UNIVERSIDAD DE PALERMO

UNIVERSIDAD DE PALERMO Implementación de una Metodología para la Gestión de Proyectos en la Investigación Pesquera TESIS DE MAESTRIA EN TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Presentada por: Juliana Cotto Pulecio Buenos Aires, Argentina Septiembre, 2012

PÁGINA DE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL Se respetará lo establecido en la normativa específica de la Universidad de Palermo a ese respecto. ii

DEDICATORIA Primero a Dios por ayudarme a llegar hasta donde estoy y concluir este trabajo, igualmente doy gracias por haber contado con la valiosa colaboración de las siguientes personas a las cuales extiendo mi agradecimiento: A mi familia por su apoyo incondicional. A mi tutora por brindarme su tiempo y conocimientos compartidos y a todas las personas que de una u otra forma colaboraron con su apoyo y me animaron día a día a seguir adelante en la realización de este trabajo. A todos, gracias. iii

RESUMEN La finalidad de este trabajo es Implementar una metodología para la gestión de los proyectos en la investigación pesquera, dentro del Departamento de Investigación de los Recursos Bioacuáticos y de su Ambiente, del Instituto Nacional de Pesca, para estandarizar la gestión de los mismos. Es a través de un plan de gestión que se logrará consolidar los procesos de la dirección de proyectos, con el fin de alcanzar el producto final definido. El objetivo general es estructurar el plan de gestión de alcance, tiempo, costo, riesgos e integración para la implementación de una metodología, la que proveerá herramientas para que todos los proyectos sean gestionados y controlados en todo momento durante su desarrollo, de modo tal que los programas de investigación pesquera se estandaricen el manejo de sus proyectos; para verse reflejado en un ahorro de costos y cumplimiento de tiempos. iv

Estructura de la tesis. La Tesis está organizada en seis capítulos que se detallan a continuación: Capítulo 1 La Organización En este capítulo se describen las generalidades de la organización el Instituto Nacional de Pesca, su año de creación, cómo se encuentra estructura su misión y visión. Capítulo 2 Dirección de proyectos. En este capítulo se introduce como marco referencial información sobre la Dirección de Proyectos, así como todos los términos y definiciones que ésta utiliza y que se emplearán en el desarrollo del presente trabajo de investigación, los mismos facilitarán al lector su entendimiento. Capítulo 3 Cultura Organizacional y aplicación de Tailoring En este capítulo se analiza el desarrollo de la cultura organizacional y tailoring como parte fundamental de la aplicación de una metodología para la dirección de proyectos. Capítulo 4 Herramientas para Dirección de Proyectos En este capítulo se muestra un análisis de las herramientas existentes para la gestión de proyectos, así como también se dan a conocer las alternativas que v

pueden ser aplicadas por el Instituto Nacional de Pesca, para el servicio de investigación pesquera. Capítulo 5 Medición (Indicadores) En este capítulo se obtiene información detallada de las herramientas de medición e indicadores que se determinarán para el proceso de investigación pesquera, siempre que dichos procesos se encuentren relacionados con el logro del objetivo de la organización. Capítulo 6 Líneas de continuación Estudia a nivel general cómo desarrollar la línea de continuidad de este proyecto, hacia otros departamentos o instituciones del sector. vi

TABLA DE CONTENIDOS CAPITULO 1... 1 1. Introducción... 1 1.1. La Organización... 1 1.1.1. Misión... 5 1.1.2. Visión... 5 1.1.3. Objetivos de la Institución... 5 1.1.4. Organigrama... 7 1.2. Problemática... 8 1.3. Justificación del problema... 11 1.4. Objetivos del proyecto... 12 1.4.1. General... 12 1.4.2. Específicos... 12 CAPITULO 2... 13 2. Dirección de Proyectos... 13 2.1. Marco Referencial... 13 2.1.1. Teoría de la Dirección de Proyectos.... 13 2.1.2. Administración de Proyectos... 14 2.1.3. Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos... 14 2.1.4. Áreas contempladas en este proyecto... 19 2.2. Marco Metodológico... 20 2.2.1. Técnicas de Investigación... 21 2.2.2. Diseño de la investigación.... 22 2.2.2.1. Información requerida para un proceso gestión de proyectos.... 22 vii

2.2.3. Análisis de la Información... 23 CAPITULO 3... 24 3. Cultura Organizacional y aplicación de Tailoring... 24 3.1. Cultura organizacional... 24 3.1.1. Beneficios esperados de la cultura organizacional... 26 3.2. Tailoring.... 27 3.2.1. Plan de Gestión del Proyecto IRBA.... 28 3.2.2. Estructura del Plan de Gestión IRBA... 28 3.2.3. Enfoque de trabajo.... 29 3.2.4. Procesos y Entregables... 30 3.2.5. Necesidades de Comunicación.... 39 3.2.5.1. Técnicas de comunicación a utilizar... 39 CAPITULO 4... 43 4. Herramientas para la Dirección de Proyectos... 43 4.1. Introducción... 43 4.2. Descripción... 44 4.3. Herramientas para la gestión de proyectos recomendadas para IRBA.... 45 4.4. Recomendaciones... 51 CAPITULO 5... 62 5. Medición (Indicadores)... 62 5.1. Introducción... 62 5.2. Métricas para la Gestión de Proyectos... 63 5.2.1. Definición de Métrica... 63 5.2.2. Seguimiento y Control... 65 5.2.2.1. Método del valor ganado... 65 5.2.2.2. Términos del método del valor ganado... 66 5.2.3. Métricas para el plan de gestión IRBA... 74 viii

5.3. Tablero de control... 75 5.4. Detalle explicativo del tablero... 77 5.5. Indicadores del proyecto y resumen.... 78 5.6. Conclusiones y Recomendaciones.... 84 CAPITULO 6... 88 6. Líneas de continuación... 88 6.1. Introducción... 88 6.2. Objetivo fundamental de la gestión de proyectos... 88 6.3. Cómo implementar la metodología?... 89 BIBLIOGRAFÍA... 92 ANEXO... 94 ix

