PNUD en Paraguay - Presentación El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) es el organismo de la ONU que brinda asistencia a los países con el objetivo de contribuir a mejorar sustancialmente la vida de las personas. En este marco, el PNUD proporciona apoyo a través de programas y proyectos orientados a fortalecer las capacidades nacionales y ampliar las alternativas y oportunidades disponibles a los asociados y beneficiarios de los países donde se ejecutan estos programas. El PNUD está presente en 177 países y territorios, trabajando con los gobiernos y las personas para ayudarles a encontrar sus propias soluciones a los retos mundiales y nacionales del desarrollo. Ayuda a los países a elaborar y compartir soluciones para los desafíos de Gobernabilidad democrática, Reducción de la pobreza, Prevención y recuperación de las crisis, Energía, Ambiente, VIH/SIDA. Cada una de estas áreas temáticas defienden la protección de los derechos humanos y el empoderamiento de la mujer.
PNUD en Paraguay Marco Legal Las acciones del PNUD en los distintos países y en Paraguay se rigen por un Acuerdo Básico firmado con el Ministerio de Relaciones Exteriores. El mismo fue aprobado por el Poder Ejecutivo en 1977 y ratificado por el Congreso de la Nación en 1978 mediante la Ley Nº 686 que tiene carácter de tratado internacional con prelación sobre la legislación nacional. El artículo I de dicho Acuerdo dice explícitamente que el mismo se aplicará a toda asistencia del PNUD y a los Documentos del Proyecto u otros instrumentos que las Partes concierten para definir con más detalle los pormenores de tal asistencia y las responsabilidades respectivas de las partes y del Organismo de Ejecución enrelación con tales proyectos. Adicionalmente, la Nota reversal 8/98 entre el PNUD y el Ministerio de Relaciones Exteriores de Paraguay ratifica la jerarquía de los Documentos de Proyecto.
Proceso de Programación del PNUD El programa del PNUD en cada país se basa en el proceso de programación del sistema de las Naciones Unidas (ONU) que incluye la Evaluación común para el país / Marco de asistencia de las Naciones Unidas para el desarrollo (CCA/MANUD). El periodo del Marco de asistencia abarca del periodo 2015-2019. Este proceso tiene las siguientes características: Apropiación nacional, que incluye a todas las partes interesadas en todas las etapas del proceso; Coherencia con la prioridades de desarrollo, estrategias, sistemas y ciclos de programación de cada país; Inclusión de todo el sistema de la ONU, con plena participación de los organismos especializados y no residentes;
Proceso de Programación del PNUD Integración de los cinco principios de programación de la ONU adaptados al contexto del país: Enfoque de los derechos humanos, Igualdad de género, Sostenibilidad ambiental, Gestión orientada a resultados, Desarrollo de capacidades.
Ciclo de Programación del PNUD Enmarcado en el MANUD, se desarrolla el documento Programa de país (CPD); el mismo es un instrumento de programación multianual mediante el cual el Gobierno y el PNUD establecen las principales áreas de concentración de la cooperación, los objetivos, los productos esperados y los recursos para el alcance de dichos objetivos. El ciclo del CPD coincide con el MANUD. Igualmente enmarcado en el CPD el PNUD preparada el documento denominado CPAP (Plan de acción del Programa de país). Este documento representa el acuerdo jurídico entre el PNUD y el gobierno de ejecutar el programa para el país; es la guía de creación y aplicación de los proyectos y en este proceso vincula la gestión de los programas con la gestión de proyectos. Este documento puede ser revisado de forma anual.
Gestión de Proyectos Los proyectos son parte integral de un programa nacional, regional o global del PNUD. A nivel de país, están incorporados en el Plan de acción para el programa de país (CPAP) El ciclo de un proyecto comienza con el estudio de viabilidad que lo justifique basado en la articulación inicial del programa para el país y termina con el logro de los productos que se evaluará en el examen del programa.
Etapa 1 - Justificación de un Proyecto El objetivo principal del proceso de justificación de un proyecto es responder a las siguientes preguntas: Es el proyecto la mejor respuesta a las necesidades del país identificadas en el programa para el país? Contribuirá de manera significativa a los resultados que se esperan del programa del PNUD?. EL proceso busca captar la idea o concepto en que se basa el proyecto, con respecto al instrumento de planificación institucional del PNUD (Plan estratégico del PNUD) y las estrategias para el país para alcanzar los objetivos de desarrollo. Durante este proceso, se creará una propuesta de proyecto en el sistema Atlas el sistema de gestión institucional del PNUD para reflejar su concepto y documentar su justificación a través del fundamento y la coherencia con los instrumentos estratégicos nacionales y del PNUD mencionados anteriormente.
