Procedimiento: SGI2822-01 Auditorias Internas
Objetivo Establecer los principios de auditoria, la gestión de programas de auditoria, la realización de auditorias al sistema de gestión de la calidad, así como la competencia de los auditores internos de Válvulas de Precisión, dentro del marco de la norma ISO 19011:2002 DIRECTRICES PARA LA AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL
Historia de las Norma ISO 1.- Surgen como respuesta a la necesidad de Asegurar la Calidad del equipo, máquinas y armas usadas durante la Segunda Guerra Mundial, por eso inicialmente se llamaron Militar Standard. (1940) 2.- En 1960 la OTAN adopta estas normas. 3.- Hasta que finalmente en 1987 en Suiza, estas normas se hacen de carácter Internacional ( aplican para todo el mundo ) y se les denomina ISO.
HISTORIA DE LAS NORMAS ISO 9000 1940 EJERCITO AMERICANO MIL-I-45208 MIL-Q-9858 Requerimiento de Sistemas de Inspección Especificación de los Sistemas de Calidad. 1947-1960 OTAN AQAP1 Especificación del Sistema de Calidad 1960-1970 GRAN BRETAÑA Normas de Calidad BS - 4891 / 5179 ISO -9000 1987 SUIZA BS - 5750 I979
ISO : INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION Que significa??? La International Organization for Standardization (ISO) es la agencia internacional especializada en crear estándares y está integrada por las institutos de estandarización de alrededor de 130 países miembros. Su oficina principal se encuentra en Ginebra, Suiza. El propósito de ISO es promover el desarrollo de la estandarización y actividades mundiales relativas a facilitar el comercio internacional de bienes y servicios, así como desarrollar la cooperación intelectual, científica y económica. Los resultados del trabajo técnico de ISO son publicados como estándares internacionales.
EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO Válvulas de Precisión, S.A trabaja con un Sistema de Gestión de la Calidad que tiene como base la norma ISO 9001:2008, pero que es un Sistema de Gestión de la Calidad? Sistema: es un conjunto de pasos o procesos claramente definidos e inter-relacionados que tienen un objetivo en común. Gestión: es la administración u organización de estos pasos o procesos, mediante procedimientos, los cuales son aplicables a todas las áreas de la Organización y deben ser cumplidos para que funcione el Sistema. Calidad: es la medida en la cual un producto o servicio cumple con los requisitos indicados por nuestros clientes..
EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO El Sistema de Gestión de la Calidad de Válvulas de Precisión puede entenderse y visualizarse más fácilmente si nos imaginamos a una de nuestras Lineas de Ensamblado de Válvulas. Todos sabemos que la línea para trabajar necesita componentes ( Materias Primas ), una fuente de energía, mantenimiento constante, operadores calificados y competentes, necesita que constantemente alguien verifique o mida la calidad del producto elaborado, necesita que se le asignen recursos ( humanos o materiales ) continuamente y finalmente alguien es responsable de todo este proceso ( Gerente o Jefe de Producción). Igualmente el Sistema de Gestión de la Calidad es un proceso, en donde se reciben componentes y se obtiene un producto final:.
EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 1.- Los componentes y materiales son: Los Requisitos del Cliente. ( Órdenes de Compra, Especificaciones, Muestras, etc. ) 2.- La maquinaria se describe en el Capítulo 7 de la Norma ISO 9001:2008, titulado Ejecución del Producto, en este capítulo se describen los requisitos a cumplir por las áreas de: Planeación de la Producción, Servicio a Clientes, Ventas, Soporte Técnico, Compras, Almacenes, Producción y Control de Calidad. 3.- Quien mide la calidad del producto elaborado, hablando del SGC ( Sistema de Gestión de la Calidad ), se refiere a: Auditorias Internas, Encuestas de Satisfacción del Cliente, Indicador de Embarques entregados a Tiempo, Inspecciones por Control de Calidad, etc., y se describe en el Capítulo 8 de la Norma ISO 9001:2008 4.- El responsable de este proceso es la Gerencia General, cuyas funciones se describen en el Capítulo 5 de la Norma, entre las cuales están: Establecer la Misión, Política y Objetivos de Calidad, así como llevar a cabo Revisiones Gerenciales al SGC y proveer los recursos ( humanos y materiales ) necesarios para alcanzar estos objetivos..
EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 5.- La forma en la cual se administran los recursos que se asignarán a este proceso se describe en el Capítulo 6 de la Norma, e incluye: Infraestructura ( edificio, equipo de proceso, servicios de soporte como transportación o comunicación ), Recursos Humanos ( personas competentes para cada área de trabajo ) y Ambiente de trabajo. 6.- Finalmente como en todo proceso de manufactura, al final se obtiene un Producto, que para efectos del SGC es la SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. Todo este PROCESO se convierte en un ciclo, el cual continuamente es revisado y mejorado; por lo tanto a la continua revisión, adecuación y mejora del SGC se le conoce como Ciclo de Mejora Contínua. EL PROPÓSITO PRINCIPAL DEL SGC BASADO EN LA NORMA ISO 9001:2008 ES PROVEER PRODUCTOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DEL CLIENTE..
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MEJORAMIENTO CONTINUO C l i e n t e R e q u is i t o s Administración de Recursos Entradas Responsabilidad Gerencial 5 6 8 7 Ejecución del Producto (y/o Servicio) Medición. análisis, mejoramiento Salidas Producto/ Servicio S at t i s f a cc i ó n C l i e n t e
En qué consiste la familia ISO 9000? La nueva familia ISO 9000 versión 2008 consiste en las siguientes normas: ISO 9000:2000 describe los principios y terminología de los sistemas de gestión de calidad. ISO 9001:2008 especifica los requisitos para los sistemas de gestión aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios. Su fin es la satisfacción del cliente. Es la única norma sujeta a certificación. ISO 9004:2000 proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. Su objetivo es la mejora en el desempeño de la organización. ISO 19011 proporciona orientación relativa a las auditorias a sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental.
La Norma que regula las Actividades de Auditoria Interna es: ISO 19011:2002. Algunas definiciones: AUDITORIA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen con los criterios de auditoria. AUDITORIA INTERNA Se realiza por la propia organización para la revisión por la dirección y con otros fines internos. AUDITOR Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. COMPETENCIA Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. EVIDENCIA OBJETIVA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que debe ser verificable.
DEFINICIONES Norma ISO 19011:2002 Para mayor entendimiento y conocimiento de las definiciones que se utilizan en los Procesos de Auditorias Internas, consultar el procedimiento: SGI2822-01 del Sistema de Control Documental.
Los Principios de Auditoria son: Referentes a los auditores.- Conducta ética (confianza,integridad, confidencialidad y discreción), presentación ecuánime (informe veraz y exacto de los hallazgos), debido cuidado profesional (tener la competencia necesaria). Referentes a la auditoria.- Independencia (los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses), enfoque basado en la evidencia (esta evidencia es verificable en las muestras de información disponibles).
Los Objetivos de Auditoria Interna son: Determinar la CONFORMIDAD sistema de calidad con requisitos especificados. o no de los elementos del Se refiere a: lo que se dice en los procedimientos se lleva a la práctica y se mantienen los registros de esto Determinar la EFICACIA del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Se refiere a: se están cumpliendo los objetivos, políticas y misión de VPM; y se cuenta con los indicadores para demostrarlo Proporcionar al auditado una oportunidad para MEJORAR su sistema de calidad. Se refiere a: la auditoria es al SISTEMA, no hacia las personas
ETAPAS DE LA AUDITORIA Sitio / Área Preparación Plan de auditoria Lista de verificación Reunión de apertura Realización de la Auditoria Establezca fecha y tiempo. Informe al Gerente Sepa que hace el área. Auditoria al SGC Manual Presente los hechos Procedimientos Registros Auditoria a los Procesos 1 Reunión de Cierre Reporte Seguimiento Levante NC. Acuerde los hechos NO RNC? SI Levante el RNC. Acción correctiva Reporte de No Conformidad Fin ISO 9001 : 2008 1
Actividades de Auditoria Para conocer a detalle la planificación y forma de llevar a cabo las ETAPAS DE AUDITORIA conforme a la Norma ISO 19011, consultar el procedimiento: SGI2822-01, Punto 5.1 del Sistema de Control Documental.
Responsabilidad del auditor Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Documentar las observaciones. Informar los resultados. Verificar la eficacia de las acciones correctivas (pactado). Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoria. Cooperar y apoyar al auditor líder.
Responsabilidad Auditor Lider Responsable por todas las etapas de la auditoria. Ayudar en la selección de otros miembros. Preparar el plan de auditoria. Representar el equipo frente a la gerencia. Asegurar que las NC están basadas en evidencias objetivas y sólidas. Asegurar que las reuniones de enlace se realicen regularmente. Presentar el informe de auditoria.
Preparación del auditor Lea los procedimientos con anticipación. Determine donde se realizan inspecciones. Utilice listas de verificación. Conozca la responsabilidad y posición de las personas auditadas. Sepa que pistas puede seguir.
Documentación básica que debe conocer el auditor El Auditor Interno debe conocer la siguiente documentación del área que le tocó auditar: 1.- Objetivos Específicos del Área 2.- Procedimientos 3.- Registros 4.- Procedimientos Generales que aplican al área.