CAPITULO 1 1. Introducción 1.1. La Organización El INP (Instituto Nacional de Pesca), es una empresa que se dedica a la investigación pesquera, se encuentra ubicado en el puerto principal Guayaquil - Ecuador. Durante sus 50 años de vida ha servido al sector pesquero y acuícola nacional y comunidad en general, adaptándose a los cambios que se han dado en el tiempo, resultado del desarrollo tecnológico y requerimientos propios de la seguridad alimentaria, sin dejar de cumplir con sus objetivos iniciales de recomendar medidas de ordenamiento orientadas a la toma de decisiones que conlleven a la sustentabilidad de los recursos pesqueros de nuestro país y el bienestar del pueblo ecuatoriano. El INP es una entidad de derecho público la cual fue creada el 5 de diciembre de 1960, con personería jurídica, patrimonio y recursos propios. Está adscrito al MAGAP (Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca) del Acuerdo Básico entre el Gobierno del Ecuador y el Fondo Especial de las Naciones Unidas, para la ejecución de Proyectos de Desarrollo Económico (10 de noviembre de 1959), y a pedido del Ministerio de Fomento, mediante Decreto No. 582-a, del 5 de diciembre de 1960, se crea el Instituto Nacional de Pesca, cuya existencia legal descansa el 5 de enero de 1961, según el Registro Oficial No. 105, e inicia sus actividades el 7 de mayo del mismo año. 1

El MAGAP es el ministerio encargado de coordinar, diseñar y evaluar las políticas del sector agropecuario con el resto de los sectores económicos y sociales. Además, entre sus funciones está proporcionar condiciones de estabilidad y claridad en las reglas de juego que incentivan las inversiones privadas en el sector agropecuario. Regir las políticas agropecuarias del país a través de la Dirección, Gestión, Normatividad y Capacitación de los Sectores Agropecuario, Agroindustrial y Agroforestal ecuatorianos. Adicional por recomendación de la FAO (Food and Agriculture Organization) fundada en 1945 ubicada en Roma - Italia es la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación conduce las actividades internacionales encaminadas a erradicar el hambre. Al brindar sus servicios tanto a países desarrollados como a países en desarrollo, la Organización ayuda a los países en desarrollo y a los países en transición a modernizar y mejorar sus actividades agrícolas, forestales y pesqueras, con el fin de asegurar una buena nutrición para todos. El Instituto Nacional de Pesca pasa a ser un organismo especializado dedicado a la investigación biológica, tecnológica y económica, tendientes a la ordenación y desarrollo de las pesquerías (Decreto Ejecutivo No. 1321 del 18 de octubre de 1966). Una de las divisiones del Instituto Nacional de Pesca encargada de realizar las investigaciones pesqueras es el proceso IRBA (Investigación de los Recursos Bioacuáticos y de su Ambiente), departamento objeto de estudio, en el cual se definirá la metodología de gestión producto de este trabajo. El departamento tiene como responsabilidad la ejecución de dos subprocesos funcionales: a) Elaboración y Ejecución de Proyectos y 2

b) Evaluación de Proyectos de los Recursos Bioacuáticos y de su Ambiente. Estos dos procesos trabajan con el fin de lograr una actividad pesquera sustentable, sobre proyectos de investigación delineados bajo una visión integral de las principales pesquerías del país. Los estudios están orientados a desarrollar información sobre los recursos y el uso de los mismos; esto es, la consideración de aspectos biológicos, ambientales y tecnológicos sobre cuyas bases se pueda sustentar el ordenamiento de las actividades y el desarrollo del sector integralmente. Cuenta también durante los últimos 31 años, con cruceros de investigación, los que se realizan con el Barco de Investigación Tohalli realizando diferentes campañas de investigación pesquera por el método hidroacústico y de área barrida, así como también cruceros oceanográficos y experimentales, Tohalli nombre de la embarcación pesquera que en el dialecto de los Mantas significa HIJO DEL MAR. Adicionalmente participa en la elaboración de los dictámenes científicos sobre los diferentes niveles de explotación de los recursos pesqueros para que las respectivas autoridades políticas establezcan las medidas de gestión oportunas que garanticen la sostenibilidad de la actividad. Algunos de los estudios que realiza el Instituto Nacional de Pesca son: Biología Pesquera: estudio de los parámetros biológicos (genética, crecimiento, reproducción, patologías y parasitación) y de comportamiento (distribución y migración de las distintas especies comerciales). Seguimiento de pesquerías: seguimiento de la estructura y actividad de las flotas pesqueras y las capturas comerciales de muestreo e información pesquera de: 3

desembarques, pesca incidental y descartes; así como características biológicas de las especies capturadas. Entre los servicios que el Instituto Nacional de Pesca brinda a sus usuarios tenemos: Analizar información biológica, pesquera, ambiental y tecnológica sobre los recursos y las diferentes pesquerías existentes en el Ecuador. Asesorar a las autoridades pesqueras y al sector pesquero en la toma de decisiones respecto de la gestión, diversificación y el desarrollo sustentable de la pesca. Caracterizar y categorizar las embarcaciones y artes de pesca empleadas por el sector pesquero. Desarrollar, modificar e implementar artes de pesca como alternativa para incrementar su eficiencia y selectividad. Definir indicadores biológicos de la alteración en la calidad del agua, así como del desarrollo de cambios ambientales generados por eventos naturales. Y demás acciones de finanzas, comerciales, mercantiles, contables, logísticas, entre otras, necesarias para mantener la operación. 4

