TERMINOS DE REFERENCIA SELECCIÓN INTERMEDIARIO DE SEGUROS CONCURSO Nº 001-2004
INDICE DE TERMINOS DE REFERENCIA 1.1 ANTECEDENTES 1.2 JUSTIFICACIÓN 1.3 OBJETIVO GENERAL 1.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1.5 REGIMEN JURIDICO APLICABLE 1.6 DURACIÓN 1.7 VALOR DE LA PROPUESTA 1.8 PRESUPUESTO ASIGNADO 1.9 SEDE EJECUCION DE LOS TRABAJOS 1.10 VISITA DE INSPECCIÓN 2. CONTENIDO Y OTROS REQUISITOS EN RELACION CON LA PROPUESTA. 2.1 REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN ESTE CONCURSO 2.2 DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.3 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.4 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS 2.5 DECLARATORIA DE DESIERTO EL CONCURSO 2.6 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES 2.7 CONSIDERACIONES FINALES 3. EVALUACION DE LA PROPUESTA. 3.1 EVALUACION JURÍDICA 3.2 VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA 3.3 EVALUACIÓN TECNICA 3.3.1 ADMINISTRACION DE RIESGOS 3.3.2 CAPACIDAD TÉCNICA 3.3.3 INFRAESTRUCTURA OPERATIVA 3.3.4 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 4 CRITERIOS DE DESEMPATE 5. CONSIDERACIONES FINALES 5.1 ADJUDCACIÓN 5.2 IDIOMA 5.3 SUPERVISION Y COORDINACIÓN 5.4 REQUISITOS A CUMPIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA 5.5 FIRMA DEL CONTRATO 6 ANEXOS
TERMINOS DE REFERENCIA SELECCIÓN INTERMEDIARIO DE SEGUROS 1.1 ANTECEDENTES La protección de los activos de la Unidad de Planeación Minero Energética depende de la acertada identificación, evaluación y manejo de los riesgos, propósito que se logra encomendado esta labor a una compañía intermediaria de seguros con reconocida trayectoria sobre la materia, idoneidad y solidez. 1.2 JUSTIFICACIÓN Para lograr un eficiente control y seguimiento al Programa General de Seguros de la Unidad, se requiere acorde con la normatividad vigente contratar una Empresa Intermediaria de Seguros, que se encargue de realizar una serie de actividades orientadas a proporcionar los elementos necesarios para una adecuada protección de los activos de la Unidad sin que este proceso implique ningún tipo de erogación presupuestal para la U. P. M..E. 1.3 OBJETIVO GENERAL El objeto del Concurso es seleccionar un Intermediario de Seguros legalmente constituido y domiciliado en Colombia que asesore y preste sus servicios en forma integral a La Unidad de Planeación Minero Energética en todo lo relacionado con el diseño, contratación y manejo del Programa de Seguros necesario para la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales de su propiedad y de los que sea legalmente responsable. El programa de seguros actualmente vigente está compuesto por los ramos segurados que a continuación se relacionan: Seguro de Todo Riesgo Daño Material Seguro de Automóviles Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual Seguro de Manejo Global para Entidades Oficiales. Seguro de Transporte de Valores SOAT La relación de bienes e intereses asegurables de la Entidad se encuentra contenida en el Anexo No. 1 de estos Términos de Referencia. 1.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Hacer el análisis de riesgos y los requerimientos de cobertura de los mismos. Prestar su asesoría en la elaboración y estructuración de las pólizas y coberturas, bajo aspectos técnicos y económicos, con miras a una adecuada protección de los intereses asegurables de la Unidad. Asesorar a la Unidad en la elaboración de Términos de Referencia que en el ramo de los seguros vaya a iniciar, para la contratación de Programa General de Seguros, prestando su apoyo en el trámite de contratación del mismo. Efectuar la evaluación, análisis, revisión de pólizas, anexos y demás documentos expedidos por la Compañía de Seguros con la cual se contrate el programa de Seguros de la Unidad. Elaborar estudios sobre tarifas y coberturas y el comportamiento en general de los aspectos relacionados con seguros. Asesorar y manejar directamente con la Compañía Aseguradora las reclamaciones por los siniestros que se presenten. Realizar auditorias sobre primas cobradas por la Compañía Aseguradora y aspectos técnicos. Ejercer control permanente sobre el vencimiento de pólizas. Elaborar informes mensuales obre siniestros en curso y el estado de las reclamaciones. Prestar asesoría en materia de avalúo de los bienes de la Unidad. Poner a disposición el software ofrecido a la Unidad para el manejo de Programa de Seguros. Las demás que se deriven de la ejecución de objeto contratado. 1.5 REGIMEN JURIDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en el artículo 209, por las Resoluciones UPME No 0501 de diciembre de 2003 y 029 de 2004, por las normas civiles y comerciales sobre la materia y por lo contenido en estos términos de referencia. 1.6 DURACIÓN El término de duración del contrato será de tres (3) años contados a partir de la fecha del perfeccionamiento del contrato. El término de ejecución comenzará a contarse a partir de la suscripción de la respectiva acta de Iniciación 1.7 VALOR DE LA PROPUESTA El contrato a suscribir no generará erogación alguna a cargo de la Unidad de Planeación Minero Energética No obstante ello, su cuantía es indeterminada pero determinable al momento de expirar su vigencia, por la sumatoria de las comisiones que reciba el Intermediario de la(s) Aseguradora(s) con la(s) que se contrate, con su intervención, el Programa de Seguros de la Unidad de Planeación Minero Energética.
