UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS DOCUMENTO DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA No. 005 de 2015 OBJETO: Contratar programa de seguros que ampare los bienes e intereses patrimoniales de propiedad de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS así como de aquellos por los que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual en el territorio colombiano. I. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA SEGUROS, MEDIANTE COMUNICACIÓN EN CORREO ELECTRONICO DE FECHA 27 DE ENERO DE 2015. OBSERVACION 1: 1. Solicitamos indicar a la Entidad la fecha de vencimiento de las pólizas actualmente contratadas, es decir se indique la fecha de inicio de las pólizas objeto del presente proceso. Se aclara que la información pertinente se encuentra incluida en la descripción de la necesidad, contenida en el documento de estudios previos del proceso, documento que hace parte integrante del pliego de condiciones, donde informa que las pólizas objeto de contratación vencen el 20 de mayo de 2015. OBSERVACION 2: SEGURO DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES 2. Cordialmente solicitamos a la entidad indicar la ubicación de todos los riesgos a asegurar, con el propósito de recopilar la información relacionada con las pólizas que cubren el riesgo de terremoto, para el adecuado cálculo de las reservas técnicas que respaldan la operación del ramo y propender por el beneficio económico en la tasación del seguro para la entidad. De igual forma, teniendo en cuenta que como Aseguradas debemos dar cumplimiento al Decreto 4865 de 2011 emitido por el Ministerio de Hacienda y crédito público, Por medio del cual se interviene la actividad de las entidades aseguradoras y se dictan normas sobre reservas técnicas para el ramo de seguro de terremoto, reglamentado por la Superintendencia Financiera de Colombia con la Circular Externa 011 de 2013.
Nombre Valor asegurable inmueble Valor asegurable contenido Municipio Departamento Dirección inmueble Coordenadas Geográficas Número pisos del de Rango de construcción Uso riesgo Tipo estructural Irregularidad de la planta Irregularidad de altura Daños previos Descripción Corresponde al valor asegurable para la cobertura del inmueble y/o edificación Corresponde al valor asegurable para la cobertura de contenido (muebles y enseres, maquinaria y equipo, mejoras locativas, mercancías, etc.) Corresponde al Municipio en el cual se encuentra ubicado el inmueble. Corresponde al Departamento en el cual se encuentra ubicado el inmueble. Corresponde a la dirección completa en que está ubicado el inmueble (Nomenclatura Oficial Vigente). Corresponde a la localización geográfica del inmueble asegurado expresada como Longitud y Latitud. Estas coordenadas geográficas pueden ser estimadas con un dispositivo de posicionamiento global (GPS). Corresponde al número total de pisos que tiene el inmueble. El número de pisos se debe contar a partir de la planta baja sin incluir sótanos. En caso que el edificio se ubique en zona de lomas y por la pendiente del terreno esté escalonado, el número de pisos debe contarse a partir del piso más bajo. Cuando existan mezanines estos se deben contar como pisos. Corresponde al rango del año de construcción de la edificación : -Antes de 1963 -Entre 1963 y 1977 -Entre 1978 y 1984 -Entre 1985 y 1997 -Entre 1998 y 2010-2011 en adelante Corresponde al uso actual del edificio. Ejemplo: Residencial, Oficinas, Parqueaderos, Salud, etc. Corresponde al material de construcción que soporta la estructura. Ejemplo: Concreto reforzado, Mampostería, Acero, Madera, Adobe, Bahareque o Tapia. La irregularidad de la planta hace referencia a una distribución asimétrica de los elementos resistentes. Registre si el inmueble tiene o no irregularidad en planta. La irregularidad en altura hace referencia a una distribución no uniforme de los elementos resistentes en la altura del edificio. Registre si el inmueble tiene o no irregularidad de altura. Daños previos hace referencia al evento en el cual la estructura del inmueble sufrió un daño por causa de sismos previos. Registre si el inmueble tiene o no daños