1.1.1. Misión Brindar servicios y asesoramiento al sector pesquero-acuícola a través de la investigación y evaluación científica-técnica de los recursos hidrobiológicos y sus ecosistemas para su manejo sustentable y para el aseguramiento de la calidad e inocuidad de los productos pesqueros y acuícola en todas sus fases de producción que como Autoridad Competente le corresponde. 1.1.2. Visión Institución líder en la investigación científica-técnica aplicada al uso sustentable de los recursos hidrobiológicos de la región del Pacífico Sudeste y en la prestación de servicios, como ente de referencia nacional e internacional en las acreditaciones y certificaciones del sector pesqueroacuícola. 1.1.3. Objetivos de la Institución Realizar investigaciones científicas y tecnológicas de los recursos bioacuáticos, basadas en el conocimiento del medio ambiente y de los organismos que lo habitan con la finalidad de evaluar su potencial, diversificar la producción, propender al desarrollo de la actividad pesquera y lograr su óptima y racional utilización. 5

Prestar asistencia científica y técnica a las actividades relacionadas con la investigación de los recursos bioacuáticos y sus actividades conexas. 6

1.1.4. Organigrama Junta Directiva INP Dirección General Asesor Jurídico Coordinador de Desarrollo Organizacional Líder de Gestión de Procesos Coordinador de Gestión Financiera Líder de Presupuesto y Contabilidad Líder de Administración de Caja Líder de Gestión de Recursos Humanos Líder de Gestión de Servicios Institucionales Subdirector Técnico-científico Coordinador de Investigación de Recursos Bioacuáticos y de su Ambiente Líder de Elaboración y Ejecución de Proyectos Coordinador de Aseguramiento de la Calidad Pesquera, Acuícola y Ambiental (nota 1) Líder de Control de Productos Pesqueros Líder de Implementación Normas ISO 14000 y 17025 Laboratorio Líder de Evaluación de Proyectos y de Recursos acuícolas y ambientales Líder de Implementación del Control de HACCP Nota1.- Por designación del Director General y para efectos de implementar y mantener el sistema de calidad se instituyo exclusivamente a nivel interno la función de Director de calidad y Director Técnico con atribuciones de dirigir, representar y actuar como interfase entre los organismos externos con la Institución, gestionar los recursos necesarios para mantener el sistema funcionando adecuadamente. 7

1.2. Problemática El departamento de IRBA (Investigación de los Recursos Bioacuáticos y de su Ambiente) con sus diferentes programas realiza investigaciones de los recursos bioacuáticos y su ambiente, con la intención de lograr conocimientos adecuados para el ordenamiento de la pesca del Ecuador. Para efectos de este trabajo se fijan dos tipos de proyectos de investigación de pesquerías que se clasifican como: proyecto de investigación externo y proyecto de investigación interno. Proyecto de Investigación Externo: es el que se realiza para otras empresas, quienes elaboran un documento con los requerimientos que necesita para el inicio de un proyecto. Este documento son los términos de referencias (TdR), donde la empresa-cliente indica detalladamente lo que necesita como investigación, luego en el INP se hace la propuesta técnica basándose en los TdR que la empresa presentó, donde indican que metodología de investigación pesquera realizarán, el tiempo de entrega, el recurso humano y material que participará, los resultados, y el valor. Si la empresa acepta los términos, costos y condiciones se firma el contrato. Este tipo de proyectos se cumplen aunque no siempre en el tiempo estipulado. Proyecto de investigación interno: es aquel que se desarrolla íntegramente con recursos físicos humanos y financieros del propio INP, este tipo de investigación se realiza durante todo el año y son clasificados en grandes grupos o programas de investigación: 8

Peces pelágicos grandes, Peces pelágicos pequeño, Agua dulce, Concha, Cangrejo, Camarón, Variabilidad climática, Cruceros de Investigación. Los responsables de cada programa de investigación realizan la documentación donde determinan los objetivos del programa, actividades y productos, estableciendo tiempo, presupuesto y responsables de las salidas de investigación. Por ejemplo: Programa Seguimiento de los Desembarques de la Pesquería de Peces Pelágicos grandes o PPG, realiza un protocolo de muestreo, en el cual se determinan los puertos pesqueros donde se levanta la información, para luego completar en el sistema de recolección, análisis de datos y los productos esperados. Esta planificación de las salidas para la investigación pesquera es presentada al coordinador de IRBA a través de memorando a la Dirección General y a la Subdirección Técnica para su aprobación y ejecución de la investigación. Existen algunos casos donde se requiere contratar a un técnico para que realice una investigación, que el INP no puede llevarla a cabo por falta de algún profesional y lo realizan a través de un convenio o contrato temporal. Para 9

ello, se elaboran los TdR (términos de referencias), documento donde se detallan las especificaciones que el profesional externo deba cumplir, para llevar a cabo la investigación donde se indica el o los objetivos, la metodología de investigación pesquera que se requiere emplear, el tiempo de entrega y los resultados. La investigación puede verse afectada por inconvenientes de clima, de falta de personal y en la mayoría de los casos por presupuesto. Todos estos factores inciden directamente en el proyecto y provocan dificultades en el proceso de investigación. Debido al desconocimiento del tema en gestión de proyectos, la principal problemática de IRBA, radica en que no existe una metodología definida para la administración de sus proyectos. La sistemática existente se ha creado a través del tiempo, desarrollándose de forma empírica. En el lapso que se ha utilizado, se ha visto que presenta grandes deficiencias en la administración del tiempo, costos, alcance y riesgos del proyecto, dejando de lado los aspectos definidos y fundamentales para lograr el éxito del mismo. Lo que se busca es, establecer procesos estandarizados que permitan al INP llevar un control en sus proyectos logrando así minimizar la posibilidad de riesgos, atrasos y/o costos excedidos en la investigación pesquera. La necesidad se ve enfocada en que a través de un plan de gestión, se realice la implementación de una metodología de gestión de proyectos más completa como la que sugiere el PMI y que además este alineado a la estrategia de servicio de la institución. 10