1.8 PRESUPUESTO ASIGNADO La Unidad de Planeación Minero Energética no hará erogación alguna en virtud del Contrato de Intermediación de Seguros que se suscriba como resultado del presente Concurso Público. Conforme a lo previsto en el artículo 1341 del Código de Comercio, la remuneración del Corredor o Intermediario de Seguros será pagada por la(s) Aseguradora(s) con la(s) cual(es) se contrato el Programa de Seguros necesario para la protección de los bienes e intereses asegurables de la UPME, como resultado del próximo proceso de selección que se adelantará con la asesoría del Intermediario de Seguros que se seleccione dentro del presente Concurso. 1.9 SEDE EJECUCION DEL CONTRATO En caso del proponente tener su sede principal en una ciudad diferente a Bogotá, éste deberá asegurar el mecanismo mediante el cual va a operar para garantizar la interlocución directa, oportuna y con el nivel técnico - administrativo requerido por la UPME. Igualmente indicar la dirección, teléfono(s) y fax de la sede en la cual realizará las actividades propias del desarrollo del contrato, para el envío de correspondencia. 1.10 VISITA DE INSPECCIÓN La visita de Inspección de Riesgos por Compañías de Intermediación de Seguros, se ha programado para el día quien no efectúe la visita en la fecha y horas señaladas no podrán alegar desconocimiento sobre el alcance del objeto del contrato y activos de la Unidad. 2. CONTENIDO Y OTROS REQUISITOS EN RELACION CON LA PROPUESTA. La Unidad se reserva la facultad de comprobar, por los medios que estime pertinentes, la veracidad de la información suministrada por el proponente. La evidencia de falsedad en la información suministrada por el proponente será causal de rechazo de su oferta. 2.1 REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN ESTE CONCURSO Los Términos de referencia podrán ser consultados en la página Web de la Unidad de Planeación Minero Energética (www.upme.gov.co). Podrán presentar propuestas en forma individual o conformando Consorcio o Unión Temporal, las Compañías de Seguros legalmente constituidas, domiciliadas en Colombia y autorizadas por la Superintendencia Bancaria como Intermediarios de Seguros, por lo menos dos (2) años antes de la fecha de apertura de este Concurso, y que de conformidad con la Ley no se encuentren incursas en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad para contratar con el Estado.
