INVITACION A PRESENTAR OFERTA PARA EL SUMINISTRO DE TONERS Y CARTUCHOS NECESARIOS PARA LA CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGENA. FUNDAMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN, SU MODALIDAD Y LUGAR FISICO O ELECTRONICO DONDE PUEDE CONSULTARSE LA INVITACION A PRESENTAR LA OFERTA. OBJETO DE LA INVITACION Seleccionar la persona jurídica que ofrezca las mejores condiciones técnicas y económicas para el suministro tóneres y cartuchos necesarios para la Cámara de Comercio de Cartagena, de acuerdo a los términos de referencia. PARTICIPANTES Podrán participar las personas jurídicas que: Estén considerados legalmente habilitadas para participar en convocatorias abiertas, concursos o tener órdenes de compra con la entidad. Para estos efectos, se tendrán en cuenta las disposiciones sobre inhabilidades e incompatibilidades previstas en el Manual de Contratación de la Cámara de Comercio de Cartagena. Para tal efecto, en su propuesta deberá manifestar expresamente que no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad o incompatibilidad para presentar oferta con la Cámara de Comercio de Cartagena y en caso que sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad a un proponente dentro de este proceso se entenderá que la misma renuncia a su participación. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS PROPONENTES El proponente que sea invitado a participar deberá cumplir con los siguientes requisitos: Ser personas jurídicas cuya constitución no sea inferior a dos (2) años contados hasta la fecha de cierre de este proceso. Estar debidamente matriculado o registrado en el registro mercantil y tener renovada su matrícula a la fecha. Estar inscrito en el registro único tributario RUT Tener su objeto social relación directa con la naturaleza de los servicios requeridos en esta solicitud. No se admite la participación de consorcios o uniones temporales, empresas de trabajo asociado, subcontratación u ofertas alternativas. No estar en liquidación o bajo condiciones financieras o de cualquier índole que pudieran implicar un riesgo no admisible para la Cámara de Comercio de Cartagena.
Cotizar los elementos de conformidad con las características y cantidades requeridas por la Cámara de Comercio de Cartagena. Contar con la capacidad financiera que garanticen el normal desarrollo del suministro de artículos descritos en la orden de compra. Elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en estos pliegos de condiciones y anexar la documentación exigida. CONDICIONES GENERALES PARA EL OFERENTE U OFERENTES ELEGIDOS: 1. Efectuar la entrega real y material en las instalaciones de las oficinas de la Cámara de Comercio de Cartagena ubicado en el Centro Calle Santa Teresa No. 32 41, de los bienes objeto de la orden de compra, nuevos, de primera calidad de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas y con un tiempo de respuesta ordinario no mayor setenta y dos (72) horas. 2. Realizar los cambios que sean necesarios cuando los productos no sean de la calidad requerida por la Cámara de Comercio de Cartagena; los costos que eventualmente se generen de ello correrán por cuenta del proveedor y en caso reiterado por cambio de calidad de un mismo elemento se deberán presentar marcas alternativas que ofrezcan mejor calidad, sin costo adicional para la Cámara. Dicho cambio se debe producir dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de la solicitud. 3. Acreditar un adecuado stock de inventario de los elementos establecidos y relacionados en la oferta objeto de esta invitación, de modo que permita garantizar los suministros oportunamente. 4. Estarán a su cargo la adquisición, transporte y demás emolumentos necesarios para la entrega de los elementos en buen estado en cumplimiento de la ejecución del objeto de la orden de compra. 5. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución de la orden de compra. 6. El proveedor deberá mantener los precios ofrecidos durante el término de duración de la orden de compra. 7. Otorgar a la cámara los beneficios a que tenga derecho, los cuales el contratista especificará en la propuesta. 8. Entregar las garantías, manuales de instructivos de los equipos que fueren necesarios. El proveedor se compromete a informar oportunamente las deficiencias presentadas por los requerimientos solicitados, con el fin de realizar cambios benéficos y obtener un mejor producto. 9. El proveedor se compromete a enviar facturas mensuales con órdenes de pedido debidamente firmadas por la persona que recibe los suministros y con fecha de recibido. 10. Se generara Orden de Compra abierta para todo el año, se realizaran entregas parciales de los productos de acuerdo a los pedidos realizados previamente. 11. Responder por la calidad de los bienes, bajo los términos de la garantía legal y suplementarias, conforme lo disponen los artículos 7 y siguientes de la Ley 1480 de 2011, y el decreto 735 de 2013, debiendo el CONTRATISTA dar plena aplicación a los mismos, en los términos de las disposiciones legales en mención. 12. La Cámara de Comercio de Cartagena se reserva el derecho selección total o parcial de los artículos cotizados por el oferente.