1.3. Justificación del problema Dada la magnitud del proyecto es necesario diseñar un plan de gestión basado en la metodología estructurada como la del PMBOK del PMI, que cumpla con los requisitos, que la guía de proyectos que la empresa precisa implementar. Desarrollar una metodología estructurada como la del PMBOK para el plan de gestión de proyecto de investigación pesquera, en el que se abarcarán los grupos de procesos necesarios para acercarse a una probabilidad de éxito mayor. Para aplicar esta solución es necesario definir una herramienta de gestión de proyectos para dar soporte a la investigación pesquera. Herramienta que optimice los procesos que hoy por hoy se está realizando y así reorganizar la actual situación del departamento IRBA, área de investigación en la que existen aplazamientos, complicaciones y riesgos. Con esta herramienta de gestión se ayudará en la reorganización, dando como beneficio una buena administración de los proyectos, reducción en los plazos de entrega, y como resultado obtener la optimización y la conclusión exitosa de las investigaciones. Con la realización de este trabajo, se pretende exponer propuestas de mejoras que permitan asegurar el aprovechamiento más eficiente de los recursos y una mejor planificación del tiempo invertido en los proyectos del departamento de IRBA (Investigación de los Recursos Bioacuáticos y de su Ambiente) del Instituto Nacional de Pesca, con lo cual se asegura la competitividad, la 11

satisfacción al cliente y la excelencia con la que el instituto sobresaldrá en el mercado de la investigación pesquera en el cual participa activamente. 1.4. Objetivos del proyecto 1.4.1. General Describir la aplicación de una metodología especifica a seguir para la ejecución de los proyectos de investigación pesquera. 1.4.2. Específicos Plantear una metodología para la dirección de proyectos, tomando en cuenta las fases del proyecto de investigación y la integración efectiva de los demás planes del proyecto, que permita identificar y tomar en consideración los riesgos y su adecuado manejo. Establecer los criterios que permitan optimizar el empleo de una metodología en la dirección de proyectos. A través de una herramienta de la planificación. Diseñar una herramienta de medición que permita llevar el control y gestión de los proyectos de investigación y el registro de todos sus datos, documentos, etc. 12

CAPITULO 2 2. Dirección de Proyectos 2.1. Marco Referencial El producto de este proyecto consiste en el diseño de un plan de gestión basado en una metodología para la administración y control de los proyectos de investigación pesquera. En este apartado se desarrolla la temática conceptual que sustenta la definición, de lo que es la dirección de proyectos. 2.1.1. Teoría de la Dirección de Proyectos. Según la Guía del PMBOK (PMI, 4th edición), un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Temporal: porque cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. Producto, servicio o resultado único: porque a pesar de que puedan ser productos o servicios similares, siempre la temporalidad del proyecto les hace ser único ante productos similares. Además los proyectos son de elaboración gradual. Esto significa ir desarrollándose en pasos definidos, e ir aumentando la funcionalidad o el tamaño del producto mediante los incrementos definidos. 13

2.1.2. Administración de Proyectos Según la Guía del PMBOK la dirección o administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un plan para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos, de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. 2.1.3. Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos El PMBOK indica que existen nueve áreas de conocimiento donde se organizan los 44 procesos de dirección de proyectos, de acuerdo al grupo de procesos al que pertenecen. Estas áreas de conocimiento son las que se muestran en la figura1-1. 14

Figura 1-1 Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos PMBOK (PMI, 4th edición) Las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos En esta investigación analizaremos las áreas del conocimiento en la gerencia de proyectos, áreas cuyas definiciones y aspectos son imprescindibles para el buen manejo de un proyecto. Gestión de la Integración de Proyectos. Gestión del Alcance del Proyecto. Gestión del Tiempo del Proyecto. 15

Gestión de los Costos del Proyecto. Gestión de la Calidad del Proyecto. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Gestión de los Riesgos del Proyecto. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Para efectos de este proyecto, el plan de gestión del proyecto IRBA se enfocará en las siguientes áreas de conocimiento. Gestión de la Integración del Proyecto El área de conocimiento de gestión de la integración del proyecto describe los procesos y las actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos y que en suma, todas las características necesarias que son cruciales para el cierre y finalización del proyecto, incluyendo manejo de recursos, seguimiento del cumplimiento de las tareas, control de cambios, entre otros. Algunos de los procesos que la componen son: Desarrollar Acta de Constitución del Proyecto. Desarrollar el Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto. Desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto. Control Integrado de Cambios. Cierre del Proyecto. 16

Gestión del Alcance del Proyecto Este subconjunto de gestión del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurarse de que se incluya todo el trabajo requerido para lograr sus objetivos, y no más del estrictamente necesario. Usualmente, conforme se trabaja en la definición del charter o acta del proyecto, se van refinando los objetivos y metas del mismo, se va obteniendo un mejor entendimiento del alcance real del proyecto, de lo que se espera obtener cuando esté concluido, además de permitir identificar de una manera más fácil y oportuna alguna tarea que no sea necesaria o no produzca valor dentro de los resultados esperado del proyecto. Esta área del conocimiento incluye procesos como: Planificación del Alcance. Definición del Alcance. Crear la EDT. Verificación del Alcance. Control del Alcance. Gestión del Tiempo del Proyecto Este subconjunto de gestión del proyecto corresponde a una de las actividades más importantes de la administración de proyectos, así como la terminación oportuna del mismo para lograr sus objetivos, el programar correctamente el cronograma y la duración del mismo, es vital para la buena salud del proyecto y de los miembros del equipo en general, pues provee la integración necesaria 17

a lo largo del tiempo que dura el proyecto, de tal manera que se puedan coordinar las actividades de los distintos miembros del equipo, para así alcanzar los objetivos del proyecto de la manera más efectiva posible. En cuanto a la gestión del tiempo del proyecto, la Guía del PMBOK (PMI, 4th edición) incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo. Si un proyecto no es terminado en el lapso de tiempo establecido, no cubrirá las expectativas de los interesados, lo que supondrá dificultades en el cumplimiento de los requerimientos del proyecto y la satisfacción del cliente. Los procesos que la componen son: Definición de Actividades. Establecimiento de la Secuencia de Actividades. Estimación de Recursos para las Actividades. Estimación de la duración de las actividades. Desarrollo del Cronograma. Control del Cronograma. Gestión de Costos del Proyecto Describe los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos, de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Los procesos de la gestión de los costos del proyecto, a saber son los siguientes: 18

