a SISMED. Si los medicamentos vitales no disponibles tienen código CUM asignado por INVIMA, entonces se deben reportar en los archivos de precios definidos en la Circular 2 de 2011. Si no tienen código CUM, no se deben reportar, pero a partir de la fecha en que INVIMA les asigne código CUM se deberán reportar. Todos los medicamentos que tengan código CUM y se encuentran activos en el INVIMA, se deben reportar a SISMED. Si los complementos dietarios son catalogados como medicamentos en INVIMA y tienen código CUM se deberán reportar a SISMED. Sin embargo, INVIMA reclasificó los complementos dietarios y quedaron considerados como alimentos no como medicamentos. Para consultar la lista de CUM, se puede ingresar al portal de INVIMA www.invima.gov.co y elegir las opciones -> Tramites y Servicios -> Consultas, Registros y Documentos Asociados - >Información Código Único de Medicamentos ->Listados código único de medicamentos. Las entidades territoriales debe reportar usando en el nombre de sus archivos y registro de control como identificación el código DANE de la entidad territorial: El tipo de identificación es: MU (Municipio). DE(Departamento). DI (Distrito) El número identificación es el código DANE de la entidad territorial: Ejemplo del nombre de archivo de venta: MED113MVEN20110930NI000000005036.txt Ejemplo del nombre del archivo de compras: MED114MCOM20120331NI000000025777.txt
s Frecuentes de SISMED 60 Fondo rotatori o estupef aciente report precio 61 Recobro factura 62 Report unidad Dosis cantida Cómo deben reportar los Fondos Rotatorios de Estupefacientes. En registros de recobro la factura es la de la EPS ó la de la IPS? El reporte de unidades de medicamento se refiere a número de dosis como número de ampollas, tabletas? Los Fondos Rotatorios de Estupefacientes de entidades territoriales, debe reportar con el Nit de la entidad a la que corresponde el Fondo Rotatorio de Estupefacientes. Se debe verificar con la mesa de ayuda de SISMED que la entidad correspondiente a su Nit esté registrada en SISMED. Ejemplo del nombre de archivo de venta: MED113MVEN20110930NI000860120340.txt Ejemplo del nombre del archivo de compras: MED114MCOM20120331NI000860120340.txt En el registro de detalle de recobros (registro tipo3), el código del campo 17 y 18 corresponde al número de factura EPS con la cual se realiza el recobro al FOSYGA. La factura de la IPS es la factura mediante la cual la EPS compra a la IPS, por lo tanto la EPS reporta dicho número de factura el los registros de compra - registros tipo 2. Las unidades de medicamentos que se reportan en los archivos de precios, se refieren a unidades de la presentación comercial; es decir, vista la presentación comercial completa como una "unidad". Por ejemplo: si una presentación comercial corresponde a una caja de 100 tabletas y la entidad vendió/compró/recobró 500 tabletas, entonces la entidad debe reportar 5 unidades de la presentación comercial. Si la entidad compro 50 tabletas, debe reportar en 0.5 unidades de la presentación comercial. Adicionalmente, el valor total que se reporta ya sea de venta ó de compra ó de recobro, se refiere al valor total de todas las unidades reportadas en el registro de datos correspondiente. Las entidades están cayendo en el error de no informar unidades de presentación comercial sino número de dosis administradas o dispensadas del medicamento, lo cual es un error en el reporte de información y causa que los precios promedio de las presentaciones comerciales sean bajos e irreales distorsionando los precios del mercado.