PLAZO ESTIMADO DE EJECUCION DEL PROYECTO Para la presente invitación abierta a presentar oferta, el tiempo considerado para la ejecución será de once (11) meses consecutivos, contados a partir de la fecha de la orden de compra. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS a)-el oferente deberá presentar la documentación exigida. b)-la propuesta se presentara en original, Ia cual se entregara en sobre cerrado y dentro del plazo fijado. Todos los documentos solicitados deberán ser foliados en forma consecutiva. c) No se aceptaran propuestas cuyos documentos presenten tachaduras, raspaduras o enmendaduras. c) No se aceptaran propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del concurso, d). No se aceptaran propuestas parciales. e). La propuesta deberá incluir un índice en el que se indiquen los documentos que Ia acompañen y el folio donde se encuentran contenidos. f). La propuesta deberá presentarse en idioma español g). Toda propuesta debe estar firmada por el representante legal del proponente o por apoderado constituido para tal efecto. Se entenderá firmada la propuesta con la firma de la carta de presentación. ENTREGA DE LA PROPUESTA a).las propuestas solo serán recibidas físicamente en sobre cerrado, en horario de oficina de Lunes a Viernes de 8:00 a 12:30 a.m. y de 2:00 a 6:00 p.m. y hasta el día 8 Febrero a las 6:00 Pm b). Las propuestas deberán ser entregadas de conformidad con los plazos establecidos en el cronograma de los presentes términos de referencia, en las oficinas de la recepción de la Cámara de Comercio de Cartagena en su sede Centro ubicada en la Calle Santa Teresa # 32-41, Cartagena D. T. y C., Departamento de Bolívar. c).no se recibirán ofertas por correo electrónico, sitios web, ni en lugar o en oportunidades diferentes a las señaladas en los presentes términos de referencia. d).la propuesta debe ir dirigida a la Dirección Administrativa Y Financiera de la Cámara de Comercio de Cartagena. COSTOS DE LA PROPUESTA Serán de cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta y Cámara de Comercio de Cartagena en ningún caso será responsable de los mismos. ESTUDIO DE LAS PROPUESTAS
Los proponentes deberán estudiar minuciosamente las condiciones contenidas en esta invitación a presentar oferta e informarse de todas las circunstancias que puedan afectar los plazos, precios y el suministro de los artículos que se ofertan. La Cámara de Comercio de Cartagena no aceptará reclamación, ni reconocerá indemnización alguna por el hecho de que el proponente no ofrezca u olvide ofrecer alguna de las actividades necesarias para el suministro de los artículos ofertados. La presentación de la propuesta por parte del oferente, debidamente foliada y firmada, constituye prueba de que estudio completamente las especificaciones, contenidas en la presente invitación a presentar oferta; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de la Cámara de Comercio de Cartagena sobre inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que están completos, compatibles y adecuados los documentos e informes para identificar el objeto de la invitación a presentar propuesta; que está enterado a satisfacción en cuanto a su alcance y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su propuesta, necesarios para la debida ejecución de lo ofertado. Todas las inquietudes referentes a esta oferta pueden ser consultadas con la Dirección Administrativa y Financiera al teléfono 6501110 Ext. 424 o 400, en horario de oficina de Lunes a Viernes de 8:00 a 12:30 a.m. y de 2:00 a 6:00 p.m. o por escrito a través del correo mcovo@cccartagena.org.co. CRITERIOS DE SELECCIÓN: La selección de la propuesta será objetiva y se tendrá en cuenta los siguientes aspectos, los cuales deberán presentar en su orden: Precio Calidad Experiencia Tiempos de entrega no mayor setenta y dos (72) horas. Servicios post venta (Cambio de bienes por defectos o mal funcionamiento) productos preferiblemente de origen local y de empresas afiliadas a la Cámara de Comercio de Cartagena. GARANTÍA LEGAL PARA LOS BIENES Y/O SERVICIOS El oferente deberá manifestar en su propuesta, que conoce la obligación que tiene de responder por la calidad, idoneidad, seguridad y el buen estado y funcionamiento de los productos que tiene a su cargo en virtud de su calidad de productor y/o proveedor, de conformidad a lo dispuesto los artículos 7 y siguientes de la Ley 1480 de 2011 y su Decreto Reglamentario 735 de 2013. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia se publicarán en la página Web de la Cámara de Comercio de Cartagena www.cccartagena.org.co a partir del día 26 de Enero de 2016. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA PRESENTAR LA PROPUESTA Carta de presentación de la oferta dirigida a la Cámara de Comercio de Cartagena, indicando su nombre, dirección, teléfono. (Anexo 1). Propuesta económica expresada en pesos colombianos (Anexo 2 - Cotización) Estados Financieros a Diciembre 2015 o último corte del año 2015. Copia del certificado del registro único tributario con actividades económicas actualizadas según resolución 000139 de noviembre 21 de 2012 expedida por la DIAN. RECHAZO DE OFERTAS La Cámara de Comercio de Cartagena no evaluará las propuestas que no cumplen con los documentos establecidos en los requisitos mínimos necesarios para la comparación de ofertas y lo siguiente: Cuando se compruebe que el proponente se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con la Cámara de Comercio de Cartagena. Cuando el proponente no presente propuesta económica. Cuando la propuesta sea firmada por una persona diferente al Representante Legal o su suplente. Cuando la propuesta no se ajuste a las especificaciones solicitadas en la invitación. CARÁCTER PRIVADO DE LA INFORMACION La información que se incluya en la oferta, así como los análisis, evaluaciones y comparaciones que efectúen las empresas solicitantes, son documentos privados de la Cámara de Comercio de Cartagena que no se revelaran a ningún tercero ajeno a la institución, sea que haya o no presentado oferta; a excepción de los organismos de control legal en caso de ser requeridos. GARANTÍAS El proveedor presentará garantía entre PARTICULARES que cubra el cumplimiento de las obligaciones surgidas por la orden de compra. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Cartagena. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el proveedor en razón de la celebración y ejecución de la orden de compra. Estas garantías serán las siguientes:
POLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA: Esta póliza con un porcentaje de 10% sobre el valor de la oferta, con una duración de 30 días a partir de la radicación de la oferta CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Compromete al contratista a cumplir con lo contratado en el tiempo acordado. Se exigirá hasta un 30% del valor del contrato por la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más. CALIDAD DE ELEMENTOS SUMINISTRRADOS: Sirve para garantizar los perjuicios derivados de la deficiente calidad de los elementos o bienes suministrados. El valor será del 20% del valor total del contrato y su vigencia será la misma del contrato y un (1) año más TERMINO DE VALIDEZ DE LA OFERTA El termino de validez de la propuesta, no podrá ser inferior a treinta (30) días, el cual se contará a partir de la fecha fijada para la recepción de las ofertas de la presente invitación publica presentar oferta, o del vencimiento de la prorroga si la hubiere. TERMINOS PARA RECEPCION Y EVALUACION DE OFERTAS Dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al recibo de las propuestas, la Cámara de Comercio de Cartagena efectuará la evaluación, selección y generación respectiva de orden de compra. Ene-16 Feb-16 ACTIVIDADES 26 29 1 8 10 16 17-26 Invitación a Presentar Oferta en la Página Web de la Cámara de Comercio de Cartagena Plazo para presentación, observación y preguntas Plazo para respuestas presentación observación y preguntas Plazo de recepción de propuestas Termino para evaluar las propuestas Selección propuesta escogida Notificación de resultados y generación de orden de compra
ANEXO 1 MODELO CARTA DE PRESENTACION PROPUESTA Cartagena de Indias, Señores: CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGENA Ciudad. REF: Propuesta para el suministro de tóner y cartuchos. Respetados señores, El suscrito de conformidad con los términos de referencia cuyo objeto es SELECCIONAR LA PERSONA JURÍDICA QUE OFREZCA LAS MEJORES CONDICIONES TÉCNICAS Y ECONÓMICAS PARA EL SUMINISTRO DE TONERES Y CARTUCHOS NECESARIOS PARA LA CÁMARA DE COMERCIO DE CARTAGENA, presento propuesta económica para participar en el proceso de asignación de orden de compra. Declaro así mismo: Que conozco las condiciones de la invitación del presente proceso, informaciones sobre preguntas y respuestas, así como los demás documentos relacionados con el proceso, y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos. De igual forma manifiesto que acepto las consecuencias que se deriven por el incumplimiento de los requisitos a que se refiere el numeral anterior. Que acepto las cantidades establecidas por la Cámara de Comercio de Cartagena para la ejecución de la orden compra. Que en caso de ser aceptada mi propuesta, me comprometo a iniciar la ejecución de la orden de compra, cuando la Cámara de Comercio de Cartagena dé la orden de iniciación mediante la comunicación escrita que se suscriba para el efecto, y a terminarlo dentro de los plazos establecidos en los Términos de Referencia.