Si llegara a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de la Unidad de Planeación Minero Energética, o si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro del proceso de selección, se entenderá que renuncia a la participación en dicho proceso y a los derechos surgidos del mismo. Las compañías interesadas en participar en el proceso objeto de concurso deberán retirar en la Secretaría General de la Unidad de Planeación Minero Energética, ubicada en la Avenida 40 A Nº 13-09 Piso 14, en el horario comprendido entre las 8: 00 a.m. y 5:45 p.m.; los Términos de Referencia, sin costo alguno, y suministrar el nombre de quien pretenda participar en el respectivo proceso de contratación, dirección, número de teléfono, número de telefax todas en la ciudad de Bogotá, y una dirección de correo electrónico. Quien no haya retirado los Términos de Referencia no tendrá el derecho de participar en el presente concurso. En la fecha en que se publiquen los Términos de Referencia definitivos se considera la fecha de apertura del proceso de concurso. La fecha señalada como límite para entrega de propuestas, se considerará como la fecha de cierre del proceso, fechas que se encuentran determinadas en el cronograma del proceso descrito en el ANEXO Nº 4 2.2 DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Toda propuesta deberá presentarse en original y dos (2) copias debidamente firmadas y foliadas en orden consecutivo ascendente; para ser evaluadas es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación dentro de la propuesta ; la omisión de uno o más de los mismos excluye del derecho de evaluación a la propuesta que no lo(s) presente. Carta de presentación: De acuerdo con el modelo presentado en el formulario del Anexo 2. Presentar debidamente diligenciado el formulario Nº 3 (Anexo 3) Firmas nacionales: -Certificación de existencia y representación legal emitida por la autoridad competente, con fecha de expedición no mayor a 30 días además el término de su duración de la sociedad no puede ser inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más. Autorización del órgano competente, si las atribuciones del representante legal no son suficientes para suscribir el contrato. (1) -Certificado de Inscripción como intermediario de seguros, expedido por la Superintendencia Bancaria, dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso Fotocopia del NIT. -Certificado de Inscripción de Documentos emitido por la Cámara de Comercio, dentro de los treinta (30) días calendario anterior a la fecha de cierre del concurso
Consorcios y/o uniones temporales: -Documento de constitución respectivo debidamente suscrito por todos sus integrantes, en donde conste la forma de asociación, los términos y extensión (actividades y porcentajes) de la participación de cada uno de los integrantes y la duración, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo y por escrito de la UPME. De igual forma en el documento de constitución debe hacerse la designación de la persona que actuará como representante, con sus respectivas facultades, quien deberá suscribir la propuesta y anexar fotocopia de su documento de identidad. En el evento de suscribir contrato la Unión Temporal o Consorcio deberán solicitar el número de identificación tributaria NIT- ante la DIAN-Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán presentar los documentos que corresponda a su naturaleza de persona natural o jurídica. La duración del Consorcio o Unión Temporal no podrá ser inferior a la del contrato y un (1) año más y, en ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren uno u otra No se admitirán propuestas bajo la modalidad de promesa de conformación de consorcio o unión temporal. Para participar bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, todos los miembros que lo integren deberán estar inscritos y autorizados por la Superintendencia Bancaria como Intermediarios de Seguros. Declaración del Representante legal sobre no estar inscrito en el boletín de responsables fiscales, expedido por la Contraloría General de la República. Para las personas jurídicas, el revisor fiscal y / o Representante Legal, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social cuyo periodo debe comprender un lapso no inferior a seis meses (Ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta. Declaración del Representante legal de la Compañía oferente de no ser deudor moroso de entidades publicas. Fotocopia de las Pólizas de Responsabilidad Civil de Errores y Omisiones y de Manejo de infidelidad y Riesgos financieros vigentes. Si la vigencia de una o ambas pólizas expira durante el plazo del concurso o antes de su adjudicación, el proponente deberá allegar la renovación de las mismas. Dichas pólizas deben estar constituidas de conformidad con lo solicitada por la Superintendencia Bancaria. Garantía de seriedad de la oferta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética- UPME. Por cuantía equivalente al 10% del total del presupuesto de seguros que se estima en la suma de TREINTA Y DOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 32.000.000.oo)., con una vigencia mínima de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de presentación de la oferta (2). Deberá indicarse expresamente en la póliza que esta no expirará por falta de pago y, además deberá adjuntarse a la propuesta, el correspondiente recibo de pago de la prima
