SGNTJ INTCF Manual de Solicitud de Alta en el Sistema de Relación de Empresas (SRE) del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses (INTCF) Pág. 1 de 12
ÍNDICE ÍNDICE... 2 1. Introducción y Objeto... 3 2. Alta en el Sistema... 4 3. A tener en cuenta... 11 Pág. 2 de 12
1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO El presente manual trata de explicar el proceso de solicitud de alta de una empresa en el nuevo Sistema de Relación de Empresas del INTCF, el cual se encuentra ya en funcionamiento oficialmente, en detrimento de los, hasta ahora usados, métodos de envío (postal o por la plataforma ftp), los cuales han dejado de estar ya operativos (no aceptando el INTCF ningún envío asociado a éstos). Deben de darse de alta en el Sistema todas las empresas que deban notificar sus productos al INTCF aunque posean empresas asociadas, gestorías, consultoras, etc. que se encarguen de notificar en su nombre. Éstas últimas podrán seguir realizando esta acción una vez que se les proporcione un usuario en el Sistema por parte de la empresa obligada a notificar (con esto se les autoriza a trabajar en su nombre). Se detalla a continuación, y en el manual del Sistema, como realizar esta acción. En el punto 3 se podrán revisar los puntos a tener en cuenta a la hora de rellenar el formulario y que se detectan importantes para confirmarlo correctamente. Debe leerse con atención. Pág. 3 de 12
2. ALTA EN EL SISTEMA Todas las empresas, para poder acceder al Sistema, deberán realizar una solicitud de alta inicial. Para ello deberán acceder al enlace disponible dentro de la pantalla de Introducción al Sistema de Relación de Empresas. Esta pantalla está disponible en el Portal de Administración de Justicia. Desde la pantalla principal, pinchar en Información para empresas. Pág. 4 de 12
Aparecerá el apartado de Fichas/Tasas Toxicológicas el cual contiene el enlace al Sistema de Relación de Empresas, SRE. Si pulsa en darse de alta en la siguiente pantalla que aparece, de Introducción al SRE, se le mostrará un formulario a rellenar con los datos imprescindibles en el Sistema (tanto de la empresa como de un usuario seleccionado como Responsable de la misma para el Sistema). Debe considerar en este formulario: - El usuario incluido en la solicitud, en el apartado "Datos del usuario", será la persona que actúe como responsable/representante de la empresa, debiendo pertenecer y actuar en nombre de la misma. Éste, como Usuario Responsable de la empresa, podrá posteriormente dar de alta en el Sistema a aquellos "Usuarios Autorizados", tanto de la propia empresa como externos a la misma (Asesorías técnicas, empresas suministradoras, etc.), que considere necesarios para la tramitación de envíos en su nombre. A modo resumen, el usuario representante podrá: o Incluir/Eliminar usuarios autorizados. o Modificar datos básicos de la empresa. o Incluir Acreditación PYME si aplica. o Dar de Baja Empresa si lo ve necesario. o Trabajar normalmente en el Sistema al igual que un usuario autorizado/normal: Visualizar datos básicos de la empresa. Realizar envíos en nombre de la empresa. Visualizar avisos recibidos. Pág. 5 de 12
- Los correos electrónicos de la empresa y del usuario responsable pueden ser diferentes, pero en ambos casos deben ser corporativos de la empresa (mismo dominio: xxxx@dominio.xx). No se aceptarán las solicitudes que no cumplan esta condición salvo que se adjunte a la solicitud (por mail) una autorización por parte del usuario representante de la empresa, en la que se indique la conformidad del uso de direcciones de correo no corporativas. El correo electrónico de la empresa será el que el Sistema utilice para avisar de todas las notificaciones/avisos de trabajo de la empresa con el INTCF. Estas notificaciones o avisos se podrán visualizar en el Sistema, en el momento de acceder al sistema un usuario autorizado, sirviendo el email únicamente para avisar de la recepción de los mismos. El correo electrónico del usuario será utilizado únicamente para hacer llegar los usuarios y contraseñas correspondientes. Una vez rellena la solicitud se debe pulsar en Enviar Solicitud. Importante: Para confirmar la solicitud, el usuario deberá elegir si desea firmar ésta digitalmente o no. Si no se avanza en esta pantalla no se ha ejecutado la solicitud de forma satisfactoria. Pág. 6 de 12
Qué significa firmar digitalmente? El usuario puede hacer llegar al INTCF la solicitud ya firmada a partir de su certificado digital. Si selecciona Firmar el navegador (Internet Explorer o Mozilla Firefox) le pedirá su certificado digital (únicamente se admitirá el certificado personal del FNMT del usuario responsable empresa), procediendo, si continua, a firmar el documento de solicitud. Importante, comentar que esta acción debe realizarse con un certificado personal del usuario que se ha incluido como Responsable en el formulario. Ya no se tendrá que hacer llegar ningún documento, de los comentados posteriormente, al INTCF. Si no realiza una firma digital de la misma, para verificar, por parte del INTCF, los datos incluidos y dar conformidad al Alta, deberá descargar los dos documentos generados al pulsar el botón No Firmar (mostrados en la siguiente imagen) y hacerlos llegar, firmados manualmente, al INTCT, bien sea escaneado en formato pdf, por correo electrónico (intcf.doc@justicia.es) o bien el documento original por correo postal a la siguiente dirección: Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses Documentación del SIT C/ José Echegaray nº 4- Las Rozas de Madrid- 28232 Pág. 7 de 12
