4S ESTANDARIZAR - SEIKETSU : Mediante la identificación se establece un lenguaje común: un nombre para cada cosa y cada cosa con un solo nombre. 1
4S ESTANDARIZAR - SEIKETSU : Las preguntas que en este caso nos deberíamos hacer son las siguientes: ha habido en su organización averías en la maquinaria por falta de limpieza? se ve obligado a dedicar alguna jornada a limpiar en vez de trabajar normalmente? 2
4S ESTANDARIZAR - SEIKETSU : Las preguntas que en este caso nos deberíamos hacer son las siguientes: puede alguien ajeno a un departamento o sección de su organización ver que algo no está ubicado o no funciona correctamente? Si esta persona detecta una situación incorrecta; tiene las indicaciones necesarias y suficientes para actuar en consecuencia sin depender de otras personas? 3
4S ESTANDARIZAR - SEIKETSU : Si una persona detecta una situación incorrecta; tiene las indicaciones necesarias y suficientes para actuar en consecuencia sin depender de otras personas? 4
4S ESTANDARIZAR - SEIKETSU : BENEFICIOS OBTENIDOS en la 4 S: Facilita la comunicación. Aumento de la participación de los empleados. Trabajo en equipo con buenos resultados. Mejora del ambiente de trabajo. Reducción/ eliminación de auditorías. Confianza en datos e informaciones. Reducción de actos inseguros. Mejora del grado de satisfacción de los empleados. Mayor beneficio del 5s es con seguridad ofrecer a las personas una forma de vivir Mejor, tanto en las horas de trabajo, como en las horas de descanso y ocio. 5
5S DISCIPLINA - SHITSUKE: entrenamiento y autocontrol Disciplina - seguir mejorando Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas. Consiste en desarrollar la capacidad de detectar oportunidades de mejora. Desarrollar consensos y el respeto por las ideas del equipo. Se deberán tener en cuenta tres acciones básicas: auditar, implementar planes de acción, y establecer reconocimientos Las auditorías permitirán verificar, documentar y establecer planes de acción ante desvíos y oportunidades de mejora. 6
Disciplina = hacer las cosas bien naturalmente Tener presente que éste es un proceso gradual y no va a tener un 100 % de los resultados positivos a corto plazo. Es un gran ejercicio de trabajo en equipo, donde todos deben participar y decidir la forma en que van a trabajar, creando normas y reglas que faciliten la convivencia, sea en casa o en el trabajo. La autodisciplina significa responsabilidad para cumplir las reglas y normas que creamos en consenso (la responsabilidad se asume a través de la práctica). Los equipos 5S son el medio en el que asoman los nuevos liderazgos y donde se pone en práctica las virtudes personales. 7
Algunas estrategias para el mantenimiento de la autodisciplina Presentaciones periódicas en el gemba de los avances 5S, Presentaciones a las gerencias y jefaturas, Los mejores ejemplos 5S publicados sistemáticamente, Carteles con frases del 5s, Promociones de puestos a los mejores, Visitas a plantas con implementación exitosa 5S, Concursos, eventos, Boletines,. Evolución de las auditorias 5S para mantener el grado de motivación. 8
Algunas estrategias para el mantenimiento de la autodisciplina Evaluaciones periódicas Es de extrema importancia que los gerentes y hasta los directores demuestren la importancia que la empresa da a los 5s. Por lo tanto existe la necesidad de la creación de un equipo de acompañamiento de los 5s, formando por estos funcionarios con el objetivo de evaluar las áreas/ equipos de 5s. Las evaluaciones deben ser estandarizadas con los mismos criterios realizados por check-list preestablecidos. Es importante que las reglas sean claras para todos los funcionarios. 9
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Para el desarrollo de las auditorías será necesario: 1 ) Crear un documento, que a modo de lista de verificación tenga en cuenta los aspectos de: organización, limpieza, ubicación; para cada sector, contar con detalle de ítems a verificar contar con criterios de evaluación 11
FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE LOS 5S Área Evaluada Facilitador Responsable Evaluador SENTIDO DE UTILIZACIÓN Ítems a ser evaluados Criterios de Evaluación Notas 0 1 2 3 4 1 Materiales Necesarios y No Necesarios. Exceso o falta de materiales. 2 Transferencia de ítems. Hay tratamiento de los ítems que deben ser transferidos. 3 Recursos Disponibles Hay materiales sin utilización Total por Área 12
Ítems a ser evaluados SENTIDO DE ORGANIZACIÓN Criterios de Evaluación Notas 0 1 2 3 4 1 Materiales fuera de lugar. Hay materiales en lugares inadecuados. 1.Localización de los Materiales. Hay sistemas de localización a distancia. 3 Identificación Hay identificación de materiales Total por Área 13
SENTIDO DE LIMPIEZA Ítems a ser evaluados Criterio de Evaluación Notas 0 1 2 3 4 1 Preocupación con lo Visual. Hay niveles de Contaminación Elevados. 2 Ambiente Físico. Hay paredes, mesas y pisos sucios. 3 Limpieza Depósitos y descartes llenos Total por Área 14