causada por su expedición. En caso de prórroga del Concurso, los proponentes deberán adjuntar los documentos que acrediten la prórroga de la vigencia de la garantía de Seriedad de sus propuestas. (1) Subsanable siempre que la fecha de autorización del órgano respectivo sea anterior a la fecha establecida para la presentación de la propuesta. (2) Únicamente la falta de suscripción de la póliza será subsanable, en el momento de apertura de las propuestas, en la fecha y hora fijada para el efecto, siempre y cuando se encuentre presente el proponente o su representante. El proponente deberá estar habilitado para trabajar en el país y manifestar expresamente en su propuesta no hallarse incurso en causal de inhabilidad frente a su eventual contratación. Cuando el representante legal tenga restricciones para contratar obligaciones en nombre de la persona jurídica, deberá adjuntar documento de autorización expresa del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y suscribir el contrato por el valor señalado en la propuesta. OTROS REQUISITOS: Pueden ser subsanables por solicitud de la UPME: i.la propuesta debe tener como mínimo una vigencia igual a la de la póliza de seriedad. ii.presentación del régimen al que se encuentra sujeto para efecto del IVA. iii.el valor de la propuesta debe ser presentado en pesos colombianos. iv.la propuesta debe entregarse debidamente foliada. v.fotocopia del documento de identidad del representante legal. vi.fotocopia de NIT De igual forma la Unidad, durante el proceso de evaluación podrá solicitar las aclaraciones que considere necesarias para efectos de una apropiada evaluación. 2.3 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.2.1 El proponente deberá presentar en sobres cerrado, claramente identificadas, en original y dos copias, debidamente foliadas, con anotación de la leyenda: UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA PROPUESTA PRESENTADA PARA: CONCURSO Nº de 2004 SELECCIÓN DE INTERMEDIARIO DE SEGUROS"
las cuales radicará en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética, Avenida 40 A No. 13 09, piso 11, hasta la fecha y hora límite que se determina en el cronograma del proceso anexo a éstos términos de referencia. Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en reloj de radicación de la Unidad. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un Acta. Si se presenta alguna discrepancia entre el original y alguna de las copias, prevalecerá el texto del original de la propuesta. Las modificaciones, aclaraciones o enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma de quien suscribe la propuesta, al pie de las mismas. Sin este requisito las modificaciones, aclaraciones o enmiendas no se considerarán válidas. 2.4 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS Serán causales de rechazo de una propuesta, las siguientes: i.propuesta presentada sin la firma del representante legal o sin la expresa autorización, si es presentada por otra persona. ii.propuesta presentada por correo o vía e-mail, así como las presentadas directamente en la Unidad con posterioridad a la fecha y hora determinada en los términos de referencia. iii.cuando la Unidad evidencie falsedad en la información suministrada por el proponente. iv.cuando se establezca que el proponente ha incurrido en algunas de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la ley. v.el no cumplimiento de cualquiera de los requisitos mínimos para la evaluación numeral 2.1. vi.tratándose de personas jurídicas, cuando el objeto social de la sociedad no cubra el objeto del proyecto. vii.cuando la propuesta no alcance el puntaje mínimo en cada uno de los ítems técnicos o no cumpla con los mínimos exigidos 2.5 DECLARATORIA DE DESIERTO EL CONCURSO El concurso se declarará desierto en los siguientes casos: i.)cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje técnico mínimo, definido como el 70% del puntaje técnico previsto. ii.)cuando existan causales que impidan una selección objetiva de la propuesta más favorable para la Unidad. 2.6 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES a. Quienes hayan retirado los Términos de Referencia podrán presentar aclaraciones por escrito a los mismos, dentro del término señalado en el cronograma de fechas del concurso
anexo a éstos Términos. (Anexo Nº 4). Las solicitudes formuladas con posterioridad a la fecha señalada en el cronograma de eventos del concurso NO SERÁN CONSIDERADAS. b. La respuesta a las aclaraciones solicitadas o los adendas emitidos por la Unidad de Planeación Minero Energética se publicarán en la fecha indicada en el cronograma del proceso, en un lugar visible de la Secretaría General de la Unidad de Planeación Minero Energética y permanecerán fijadas hasta un día hábil anterior a la fecha de recepción de propuestas, y dentro del mismo término se publicarán en la página Web de la Unidad. c. La Unidad se reservará la posibilidad de modificar los términos de referencia, así como las fechas del cronograma del concurso antes del vencimiento del plazo para presentar propuestas, de lo cual se informará a través de la página Web de la Unidad y todos y cada uno de los proponentes que hayan retirado los Términos de Referencia y suministrado la dirección de recibo de correspondencia, 2.7 CONSIDERACIONES FINALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: i.leer con detenimiento los términos de referencia y presentar su propuesta a lo allí establecido. ii.presentar y radicar la propuesta técnica y económica en original y dos copias, debidamente foliadas y con su respectivo índice. iii.diligenciar en debida forma los formatos que hacen parte de la propuesta. iv.declarar expresamente en su propuesta no hallarse incurso en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad frente a su eventual contratación. 