Estimar los Costos. Determinar el Presupuesto. Controlar los Costos. Gestión de Riesgos del Proyecto Este subconjunto de la administración de riesgos es el proceso sistemático de identificar, analizar y responder al riesgo del proyecto. Incluye la maximización de la probabilidad y las consecuencias de acontecimientos positivos y de reducir al mínimo la probabilidad y las consecuencias de acontecimientos adversos de proyectar objetivos. En estas áreas se enfocan aspectos como: Planeamiento de la gerencia de riesgos. Identificación del riesgo. Análisis cualitativo del riesgo. Análisis cuantitativo del riesgo. Planeamiento de la respuesta del riesgo. Riesgos que se supervisa y se controlan. 2.1.4. Áreas contempladas en este proyecto Las áreas contempladas dentro de este plan de proyecto corresponden específicamente a las áreas de ejecución básicas, que son necesarias para 19

cubrir en el Instituto Nacional de Pesca, la gestión de sus proyectos en la investigación pesquera. Además se puntualiza que el presupuesto para los proyectos de investigación pesquera, se basan en uno aprobado previamente por el esquema tarifario que impone el Gobierno del Ecuador para las empresas de Servicios Públicos y por lo tanto, se debe conocer cuándo los fondos se encuentran disponibles para poder arrancar con los proyectos. Una buena cantidad de los proyectos del Instituto Nacional de Pesca funcionan con la modalidad del presupuesto gubernamental, positivamente existen también proyectos que se inician con presupuesto propio o con sponsors de otras instituciones. 2.2. Marco Metodológico Para el desarrollo del Plan de Gestión de este proyecto que se recomienda al departamento IRBA como resultado de esta tesis se utilizó, la metodología del PMBOK (PMI, 4th edición) para la administración de proyectos, algunas lecturas de libros de apoyo complementarios que serán incluidos en la bibliografía de este documento, además de las herramientas y técnicas propias de investigación. Las fuentes primarias de información identificadas para este trabajo fueron las siguientes: 20

Líderes funcionales del proyecto, a través de entrevistas informales y durante las sesiones de trabajo. Equipo de trabajo del proyecto, mediante las entrevistas y reuniones se logra hacer la determinación de necesidades. Documentación, plantillas y técnicas utilizadas durante el desarrollo de este documento como herramientas de gestión para los proyectos desarrollados en el INP. Para continuar con la realización del documento, se utilizó como fuente secundaria: documentos en internet y documentos bibliográficos relacionados con los temas de administración de proyectos, así como también temas de investigación pesquera. 2.2.1. Técnicas de Investigación La técnica de investigación seleccionada para el desarrollo de este proyecto es la Investigación Documental, cuyo método de recopilación de datos se realiza a través de la consulta de documentos (libros, revistas, periódicos, memorias, registros, internet, etc.). Algunas herramientas que se utilizaron para conjuntar y organizar los resultados fueron las plantillas y la revisión de textos bibliográficos reconocidos en la materia de la administración de proyectos como por ejemplo la guía del PMBOK. 21

2.2.2. Diseño de la investigación. El diseño del presente proyecto se define como una investigación de campo de tipo documental, apoyada en una evaluación descriptiva de la situación real del proceso actual de gestión y medición de los proyectos de la institución. Además se centró exclusivamente en la recopilación de datos existentes en el Instituto Nacional de Pesca, como libros, textos de investigación pesquera e información técnica complementaria. Con el propósito de obtener antecedentes para profundizar en la teoría y aportaciones, ya emitidas sobre el tema. 2.2.2.1. Información requerida para un proceso gestión de proyectos. Antes de iniciar el diagnóstico cualitativo y cuantitativo de la situación actual, se establecieron los requerimientos de información claves necesarios para contar con una herramienta de gestión de proyectos según lo exigen los estándares como el PMI (Project Management Institute) y las mejores prácticas aplicadas actualmente. Esto servirá como modelo para establecer en esta investigación un patrón de comparación de las herramientas existentes y poder tener una visión clara y precisa de lo que debe poseer un proceso de esta naturaleza para cumplir eficientemente con los estándares y objetivos del propio sistema. 22

2.2.3. Análisis de la Información Se procederá a analizar en marco de: Gestión de Integración: unir todas las demás áreas del conocimiento. Pretende unificar la toma de decisiones en función del impacto de estas en cada una de las áreas de conocimiento y la conclusión efectiva del proyecto. Gestión del alcance: especificar las actividades requeridas, para la realización del diseño de la metodología. Gestión de tiempos: definir duración, secuencia de las actividades. Gestión de Costos: planificar los recursos y estimar los costos. Gestión de Riesgos: planificar la gestión de riesgos e identificar tempranamente los mismos. 23