previos. Reparados Estructura reforzada Partiendo del hecho de daño previo, registre si los daños fueron reparados o no. Lo anterior teniendo en cuenta que reparar implica proveer de nuevo a la estructura de su capacidad sismo resistente, por tanto, si la reparación solo consistió en resane superficial se incluirá en No reparados. Si la estructura ha sido reforzada se deberá indicar si el tipo de refuerzo, registre si corresponde a trabes coladas en sitio o trabes prefabricados o no tiene trabes. Se aclara que la información correspondiente a los inmuebles de la Entidad se encuentran publicados en el Anexo No. 1 Relación valores TRDM, incluido en el formato técnico, documento que hace parte integrante del pliego de condiciones, con los que se puede realizar la cotización; igualmente, se aclara que el cuestionario que requiere el observante sea diligenciado por la Entidad, requiere el criterio de un inspector y particularmente de la compañía de seguros, que asumirá los riesgos; en tal razón se le informa que la Entidad incluye en el cronograma de actividades LA VISITA TECNICA NO OBIGATORIA del proceso fijada para el día 30 de abril de 2015 a las 8:30 a.m., para que los oferentes tengan conocimiento de los bienes y complementen el contenido de las ofertas. OBSERVACION 3: 3. Solicitamos a la Entidad trasladar a condiciones adicionales la cláusula REPOSICIÓN O REEMPLAZO PARA DEMAS BIENES. No se acepta la solicitud por cuanto la cláusula se establece de acuerdo con lo posibilidad que otorga el artículo 1090 del código de comercio. Por otra parte es necesario aclarar que la cláusula se encuentra actualmente contratada y la Entidad considera necesario mantenerla para no desmejorar las condiciones técnicas vigentes en su programa de seguros. OBSERVACION 4 y 5: SEGURO DE MANEJO GLOBAL PARA ENTIDADES OFICIALES 4. Solicitamos a la Entidad eliminar de los Amparos Obligatorios la cláusula de Gastos de Defensa, teniendo en cuenta que igualmente se encuentra en las clausulas adicionales. 5. Solicitamos a la Entidad eliminar de los clausulas obligatorias la cláusula de DESAPARICIONES MISTERIOSAS.
Luego de ser analizada su observación la Entidad le informa, que se acepta la solicitud pero no serán eliminadas sino trasladadas a las clausulas adicionales, que conforme a las reglas establecidas en el pliego de condiciones pueden ser modificadas por los proponentes, sin que ello implique el rechazo de la propuesta. La modificación se acepta teniendo en cuenta los cambios en las condiciones actuales del mercado Reasegurador. OBSERVACION 6: 6. Solicitamos a la Entidad eliminar o trasladar a clausulas adicionales la cláusula de PROTECCION AL 100% DE LAS PERDIDAS CAUSADAS POR PERSONAL ASEGURADO. Se aclara que la póliza de Manejo Global para Entidades Oficiales, no contempla actualmente deducible alguno, y se encuentra fundamentado en los porcentajes que actualmente en materia de deducibles tiene contratado la Entidad, por lo tanto, incrementar los porcentajes de deducibles o eliminar la condición técnica observada, transgrediría los beneficios que en materia de seguro se han conquistado a través de procesos donde prevalecen criterios objetivos de ponderación frente a las necesidades de la Entidad. Por lo anteriormente expuesto no resulta procedente la solicitud. OBSERVACION 7: SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL 7. Solicitamos a la Entidad eliminar o trasladar a clausulas adicionales la cláusula de Responsabilidad Civil derivada de eventos de la naturaleza No se acepta la solicitud. La cobertura resulta básica en el seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, quedando por tanto, obligatoria en las condiciones señaladas en el anexo técnico, parte integral del proyecto de Pliego de Condiciones, teniendo en cuenta que no se puede dejar sin cobertura, este riesgo al cual está expuesta la Entidad asegurada. OBSERVACION 8 y 9: SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVL PARA SERVIDORES PUBLICOS