3. EVALUACION DE LA PROPUESTA. 3.1 EVALUACIÓN JURÍDICA Será llevada a cabo por la Oficina Asesora Jurídica de la Unidad de Planeación Minero Energética y, tiene como fin determinar si las propuestas se ajustan a los requerimientos de los Términos de Referencia desde el punto de vista jurídico. 3.2. VERIFICACIÓN DE CAPACIDAD FINANCIERA La capacidad financiera del oferente será objeto de verificación de cumplimiento pero no de calificación y se realiza con base en indicadores financieros para determinar liquidez, solidez y rentabilidad de cada una de los proponentes. Se tomará como base la información con corte a 30 de Septiembre de 2003 Se requiere Estados Financieros Básicos con corte a 30 de Septiembre de 2.003 (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situación Financiera, Estado de Flujos de Efectivo), suscritos y certificados por el
Representante Legal, el Contador y el Revisor Fiscal, este último cuando legal o estatutariamente esté estipulado y la Declaración de Renta o Certificado de Ingresos del años 2002. En caso de que el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal cada integrante deben presentar la información financiera en forma individual, y se verificará tanto la información individual como la información consolidada. El proponente debe anexar fotocopia de la tarjeta profesional del Contador y del Revisor Fiscal, en caso de requerirse este último. De igual manera se debe anexar el original o fotocopia del certificado de antecedentes disciplinarios del Contador y del Revisor Fiscal, que suscriben y dictaminan los Estados Financieros Básicos. Dichos certificados deben estar vigentes al cierre del presente proceso. Se tomará como base los siguientes indicadores: Razón = Activo Corriente > 1.00 Corriente Pasivo Corriente Endeudamiento = Pasivo Total < 0.4 Total Activo Total Rentabilidad = Utilidad Neta > 0.07 del Patrimonio Patrimonio 3.3. EVALUACIÓN TÉCNICA A continuación se presenta la metodología de evaluación, en la cual se consideran diferentes parámetros y características requeridas con los puntajes correspondientes, asignados a cada criterio de evaluación LA UNIDAD elaborará el cuadro comparativo con los criterios de evaluación técnicos y de garantía necesarios para la valoración de las propuestas, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha límite de entrega de las propuestas. Dentro de este mismo lapso, LA Unidad de Planeación Minero Energética podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime convenientes. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación expuestos en este capítulo. La Unidad contará con un Comité que evaluará los aspectos técnicos de las propuestas, designados por el Comité de Gastos Generales.. Las propuestas serán estudiadas y evaluadas técnicamente en consideración al cumplimiento de las condiciones contenidas en esto Términos de Referencia y, se calificarán sobre un total de 1.000 puntos, conforme a los siguientes criterios: Concepto Parcial Total
Administración de Riesgos 250 - Propuesta de Coberturas y Condiciones... 100 - Propuesta de Prevención de Pérdidas... 150 Capacidad Técnica 300 - Tipo de vínculo con el Intermediario... 100 - Nivel de formación profesional... 100 - No. de años de experiencia en manejo de pólizas contratadas por la Unidad... 100 Infraestructura Operativa 250 - Servicios Adicionales... 100 - Suministro de Software específico... 150 Experiencia del Proponente 200 - Cumplimiento de las funciones de Intermediación... 80 - Monto de reclamaciones indemnizadas por ramo indicado... 120 Total Puntaje. 1000 Para efectos de la adjudicación se considerarán solamente aquellas propuestas que en la Evaluación Técnica obtengan un puntaje total superior o igual a 700 puntos. 3.3.1 Administración de Riesgos (250 puntos) Se evaluará la propuesta de manejo de los riesgos asegurados por La Unidad de Planeación Minero Energética, con base en los siguientes factores y conforme al puntaje que se indica en cada caso. 3.3.1.1 Propuesta de Coberturas y Condiciones... (100 puntos) Se evaluará la integralidad de la propuesta, asignando el mayor puntaje a aquella que ampare los ramos previstos en el OBJETO en su totalidad, las adiciones que estimen pertinentes en los mismos ramos, aquella que presente las coberturas, cláusulas y procedimientos a la atención de reclamos en cada uno de los ramos contratados por la UPME. Las demás propuestas se evaluarán proporcionalmente. 3.3.1.2 Propuesta de Prevención de Pérdidas... (150 puntos) Se calificará con relación a los riesgos asegurados mediante el Programa de Seguros contratados, obteniendo el mayor puntaje el Programa que abarque o cubra el mayor número de riesgos para los cuales la Unidad de Planeación Minero Energética tiene cobertura a través de las pòlizas de seguros que tiene contratadas y las demás proporcionalmente.