Etapa 2 - Definición de un Proyecto Etapas Tareas y responsabilidades 1. Elaborar el documento de proyecto Definir resultados y recursos. En esta etapa se elaborará en detalle el diseño del proyecto, comenzando con la jerarquía de producto(s), actividades e insumos. La Relación entre resultados y recursos (RRF) del CPAP o Plan de acción del MANUD servirá de base para definir las actividades primordiales en torno a cada producto. Definir la modalidad y arreglos de implementación. Es indispensable determinar la modalidad de implementación más adecuada y la forma de llevar a cabo las actividades para que los productos
Etapa 2 - Definición de un Proyecto Etapas Tareas y responsabilidades 1. Elaborar el documento de proyecto del proyecto se obtengan dentro de los plazos y costos establecidos y cumplan con los criterios de calidad En esta etapa de definirá: Modalidades de gestión; Conformación de la Junta del proyecto Recupero de costos Definición de las partes responsables en el plan de trabajo anual; Medidas de mitigación de riesgos. Preparar un borrador del documento de proyecto. Elaborar Plan de iniciación (Si se requiere)
Etapa 2 - Definición de un Proyecto Etapas 2. Evaluar preliminarmente el proyecto Tareas y responsabilidades Convocar al Comité de Evaluación del proyecto (PAC); Los miembros del PAC (Gobierno y PNUD) examinan y debaten los problemas más importantes y deciden recomendar la aprobación, rechazo o revisión del proyecto propuesto. Los debates en esta reunión incluyen los siguientes aspectos: pertinencia, viabilidad, rendición de cuentas, seguimiento y evaluación, análisis de riesgos, modalidades de gestión y cualquier otro comentario no resuelto que haya surgido en comentarios de los miembros del PAC.
Etapa 2 - Definición de un Proyecto Etapas Tareas y responsabilidades 2. Aprobar el proyecto Decidir sobre la aprobación del proyecto. Generar la propuesta en el sistema Atlas. Activar el módulo Gestión de proyectos en el sistema Atlas; En función de la información derivada de la relación entre resultados y recursos, ingresar en Atlas los detalles de los productos, línea de base, indicadores y metas. Según el registro de riesgos ratificado por el PAC, registrar las medidas acordadas de gestión de riesgos en el sistema Atlas.
Etapa 3 - Iniciación de un proyecto Etapas Tareas y responsabilidades 1. Poner en marcha el proyecto Ajustar los indicadores de los productos, las líneas de base y las metas. Planificar las actividades Finalizar los arreglos de Ejecución con el Asociado en la Implementación Confirmar la modalidad de gestión del proyecto Completar la financiación del proyecto (acuerdos de contribución firmados, asignaciones de fondos con cargo a los recursos ordinarios, etc.) Examinar los planes anuales, incluido el primer AWP, los marcos de seguimiento y el registro de riesgos. (Junta del Proyecto) Terminar el presupuesto del proyecto Preparar el Plan de Adquisiciones Crear el calendario de supervisión del proyecto Actualizar el registro de riesgos Completar y producir los planes anuales del proyecto
Etapa 3 - Iniciación de un proyecto Etapas Características de la modalidad NIM 1. Poner en marcha el proyecto El Proyecto se implementa bajo la modalidad de implementación por el Gobierno (NIM, por sus siglas en inglés), de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. Con el fin de asegurar la coordinación y eficiencia en la implementación, se establece una Junta Directiva de Proyecto, conformada por la Representante Residente del PNUD, el Ministro, que se reunirán una vez por semestre para aprobar el plan operativo y revisar los avances en los componentes y sus posibles ajustes. El Proyecto opera a través de una Unidad Ejecutora conformada por personal del Ministerio correspondiente y personal a ser contratado por el Proyecto
Etapa 3 - Iniciación de un proyecto Etapas Tareas y responsabilidades 1. Poner en marcha el proyecto Junta de Proyecto: Decide las responsabilidades que le corresponderán al gerente del proyecto y a los demás miembros más importantes del equipo a cargo de la gestión del proyecto. Realiza la dirección estratégica del Proyecto, dando las orientaciones necesarias para asegurar la buena marcha del Proyecto Examina y evalúa preliminarmente los planes anuales, el registro de riesgos actualizados y el calendario de seguimiento Comparte los informes anuales y la información pertinente sobre el logro de los efectos con el Consejo Aprueba las revisiones sustantivas del Documento de Proyecto Aprueba las enmiendas al Plan de trabajo Anual y el Plan de Adquisiciones correspondiente. Monitorea los avances del Proyecto, a través de reuniones semestrales y reportes trimestrales recibidos desde la Dirección Nacional del Proyecto