s Frecuentes de SISMED 63 unidad Dosis cantida 64 Valor promedi o Inconsis tencia error Cómo se debe reportar la cantidad de medicamentos vendidos ó comprados ó recobrados cuando se manejan dosis. Qué significa la inconsistencia acerca del valor promedio en el rango de mínimo y máximo? En el ejemplo anterior, si el valor total de venta del medicamento fue $50.000, significa que las 5 unidades de presentación comercial se vendieron en $50.000, es decir que el precio promedio de 1 unidad de presentación comercial es de $10.000. Pero si la entidad erróneamente reporta 500 tabletas en el campo unidades, por un valor total de $50.000, entonces para SISMED el precio promedio de una unidad de presentación será ($50.000/500) igual a $100 lo cual claramente afecta el mercado y su regulación. Se recomienda reportar de manera responsable y cuidadosa las unidades de presentación comercial de medicamentos!!! A SISMED se debe reportar el valor total de las ventas (ó compras ó recobros) de cada CUM en el mes y las unidades completas ó con cifras decimales, vendidas (ó compradas ó recobradas) de la presentación comercial del CUM. A manera de ejemplo, si el CUM es una caja de 10 ampolletas y la entidad reporta a SISMED que vendió cinco (6,2) unidades en un valor total de $31000, el SISMED interpreta que vendió 5 cajas de 10 ampollas cada caja y dos decimas de caja (2 ampolletas individuales) todo por valor de $31000. Si la entidad reporta de otra manera se generará una distorsión en los precios del CUM. Se precisa que SISMED e INVIMA manejan la unidad de presentación comercial de cada medicamento, de ahí que el código CUM está asociado a una única presentación comercial y esta no tiene traducción a dosis, por lo cual el reporte a SISMED debe ser en términos de unidades de presentación comercial con cifras decimales. En el procesamiento de archivos reportados por las entidades, SISMED válida para cada registro que el precio promedio de los medicamentos este entre el valor mínimo y el valor máximo reportado. Ciertamente en los registros de precios de venta, precios de compra y valores de recobro, no se reporta el valor promedio, sino que este lo calcula SISMED como el valor total dividió entre el número de unidades.
s Frecuentes de SISMED 65 Inconsis tencia error 66 Precio compra venta 67 Inconsis tencia error Qué significa el error SE REPORTAN MAS/MENOS PERIODOS DE LOS PERMITIDOS Un producto que se vendió ó compro una sola vez, qué se reporta como precio mínimo, máximo, y cuál factura se reporta? Qué significa el error MEDICAMENTO XXXXXXXX-XX NO EXISTE? Es lo mismo que el error NO SE ENCONTRO EL MEDICAMENTO? Si el valor promedio calculado no está en el rango del valor mínimo y el valor máximo, el registro se rechaza y la entidad debe corregir porque alguno de los siguientes datos está errado ya sea el valor mínimo ó el valor máximo ó el valor total ó el número de unidades. Significa que la entidad no reportó todos los meses del trimestre que corresponde al reporte, ó es posible que haya reportado algún mes fuera del trimestre de reporte. En este caso el campo de precio mínimo y el campo de precio máximo contienen el mismo valor; similarmente, el campo de factura de precio mínimo y el campo de factura de precio máximo tienen el mismo dato. Los dos errores son equivalentes y significan que el código CUM XXXXXXXX-XX del medicamento no existe en la base de datos SISMED. Puede ser que efectivamente dicho código este errado y no haya sido asignado por INVIMA, en cuyo caso la entidad debe corregir el archivo y volver a enviar su archivo completo. Si por el contrario, el código CUM si es correcto y fue el asignado por INVIMA, la entidad debe solicitar la actualización del CUM a sismed@minsalud.gov.co (indicando la lista de CUMs a actualizar y el nombre del archivo que fallo por dichos CUMs). En este caso la entidad no requiere volver a enviar el archivo, sino que el Ministerio reprocesará el archivo. El Ministerio sincroniza periódicamente la base de datos SISMED con la base de datos de INVIMA, para actualizar los CUM y tener las dos base de datos sincronizadas. Por lo cual en cada nuevo reproceso con alta probabilidad disminuye el número de rechazos por esta causa.