3.3.2 Capacidad Técnica (300 puntos) Se evaluará el recurso humano que el oferente coloque a disposición de la Unidad de Planeación Minero Energética para el manejo del Programa de Seguros contratados, para lo cual la Unidad requiere de un mínimo de tres (3) principales personas que el proponente deberá destinar al manejo directo del programa de seguros de la Unidad de Planeación Minero Energética. Para la evaluación de este factor se deberá anexar hoja de vida, certificaciones laborales y de estudio, de las personas propuestas para el manejo del Programa de Seguros de la Unidad, indicando el tipo de vínculo con el intermediario, su nivel de formación profesional, el número de años de experiencia en el manejo de pólizas en cada ramo que tiene contratado La Unidad de Planeación Minero Energética, conforme se indica en el Anexo Nº 3. Solo se tendrán en cuenta las certificaciones de experiencia y copias de títulos obtenidos que correspondan a la información suministrada en los formularios anexo ( ver Anexo 3). Certificaciones o títulos que no se encuentren relacionadas no se tendrán en cuenta para la asignación del puntaje respectivo. Toda la documentación aportada para demostrar experiencia o estudio, deberá ser presentada en idioma castellano o acompañados de traducción oficial al idioma castellano efectuada por traductor público autorizado conforme a la leyes vigentes. No serán evaluadas las Certificaciones de estudio o experiencia que no se presenten en idioma castellano La evaluación y calificación se realizará con base en los siguientes factores y conforme al puntaje que se indica en cada caso: 3.3.2.1 Tipo de vínculo con el Intermediario... (100 puntos) Se calificará conforme a la siguiente tabla: - Laboral permanente... 80 puntos - - Ocasional... 20 puntos A cada proponente se le asignará el puntaje que resulte de dividir la sumatoria de los puntajes obtenidos individualmente por cada uno de las personas que atenderá directamente el programa de seguros de la Unidad. 3.3.2.2 Nivel de formación profesional... (100 puntos) Para obtener calificación deberá anexar certificaciones de estudio o fotocopia del título en el idioma español. La propuesta que no presente estos documentos no será evaluada. Se calificará conforme a la siguiente tabla:
Profesional Universitario con 10 años de experiencia en el área de seguros... Profesional Universitario con capacitación específica en Seguros y más de tres (3) años de experiencia en el área Tecnólogo en Seguros con tres (3) o más años de experiencia en el área... Tecnólogo en otra área con tres (3) o más años de experiencia en seguros... 25 puntos 25 puntos 15 puntos 10 puntos Técnico en Seguros con tres (3) o más años de experiencia en el área... 15 puntos Técnico en otra área con tres (3) o más años de experiencia en el área... 10 puntos A cada proponente se asignará el puntaje que resulte de promediar los puntajes obtenidos individualmente por cada una de las tres personas que atenderán directamente el Programa de Seguros de la Unidad. 3.3.2.3 Experiencia en el manejo de pólizas de seguro en los ramos contratados por la Unidad...(100 puntos) Se asignará el puntaje máximo al proponente que obtenga el mayor valor de promediar la experiencia acumulada de las personas que atenderán directamente el diseño, contratación y manejo del Programa de Seguros de la Unidad y, los demás proporcionalmente. 3.3.3 Infraestructura Operativa (250 puntos) Se calificarán los recursos distintos del humano, valga decir físicos o tecnológicos, que el proponente ofrezca poner al servicio de la Unidad en función directa con sus necesidades, los cuales en ningún caso podrán consistir en equipos, instalación en comodato de los mismos, cursos de capacitación, asignación de personal en las oficinas de la Unidad u otros no relacionados con el objeto directo de la selección, con base en los siguientes factores y conforme al puntaje en cada caso indicado: 3.3.3.1 Software para manejo del programa de seguros...(250 puntos) La Unidad de Planeación Minero Energética requiere de software para el manejo del programa de seguros que le permita hacer seguimiento a las reclamaciones, control, vencimientos, primas pagadas, cartera, índices de siniestralidad, etc. El software a suministrar debe funcionar conforme los siguientes parámetros técnicos:
Descripción del requerimiento Alternativa a ofertar 1 Plataforma operativa cliente Windows 98 o 2000 Professional 2 Plataforma operativa servidor Windows NT, 2000 Server o SOLARIS 3 Plataforma de base de datos Microsoft Access o Microsoft SQL Server En caso de ofrecer otra alternativa para la plataforma operativa y de base, deberá suministrar el licenciamiento correspondiente. De igual forma, se sugiere adoptar las siguientes exigencias para la administración de cartera y siniestros: Permitir la captura y actualización de datos, generar reportes de pagos mensuales y anuales, generar reportes de siniestros y reclamaciones mensuales y anuales. La opción que permita determinar en cualquier época del año la proyección del valor de las primas para la próxima vigencia, incluyendo el valor de la vigencia actual y vigencias futuras, cuando sea del caso y alternativas por concepto, montos, primas, historia, proyección, etc. Se evaluará y calificará con base en los siguientes criterios: 3.3.3.1.1 Compatiblidad del software ofrecido con la infraestructura de La Unidad... 50 puntos 3.3.3.1.2. Integralidad y oportunidad de la información y facilidad operativa... 200 puntos, así: Que funcione a través del protocolo http ó www (Aplicación Web)... 100 puntos Actualización de las bases de datos a través de Internet e Intranet, de manera automática... 100 puntos 3.3.4 Experiencia del Proponente (200 puntos) Se evaluará la experiencia del proponente en el manejo de programas de seguros similares al contratado por La Unidad de Planeación Minero Energética. En el caso de las propuestas que se presenten bajo la modalidad de Consorcio o Unión Temporal, la experiencia a tener en cuenta será la sumatoria de la experiencia sus integrantes. Se calificará con base en los siguientes factores y conforme al puntaje que en cada caso se indica: 3.3.4.1 Cumplimiento de las funciones de Intermediación (80 puntos) Se asignarán 80 puntos al proponente que no haya sido sancionado por la Superintendencia Bancaria dentro de los últimos dos (2) años y, al proponente que haya sido objeto de sanción se le asignará puntaje cero (0).
3.3.4.2 Monto de reclamaciones indemnizadas por ramo indicado frente a monto reclamaciones colocadas por ramo indicado (120 puntos) Se asignarán 120 puntos al proponente que haya acreditado el mayor promedio de indemnizaciones obtenidas frente a las reclamaciones efectuadas respecto de pólizas correspondientes a los mismos ramos de seguros que actualmente tiene contratados La Unidad de Planeación Minero Energética, durante los años 2001, 2002 y 2003 (con corte a 30 de Diciembre para este último año) y a los demás proporcionalmente. Para evaluar este factor el proponente deberá anexar una relación suscrita por el Representante Legal de la firma proponente, de tres clientes en la cual se indique cantidad de reclamaciones y montos de las indemnizaciones obtenidas en cada año con su intermediación, en el lapso de tiempo anteriormente indicado. Esta relación deberá tener fecha de expedición no superior a treinta (30) días a la fecha de presentación de las propuestas. 4. CRITERIOS DE DESEMPATE En el evento de que dos o más oferentes obtengan igual puntaje después de sumar las calificaciones obtenidas en los deferentes criterios de evaluación, se aplicarán las siguientes reglas para derimir un empate en el primer lugar: 4.1 Se adjudicará al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en PROPUESTA DE COBERTURA Y CONDICIONES. 4.2 Si la igualdad persiste, se adjudicará al proponente que haya obtenido la mayor calificación en EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 4.3 Si persiste el empate se dirime mediante sorteo, el cual se llevará a cabo en presencia de los oferentes. 5. CONSIDERACIONES FINALES. 5.1 ADJUDICACIÓN i.)se adjudicará a la Compañía, consorcio o unión temporal, que obtenga el máximo puntaje, atendidos todos los factores de evaluación. ii.)el Comité evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al director de la Unidad. iii.)previamente a la adjudicación el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME (piso 14) por el término indicado en el cronograma anexo, contado a partir de la fecha que para el efecto comunique la UPME, para que los proponentes conozcan los resultados y presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique; plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. iv.)las observaciones, debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará.
