MANUAL DE USO Pack IBS Conéctese a la página de administración del Sistema Secureholiday.net con sus www.secureholiday.net/admin contraseñas: Todos los menús del Pack IBS se gestionan desde el apartado «Stock IBS» que está en el «Menú 1. Gestión diaria» (parte superior izquierda de la pantalla). Importante: Antes de cualquier creación de cupos, es necesario haber creado con anterioridad sus alojamientos y haber grabado sus tarifas en el Sistema Secureholiday.
I/ Cupos para el Pack IBS A - Crear un cupo para un alojamiento En el módulo «IBS Marketplace», encontrará la lista de alojamientos creados en el Sistema Secureholiday. Si no ha creado los cupos, su alojamiento aparecerá en gris. En «Alojamientos sin cupos asignados», elija un alojamiento y haga clic en «Crear». Para agregar un periodo: - Grabe el día/mes/año de inicio y fin del periodo (el sistema contabiliza en noches) Nota. Formato : 01/05/2010 (escribir todas las cifras) - Indique en el menú «Cuántos» la cantidad de cupos para este alojamiento (una línea = 1cupo) - Haga clic en «Agregar». El cupo ha sido creado. Ejemplo : En este caso, se trata de 1 cupo creado para este alojamiento, del 1 de enero al 9 de diciembre del 2011.
B - Modificar un cupo Dentro del módulo «IBS Marketplace», en «Cupos Activados», encontrará los alojamientos en los que ha creado los cupos. Puede modificarlos haciendo clic en «Modificar/ver», y luego en trabajar. para seleccionar el periodo sobre el que se quiere Una vez dentro, para añadir cupos, indique la cantidad deseada en «Agregar líneas» y «Grabar». Para suprimir una o varias líneas de cupos, marca una o varias líneas, y hacer clic en Suprimir. (1 línea =1 cupo) Cuando graba sus cupos, el sistema actualiza su oferta comercial en todos los portales colaboradores donde se publican sus alojamientos.
C Gestionar los calendarios de los cupos IBS a) IBS Marketplace: Los calendarios de las disponibilidades clásicas (las que gestiona manualmente o a través de la pasarela con su PMS) y los cupos IBS están conectados: - Si cierra la disponibilidad en el calendario clásico de Secureholiday (Menú Alojamientos > Disponibilidades), los cupos que ofrece en el Pack IBS se cerrarán automáticamente. Recibirá un email con esta información. - Si abre de nuevo la disponibilidad en el calendario clásico de Secureholiday, los cupos que ofrece en el Pack IBS NO SE ABRIRAN AUTOMATICAMENTE. Si se hace una reserva en IBS vía Secureholiday, el calendario de esas fechas se cerrará automáticamente (color azul en el calendario). Por encima, aparecerá escrito el nº de reserva correspondiente: Para cerrar una línea del cupo IBS: - Haga clic en «Modificar / Ver» del alojamiento sobre el que quiera trabajar. - Marque la línea que quiera suprimir. - Haga clic en «Suprimir» y en - «Grabar». Para cerrar una o varias noches de un cupo IBS: - Haga clic en «Modificar / Ver» del alojamiento sobre el que quiera trabajar. - Haga clic en las noches (en verde) para cerrarlas (en rojo). - «Grabar». b) IBS Cupos Exclusivos: Algunos colaboradores (Canvas, Travel Factory..) funcionan con un cupo exclusivo: ese cupo está reservado exclusivamente. Así, se gestiona de manera independiente a los cupos Marketplace
En este caso, existe una Fecha de Liberación a respetar. Esta aparece en azul del periodo del cupo, y es acordada específicamente con el colaborador correspondiente. (Ej. 1 de Febrero 2012). Así, los cupos estarán bloqueados hasta esta fecha de liberación. A partir de esta fecha, las cruces negras desaparecerán, y usted recuperará ese alojamiento para comercializarle. Si el camping no hace ninguna gestión a este respecto, el alojamiento seguirá disponible para este colaborador. Si el cupo IBS Marketplace se cierra automáticamente debido a que ha cerrado el calendario de disponibilidades clásico, el cupo IBS Cupos Exclusivos queda disponible. Recibirá un email que se lo confirmará. Notas: Si algún cupo de IBS no corresponde dentro los periodos creados en Secureholiday, la oferta no se publicará en sus portales colaboradores. Con las reservas realizadas vía los portales colaboradores del Pack IBS, el cupo se cerrará automáticamente (una línea, en azul) El sistema optimiza automáticamente la ocupación de sus alojamientos al integrar la reserva en el periodo más adecuado dentro de los cupos creados. IMPORTANTE: Si ha creado ofertas Last Minute / Last Minute Weekend / Flash (son reservas cerradas), éstas se publicarán también en los portales colaboradores de IBS, si ha elegido IBS como uno de los canales de distribución (incluso si no ha creado ningún cupo IBS). Si crea ofertas de este tipo, no olvide suprimirlas o desactivarlas cuando ya no tenga disponibilidad en algún periodo.