CAPITULO 3 3. Cultura Organizacional y aplicación de Tailoring 3.1. Cultura organizacional Conocer y saber utilizar adecuadamente una metodología de Elaboración de Proyectos constituye hoy en día una necesidad ineludible para el desarrollo profesional en casi todos los campos de actividad en una empresa. Consientes de esta situación el departamento de IRBA (Investigación de los Recursos Bioacuáticos y de su Ambiente) del Instituto Nacional de Pesca, adopta dentro de sus actividades, contar con una metodología de gestión de proyectos orientada a las necesidades de la investigación pesquera. La gestión de proyectos es una metodología que busca reducir al máximo posible el umbral de incertidumbre que siempre existe tras una decisión. Es un instrumento que nos permite lograr de mejor manera el éxito, es decir, concretar los objetivos de la empresa y de sus proyectos. Tras esta última afirmación subyace una noción de realidad que reconoce en ella un alto grado de complejidad, respecto de lo que podría ser deseable y de las decisiones, esto es válido de manera significativamente especial en el ámbito de la cultura y los procesos de desarrollo organizacional. La noción de cultura organizacional Un concepto que nos puede ayudar a comprender la naturaleza del entorno externo es la noción de Cultura Organizacional que ha logrado bastante aceptación en 24

los últimos tiempos en las empresas. Una de las definiciones que podemos encontrar, es que la cultura organizacional es el conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los individuos de una organización, y que hacen de esta su forma de comportamiento. Este término es aplicado en muchas organizaciones empresariales actualmente y por tanto es un término que debe tenerse en consideración. Una norma, aplicado a los temas de gestión, es todo lo que está escrito y aprobado, que rige a la organización, y que debe ser respetado por todos los integrantes de ella. Una norma debe estar escrita detalladamente en los documentos de gestión empresarial: manual de organización y funciones, planes de capacitación, planes estratégicos, entre otros. Un hábito, para efectos de gestión es lo que no está escrito, pero se acepta como norma en una organización. Ejemplo: si en una entidad que brinda servicios al público, no se acostumbra fumar, pero no hay norma escrita que lo prohíba, sabiendo que puede ser molestoso para algunos trabajadores o clientes, este hábito de no fumar es una característica de la cultura organizacional de este establecimiento. Un valor, es una cualidad que tiene una persona que integra una organización. Ejemplo: sencillez, alegría, responsabilidad, honradez, puntualidad, etc. Los valores también pueden ser negativos (algunos lo llaman antivalores). 25

3.1.1. Beneficios esperados de la cultura organizacional Es de suma importancia conocer que la cultura organizacional nos permite: Detectar problemas dentro de la organización o cualquier otro establecimiento que brinda servicios y luego poder ofrecer solución a estos problemas. Integrar al personal bajo los objetivos que persigue la organización (bajo la misión que tiene esa organización). Poder formar equipos de trabajo dentro de la organización, que puedan interrelacionarse y hacer más fácil el trabajo. Buscar las necesidades del personal para satisfacerlas de la manera posible, para que se sientan motivados en su centro laboral. Como beneficio de adoptar una cultura organizacional, se espera que al contar con una metodología de gestión de proyectos el departamento de IRBA (Investigación de los Recursos Bioacuáticos y de su Ambiente) del Instituto Nacional de Pesca, cuente con un mecanismo y controle el estado de los proyectos y servicios ofrecidos; además que pueda proporcionar al equipo de trabajo la interpretación necesaria para medir el alcance, tiempos, costos y riesgos; asegurando así una disminución en el tiempo de ejecución de un proyecto. Conjuntamente se espera lograr al menos el siguiente resultado: 26

Mejorar los procesos de medición de tiempos de los servicios, al contar con un monitoreo constante de los proyectos. Tener indicadores que permitan tomar decisiones y cumplir con todas las actividades que estarán dirigidos a cumplir con los objetivos del proyecto gestionado por el Instituto Nacional de Pesca. 3.2. Tailoring. La metodología a emplear para cubrir el ciclo de vida de un proyecto debe tener en cuenta los aspectos que se relacionan a continuación: Debe permitir planificar según un modelo incremental o evolutivo del ciclo de vida de un proyecto. Debe abarcar tanto los procesos principales como los de la gestión de proyectos y de apoyo. Debe permitir un proceso de adaptación (tailoring) para tener en cuenta tanto las particularidades de la metodología así como las del proyecto a ejecutar. Tailoring viene de la palabra adaptación o hacer a la medida, es decir que necesitamos ajustar una metodología o técnica para que el INP pueda tener una mejora en el manejo de sus procesos y controle las actividades de sus proyectos, 27

y en particular que integren la inclusión de la gestión de proyectos para la investigación pesquera. Cabe destacar que la sistemática usada actualmente no se encuentra documentada, pero es conocida por los biólogos y el personal involucrado en las investigaciones pesqueras. Es de mucha ayuda contar con un documento de adaptación de los procesos, el plan de gestión de proyectos, define los pasos a seguir, en el proceso de administración y la documentación para el desarrollo de los proyectos, que realice el departamento de IRBA (Investigación de los Recursos Bioacuáticos y de su Ambiente). 3.2.1. Plan de Gestión del Proyecto IRBA. El plan de gestión de proyectos IRBA tiene como objetivo guiar la implementación de una metodología para la gestión de proyectos de investigación pesquera que realiza el Instituto Nacional de Pesca. Es posible que el manejo actual de sus procesos aplicado a los proyectos, no sea la más adecuada y esté afectando en el tiempo de finalización de los proyectos. Considerando la situación planteada y con el plan de gestión que permita a través de la aplicación de tailoring, lograr mejoras en la gestión de proyectos que IRBA ejecuta. 3.2.2. Estructura del Plan de Gestión IRBA Con el plan de gestión se espera que el Instituto Nacional de Pesca, optimice el proceso de investigación pesquera y de sus servicios, a través de la 28

adaptación de una metodología de gestión que permita llevar el control en los tiempos, costos, alcance y riesgos de los proyectos de investigación. Para cumplir lo anteriormente mencionado, se deberá: Realizar el levantamiento de requerimientos para ejecutar las investigaciones pesqueras. Realizar el levantamiento de requerimientos del área financiera para elaborar el presupuesto para las investigaciones pesqueras. Definir los requerimientos de comunicación entre los involucrados en la investigación. 3.2.3. Enfoque de trabajo. En esta sección del plan se realiza la descripción detallada del cómo se debe realizar el trabajo del proyecto para lograr los objetivos del mismo. El proyecto ha sido planificado del tal manera que el equipo de trabajo conoce claramente los objetivos del mismo y las responsabilidades de los entregables que tienen a su cargo. Posteriormente se detalla el proceso a seguir para realizar el trabajo del proyecto. Inicialmente el equipo del proyecto se reúne para: 1. Definir el alcance del proyecto. 29