Etapa 3 - Iniciación de un proyecto Etapas Tareas y responsabilidades 1. Poner en marcha el proyecto Asegurador del Proyecto(Oficial de Programas del PNUD: Seguimiento a las actividades del Proyecto y presta asesoría para asegurar una adecuada implementación y el logro de los resultados. Coordina el apoyo del PNUD para la implementación del Proyecto Verifica que las definiciones de los productos y de las actividades fueron registradas correctamente en el módulo gestión de proyectos para facilitar la supervisión y la presentación de informes. Representante Residente del PNUD: Asegurar que el marco de seguimiento del proyecto esté en consonancia con el marco de seguimiento del programa Aprueba y firma el documento de proyecto Velar por el uso adecuado de los recursos confiados al PNUD Asegurar que el proyecto esté avanzando hacia la consecución de los productos previstos
Etapas Tareas y responsabilidades Etapa 3 - Iniciación de un proyecto 1. Poner en marcha el proyecto Asociado en la implementación: Ratifica y firma el documento de proyecto Firma los acuerdos estándar con las partes responsables Crea y mantiene los archivos del proyecto Establece procedimientos para el control de los documentos Prepara el Plan de Adquisiciones Gestiona los procesos de compra y de contrataciones, las transferencias, los pagos y demás actividades que sean requeridas. Prepara las rendiciones de cuentas Administra el inventario velando por su mantenimiento Prepara informes administrativos y financieros Interactúa con las personas designadas de la Unidad de Operaciones del PNUD, para el desarrollo de los procesos administrativos y operativos, en especial los de adquisiciones y bienes y servicios. 2. Firma del documento de proyecto El documento de proyecto será firmado, como mínimo por RR del PNUD y el asociado en la implementación. El documento de proyecto firmado constituye la base para la consignación presupuestaria, la que un oficial del PNUD con suficiente autoridad aprueba en el sistema Atlas.
Etapa 4 Implementación de un proyecto Este proceso se enfoca en generar, por medio de la implementación y supervisión, los productos definidos en el documento del proyecto y el AWP aprobados. Los productos del proyecto son el resultado final de un conjunto de actividades. El plan para alcanzar los productos en un determinado año se define en el Plan de trabajo anual (AWP). El gerente del proyecto, como representante del Asociado en la implementación, es el responsable de esta etapa y específicamente de lo siguiente: 1. Gestionar la conducción general del proyecto; 2. Implementar las actividades mediante la movilización de bienes y servicios; 3. Comprobar los avances y detectar cualquier desviación del plan; 4. Asegurar que se controlen las variaciones y se aborden los problemas; 5. Hacer seguimiento a los riesgos; 6. Emitir informes sobre la marcha del proyecto.
Etapa 4 Implementación de un proyecto En el marco de la Implementación Nacional, el rol del PNUD en esta etapa es esencialmente: 1. Supervisar los avances del proyecto hacia la consecución de los productos previstos; 2. Vigilar el uso correcto de los recursos confiados al PNUD; 3. Velar por la apropiación nacional, la participación permanente de las partes y interesadas y la sostenibilidad; 4. Asegurar que los productos del proyecto contribuyan a los efectos previstos del programa país; 5. Participar en la junta del proyecto; 6. Rendir informes sobre la marcha del proyecto a donantes y al PNUD por medio de los mecanismos institucionales de presentación de informes.
Etapa 1 Gestionar los recursos para el proyecto Tareas y responsabilidades Depósito de los fondos indicados en el documento de proyecto según calendario de desembolsos a la cuenta en USD del PNUD. Gestión de los insumos; Los insumos son el personal, los bienes y servicios, la capacitación y los subsidios de micro capital que son necesarios (y suficientes) para generar los productos planificados. Se considerarán los principios de: Mejor relación entre calidad y precio/ equidad integridad y trasparencia/competencia efectiva.
Etapa 2 Supervisar la implementación del proyecto: El seguimiento es una de las responsabilidades más importantes del gerente de proyecto, el que supervisará el avance de las actividades y seleccionará los diferentes enfoques de supervisión, usando las herramientas y mecanismos seleccionados para dicha tarea. Tareas y responsabilidades Supervisar los avances de las principales actividades definidas; Para lo cual se establece un calendario de seguimiento de las acciones de monitoreo. Supervisar riesgos; Los riesgos identificados para cada proyecto deberán ser monitoreados y reportados en forma trimestral, sobre la base de una discusión entre el PNUD y las contrapartes institucionales.
