Página 1 de 6 1.OBJETO... 2 2.ALCANCE... 2 3.DEFINICIONES... 3 4.PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES YA UTILIZADOS EN LA UA.... 3 4.1.Constitución de la Comisión de Donación... 3 4.2.Solicitud de donación.... 3 4.3.Resolución de la Comisión de Donación (Adjudicación de equipos)... 4 4.4.Firma de convenio de donación por parte de una institución... 4 4.5.Registro de la adjudicación... 4 4.6.Preparación de los bienes que serán donados... 4 4.7.Recogida de los bienes por parte de la insitución beneficiaria... 5 4.8.Formalización de la donación / Firma del registro (DOS COPIAS)... 5 5.REGISTROS Y ARCHIVOS... 6 6.ANEXOS... 6 Fecha de entrada en vigor: ELABORADA POR REVISADO POR APROBADO POR Sonia Blázquez Vicente (Oficina EcoCampus de Gestión Ambiental) Rafael Carrillo Paños (Gerente) María del Mar Pujol López (Directora del Secretariado de Informática) Juan A. Reyes Labarta (Dir. Secretariado de Infraestructuras y Medio Ambiente) Sergio Molina Palacios (Dir. Secretariado de Prevención y Servicios Externalizados) Enrique Ruiz Crespo (Director Adjunto Servicio de Informática) Francesc Vañó Beneyto (Dir. Servicio de Infraestructuras y Servicios) Aurora Calderón Martínez (Dir. Secretariado de Relaciones Institucionales y Convenios) Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente. Vicerrectorado de Tecnología e Innovación Educativa Vicerrectorado de Relaciones Institucionales Nº REVISIÓN FECHA MODIFICACIONES 00 21-10-05 Estado inicial del procedimiento 01 03-03-06 Modificaciones de metodología 02 09-06-06 Modificaciones varias de revisores 03 19-05-08 Ampliación del procedimiento 04 12-11-08 Revisión relativa a la constitución y firma de los convenios
Página 2 de 6 ÁREAS AFECTADAS POR EL DOCUMENTO Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente (o al correspondiente en cada momento con competencias en la materia) Vicerrectorado de Tecnología e Innovación Educativa (o al correspondiente en cada momento con competencias en la materia) Vicerrectorado de Relaciones Institucionales (o al correspondiente en cada momento con competencias en la materia) Gerencia Servicio de Informática Oficina EcoCampus de Gestión Ambiental Servicio de Infraestructura y Servicios Instituciones no privadas (administraciones, colegios, ONG, etc.). 1. OBJETO El presente procedimiento define la sistemática empleada en la UNIVERSIDAD DE ALICANTE para la donación, a instituciones no privadas (administraciones, colegios, ONGs, etc.) de bienes (equipos informáticos, mobiliario, objetos perdidos, etc.) que hayan sido catalogados como Baja definitiva A (bienes ya utilizados que pueden ser donados) por parte de la Unidad correspondiente de la Universidad de Alicante (Servicio de Informática; Servicio de Infraestructuras y Servicios, etc.), según el bien afectado por la donación. La finalidad de este procedimiento es: 2. ALCANCE Facilitar la reutilización fuera de la Universidad, de bienes ya utilizados que no se pueden reutilizar dentro de la UA. Minimizar la cantidad de residuos generados en la UA. Es de aplicación a: Equipos informáticos catalogados como Baja definitiva A por el Servicio de Informática de la Universidad de Alicante, según el procedimiento PMA10: Gestión / retirada de equipos informáticos ya utilizados. http://www.ua.es/es/presentacion/vicerrectorado/vr.viema/ecocampus/ Mobiliario y Objetos perdidos catalogados como Baja definitiva A por el Servicio de Infraestructuras y Servicios de la Universidad de Alicante, según los correspondientes procedimientos. Otros bienes inventariables dados como Baja definitiva A por la unidad correspondiente a través del procedimiento establecido por el Servicio de Gestión Económica.
Página 3 de 6 3. DEFINICIONES Baja definitiva A: Serán catalogados como Baja definitiva A, aquellos bienes (equipos informáticos; mobiliario, objetos perdidos, otro equipamiento inventariable), que todavía tienen vida útil y que un técnico del Servicio de Informática (en el caso de equipos informáticos) o del Servicio de Infraestructuras y Servicios (en el resto de casos) de la UA considera aptos para ser donados a instituciones que tengan un convenio específico de donación con la Universidad. Reutilización: el empleo de un producto usado para el mismo fin para el que fue diseñado originariamente. UA: Universidad de Alicante. VIEMA: Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente. 4. PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES YA UTILIZADOS EN LA UA. 4.1. Constitución de la Comisión de Donación. 4.1.1. El Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente procederá a constituir la Comisión de Donación de bienes de la UA. Dicha Comisión estará formada por el Vicerrector de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente o persona en quien delegue; el Gerente o persona en quien delegue y el Vicerrector de Tecnología e Innovación Educativa o persona en quien delegue. 4.1.2. Dicha Comisión se reunirá bimestralmente (si existen solicitudes), estudiará todas las solicitudes recibidas y tomará una decisión al respecto que será comunicada por escrito al responsable de la institución que hizo la solicitud. 4.2. Solicitud de donación. 4.2.1. El responsable de aquellas instituciones no privadas (administraciones, colegios, ONGs, etc.) que deseen solicitar a la Universidad bienes usados, deberá cumplimentar el formulario de solicitud que se encuentra en la página web de la Oficina EcoCampus (PMA13-A1: Solicitud de donación de bienes inventariables de la UA). http://www.ua.es/es/presentacion/vicerrectorado/vr.viema/ecocampus/ 4.2.2. El Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente, solicitará periódicamente al Servicio de Informática/Servicio de Infraestructuras y Servicios, la relación de los bienes disponibles destinados a la donación con el objetivo de mantener dicha relación actualizada en la página web. http://www.ua.es/es/presentacion/vicerrectorado/vr.viema/ecocampus/!
