Aplicación Preventa 1 Manual de Uso pag.2 2 Ampliaciones A MultiEmpresa pag.8 B Visor de Pedidos Realizados en el día, de un Cliente o de TODOS pag.10 1
Manual de uso del programa Preventa Al iniciarse la Aplicación, lo primero que nos pide es que confirmemos la fecha. La fecha es un dato importante pues la usara el programa de Gestion del PC y el servidor FTP de Internet para saber distinguir los distintos envios de la Tablet Las aplicaciones de las Tablets no suelen cerrarse pues el propio sistema operativo Android gestiona la memoria ocupada y disponible, y si necesitase mas memoria seria el mismo el que enfrie o cierre la aplicación de Preventa, esto viene a que si la aplicación queda abieta de un dia para otro, hay que acordarse de cambiar la fecha de venta, en caso de no hacerlo las ventas que hiciesemos serian enviadas a la oficina con la fecha del dia anterior. Observamos que la fecha se situa en la superior y para cambiarla debemos pulsar en el icono calendario Partes de la Pantalla Preventa La pantalla la vemos dividida en cuatro partes, una en la parte superior dos en la parte cntral con datos de Clientes, Articulos, Articulos que nos compra cada cliente y los Pedidos que vamos realizando y una última en la parte inferior con herramientas. La operativa para hacer un Pedido se basa en elegir primero un Cliente y a continuación ir señalando los Artículos que le Vendemos en las Cantidades adecuadas, el programa ira anotando cada línea y cuando acabemos le diremos que lo grabe y archive para su posterior envío, cuando queramos volver a el basta con que señalemos el cliente nuevamente y veremos como se nos muestra el Pedido ya realizado, ahora podremos añadir, cambiar o borrar las líneas que deseemos. Asi que vamos a empezar haciendo click en el Cliente con código 42 y su nombre es CLIENTE 42. 2
Ahora vemos que a la derecha aparece un Pedido en blanco, esperando que le añadamos Articulos, para visionar los Articulos hacemos click en el Boton inferior [Ver Arts.] Al señalar el Boton [Ver Arts.] observemos que aparece otro Boton que pone [Sus Arts.] y si lo señalamos lo que nos enseña es una lista de Articulos mas pequeña, precisamente aquellos qe el Cliente ya nos halla comprado alguna vez, las cantidades de la ultima compra y la Fecha; esta Lista tambien la podemos utilizar para hacer ventas. Para añadir este articulo basta con hacer Click en el boton y a continuación para cambiar la cantidad basta con hacer Click en la columna adecuada [UVFC] ó [UVFV] para cambiar la cantidad vendida en Formato de Compra o de Venta 3
Expliquemos la Botonera Central Sube la linea en el Panel de clientes y /o Articulos Añade el Articulo situado n el Panel de Todos los Articulos o en el panel de Articulos que Compra el Cliente, en este ultimo caso si se hace una pulsación larga se añaden todos los Articulos que suele comprar el cliente Borra la linea señlada del Pedido,si se hace una pulsación larga nos da la opcion de borrar Todas la lineas del pedido Baja la linea en el Panel de clientes y /o Articulos Envia el pedido actual a la Oficina, si se pulsa largamente envia TODOS los pedidos pendientes a la oficina, también se podrán enviar desde el Panel de Utilidades como luego se verá Nos permite cambiar de Cliente Nos permite buscar un artículos o clientes por cualquiera de sus datos Podemos anotar Cobros totales y parciales de este Pedido usando la Lista de Cobros pulsando en el Boton donde primero señalaremos una forma de cobro y continuación el importe cobrado; podemos añadir tantas lineas de cobro como deseemos, asi por ejemplo vamos a incluir 2 cobros en el mismo pedido, el primero en metalico contado y el segundo en un Talón Utilidades 4