2. Establecer los documentos de gestión del proyecto necesarios que respaldan los acuerdos tomados por el equipo de proyecto. 3. Definir las responsabilidades y roles del equipo de proyecto, y las fechas en que deberán estar listos los entregables. 4. Realizar reuniones semanales con el equipo de proyecto para informar cual es el estado del proyecto, en términos de alcance, costos y tiempos. En esta reunión se presenta el informe de seguimiento del proyecto. 5. Al término del proyecto se verifica la entrega de todos los entregables, que se requieran por cada salida de investigación y se redactan los documentos de cierre del proyecto. 3.2.4. Procesos y Entregables Como parte interna del negocio el Instituto Nacional de Pesca, requiere que la metodología a implementar utilice estrategias que permitan al personal de la institución conocer y aprender referente a la gestión de proyectos e indicadores de gestión. Todas las actividades y planificación de los proyectos deben llevarse de una manera fácil de supervisar el comportamiento del proyecto y de los miembros de equipo. Basándose en los procesos del PMBOK (PMI, 4th edición) tenemos estos adoptados por el INP ver figura 3-1. 30

Define y autoriza el Define y refina Proceso de Iniciación Proceso de Planificación Integra recursos para Proceso de Seguimiento y Control Proceso de Ejecución Supervisa y controla el Proceso de Cierre Formaliza la aceptación del Figura 3-1 Grupos de procesos que interactúan en un proyecto [Adoptados por IRBA-INP] Inicio del Proyecto. Desarrollar el Acta: el plan de gestión del proyecto IRBA contempla el desarrollo del acta constitutiva del proyecto, la elaboración de dicho plan se ha hecho considerando la teoría de la administración de proyectos propuesta por PMI. Al mismo tiempo se considera la elaboración de los documentos que formaran parte del acta, los cuales son: oficios y memorándums que se utilizan como medio de comunicación entre los técnicos y el líder del proyecto, así como también con el coordinador de IRBA. En los capítulos siguientes se mencionaran algunas plantillas que se diseñaron, las mismas que servirán para el plan de gestión. 31

Gestión del alcance del proyecto. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto: el enunciado del alcance del proyecto IRBA comprende, específicamente, la definición del alcance desarrollada para cada uno de los productos y subproductos del proyecto. Las herramientas y técnicas sugeridas para esta planificación del alcance comprenden información, obtenida por medio de entrevistas realizadas al personal que participa del proyecto, gracias a la utilización de la experiencia en el área de investigación pesquera, y uso de las plantillas para la gestión del proyecto. Objetivos del proyecto: utilizar la línea base de referencia obtenida del proyecto IRBA, como estándar de las investigaciones pesqueras para integrar las técnicas utilizadas y herramientas de investigación en el manejo de los recursos bioacuáticos y su ambiente. Alcance de los productos del proyecto: describir el alcance de los productos o entregables, que deben generarse por cada programa de investigación pesquera. Entregables del proyecto: los principales productos sugeridos como entregables del proyecto IRBA son: Acta del proyecto o resumen inicial del proyecto. Informe de las necesidades del proyecto. Listado de Actividades. Informes de la investigación realizada. 32

Estimación de los costos del proyecto. Plan de trabajo o cronograma. Informe de resultados del proyecto. Documento de cierre firmado por la Dirección General y Subdirección Técnica y líder del proyecto. Supuestos y Restricciones: los supuestos pueden ser aquellas situaciones que se mencionan a continuación: Contar con los materiales constructivos necesarios para la ejecución del proyecto. El recurso humano asignado a las diferentes actividades cuenta con las habilidades necesarias y con la capacitación necesaria para la ejecución del proyecto. Para mejorar la calidad de vida de los pobladores, (dar capacitaciones a los pesqueros de aquellas zonas), cambiando la tendencia de uso de los recursos, hacia una tendencia de uso alternativo y sostenible de los recursos bioacuáticos. Restricciones: una restricción muy importante de considerar, pueden ser los cambios en las políticas gubernamentales de manejo y conservación de los recursos bioacuáticos del país, que constantemente afectan el desarrollo de las actividades de investigación pesquera. 33

Considerar además las restricciones de costos, tiempos, y otras que puedan ser una restricción al proyecto. Verificación del Alcance: para la verificación del alcance del proyecto IRBA se debe establecer como parámetro de aceptación el logro de cada uno de los entregables propuestos, los cuales deberán cumplir con las características detalladas para cada uno de ellos, en el tiempo establecido por el cronograma y con los costos determinados para cada uno, tal y como se establece en el plan de gestión. [Se puede establecer como parte de la verificación del alcance, revisar en las reuniones de seguimiento, el cronograma y verificar el avance de las actividades realizadas, referente al porcentaje de avance y costos utilizados en cada actividad]. Control del Alcance: el control del alcance tiene como objetivo asegurar la disponibilidad de controles que permitan gestionar los cambios del alcance del proyecto IRBA, una vez se haya fijado su alcance, para mantener el control y minimizar algunos riesgos previo a su iniciación, tratando de controlar los factores que pueden generar cambios en el alcance, tiempo, costos y riesgos. Al mismo tiempo que permita informar a los involucrados sobre dichos cambios controlando el impacto de los mismos. El control del alcance del proyecto IRBA, estima evitar que si existen cambios, estos deben ser gestionados en un orden de prioridad de manera que no afecte por completo a lo establecido en el alcance de la investigación, se puede mencionar como ejemplo, el de no haber considerado la cantidad necesaria del 34