Documentación básica que debe conocer el auditor El Auditor Interno debe conocer la siguiente documentación General de la Organización: 1.- Manual de Calidad ( Misión, Política y Objetivos de Calidad, etc. ) 2.- Procedimiento: Responsabilidad de la Dirección, en donde se definen las responsabilidades de cada una de las áreas y departamentos. 3.- Diagrama de Procesos de la Organización 4.- Organigrama
Documentación básica que debe conocer el auditor El Auditor Interno debe conocer la siguiente documentación para la realización de las Auditorias Internas: 1.- Plan de Auditoria 2.- Lista de Verificación 3.- Formato de Solicitud de Acción Correctiva/Preventiva 4.- Reporte de Auditoria Lo más importante es conocer la normatividad: ISO 9001:2008 e ISO 19011:2002, las cuales son la base para su trabajo como auditor interno.
Requisitos del Plan de Auditoria Objetivos y alcance. Documentos de referencia. Áreas que serán auditadas. Personas que serán entrevistadas. Relación de los miembros del equipo auditor. Fecha y lugar. Hora y duración esperada para cada actividad. Programación de reuniones por realizar con la gerencia. Requisitos de confidencialidad. Distribución del informe y fecha esperada de la publicación. Asignaciones del equipo auditor. Elaboración y preparación de los documentos de trabajo
Enfoque de la Auditoria Haga sentir cómodo al auditado Sea amigable. Explique el propósito de la auditoria. Evite preguntas cuya respuesta sea SI o NO. LOS 7 AMIGOS DEL AUDITOR Qué? Como? Muéstreme? Donde? Quien? Cuando? Por
Ejecutando la auditoria Haga unmuestreo de actividades, no se centre en una. Busque evidencia observando lo que ocurre y revisando registros. Haga anotaciones completas. Escuche las explicaciones del auditado. Anote yconfírmelas más adelante si es procedente.no de la impresión de que no cree. Escriba los detalles : procedimientos, registros, ordenes,lotes,ect. Auditoria abierta y amigable resultará en un acuerdo de que el problema existe. Verifique si la NC es o no puntual.
Reporte de No Conformidades Cada N.C.debe tener un reporte separado. Reporte debe contener 3 ítems : Descripción completa y precisa de lo observado. Referencia a la cláusula del estandard/ documento de calidad de la organización. Explicación de los requisitos de la cláusula / documento. Las discrepancias deben atribuirse solamente a una cláusula de la norma, la más aplicable. En ocasiones, la única referencia es la documentación de la organización.
Reunión de Cierre PREPARACIÓN Cada uno relata sus hallazgos. El equipo evalúa y revisa los hallazgos. Se define si son NC y su clase. Se prepara un borrador del reporte final. DIRIGIDA POR EL AUDITOR LIDER REUNION DE CIERRE Agradecimientos. Resumen del alcance. Objetivo y método usado. No todas las NC se pueden descubrir. Preguntas y discusiones al final. Presentación de las NC por el equipo. Hechos solamente. Resumen general por el A.Líder. Invitación a discutir cualquier punto. Acuerdo de las fechas para terminación de las acciones correctivas
Informe de Auditoría Alcance y objetivos. Fechas e identificación de la organización. Detalles del plan de auditoria,miembros y entrevistas. Lugares y fechas donde se realizaron las actividades de auditoria. Hallazgos de auditoria y conclusiones. Análisis de las fortalezas del sistema. Capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad definidos. Los planes de acción del seguimiento acordados. PREPARADO POR EL AUDITOR LIDER
Seguimiento al Plan de Acción VERIFIQUE LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS DESPUÉS DE LA FECHA ESTABLECIDA NO SI ESTABLEZCA UNA NUEVA FECHA VERIFIQUE DE NUEVO NO SI CIERRE LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD ESCALE Esta actividad es desarrollada por el auditor interno, auxiliado por el auditor líder.
Competencia y evaluación de los auditores Válvulas de Precisión a diseñado la metodología para asegurar la competencia, habilidades, desarrollo continuo y evaluación de sus Auditores Internos. Consultar el procedimiento: SGI2822-01, Punto 5.1.2 del Sistema de Control Documental.
El primer deber del negocio es sobrevivir y el principio guía de la economía comercial no es la maximización de las utilidades, sino el evitar las pérdidas. Peter Drucker
A continuación se observará un video en el cual se muestra la ejecución y desarrollo de una Auditoría Interna. En este video se muestran algunas actitudes normales de las personas que son auditadas y el papel que debe desempeñar el auditor interno.
A continuación aplicaremos el exámen correspondiente