s Frecuentes de SISMED 68 Mail correo notificac Por qué no he recibido el mail del notificación? Probablemente porque el número de identificación que hace parte del nombre del archivo no coincide con el número registrado en la Base de datos SISMED. Se debe tener en cuenta no incluir en el nombre del archivo el digito de verificación. Otra causa puede ser que el E-mail de contacto que la entidad registró en SISMED es diferente al Email en el cual está esperando respuesta. Debe confirmar dicho E-mail con la mesa de ayuda de SISMED. 69 CUM Respecto al número CUM, en el archivo que entregó el Invima, el consecutivo del CUM no está separado por guión y los números no están precedidos de cero "0", Cómo reportarlo a SISMED 70 Report Precio Mínimo máximo 71 Report archivo precio Un producto que se venda o compre a un mismo precio, qué reporto como precio mínimo y precio máximo?. Debo elaborar, un archivo plano para el Registro tipo 1-Registro de Control y otro Se aclara que los números no tienen que estar precedidos por cero, pero que es obligatorio que en el archivo que se reporta a SISMED, se use el carácter guion para separar el expediente del consecutivo. Ejemplos validos para el sistema 453854-2, 00453854-2, 00453854-02 En este caso se debe reportar el mismo valor en el campo de precio mínimo y en el campo de precio máximo. El registro de control y los registros de detalle, todos deben estar contenidos en el mismo archivo. Si el archivo se hace en Excel, la primera fila tendrá los datos del registro de control, y a partir de la segunda fila estarán los datos de los registros de detalle, obviamente sin títulos de columnas.
s Frecuentes de SISMED 72 Valor Decimal Report archivo 73 Entida Archivo identific 74 Firma digital archivo 75 Firma digital certifica se archivo para los registros de detalle? Se puede reportar el valor de los medicamentos con cifras decimales? Cómo es la identificación de la entidad que se incluye en el nombre del archivo? Es obligatorio enviar los archivos firmados digitalmente Para el envío de archivos firmados digitalmente, qué tipo de certificado digital se debe adquirir y dónde? Se debe verificar el archivo, que no tenga campos adicionales a los definidos en el Anexo Técnico (se puede editar con el block de notas). Si se puede reportar con cifras decimales; se debe tener presente que el separador de decimales es el punto. En el nombre de los archivos se incluye el tipo y número de identificación de las entidades. Para las entidades que reportan con Nit, el número de nit incluido en el nombre del archivo debe estar sin dígito de verificación, este es el caso de los laboratorios ó titulares de medicamentos, mayoristas, EPS, IPS, CCF y Fondos rotatorios de estupefacientes. Las entidades territoriales incluyen en el nombre del archivo como identificación el código DANE y como tipo de identificación DE para departamentos, DI para distritos y MU para municipios. El SISMED usa la identificación del nombre del archivo para buscar el mail correspondiente de la entidad y enviar los correos de notificación sobre el procesamiento del archivo. Las entidades cuyas identificaciones estaban incorrectas en el nombre del archivo ó en el registro de control, deben volver a enviar los archivos corrigiendo. Es obligatorio enviar los archivos firmados digitalmente, de acuerdo con la Circular No. 01 de 2007 y 2 de 2011, emitidas por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos, para garantizar la seguridad y no repudio de la información reportada por las distintas fuentes del SISMED.. Se puede utilizar certificado digital a nivel de entidad ó a nivel de persona de una entidad. Se debe adquirir con una entidad certificadora abierta, las cuales son aprobadas por el Ministerio de Industria Comercio y Turismo. Hasta Octubre de 2012 las entidades certificadoras abiertas aprobadas son Andes ó Certicamara o GSE.