II/ Reservas Pack IBS: Todas las reservas realizadas vía este pack son reservas cerradas. El establecimiento no las puede rechazar. Después de cada reserva, el establecimiento recibe un email de confirmación que resume la reserva. Este email es enviado automáticamente por el Sistema Secureholiday.net. El establecimiento debe confirmar que ha recibido y leído el email con la reserva: - desde el email de confirmación, al hacer clic en «CHECK». - desde la página de administración del Sistema Secureholiday.net, en el apartado «Reservas cerradas en espera» (a la izquierda de la pantalla). «CHECK». Todos las reservas serán registradas en el apartado «Estado de las ventas online» del sistema (a la izquierda de la pantalla). Reservas IBS Cómo funcionan? Sus ofertas están disponibles en los portales distribuidores que ha seleccionado marcándolos en el Sistema Secureholiday («Menú de Distribución IBS»). Los clientes pueden reservar online y/o cuando sea posible, reservar a través de la central de llamadas de los distribuidores colaboradores. El cliente recibe un vale de Inter Booking Service o del colaborador. El día de su llegada, el cliente debe presentar este vale para comprobar su reserva y el pago de la misma, al establecimiento. En el caso de no presentar este vale: El establecimiento debe comprobar la reserva recibida por parte de Inter Booking Service en el apartado «Estado de las ventas online», de la página de administración del Sistema Secureholiday.net. En el caso de haber modificaciones en la reserva (cambios o anulación): Inter Booking Service o el colaborador informarán al establecimiento, por email o por teléfono, para validar los cambios. Los documentos remitidos al cliente incluirán dichas modificaciones. Cómo recibir el pago de las estancias vía IBS? 1/ El cliente paga el anticipo y el saldo de la reserva a IBS (en la mayoría de los casos: Travel Factory, Locasun, Rent a Tent, Neo-Camping ). El camping facturará a IBS el importe de la estancia finalizada, con deducción de la comisión correpondiente. La factura se enviará a IBS a final del mes de la estancia. 2/ Canvas El camping facturará directamente a Canvas el importe de la estancia finalizada, con deducción de la comisión correspondiente. La factura se enviará a IBS a final del mes de la estancia. Notas: En el caso de tener activada la pasarela con su sistema de gestión (PMS), la actualización de la disponibilidad se hará automáticamente. Recuerde que esta actualización se llevará a cabo cada 24 hrs (durante la noche). Si desea que los cambios en la disponibilidad sean tomados en cuenta inmediatamente, deberá hacer la actualización manualmente. Por otro lado, los datos del cliente siempre deberán ser integrados manualmente.
III/ Gestión de los distribuidores Pack IBS En el apartado: «Menú Alojamientos» «Cupo IBS» «Menú de Distribución IBS», podrá activar o desactivar los canales de distribución del Pack IBS. En este apartado se indican las características de cada canal: nivel de comisión, contratos, portales y afiliados, y tipos de alojamientos comercializados. En la lista de colaboradores, encontramos una serie de canales relacionados a Holiday Cheque. Solamente se pueden marcar, previo acuerdo y contrato con Holiday Cheque (grupo Kawan) IV/ Contratos Pack IBS: La difusión de los alojamientos en determinados canales de este pack, está sujeta a la firma de contratos complementarios, aparte del contrato IBS (ej, Canvas) Los contratos requeridos en cada canal, están indicados en el apartado «Menú de distribución IBS», en la columna «Contrato necesario». V/ Estadísticas de las Ventas Pack IBS: Puede consultar el n º y detalle de reservas que ha recibido a través del Pack IBS, en el apartado «Reservas» «NEW - Estadísticas de las Ventas». Seleccione el filtro automático «Pack IBS / TO», y «Generar Estadísticas». Puede consultar las reservas por: Día Mes Motor País Alojamiento También puede exportar los datos a Excel VI/ Ofertas Especiales Pack IBS: Le aconsejamos crear ofertas especiales para aumentar la visibilidad de su establecimiento en los portales de los distribuidores colaboradores. En el apartado «Ofertas Especiales» «Clásicas». Seleccione un tipo de oferta, complete cada una de las etapas e indique el pack y los colaboradores en el que desee publicarla, en este caso Pack IBS (Etapa 5: Canales de difusión).
Mensajes de error más comunes Pack IBS Problema: Está intentando crear un periodo para gestionar sus cupos, que, o ya ha pasado en el momento de crearlo, o la fecha de fin es anterior a la fecha de inicio. Solución: Modifique sus fechas para crear un periodo correcto. * * * * * * Problema: Está intentando crear un periodo para gestionar sus cupos, pero no ha grabado la cantidad de cupos en este periodo. Solución: Seleccione como mínimo un cupo en este periodo, y haga clic en «Agregar». * * * * * * Problema: Está intentando crear un periodo, en el que algunas o todas las fechas, ya pertenecen a otro ya creado. Solución: Modifique sus fechas para crear un periodo en el que no se sobrepongan con otro.