Página 4 de 6 4.3. Resolución de la Comisión de Donación (Adjudicación de equipos). 4.3.1. La Comisión de Donación comunicará por escrito al responsable de la institución que hizo la solicitud, la aceptación o denegación de ésta. 4.3.2. En caso de aceptación se indicará por escrito al solicitante el listado del material que le ha sido donado así como el plazo para que, a través del procedimiento especificado en el apartado 4.4 se formalice el convenio de donación (si no existe un convenio previo en este sentido). 4.3.3. Una vez formalizado el convenio (o confirmado la existencia de éste) la Comisión de Donación indicará por escrito a la institución, el plazo para que se ponga en contacto con la Universidad y establecer la fecha de recogida de los bienes. 4.4. Firma de convenio de donación por parte de una institución. 4.4.1. Desde el Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente de la Universidad de Alicante se enviará a la institución solicitante la propuesta del convenio. 4.4.2. Si la institución está de acuerdo con los términos de la propuesta debe comunicar al Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente la aceptación del mismo. 4.4.3. Una vez que la institución ha aceptado los términos de la propuesta, dicho Vicerrectorado seguirá el Protocolo de actuación para la tramitación de convenios publicado en la página web del Gabinete de Convenios de la Universidad de Alicante. 4.4.4. El Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente recibirá el convenio aprobado por Consejo de Gobierno y firmado por la Universidad de Alicante y contactará con la institución solicitante para gestionar su firma. 4.5. Registro de la adjudicación 4.5.1. La Comisión de Donación, o persona en que delegue, debe cumplimentar y firmar por duplicado el registro PMA13-A2: Entrega de bienes donados, indicando la relación de bienes que han sido adjudicados, con su código de inventario en su caso, y el nombre de la institución adjudicataria. En dicho registro tan sólo quedará pendiente la firma por parte de la institución beneficiaria. 4.5.2. La Comisión de Donación, o persona en que delegue, facilitará las dos copias de este registro cumplimentado y firmado, a la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de Infraestructuras y Servicios, para que realice el correspondiente parte mantenimiento (apartado 4.6) y, en el momento de la entrega, supervise la retirada y recoja la firma por parte de un representante de la institución beneficiaria, en las dos copias del registro y las reenvíen (apartado 4.8). 4.6. Preparación de los bienes que serán donados. Una vez recibidos los registros de adjudicación debidamente cumplimentados (PMA13-A2), la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de Infraestructuras y Servicios, enviará un parte de "
Página 5 de 6 trabajo siguiendo el procedimiento de partes a servicios externos, (http://www.ua.es/es/servicios/is/unidades/mantenimiento/mantenimiento_reclamaciones.html) para que la empresa de mantenimiento prepare los bienes que serán donados en su correspondiente ubicación. En el parte, indicará la relación de bienes que se han adjudicado, con su código de inventario en su caso, y el nombre de la institución adjudicataria, a fin de que la empresa de mantenimiento los aparte del resto y los identifique con un cartel donde quede reflejado el nombre de la institución beneficiaria. Cuando los equipos estén preparados, la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de Infraestructuras y Servicios se lo comunicará al Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente. 4.7. Recogida de los bienes por parte de la institución beneficiaria 4.7.1. Para fijar la fecha en que tendrá lugar la retirada de los mismos, el responsable de la institución debe ponerse en contacto con la persona designada para la gestión de almacenes en la UA, del Servicio de Infraestructuras y Servicios (servei.infserv@ua.es) 4.7.2. Durante la retirada de los bienes estará presente esta persona designada por la UA para el control del almacén, para que supervise que la retirada se realice correctamente. NOTA 1: Si una institución no procede a la retirada del bien en el plazo de un mes desde que la Universidad le comunica la adjudicación, éste volvera a quedar disponible para ser adjudicado a otra institución. NOTA 2: El traslado de los equipos correrá a cargo de la institución que los solicita. 4.8. Formalización de la donación / Firma del registro (DOS COPIAS) 4.8.1. En el momento de la entrega de los equipos se procederá a la firma del registro PMA13-A2 (Entrega de los bienes donados) por parte de la institución beneficiaria para que quede constancia de la entrega de los equipos. 4.8.2. La persona responsable de la gestión de almacenes de la UA, hará llegar una copia de este registro correspondientemente firmado, al representante de la Comisión de Donación para que proceda a su archivo. La otra copia la enviará al Servicio de Informática o al Servicio de Infraestructuras y Servicios de la UA, según el caso, para que den de baja en su base de datos la relación de bienes que han sido adjudicados en donación. #
Página 6 de 6 5. REGISTROS Y ARCHIVOS. De la aplicación de este procedimiento se generan los siguientes registros: NOMBRE Solicitud de donación de bienes inventariables de la UA (PMA13-A1) Entrega de bienes inventariables de la UA (PMA13-A2) -A3: Convenio tipo de donación UA-Instituciones no privadas (administraciones, colegios, ONGs, etc.) RESPONSABLE DE ARCHIVO Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente (VIEMA) Una copia la Comisión de Donación Una copia el Servicio de Informática o el Servicio de Infraestructuras y Servicios, según el caso. Gabinete de Convenios PERIODO DE ALMACENAMIENTO Al menos, cinco años Al menos, cinco años Al menos, cinco años 6. ANEXOS PMA13-A1: Solicitud de donación de bienes inventariables de la UA PMA13-A2: Entrega de material inventariable de la UA PMA13-A3: Convenio tipo de donación UA - Instituciones no privadas (administraciones, colegios, ONGs, etc.) $