s Frecuentes de SISMED archivo 76 Archivo tsa confirm ar Cuando se utiliza TSA como plataforma de envío, cómo se puede verificar si el archivo fue enviado al SISMED? 77 Tsa Puedo reportar por TSA? 78 Pisis Log bitacora Como se interpreta la bitácora de PISIS en referencia al envío de archivos? Para verificar si el archivo fue enviado a SISMED, se puede consultar en la bitácora (Log) de TSA- Cliente, cuando aparece el mensaje Archivo enviado significa que el archivo salido de la entidad. El aplicativo TSA Transporte Seguro de Archivos, estuvo disponible y habilitado para reportar los archivos de SISMED hasta abril de 2012. TSA es una plataforma en des-uso. Según la Circular 2 de 2011, la plataforma establecida para enviar los archivos de SISMED es PISIS. Las entidades deben descargar la aplicación PISIS para reportar a SISMED. La plataforma PISIS, genera un archivo de Log diario en la carpeta definida como Bitácora, con mensajes como los siguientes acerca del procesamiento de los archivos. Mensaje presentado en la bitácora cuando el archivo no se envío porque está errado, en este caso se debe consultar las inconsistencias en la carpeta validaciones en el archivo de extensión.val el cual se puede editar con el block de notas: Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt Verifique el Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt Resumen del Proceso: Archivos Procesados del Lote: [1]. Archivos Procesados Satisfactoriamente de Todos los Lotes: [0].
s Frecuentes de SISMED Mensaje presentado en la bitácora cuando el archivo no se envío porque el usuario no se autenticó (usuario errado, clave errada ó caduco), en cuyo caso PISIS trabaja fuera de línea y valida los archivos pero no los envía: Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt.zip Firmado Digitalmente satisfactoriamente. El usuario no tiene acceso valido, no puede enviar archivos al servidor: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt Mensaje presentado en la bitácora cuando el archivo se envió: Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt.zip Firmado Digitalmente satisfactoriamente. Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt -> Procesado y enviado satisfactoriamente. Resumen del Proceso: Archivos Procesados del Lote: [1]. Archivos Procesados Satisfactoriamente de Todos los Lotes: [1].
s Frecuentes de SISMED 79 Cum Codifica r Fosyga recobro s 80 Validar Cum invima 81 Archivo Plano La codificación de medicamentos para reportar a SISMED es igual que para enviar los recobros a FIDUFOSYGA? Cómo se pueden validar los Códigos CUM para reportar a SISMED? Cómo es el contenido de un archivo plano de Es preciso diferenciar el reporte y validación de FOSYGA del reporte de SISMED en referencia al código de medicamentos: Para SISMEDsolo se reportan los medicamentos que tienen código CUM asignado por INVIMA. El CUM consta de Expediente (máximo 15 dígitos) y presentación comercial (máximo 2 dígitos) separados por un guión. A SISMED se le reporta el CUM sin relleno de ceros ni de ningún carácter, ver Circular 2 de 2011 de la CNPM- Comisión Nacional de Precios de Medicamentos. Los medicamentos que no tienen CUM asignado por INVIMA no se reportan a SISMED. Para Fidufosygalos medicamentos se reportan con CUM más ATC, separado por guión, es decir, Expediente y presentación comercial y ATC, separados por un guión. Para los medicamentos que no tienen código CUM asignado por INVIMA, se deben emplear los siguientes códigos, se reitera para reportar a FIDUFOSYGA: Vitales no disponibles: 88888888-88-88888888 Preparaciones magistrales: 99999999-99-99999999 Homeopáticos: 77777777-77-77777777 Invima Brinda una opción Web para consultar y verificar si una lista de CUMs es válida, para lo cual se puede ingresar al portal de INVIMA www.invima.gov.co y elegir las opciones -> Tramites y Servicios -> Consultas, Registros y Documentos Asociados ->Información Código Único de Medicamentos ->Consulta del código único de medicamentos. También se puede tener acceso a la anterior consulta desde el Portal del SISPRO www.sispro.gov.co en el enlace "Comprobar CUMs en INVIMA". Un archivo plano de venta de Medicamentos visualizado con el block de notas de Windows se observa como la imagen siguiente, el nombre de archivo es diferente si se reporta por TSA o por