8. Solicitamos a la Entidad eliminar o trasladar a clausulas adicionales la cláusula de DIVERSIDAD EN LAS EXCLUSIONES 9. Solicitamos a la Entidad eliminar o trasladar a clausulas adicionales la cláusula de ELIMINACION DE LA EXCLUSION DE IMPUTACIONES POR INJURIA O CALUMNIA De conformidad con las condiciones técnicas que se han estructurado para el presente proceso de selección, las cuales están relacionadas con las necesidades de cobertura de la Entidad frente a la póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos, no resulta procedente aceptar unas condiciones distintas a las exigidas. Por otra parte es necesario aclarar que la exigencia técnica del requisito obedece a que las coberturas requeridas se encuentran actualmente contratadas, conforme las requiere el pliego de condiciones y la Entidad precisa mantenerlas para no desmejorar las condiciones técnicas vigentes. En tales consideraciones no se acepta la solicitud. OBSERVACION 10: OTRAS NUMERAL 2.2 CAPACIDAD FINANCIERA 10. Solicitamos respetuosamente a la Entidad se permita anexar el RUP con corte a 31 de diciembre de 2013, asimismo la acreditación de la información financiera con corte a 31 de diciembre de 2014 debidamente suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal, esto es: estados financieros, notas, dictamen, certificación art. 37 ley 222 de 1995, entre otros, además de la factura que acredita que nos encontramos en trámite de actualización en el RUP. Toda vez que el Decreto 1510 en su art. 8 establece que para renovar el registro, solamente es necesario presentar la información requerida para tal efecto a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. Por lo anterior, solo vencido este plazo sin haberse presentado la información necesaria ante la cámara de comercio respectiva, cesan los efectos del RUP. Para el caso que nos ocupa, solo hasta el sexto día hábil del mes de abril pierde sus efectos el RUP que hoy tiene vigente y solo hasta que la renovación se encuentre en firme entrará en vigencia tal renovación y podrá en consecuencia utilizarse el RUP anterior. Así mismo, describimos las fases que se aplican para el trámite de renovación del RUP:
Verificación básica inicial: Se surte en el momento de radicar los documentos. Verificación detallada: Tiene una duración aproximada de entre 5 y 10 días hábiles. En este período la Cámara de Comercio puede solicitar aclaraciones y/o devoluciones, según el caso. Período de Firmeza: Inicial el día hábil siguiente al que la Cámara de Comercio termine la verificación detallada y tiene una duración legal de 10 días hábiles. En este período cualquier persona puede impugnar la información consignada en el RUP. Motivo por el cual este documento tendría firmeza en los días de la primera semana de mayo. Una vez analizada la solicitud y considerando que a la fecha del presente documento, ninguna de las compañías de seguros tienen en firme el RUP, con la información financiera al 31/12/2014, resulta procedente la solicitud, para garantizar el recibo de un número mayor de oferentes. La modificación se incorpora en los numerales 2.2. CAPACIDAD FINANCIERA y 2.4. CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN del pliego de condiciones definitivo. OBSERVACION 11: 11. NUMERAL 14. GARANTIA UNICA DE CONTRATO Y CLAUSULA DECIMA SEGUNDA GARANTIA UNICA DE CUMPLIMIENTO (MINUTA CONTRATO) De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, las garantías no serán obligatorias en los contratos en los contratos de seguros, la norma reza el siguiente: ARTÍCULO 7o. LEY 1150 DE 2007 - DE LAS GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN. Los contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Los proponentes prestarán garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto. Tratándose de pólizas, las mismas no expirarán por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. El Gobierno Nacional señalará las condiciones generales que deberán ser incluidas en las pólizas de cumplimiento de los contratos estatales. El Gobierno Nacional señalará los criterios que seguirán las entidades para la exigencia de garantías, las clases y niveles de amparo de los riesgos de los contratos, así como los casos en que por las características y complejidad del contrato a celebrar, la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato. El acaecimiento del siniestro que amparan las garantías será comunicado por la entidad pública al respectivo asegurador mediante la notificación del acto administrativo que así lo declare.
Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento. PARÁGRAFO TRANSITORIO. Durante el período que transcurra entre la entrada en vigencia de la reforma contenida en la presente ley y la expedición del decreto reglamentario a que se refiere este artículo, las entidades estatales continuarán aplicando las normas legales y reglamentarias vigentes. No se encuentra procedente la solicitud, la Entidad da respuesta a la observación así: La exigencia de la garantía de cumplimiento tiene su justificación en la existencia del riesgo de incumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones contractuales, aunque el contrato de seguros presenta una importante regulación normativa e intervención estatal, incluyendo los regímenes de protección al consumidor, ello no conlleva a la eliminación del riesgo de incumplimiento. i Cabe anotar que más allá de la obligación principal de indemnizar los siniestros que se encuentren amparados por el seguro, se tienen obligaciones de procedimiento, plazos y requisitos que deben ser observados por las compañías de seguros. Adicional a lo anterior, el artículo 5.1.8 del Decreto 734 de 2012 establecía la potestad de solicitud de garantías en los contratos de seguros, la cual no fue incluida en el Decreto 1510 de 2013, aclarándose que dentro esta norma la no obligatoriedad de garantías se establece únicamente para la contratación directa (Artículo 77). OBSERVACION 12: 12. NUMERAL 18 CLAUSULA PENAL Y CLAUSULA NOVENA SANCION PENAL PECUNIARIA. (MINUTA DE CONTRATO). NUMERAL 19 MULTAS Y CLAUSULA DECIMA MULTAS (MINUTA DE CONTRATO) Solicitamos respetuosamente a la entidad la eliminación de estos numerales, ya que el incumplimiento del contrato de seguro podrá presentarse cuando la aseguradora no pague oportunamente una pérdida amparada, en cuyo caso el Código de Comercio claramente establece las sanción económica en caso de no pago oportuno de un siniestro y de mantener vigente esta cláusula, la Aseguradora queda expuesta a una doble sanción económica por la misma causa. Lo anterior de conformidad con el artículo 13 de la Ley 80 de 1993.
La Entidad, con base en el principio de la autonomía de la voluntad consagrado en la legislación civil y comercial, en concordancia con el inciso segundo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, según el cual "Las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales", tiene la facultad de pactar dichas cláusulas cuya finalidad es la de conminar al contratista al cumplimiento del contrato, o de sancionarlo por el retraso o incumplimiento de las obligaciones, previa observancia de un procedimiento que garantice el derecho a la defensa y a la controvertibilidad de la prueba; procedimiento que se realizará por parte de la Entidad, previo requerimiento al contratista antes de imponer las multas (Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007. Del Derecho al Debido Proceso). La solicitud de dichas cláusulas se justifica en la existencia del riesgo de incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, pues más allá de la obligación principal de indemnizar los siniestros que se encuentren amparados por el seguro, existen procedimientos, plazos y requisitos que deben ser observados por las compañías de seguros. Si bien el silencio de la Ley 80 de 1993 en relación con la cláusula de multas, produjo en su momento diversas posiciones jurisprudenciales sobre la materia, en especial, en relación con la posibilidad de que fueran impuestas unilateralmente por la entidad contratante, con las consecuencias que ello representa para su cobro y ejecución, la Ley 1150 de 2007 zanjó esa discusión, pues le reconoció nuevamente a las entidades estatales, como en su momento lo hacía el Decreto Extraordinario 222 de 1983, la posibilidad de pactar multas y, sobre todo, de que sean impuestas unilateralmente por la entidad contratante mediante acto administrativo, tal como lo ha reiterado en diversas oportunidades la jurisprudencia del Consejo de Estado2 y la doctrina nacional3. Ahora bien con la expedición de Ley 1474 de 2011, Estatuto anticorrupción, se estableció el procedimiento para imponer multar y declarar el incumplimiento (Art.86), cuando a ello hubiere lugar, proceso que prevé las garantías procesales al contratista OBSERVACION 13: 13. ANEXO N 2 CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO Solicitamos respetuosamente a la entidad, permita anexar certificación expedida por revisor fiscal diferente al formato señalado en el pliego de condiciones, siempre y cuando cumpla con los requisitos solicitados por la entidad. Resulta procedente la solicitud y se admitirá la presentación del formato del proponente, siempre y cuando contenga toda la información requerida, en el anexo No. 2. Dada en Bogotá D.C., a los veintiocho días del mes de abril de 2015.
i 2 Por todas, un recuento de la evolución de las multas desde el Decreto 222 de 1983 hasta la Ley 1150 de 2006, Sentencia de la Sección Tercera del Consejo de Estado del 13 de noviembre de 2008, Radicación número: 68001-23-31-000-1996-081-01(17009), M.P. Enrique Gil Botero. 3 Al respecto pueden verse a manera de ejemplo los diversos artículos sobre la cláusula de multas publicados en REFORMAS AL REGIMEN DE CONTRATACION ESTATAL, Compilador DE VIVERO Arciniegas, Felipe. Universidad de los Andes, Bogotá 2010. Atentamente, (Original firmado) JAQUELINE ARBELÁEZ MONTES Coordinadora Grupo de Gestión Administrativa