Fecha Revisión: 17-07-2013 Página: 1 of 5 Objetivo: Determinar las actividades involucradas en la comercialización de servicios. II Alcance: Ventas mayoristas aeroterrestres. III Definiciones y abreviaturas: NA: IV Referencias: NA
V Instrucciones: VENTAS MAYORISTA Fecha Revisión: 17-07-2013 Página: 2 of 5 Cotización, relevar la A partir de una solicitud de parte de alguna agencia vía mail, comunicación telefónica, msn, otros; se inicia el relevamiento. información En la etapa de cotización, se debe obtener toda la información necesaria para poder ofrecer opciones tendientes a satisfacer las necesidades del cliente. En esta etapa de indagación, la información básica a recabar es: - Rango de fechas posibles de inicio de viaje. - Destinos - Cantidad de pasajeros y distribución por habitación (edades de los menores si hubiere) - Cantidad de noches por destino y régimen - Categoría o requerimiento de alojamiento (por ejemplo: cerca de un centro de convenciones, con servicios para discapacitados, con entretenimientos para niños, solo para mayores, entre - Punto de origen del viaje - Aerolínea de preferencia Para obtener información para cotizar el vendedor podrá contar con las siguientes herramientas: - Motor Web (incluye Mis Operadores, cupos de aéreos, cupos terrestre y cruceros) - Sistemas de reservas aéreas (Amadeus, GOL, SABRE, KIU) Cotización, realizar consultas Nota: no se pueden iniciar gestiones sobre productos en Stop Sale. Cuando la información disponible para la realización de la cotización no es suficiente, se debe consultar en función de las necesidades a los siguientes sectores/fuentes de información: Aéreos regulares: Definir las políticas de precios y mantener actualizado el tarifario de aéreos. Consultar Archivo tarifario (acceder a través de accedo directo en el escritorio) o, para el caso de rutas combinadas que no están en Fly OLA la venta es consultada a vendedores de aéreos Gerente aéreos Da respuesta a las consultas de aéreos: Plazo: dar la respuesta dentro de las 24 hs. Servicios Terrestres: Para realizar consultas relacionadas a: - Pedidos de tarifas, vigencias, suplementos de habitaciones. - Cotizaciones de circuitos u otros servicios no publicados en web. - Cotizaciones de servicios individuales especiales. - Cotizaciones de grupos: se considera grupo los traslados, excursiones y pedidos especiales, para más de 9 pasajeros o más de 6 habitaciones. En el caso de hoteles ver el mínimo requerido por proveedor/destino en el Anexo 1. Para hacer el pedido de cotización utilizar formulario P TUR 05-01. - Información sobre hoteles. - Tarifarios. - Pagina web (tarifas y cotizador) de aéreos
Fecha Revisión: 17-07-2013 Página: 3 of 5 Cotización, realizar consultas (cont.) Consultar a: producto@ola.com.ar El mail de consulta debe indicar: Asunto: DESTINO (*)/ Detalle de la consulta (Ej.: CARIBE / Consulta hab. Jr Suite Vista Mar) En el cuerpo del mail detallar: - Motivo de la consulta en forma clara - Fecha de viaje o estadía - Cantidad de pasajeros - En el caso de pasajeros menores indicar cantidad y edad - Tipo de habitación / régimen de comidas / tipo de servicio (privado/regular). - Toda información que sirva para aclarar la consulta Es fundamental que la información esté clara y completa, ya que nos evita el ida y vuelta de mails. * Nota: los destinos a discriminar son: - Caribe (incluye México, Venezuela, Cuba, Rep Dominicana, Jamaica, Puerto Rico, Colombia, Costa Rica y, Panamá) - Argentina Brasil (incluye Argentina, Brasil, Ecuador, Perú, Paraguay, Bolivia, Chile, Uruguay) - EEUU y Europa (Incluye EEUU, Canadá, Europa y resto del mundo) Preparar la Cotización Da respuesta a las consultas de servicios terrestres. Plazo: dar la respuesta dentro de las 48 hs. Al momento de cotizar servicios, se deberá revisar previamente la disponibilidad para ofrecer una alternativa con posibilidades de confirmación La cotización debe incluir: - Detalle de los servicios (hoteles, traslados, excursiones, asistencia, auto, etc) - Aéreo propuesto especificando aerolínea, ruta estimativa, clase de reserva cotizada y tarifa con condiciones especiales (neto o comisión) - Adicionales no incluidos (IVA, Gastos de Gestión y Gastos de Reserva) - Adicionales obligatorios del destino (Visa, impuestos, etc.) - Informar a la agencia la posibilidad de confirmación de los servicios cotizados. Se deberá incluir información adicional relevante sobre los servicios cotizados. Ejemplo, indicar si el aéreo no tiene devolución, si el hotel cotizado tiene una política de cancelación más restrictiva (como puede ser para Carnaval) o si un circuito tiene un mínimo de integrantes para su confirmación. Las cotizaciones se deben realizar en base a las siguientes pautas: Servicios terrestres únicamente - Detalle de los servicios (hoteles, traslados, excursiones, asistencia, auto, etc) Servicios terrestres + aéreos regulares (con condición especial) - Detalle de los servicios (hoteles, traslados, excursiones, asistencia, auto, etc) - Aéreo propuesto especificando aerolínea, ruta estimativa, clase de reserva cotizada y tarifa con condiciones especiales (NETO o COMISIÓN especial). Paquetes - Detalle de los servicios (aéreo especificando aerolínea, ruta estimativa y clase de reserva cotizada, hoteles, traslados, excursiones, asistencia, auto, etc) Operativo de producto
Fecha Revisión: 17-07-2013 Página: 4 of 5 Enviar cotización Se establece una demora estimada de 24 horas en temporada baja y hasta 48 horas en temporada alta para responder una cotización; salvo que con la agencia se pacten otros tiempos. Si por alguna cuestión excepcional el vendedor necesita más tiempo para reunir la información necesaria para la cotización, debe avisar por mail a la agencia de la demora y pactar una nueva fecha de envío. Seguir la cotización Confirmar la venta Transcurridas 48 horas de enviada una cotización, el vendedor deberá contactar a la agencia (*), con el objetivo de obtener una retroalimentación, ya sea para recotizar los servicios, conocer si estamos compitiendo con otro operador, o para salvar cualquier obstáculo que este trabando la reserva. (*)Cotizaciones a realizar seguimiento: Temporada alta: cotizaciones para más de 10 pasajeros y cotizaciones de productos/cupos a riesgo. Temporada baja: todas las cotizaciones Realizar reunión semanal de vendedores para el seguimiento del proceso de cotización: en estas reuniones se deben tratar las novedades relevadas durante el seguimiento de las cotizaciones y demás temas del sector. Una vez aceptada la cotización de parte de la agencia se da inicio al proceso de reserva de producto. Referente VI Anexos: Anexo 1 Grupos solicitudes Información útil sobre cadenas y destinos Caribe RIU PRINCESS VIVA OASIS SOL MELIA SOL MELIA CUBA IBEROSTAR DECAMERON* SANDOS OTRAS CADENAS Cantidades Mínimo 10 hab. Mínimo 20 pax. Mínimo 20 pax. 16 habitaciones Consultar *Pax n 21 Paga impuestos y cargos en dbl Usa El general de los operadores Mínimo 10 hab. Argentina, Brasil, Perú, Europa, Medio Oriente, Asia y África El general de los operadores Mínimo 15 pax. VII Registros: Nombre Identificación Modo de almacenamiento Tiempo de archivo Disposición Pedido de grupo P TUR 05-01 Archivo electrónico Permanente NA
VIII Historia de cambios VENTAS MAYORISTA Fecha Revisión: 17-07-2013 Página: 5 of 5 Nivel de Revisión Cambios (Breve descripción) Reviso Aprobó Fecha A Emisión original VC 17-07-2013