s Frecuentes de SISMED Nombre venta ventas? PÏSIS. Nombre archivo para TSA: MEDVN20111231NI809007519.txt Nombre archivo para PISIS: MED113MVEN2011 1231NI000809007519.txt Ejemplo del Contenido de un archivo de Ventas: 1,1,NI, 809007519,7,2,,,,2011,10,12,9,532750 2,1,10,INS,2001079-1,SI,1000,1200,22000,20,11215,13436 2,2,10,COM, 2001079-2,SI,5000,5500,156000,30,12450,11340 2,3,10,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0 2,4,11,INS, 2001079-1,SI,1000,1300,32000,30,13567,14800 2,5,11,COM, 2001079-2,SI,5000,5400,182000,35,14650,16430 2,6,11,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0 2,7,12,INS, 2001079-1,SI,1000,1100,15750,15,17560,16800 2,8,12,COM, 2001079-2,SI,4900,5200,125000,25,18565,17230 2,9,12,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0 Ejemplo de un archivo de Ventas, cuando la entidad no realizo ventas en el trimestre: Nombre de Archivo: MED113MVEN20111231MU000000025777.txt Contenido del Archivo: 1,1,MU, 25777,0,0,,,,2011,10,12,0,0 82 Archivo Cómo es el contenido Un archivo plano de compra de Medicamentos visualizado con el block de notas de Windows se
s Frecuentes de SISMED Plano Nombre compra de un archivo plano de compras? observa como la imagen siguiente, el nombre de archivo es diferente si se reporta por TSA o por PÏSIS. Nombre archivo para TSA: MEDCO20111231NI890900841.txt Nombre archivo para PISIS: MED114MCOM20111231NI000890900841.txt Ejemplo del Contenido de un archivo de Compras incluyendo recobros: 1,2,NI, 890900841,5,,2011,10,12,10,505000,42650 2,1,10,19915099-01,100,120,90000,900,F020,HJ5340 2,2,10,19923973-01,750,750,75000,100,A300,F800 2,3,11,19915099-01,100,110,60000,600,F020,HJ5340 2,4,11,19923973-01,740,750,90000,120,A300,F800 2,5,12,19915099-01,95,110,110000,1048,F020,HJ5340 2,6,12,19923973-01,750,755,80000,106,A300,F800 3,7,10,19915000-01,800,820,16200,20,F040,F340 3,8,10,19915020-05,2000,2000,16000,8,F030,F025 3,9,11,18003012-03,1300,1320,6550,5,F320,F280 3,10,12,17602534-02,1900,2000,3900,2,F010,F578 Ejemplo de un archivo de Compras, cuando la entidad no realizo compras ni recobros en el trimestre: Nombre de Archivo: MED114MCOM20111231MU000000025777.txt Contenido del Archivo: 1,2,MU, 25777,0,,2011,10,12,0,0,0
s Frecuentes de SISMED 83 Error Inconsis tencia Valida Significa venta 84 Error Inconsis tencia Valida Significa compra Qué significa el error YA EXISTE UN REGISTRO PARA ESE MEDICAMENTO EN ESE MES DE REPORTE EN EL ARCHIVO presentado en un archivo de Venta? Qué significa el error YA EXISTE UN REGISTRO PARA ESE MEDICAMENTO EN ESE MES DE REPORTE EN EL ARCHIVO presentado en un archivo de Compra? Significa que el archivo tiene el medicamento repetido para el mes y canal. Se precisa que en el trimestre reportado debe haber un registro para cada CUM, mes y canal, en el cual se consolida todas las ventas del medicamento en ese mes para ese canal. Acción: La entidad debe abrir el archivo y buscar el CUM en el archivo para detectar los registros repetidos y corregir: consolidar las ventas del medicamento y eliminar los registros que sobren. Consolidar los datos de ventas de un CUM en el mes y canal cuáles datos: precio mínimo, precio máximo, valor total (sumatoria de valor de venta de todas las facturas en las que aparece el CUM) y unidades (sumatoria de unidades de todas las facturas en las que aparece en CUM), una factura que sustenta el precio mínimo, una factura que sustenta el precio máximo. Significa que el archivo tiene el medicamento repetido para el mes y tipo de registro. Se precisa que debe haber un CUM por tipo de registro (2Compras, 3 Recobros) y mes del trimestre reportado; es decir, se deben consolidar las compras (registro 2) mensuales de cada CUM en un solo registro y se deben consolidar los recobros (registro 3) mensuales de cada CUM en un solo registro. Acción: La entidad debe abrir el archivo y buscar el CUM en el archivo para detectar los registros repetidos y corregir: Consolidar los datos de compras de un CUM en el mes cuáles datos: precio mínimo, precio máximo, valor total (sumatoria de valor de compra de todas las facturas en las que aparece el CUM) y unidades (sumatoria de unidades de todas las facturas en las que aparece en CUM), una factura que sustenta el precio mínimo, una factura que sustenta el precio máximo.