Tras este proceso, deberá esperar respuesta por parte del INTCF. Una vez que el INTCF acepta la petición de solicitud, el Sistema enviará automáticamente un email a la dirección de correo electrónico de la empresa (la que se ha incluido en el formulario de alta). Este email contendrá una dirección Web (URL) la cual debe ser incluida por parte del usuario en un navegador con el objetivo de Activar la empresa. Si le es posible, pinche en la dirección Web para activar. Si no puede pulsar el enlace, cópielo y péguelo en un navegador Web. Pág. 8 de 12
Tras la activación de la empresa, llegará automáticamente un email, a la dirección de correo electrónico del usuario responsable (el que se ha incluido en el formulario de alta), con el nombre de usuario y contraseña que el Sistema ha generado para él. Con este usuario ya generado (Responsable), se podrán incluir en el Sistema todos los nuevos usuarios que así se requiera para la tramitación de la documentación al INTCF. Todos ellos serán autorizados por el usuario Responsable en la Gestión de la Empresa del propio sistema. Para ello, el usuario responsable utilizará el login y password recibidos para entrar a la plataforma, la cual está disponible en el enlace Entrar al Sistema del acceso SRE de Portal de Administración de Justicia (aparado Información para Empresas desde la página principal del Portal). Pág. 9 de 12
También, como dirección Web de acceso directo, se podrá acceder al Sistema a partir de esta URL: https://sre.justicia.es. Introduzca en esta pantalla el nombre de usuario y contraseña, y le aparecerá la página web principal del Sistema. Por parte del INTCF, para una mejor comprensión y buen entendimiento del funcionamiento del Sistema, se recomienda la lectura del manual de usuario del Sistema SRE, el cual se encuentra ubicado en la parte superior derecha de todas las páginas web de éste (una vez identificado en él) a partir del enlace Necesita Ayuda?. Pág. 10 de 12
3. A TENER EN CUENTA Deben tenerse en cuenta los siguientes puntos a la hora de realizar una solicitud: - Actualmente, y de forma temporal, sólo está permitido la inclusión de un CIF nacional en el campo CIF de la Empresa. No se permite un texto mayor de 9 caracteres por tanto, y debe tener formato de CIF válido (el sistema lo verificará) - Igualmente, no se podrán incluir en este campo CIF valores de tipo NIF o DNI. Para los casos en que se necesite dar de alta una empresa con un CIF no permitido en formato, como es el caso de las empresas extranjeras o de las empresas asociadas a un NIF (el CIF es el propio NIF de la persona responsable de la empresa), o de los NIF tipo Y0234311R, se deberá hacer llegar la solicitud vía email (en lugar de utilizar el formulario) a la siguiente dirección: intcf.doc@justicia.es En este email se debe adjuntar los mismos datos que requiere este formulario de Alta. - Los campos Número, Piso, Escalera y Puerta deben ser numéricos, no aceptando el sistema letras u otros caracteres diferentes a un número. Tampoco debe rellenarse con un guion si el campo se desea dejar vacío. - Los campos Teléfono y Fax no deben poseer ni puntos ni espacios. Debe ser un valor numérico. Por ejemplo: 953351234. No es válido 953.35.12.34 o 953 35 12 34. - En el campo DNI introduzca la letra en mayúscula. - En la dirección de correo electrónico, tanto para la empresa, como para el usuario responsable, no se deberán incluir guiones. Si no tiene posibilidad de poner un email sin guiones, incluya una cuenta de correo electrónico no corporativo (Gmail, Hotmail, etc.). Además, indique en un email a Documentación del INTCF (intcf.doc@justicia.es) que el usuario responsable del formulario utiliza esta dirección de email por problemas con los guiones de su cuenta corporativa. Junto al nombre del usuario responsable debe incluir el cargo que ocupa en la empresa ( responsable de calidad, Administrador único de la empresa Responsable de Regulatory, etc.) Una vez dada de alta la empresa en el SRE podrá cambiar el email de empresa, que es con el que se va a trabajar continuamente. Esto lo podrá realizar en el apartado Gestión de la Empresa. - El sistema, de momento, obliga a incluir el 2º apellido. Si no lo posee, por favor incluya de nuevo el primero. - Si desea firmar la solicitud debe utilizar Internet Explorer o Mozilla Firefox. Tenga en cuenta que sólo se puede firmar las solicitudes con un certificado de FMNT. - El formulario mostrará los errores cometidos, al rellenarse éste, en la parte inferior de la pantalla. Al detallarse errores genéricos, compruebe todas las anotaciones que se incluyen en este punto 3 del documento. Pág. 11 de 12
- De igual modo, el apartado para formalizar la solicitud mostrará los errores cometidos en la parte inferior de la pantalla. Al detallarse un error genérico, compruebe todas las anotaciones que se incluyen en este punto 3 del documento. Pág. 12 de 12