Una vez que finalizamos la tarea de ventas o cuando deseemos debemos proceder a enviar sus datos a la oficina central para que sus datos sean capturados por el programa de Gestion Comercial de la empresa, para realizar este envio debemos de señalar el Boton inferior derecho de [Utilidades] Comunicaciones para acceder al Panel de En este Panel tenemos ya configurados los datos necesarios para establecer comunicaciones, comentar solamente que si la cuenta es de gmail o Hotmail no es necesario rellenar la casilla de usuario, pero si la contraseña. El primer Boton [Actualiza Arts/Ctes] nos sirve para actualizar en nuestra Tablet los datos de Articulos y Precios desde la oficina por si cambio algun dato ( nuevos PVP o nuevos Clientes), ademas recibimos también un resumen de los Articulos que nos compra cada Cliente y utilizar esta lista para hacer las Ventas. El segundo Boton [Enviar Pedidos] es el que procede a enviar los Pedidos realizados en la Tablet a la Oficina, y una vez alli el programa de Gestion se encargara de leerlos y ñadirlos al Libro de Ventas. Desde este mismo Panel podremos enviar correos electrónicos a la oficina o al cliente, escribiremos el asunto y el texto del mensaje y usaremos el botón correspondiente 5
en el caso del envio a la oficina podremos incluir los pedidos realizados y aun no enviados por si fallase la conexión FTP, y cuendo enviemos un email al cliente podemos incluir su pedido (en formato ASCII que el cliente podra leer en su ordenador con el programa Word o WordPad) Para cambiar la fecha, el codigo del vendedor, el Almacen de Ventas o la Letra de Ventas basta con señalar cada uno se esos datos y saltara la opcion de modificar PREPARACIO) DEL PROGRAMA DE GESTIO) PARA LA CORRECTA RECEPCIO) DE VE)TAS Cuando el comercial de Preventa recoge el Pedido del Cliente no ha de preocuparse si se trata de articulos a la Venta (2013) o de Articulos representados (- 2013), será el programa de Gestión quien se encargue de ese analisis, y realizara tantas Ventas distintas de un Pedido recibido como sean necesarias (una para los Articulos representados, otra para los vendidos, sabra si es una venta especial, etc). Para que esto lo pueda hacer hemos de rellenar en la ficha de cada Cliente el Modo de tratar los Articulos que va a recibir de los Pedidos Preventa. Para un cliente en que todos los productos que nos compra son representados deberemos de añadir esta linea en la pestaña [Modo Venta Articulos] de la ficha del Cliente, si se trata de una cadena de clientes, bastará ponerlo solo en la ficha de la CE)TRAL Podriamos tambien detallar solo aquellas Familias, Subfamilias y/o la relacion de Articulos que nos compra y como nos los comprará, es decir si es una Venta (+) o una entrega de una marca representada (-) 6
Multi Empresa Esta nueva versión funciona igual que la anterior en cuanto a la operativa de ventas. Se incorpora ahora la opción de llevar varias empresas al mismo tiempo con la misma aplicación. Esta nueva versión se instala en su dispositivo sin borrar la instalada anteriormente, que se desinstalará cuando ya esta nueva versión esté probada y operativa. Cuando se instale esta nueva versión, denominada es.ctasoft.z1 y con el nuevo icono asociado le aparecerá la pantalla siguiente Que nos pedirá que tecleemos el nombre que le daremos a nuestra primera empresa, en este caso de ejemplo he puesto VAQLANZA, más tarde crearemos la segunda empresa. Una vez creada esta primera empresa o cualquier otra debemos de completar las siguientes 2 acciones: 1ª) Ir al panel de Utilidades y rellenar los datos de [Usuario] sdz4208 y [Contraseña] PWgestvav1, tal como muestra la pantalla siguiente Hecho esto ya podemos hacer la descarga de datos desde InterNet pulsando el botón [Actualizar Articulos y Clientes] Cuando termine la descarga y cerremos el panel de utilidades pulsando de nuevo el boton Ùtilidades y la aplicación nos sugerirá que es el momento de cargar los datos 7
descargados, pero de momento le diremos que queremos [Continuar sin reiniciar] pues antes haremos la segunda acción 2ª) Abrimos el panel de Permisos Utilizando el botón [Permisos], introducimos la clave interna de acceso zdm y nos aparecerán los permisos de cada comercial Donde marcaremos que solo verán sus clientes y escribiremos el código del comercial, el 5 en este caso de ejemplo. Hecho esto al cerrar este panel volviendo a pulsar en el botón [Permisos] de nuevo, nos volverá a preguntar si queremos reiniciar y cargar los datos, pero ahora le contestaremos que si, eligiendo la opción [Reiniciar Ahora]. 8