personal técnico para realizar las tareas de análisis estadístico de los datos pesqueros. En la reunión convocada todas las partes interesadas o afectadas en el cambio deben participar en su discusión, y tener la oportunidad de expresar sus opiniones con respecto al cambio y si este debe hacerse efectivo o no. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del alcance del proyecto. [Para solicitar o indicar un cambio, se debe llenar el formulario de registros de cambios, así como también preparar un comunicado dirigido al coordinador del proyecto, con copia al líder y áreas afectadas, adjuntando la documentación necesaria, con el fin de aclarar el objetivo y alcance del cambio propuesto]. Gestión de los tiempos del proyecto. Definir las Actividades: es el proceso que consiste en identificar las actividades específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Secuenciar las Actividades: es el proceso que consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto. Se recomienda realizar reuniones de seguimiento con los integrantes del grupo y el líder responsable, donde cada uno aporta su punto de vista en cuanto a la mejor forma de atacar la situación. Esta información debe llegar a la coordinación del departamento IRBA mediante un correo electrónico enviado al coordinador del proyecto IRBA. 35

Estimar los recursos de las actividades: consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. Se debe tener en cuenta que cualquier modificación de los recursos, representará un atraso significativo en la investigación. [Se sugiere considerar también los costos de mantenimiento de la embarcación pesquera]. Estimar la duración de las actividades: la duración de las actividades se establece de la misma manera en que se define la secuencia de las actividades, en la misma reunión de seguimiento, que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de duración necesarios para realizar cada actividad con los recursos estimados. De igual forma esta información debe llegar a la coordinación del departamento IRBA mediante un correo electrónico enviado al coordinador del proyecto IRBA. Desarrollar el cronograma: consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma. [Se sugiere utilizar para el desarrollo del cronograma, alguna de las herramientas que se presenta en el siguiente capítulo]. Tener en cuenta que en el cronograma se debe definir los hitos principales del proyecto, detallar cada una de las actividades a realizar y quien debe ejecutarlas, todo estos como elementos básicos de revisión para llevar a cabo un control adecuado del desarrollo del proyecto. 36

Controlar el cronograma: es el proceso en el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma. [Se propone que los avances del cronograma se discutan como primer punto de agenda en las reuniones de seguimiento del proyecto]. Los informes del cronograma y los avances del proyecto se deben realizar respetando lo indicado en las necesidades de comunicación. Adicional se diseña una matriz, en la cual se resume de forma práctica la información donde se exponen los objetivos, observaciones, herramientas utilizadas y finalmente los entregables que se obtendrán para sustentar cada objetivo. OBJETIVOS PROPUESTOS Acta de constitución del proyecto. Definición del alcance. Identificación de las actividades. Secuencia de las actividades. Duración de las actividades. Cronograma del proyecto. Presupuesto del proyecto. Identificación de riesgos. OBSERVACIÓN HERRAMIENTAS ENTREGABLES Se toma el panorama general y se desarrolla el acta considerando todos los elementos. Se observan hechos particulares y se deduce un tema general Identificar las actividades a desarrollar A partir de la lista de actividades se secuencian de acuerdo al orden de los acontecimientos. A partir de la secuencia de las actividades se logra estimar el tiempo de las actividades. A partir de la lista de actividades con secuencia y duración, se crea el cronograma. El presupuesto se establece desde el inicio del proyecto, sin la mediación del equipo de trabajo ni del Project manager. Se levanta la lista a partir de la evaluación de riesgos. Procesador de texto y/o hojas de cálculo. Procesador de texto y hojas de cálculo. Procesador de texto y hojas de cálculo, Microsoft Visio. Procesador de texto y hojas de cálculo. Procesador de texto y hojas de cálculo. Procesador de texto y hojas de cálculo. Hojas de cálculo. Procesador de texto y hojas de cálculo. Acta de constitución del proyecto. Plan de gestión del alcance. Lista de actividades a desarrollar. Lista actualizada con las secuencias de actividades a desarrollar. Lista actualizada con duración de cada actividad a desarrollar. Cronograma del proyecto. Presupuesto del proyecto. Lista de Riesgos (formulario de registro de riegos). 37

Gestión de los Costos del proyecto. Los proyectos de investigación pesquera de IRBA representan una labor muy técnica científica, sin embargo esta actividad también requiere asegurar que los proyectos culminen en los tiempos y costos estimados, lo cual implica un control adecuado de los mismos. La gestión de costos implica hacer una revisión contable de los costos acumulados del proyecto y hacer las comparaciones versus el presupuesto definitivo de trabajo, determinando las variaciones, tomando los correctivos necesarios. Se debe considerar también la revisión de costos incurridos en el proyecto y costos por incurrir. El control de costos debe estar completamente integrado con los otros procesos de control (control de alcance, control del cronograma, de cambios). [Se recomienda llenar en la plantilla de costos que se propone]. Gestión de los Riesgos del proyecto. La gestión de los riesgos del proyecto incluye los procesos relacionados que consisten en llevar a cabo la planificación de la gestión, identificación, análisis, planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo verificando que se ha seguido la respuesta adecuada a las tolerancias permitidas. Este es un proceso que se realiza continuamente durante todo el ciclo de vida del proyecto. Los riesgos cambian a medida que el proyecto madura; nuevos riesgos aparecen o riesgos previstos desaparecen. Se plantea que la planificación de gestión de riesgos sea tema en la agenda de las 38