Que con la firma de la presente Carta manifiesto bajo la gravedad del juramento que no me encuentro incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad y demás prohibiciones consagradas en la Ley para celebrar el contrato. Que leí cuidadosamente los Términos de Referencia y elaboré mi propuesta ajustada a los mismos. Por tanto, conocí y tuve las oportunidades establecidas para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes. Igualmente declaro bajo la gravedad de juramento, que toda la información aportada y contenida en ( folios) correspondientes a los documentos y formularios jurídicos, financiero, técnicos y económicos, es veraz y susceptible de comprobación. Atentamente, NOMBRE Y FIRMA (Representante Legal y/o Suplente) CC No Expedida en Nit: Dirección: Teléfono: Correo electrónico:
ANEXO 2 CANTIDADES Y CARACTERISTICAS DEL SUMINISTRO ITEM ARTICULO CANTIDAD 1 CARTUCHO HP 60 CC640W IMPRE D110 NEGRO 4 2 CARTUCHO HP 60 CC640W IMPRE D110 COLOR 3 3 EPSON FX 2190 4 4 KIT DE MANTENIMIENTO KYOCERA MK-360 FS 4020 6 5 KIT DE MANTENIMIENTO KYOCERA FS-4200 8 6 TONER HP IMP. M451DW- CE410A 305A NEGRO 9 7 TONER HP IMP. M451DW- CE411A 305A CYAN 6 8 TONER HP IMP. M451DW- CE412A 305A YELLOW 4 9 TONER HP IMP. M451DW CE413A 305A MAGENTA 4 10 TONER HP IMPRES CP2025DN CC533A MANGENTA 7 11 TONER HP IMPRESOR CP2025DN CC532A YELLOW 7 12 TONER HP IMPRESORA CP2025DN CC530A NEGRO 8 13 TONER HP IMPRESORA CP2025DN CC531A CYAN 10 14 TONER IMPRE HP MFP M177 CF353A MAGENTA 1 15 TONER IMPRESOR HP MFP M177 CF352A YELLOW 1 16 TONER IMPRESORA HP MFP M177 CF351A CIAN 1 17 TONER KYOCERA FS 4020 TK 362 20 18 TONER KYOCERA TK 162 FS-1120 D 7 19 TONER KYOCERA TK-3122 FS-4200 110 20 TONER IMPRESORA HP MFP M177 CF350A NEGRO 2 21 CINTA YMCKT COLOR IMP DATACARD CD800 MODEL PX30 2 22 CNTA K BLACK MONOCROMATICA IMP DATACARD CD800 MODEL 2 PX30 23 TARJETAS BLANCAS PARA CARNET IMPDATACARD CD800 MODEL 2 PX30 24 TONER HP 85A LASERJET IMPRESORA HP P1102W 2 Nota: La Cámara de Comercio de Cartagena se reserva el derecho a la adquisición total o parcial de los artículos cotizados por el oferente.