Ya hemos creado la primera empresa, para crear la segunda procedemos de la siguiente manera Creación de una )ueva Empresa En la parte superior izquierda aparece una nueva lista, que contiene la lista de empresas activas (en este caso solo una) y 3 opciones a utilizar: )ueva : eligiéndola nos permite crear nuevas empresas Cambiar )ombre : Nos permite cambiar el nombre de la empresa activa Borrar : Realizará el borrado de la empresa activa, siempre y cuando no tenga pedidos realizados y aún pendientes de enviar a la oficina. Hay que tener en cuenta que para borrar una empresa es preciso introducir la clave interna antes citada y que no sabrán los comerciales. Si elegimos una de las empresas, se cargarán todos los datos de la misma para realizar pedidos y enviarlos a la oficina. Pues bien, para crear la segunda empresa elegimos la opción )ueva y comenzará el proceso antes comentado desde el principio. Los datos de conexión FTP con Interet en esta segunda empresa [Usuario] y [Contraseña] habrá que añadirlos en Utilidades para poder conectar con la Oficina. Se incorpora también un nuevo botón en el panel de [Utilidades] que nos permitirá actualizar la aplicación cuan existan nuevas versiones. 9
Visor de Pedidos Realizados en el día, de un Cliente o de TODOS Podremos ver una Lista de todos los pedidos que hemos realizado en la Fecha y además podemos visionar tanto los que ya hemos enviado a la Oficina como los que aún están pendientes por enviar, aunque solo podremos modificar los pedidos que aún están pendientes de envío. Además si por alguna razón nuestra Oficina necesite que le reenviemos un pedido de hasta una semana anterior desde nuestra Tablet podremos hacerlo de forma automática, localizando dicho pedido de dos maneras, si conocemos el Cliente lo señalamos en la Lista de Clientes y observaremos como en la parte inferior aparece un nuevo icono con una segunda carpeta que contendrá la Lista de los Pedidos ya enviados de este cliente Observaremos que el texto del pedido aparece en letra azul y que no nos permite realizar ninguna modificación, aunque vemos que aparece una flecha justo encima de la carpeta de los pedidos aun no enviados que me permitirá al pulsarla recuperar el pedido, modificarlo y poder reenviarlo nuevamente a la oficina. Observaremos que en esta nueva carpeta de <Pedidos Enviados> al abrirla aparecerá una Lista de Pedidos cuyos nombres están formados por 5 segmentos ComercialNºPedido-Cliente_Fecha_NºEnvio.txt 100-00002002_200414_2.txt indica comercial 1, pedido 00- cliente 00002002 enviado 20/04/14 intento de envio 2, la terminación.txt indica al sistema informático que se trata de un archivo que contiene texto. En resumen cada vez que hacemos el envio de un pedido este se archiva en esta carpeta, y si fallase la comunicación con InterNet, la aplicación lo detectará y avisará al usuario, quedando el pedido archivado solo como un intento de envio y también disponible en la carpeta del cliente como pedido pendiente de enviar. Así en el ejemplo anterior vemos qe el pedido anterior tuvo 3 intentos de envio : _0.txt, _1.txt y _ 2.txt 10
Tambien podremos ver TODOS los pedidos del día, enviados o no, desde el panel de Utilidades Al abrir la lista de <Pedidos )O Enviados> o la de <Pedidos Enviados> elegiremos la opción Mostrar, a continuación aparecerán las Listas de Pedidos Además cuando elijamos cualquier Pedido de estas listas podremos visualizarlo o reenviarlo a la oficina. Observaremos también que a partir de ahora en el Panel de Clientes pueden aparecer 3 colores: )egro : cliente sin pedidos Rojo: cliente con pedidos y todos o alguno de ellos pendiente de enviar Azul: todos los pedidos realizados están enviados 11