s Frecuentes de SISMED 85 Error Inconsis tencia Valida Significa venta 86 Error Inconsis tencia Valida Significa venta 87 Error Inconsis tencia Valida Significa venta Qué significa el error NO EXISTE LA ENTIDAD PRINCIPAL CON IDENTIFICACION xxxxxxx Qué significa el error LA ENTIDAD PRINCIPAL NO CORRESPONDE A LA ENTIDAD QUE REPORTA Qué significa el error EL MEDICAMENTO XXXXXXXX-XX NO HA SIDO REPORTADO Significa. Que en la Base de Datos no está registrada la entidad principal. Acción: la entidad debe informar a sismed@minsalud.gov.co, los datos de la entidad principal a la que pertenece, para que una vez se registre en SISMED, el archivo de precios reportado no le sea rechazado Significa. Que en la Base de Datos no aparece la entidad reportadora tenga dicha entidad principal. Acción: la entidad debe informar a sismed@minsalud.gov.co, los datos de la entidad principal a la que pertenece, para que una vez se registre en SISMED, el archivo de precios reportado no le sea rechazado. Se aclara que en el SISMED una entidad no puede ser principal de si misma, por lo cual si no se tiene una entidad principal (diferente de si misma) los campos de entidad principal deberán estar en nulo ejemplo de un registro de control sin entidad principal: 1,1,NI,900100100,1,3,,,,2007,10,12,18,2000000 Significa que en INVIMA la entidad es titular del medicamento XXXXXXXX-XX y en el archivo reportado no aparecen registros de detalle de ventas para dicho CUM. Si la entidad no reportó el medicamento porque es una muestra médica o porque la entidad no es titular entonces debe informar sismed@minsalud.gov.co el CUM ó la lista de CUMs y el nombre del archivo correspondiente, para que se realice la actualización desde INVIMA y se reprocese el archivo. Si la entidad no reportó el medicamento por otra causa, debe completar el archivo y reportar todos los medicamentos que la entidad tenga activos ante el INVIMA. 88 Entida Aclaración sobre e Una entidad no puede ser principal de si misma, en ese caso debe reportarse valores nulos en
s Frecuentes de SISMED principal registro de control en referencia a entidad Principal entidad principal, así: 1,1,NI,800211965,1,29,,,,2006,10,12,300,5065015822 89 Report comerci aliza 90 Venta Laborat orio canal 91 Factura Cum report Si un laboratorio no comercializa un medicamento, lo debe reportar? Si el laboratorio no vende medicamentos a alguno de los canales (comercial ó institucional), entonces no reporta precios para dicho canal? Es necesario escoger en cada CUM reportado un número de factura diferente, si se tiene en cuenta que en una misma factura se incluyen varios El laboratorio debe reportar todos los medicamentos de los cuales es titular siempre u cuando estén activos en INVIMA, sin incluir muestras médicas. Si el laboratorio no comercializa un medicamento ó durante el mes de reporte no se realizaron ventas, debe reportarse los valores numéricos en cero y los datos de la factura en cero, así: 2,48,12,COM,224764-02,NO,0,0,0,0,0,0 2,48,12,INS,,224764-02,NO,0,0,0,0,0,0 El laboratorio debe reportar todos sus medicamentos para cada canal comercial e institucional, en caso de que algún medicamento no lo comercialice por un canal debe presentar el indicador de que NO se comercializa. Ejemplo de registro para canal Comercial cuando no se realizaron ventas o no se comercializó: 2,49,12,COM,444422-1,NO,0,0,0,0,0,0 El sistema no tiene ninguna restricción acerca de que las facturas se repitan, el sistema permite reportar la realidad, si un número de factura soporta la venta de precio mínimo y/o máximo de varios medicamentos para el canal institucional, se registrará varias veces, una vez por cada medicamento que soporte, en cada mes y canal.