v.)el Ordenador del Gasto mediante Resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido teniendo en cuenta la recomendación del Comité Evaluador, o declarará desierto el concurso, el cual se comunicará a todos los proponentes El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la Unidad de Planeación Minero Energética y al adjudicatario. 5.2 IDIOMA DE LA PROPUESTA Todos los documentos solicitados serán presentados en idioma castellano. Los documentos presentados en idioma diferentes no serán evaluados. 5.3 SUPERVISION Y COORDINACIÓN La supervisión de este trabajo estará a cargo del Secretario General de la Unidad de Planeación Minero Energética o a quien este designe. 5.4 REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA i.constitución de la(s) garantía(s) exigida(s) en el contrato. ii.publicación del contrato en el diario oficial a cargo del contratista. iii.cancelar el valor del impuesto de timbre, si hay lugar a ello. iv.en la ejecución del contrato cumplirá a cabalidad con el objeto y las obligaciones del mismo, debiendo responder por cualquier daño que en desarrollo de este cause a la UPME como a terceros. v.la empresa cuya propuesta resulte favorecida, a la firma del respectivo contrato deberá constituir a su costa, una garantía expedida por una Entidad Bancaria o Compañía de Seguros legalmente constituida en el país, que ampare: a. CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor apropiado por la UPME para el Programa de Seguros, con una vigencia igual al término de duración del mismo y tres (3) meses más. b. CALIDAD DEL SERVICIO, por un monto equivalente al diez (10%) por ciento del valor apropiado por la UPME para el Programa de Seguros y con una vigencia igual al término de duración del mismo y un (1) año más. c. PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Por el cinco por ciento (5%) del valor apropiado por la UPME para el Programa de Seguros y con una vigencia igual al término de duración del mismo y tres (3) años más. d. El Intermediario deberá mantener durante todo el término del contrato las pólizas de Responsabilidad Civil con anexo de Errores y Omisiones y la de Infidelidad y Riesgos Financieros, las cuales harán parte del mismo.
vi. La persona jurídica que en forma independiente, en Unión Temporal o consorcio, cuya propuesta resulte favorecida, a la firma del respectivo contrato deberá presentar certificación expedida por el revisor fiscal de encontrarse al día en el pago de aportes de seguridad social y parafiscales. ( Ley 789 de 2002) 5.5 FIRMA DEL CONTRATO. El contratista se obliga a firmar el contrato, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable. De igual forma dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato se obliga a: Constituir la garantía Única exigida en el contrato. Realizar el pago de derechos de publicación e impuesto de timbre, Firmar el Acta de Iniciación del contrato dentro del día hábil siguiente a la aprobación de la garantía exigida. El no cumplimiento de cualquiera de estas obligaciones por parte del Contratista otorga el der echo a dar por terminado unilateralmente el contrato por parte del contratante y hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. 6. ANEXOS RELACION DE ACTIVOS DE LA UPME (Anexo 1) CARTA DE PRESENTACIÓN (Anexo 2) FORMULARIO (Anexo No 3) CRONOGRAMA DE FECHAS DEL PROCESO CONTRACTUAL PARA ESTE PROYECTO (Anexo 4).
FORMULARIO No.2 (anexo 2) FORMATO CARTA REMITENTE DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad ------------------------------------------------------------------------------------, mayor de edad, vecino de------ ----- identificado con la cédula de ciudadanía número------------- expedida en ----------------, en mi calidad de representante legal ( o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) ------------------, legalmente constituida y domiciliada en------------------, de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para la consultoría de. En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellos exigidos. 4. Que conozco (conocemos) el contenido de los términos de referencia y demás documentos de la Convocatoria y acepto (aceptamos) su contenido. 5. Que haré (haremos) los trámites necesarios para el perfeccionamiento y legalización del contrato, dentro de los cinco ( 8) días hábiles siguientes a la firma de éste. 6. Declaro (declaramos) no hallarme (hallarnos) incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución y en la ley. Que el plazo de ejecución contrato sera de años, contadas a partir de la firma del Acta de Iniciación.
El (los) suscrito (s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: Dirección ---------------------------------------------------------------------------------- Teléfono ----------------------------------------------------------------------------------- Fax ----------------------------- Ciudad ----------------------- Atentamente, Firma del Representante o apoderado