Etapa 2 Supervisar la implementación del proyecto: El seguimiento es una de las responsabilidades más importantes del gerente de proyecto, el que supervisará el avance de las actividades y seleccionará los diferentes enfoques de supervisión, usando las herramientas y mecanismos seleccionados para dicha tarea. Tareas y responsabilidades Preparar y presentar informes periódicos (trimestrales); los arreglos de gestión deben indicar las instancias a cargo de estos informes: Certificación de CDR (informe combinado de Gastos) Informe de la marcha del proyecto sobre la base de los resultados e indicadores definidos en el Plan de trabajo Evaluar los avances del proyecto La junta del proyecto evaluará los avances dentro del periodo acordado.
Etapa 2 Supervisar la implementación del proyecto: Tareas y responsabilidades Visitas sobre el terreno Revisiones del proyecto; Sustantivas:cambio en el diseño del proyecto(plazo/monto/resultados). General: cambios mínimos al presupuesto inicial (son variación de monto). Evaluación del proyecto; Según los acuerdos de gestión, se podrá hacer una evaluación externa al proyecto. Registro de lecciones aprendidas; El proyecto identificará, analizará y compartirá lecciones aprendidas que puedan ser de beneficio en el diseño e implementación de futuros proyectos similares. Auditoría; La auditoría es una parte integral de cualquier gestión financiera y administrativa sólida y del sistema de rendición de cuentas del PNUD.
Capacitación El proyecto podrá financiar la capacitación necesaria para obtener los resultados esperados y la estrategia de formación de capacidades del proyecto. Las políticas y principios clave sobre organizar la capacitación, específicamente becas y otros tipos de formación, son: Los participantes en cualquier entrenamiento serán beneficiarios y funcionarios públicos. Los asesores no califican para recibir capacitación en el marco de un proyecto debido a que son contratados para realizar tareas específicas para las que ya están calificados. Por otra parte, todo el personal podrá participar en actividades de capacitación colectiva local;
Capacitación Con cargo a los recursos del proyecto se financiará exclusivamente la capacitación requerida para generar los productos y lograr los resultados identificados en el documento del proyecto y en los planes de trabajo; El Asociado en la implementación establecerá procedimientos para garantizar que los candidatos seleccionados para participar en la formación sean los más adecuados y mejor calificados; En un plazo no superior a un mes después del término de la capacitación, los beneficiarios prepararán un informe sobre ella. El empleador, que habitualmente es el gobierno, es responsable de asegurar que el participante use provechosamente la capacitación para conseguir resultados. El impacto de la capacitación se evaluará periódicamente como parte del seguimiento que se realiza al proyecto.
Etapa 5 - Cierre de un proyecto Etapas 1. Conducir análisis del informe final del proyecto Tareas y responsabilidades Preparar informe final del proyecto y como anexo un resumen de las experiencias adquiridas. Conducir el análisis del informe final del proyecto; La junta de proyecto evaluará el rendimiento y el éxito del proyecto : logros, resultados en la formación de capacidades, contribuciones sobresalientes, experiencias adquiridas, entrega de los bienes y activos, fecha efectiva del cierre del proyecto.
Etapas Tareas y responsabilidades Cierre de un proyecto 2. Evaluación del proyecto Encomendar la evaluación y analizar y compartir los hallazgos y recomendaciones para aprender de la experiencia y registrar lecciones aprendidas y buenas prácticas. 3. Cerrar las actividades y los aspectos financieros del proyecto Notificar el término de las actividades del proyecto, que se consideran finalizadas después de entregar los últimos insumos financiados. Cerrar las actividades del proyecto: Desde el momento que la Junta del proyecto decide cerrarlo, el estado de este en el sistema Atlas se establecerá en Operacionalmente cerrado. Desde ese momento, no se incurrirá en nuevas obligaciones financieras. Verificar que todos los ítems del check list de cierre están cumplidos.
Etapas 3. Cerrar las actividades y los aspectos financieros del proyecto Cierre de un proyecto Tareas y responsabilidades Check list de cierre:. CDR firmado. Devolución de saldo. Informe final. Lecciones aprendidas. Transferencia de bienes reflejada en acta firmada. No deben existir pagos en proceso o compromisos pendientes de pago. No deben haber ordenes de compra ni registros de reversión contable en proceso
Formatos a utilizar Documentos relacionados: Cierre de un proyecto Documento de Proyecto Plan Operativo Anual Informe Trimestral Informe final Informe de Lecciones aprendidas Acta de transferencia de bienes Acuerdo de financiación Enmienda del acuerdo de financiación Revisión sustantiva Check list de cierre UNDAF CPD Plan Estratégico