s Frecuentes de SISMED medicamentos? 92 Canal Si le vendo el mismo Cum CUM al canal report institucional y al comercial se debe reportar un registro por cada canal? 93 Venta En el registro de control cantidad tipo 1 el campo. 35 cantidad de medicamentos reportados el dato debe corresponder al total de registros del trimestre? 94 compra Si en un trimestre la entidad no realizó ninguna compra, debe reportar archivo de compras o no? Y Cómo debe reportarlo? Si el mismo medicamento se comercializa para los dos canales, entonces se debe reportar un registro para el canal institucional y un registro para el canal comercial del mismo medicamento en el mes. Cada CUM solo cuenta una vez para el dato Cantidad de medicamentos reportados ; equivale a contar la variedad de códigos CUM reportados en el archivo de venta de medicamentos. Aunque la entidad no haya realizado compra de medicamentos en el trimestre, deberá enviar al SISMED el archivo de precios de compra, porque de otra manera se entenderá que la entidad no cumplió con la obligación de reportar. Por lo anterior, si en un trimestre la entidad no compro ningún medicamento y no realizó recobros, deberá reportar el registro de control como los siguientes ejemplos: 1,2,NI,891080005,1,,2012,7,9,0,0,0 95 Error Inconsis tencia Qué significa el error: ERROR AL INSERTAR EN LA TABLA 1,2,MU,5036,0,,2012,1,3,0,0,0 El error ERROR AL INSERTAR EN LA TABLA TEMPORAL DE MEDICAMENTOS se presenta cuando el registro de control tiene errores en los datos de la entidad por lo cual no se pueden cargar los precios de los registros de detalle con la entidad reportadora en una tabla
s Frecuentes de SISMED Valida Significa TEMPORAL DE MEDICAMENTOS temporal de validación. Lo primero que se debe hacer por parte de la entidad reportadora es corregir lo relacionado con el registro del control y volver a enviar el archivo a SISMED. Si la entidad tiene errado el digito de verificación se debe ajustar ó si esta bien pero no coincide con el registrado en SISMED se debe solicitar actualización a: sismed@minsalud.gov.co 96 CUM Inactivo 97 Medica mento Vencido En el archivo de precios de venta se deben reportar los CUM inactivos? En el archivo de precios de venta se deben reportar los CUM cuyo registro sanitario esta vencido? En referencia al reporte de medicamentos inactivos, es decir cuando algunas presentaciones comerciales están inactivas y otras del mismo medicamento están activas, se debe reportar en el trimestre las presentaciones que se encuentren activas en dicho trimestre y no se requiere reportar las que se encuentren inactivas en el trimestre a menos que se haya realizado ventas de dichas presentaciones. Particularmente para el CUM 19900013, no es requerido reportar las presentaciones de consecutivo 01 al 10 porque están inactivas y se deben reportar las presentaciones de consecutivo 11 a 16 porque se encuentran activas; sin embargo si hubo ventas se deben reportar todas las ventas aunque sea de presentaciones inactivas. En referencia al reporte de medicamentos cuyo registro sanitario se encuentra vencido, no se requiere reportar ninguna presentación comercial a partir del trimestre desde el cual se encuentra vencido, no obstante si hubo ventas se deben reportar todas las ventas de estos medicamentos.