SENTIDO DE LIMPIEZA Ítems a ser evaluados Criterio de Evaluación Notas 0 1 2 3 4 1 Preocupación con lo Visual. Hay niveles de Contaminación Elevados. 2 Ambiente Físico. Hay paredes, mesas y pisos sucios. 3 Limpieza Depósitos y descartes llenos Total por Área 15
SENTIDO DE AUTODISCIPLINA Ítems a ser evaluados Criterio de Evaluación Notas 0 1 2 3 4 1 Compromiso del Personal Hay compromiso de los funcionarios. 2 Mantenimiento Preventivo. Hay algún sistema para el mantenimiento de la organización. 3 Reglas y Normas T odas las normas y reglas son obedecidas. Total por Área Puntuación 0 = Muy Malo 1 =,Malo 2 = Medio 3 = Bien 4 = Muy Bien 16
2 ) Definir la frecuencia de las auditorías, inicialmente en períodos cortos y luego a períodos más largos, siempre dependiendo del avance. 3 ) Definir quien hace las auditorías, por autocontrol de los operadores, por control recíproco de sectores, o por equipos de auditorías formados por participación voluntaria y por períodos preestablecidos 4 ) Establecer planes de acción, al finalizar cada auditoría deben elaborarse planes de mejora 5 ) Dar a conocer los resultados de las auditorías, formando parte de información a la vista" en cada sector. 6 ) Actualizar los documentos, fotos, esquemas que muestran las mejoras. 7 ) Guardar el registro histórico y armar una carpeta de las 5s en el sector. 17
Evaluaciones periódicas Es de extrema importancia que los gerentes y hasta los directores demuestren la importancia que la empresa da a las 5s. Existe la necesidad de la creación de un equipo de acompañamiento de las 5s, formado por estos funcionarios con el objetivo de evaluar las áreas/ equipos de 5s. Las evaluaciones deben ser estandarizadas con los mismos criterios realizados por un check-list preestablecido. Es importante que las reglas sean claras para todos los funcionarios. 18
Evaluaciones periódicas 19
Comunicación visual de la evolución y los resultados 20
Comunicación visual de la evolución y los resultados 0 = no existen métodos de gerenciamiento visual. 1 = no hay preocupación de mejora en la implementación de métodos de gerenciamiento visual. 2 = los pocos métodos existentes no son eficientes. 3 = existen buenos métodos, pero estos no están patronizados. 21 4 = existen buenos métodos de gerenciamiento, con códigos y colores patronizados
Organización para mejorar los resultados 22
Organización para mejorar los resultados 5 DISCIPLINA Shitsuke - Seguir mejorando Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas. Esta etapa contiene la calidad en la aplicación del sistema 5S. Si se aplica sin el rigor necesario, éste pierde toda su eficacia. Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los motores de esta etapa son una comprobación continua y fiable de la aplicación del sistema 5S (las 4 primeras 'S' en este caso) y el apoyo del personal implicado. 23
Sugerencias trate los problemas a medida que aparecen. tenga en cuenta que la iniciativa viene del personal. forme los equipos de mejora dando participación a todos las personas involucradas con independencia de los niveles. sea práctico para dar soluciones. hay que tener muy en cuenta: la disciplina (respecto de los principios). la gestión del tiempo (planes de acción). el desarrollo de las calificaciones. la participación. la comunicación. 24
Premios y reconocimientos Es muy conveniente establecer un sistema de reconocimientos, preferentemente no remunerativos para grupos, equipos, e individuales como premio al mantenimiento y la mejora de los estándares. Un desvío o incumplimiento en este tema,está esencialmente ligado a la motivación del personal, por ello es conveniente premiar los logros y las mejoras. 25
CONCLUSIONES La falta de orden, limpieza y seguridad es un factor crítico en materia de productividad, calidad y costos, por lo tanto su atención n es primordial. No vale de nada, o poco sirve, copiar modelos basados en culturas centenarias enfocadas en torno a la disciplina y éticas de trabajo y compromiso social. Mucho mejor es generar y construir una cultura propia de ordenamiento, limpieza y calidad. 26
CONCLUSIONES La excelencia y la competitividad no se consiguen en ambientes y lugares inseguros, desordenados y poco limpios, ello es algo que deben entender e y comprender claramente los empleados, y también n los directivos de las empresas La falta de aseo orden y seguridad caracteriza a las empresas carentes c de competitividad. Su existencia no asegura el triunfo, pero su inexistencia si asegura la derrota. 27
CONCLUSIONES Ejecutar un plan de ordenamiento y limpieza es primordial para entrar en el juego competitivo del siglo XXI La falta de orden, limpieza y seguridad es un fuerte generador de improductividades y despilfarros, por lo que su puesta en práctica no sólo s mejora la calidad de vida laboral, sino que ello va acompañado ado de importantes incrementos en la rentabilidad de la empresa. 28