Manual De Usuario Facturando.me Pág.1 De 21 Descripción El presente manual tiene como objetivo ofrecerte la información para que fácilmente puedas facturar en tu portal de Facturando.me y aprovechar toda su funcionalidad. Requerimientos En cuanto a los requerimientos fiscales, antes de registrarse para el uso de la aplicación, el contribuyente deberá contar con su Firma Electrónica Avanzada (FIEL), proporcionada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y contar por lo menos con un Certificado de Sello Digital (CSD) válido y vigente para firmar los comprobantes que se generen. El CSD puede ser solicitado con la aplicación SOLCEDI, que proporciona el SAT. Para más información ver www.sat.gob.mx Por su naturaleza totalmente basada en Web, facturando.me no requiere instalación ni configuración alguna en el equipo donde se vaya a trabajar y puede ser utilizada en cualquier lugar donde se tenga acceso a Internet; sin importar el sistema operativo que utilice como dispositivo móvil, pc, imac. De esta manera, se establecen como requerimientos mínimos para el uso de la aplicación los siguientes: Una computadora con conexión a Internet, de preferencia banda ancha para una respuesta más rápida, un navegador Web gráfico con soporte para SSL, con Javascript y Cookies habilitadas. El contribuyente también tendrá que almacenar sus CFDI's en formato PDF y XML en un dipositivo adicional del cliente, ya que por ley éste debe conservarlo al menos 5 años. Registro al portal www.facturando.me En caso de no haberse registrado previamente puede hacerlo haciendo clic sobre:www.facturando.me Esta acción lo lleva a la pantalla de registro donde se solicitan los datos fiscales y datos de usuario para la creación de su portal. Deberá llenar los campos requeridos, teniendo especial cuidado en el registro de su correo-e, RFC, Razón Social.. Posteriormente recibirá un correo-e con el número de su portal, usuario y contraseña. Se recomienda guardar en marcadores del navegador su portal y una vez ingresado al sistema cambiar su contraseña.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.2 De 21 Inicio de sesión Una vez iniciada la sesión se presenta la pantalla principal de la aplicación, que consiste en un menú de lado izquierdo en el que están agrupados los diferentes documentos y catálogos. 1. Ilustración: Pagina principal Para que el servicio de emisión de CFDI's quede activado se realizarán una sola vez los siguientes pasos: 1. Crear Datos del Contribuyente Los campos marcados con asterisco rojo son obligatorios, los demás son opcionales. Teclear el botón Cambiar Logotipo. Subir el Logo. 2. Ilustración: Valores iniciales
Manual De Usuario Facturando.me Pág.3 De 21 3. Ilustración: Logotipo 4. Ilustración: Subir archivo Examinar para seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo y posteriormente seleccionar para subirlo. 2. Agregar Certificado de Sello Digital ( CSD ) Esto lo podrá hacer en la siguiente ruta menú > configuración > timbrado Seleccionar el botón Ver Detalles. 5. Ilustración: Certificado de Sello Digital Antes de empezar a emitir comprobantes fiscales digitales debe registrar por lo menos un Certificado de Sello Digital (CSD). El CSD es usado por la aplicación para sellar o firmar cada comprobante fiscal. El CSD tiene tres elementos, que son indispensables para que pueda ser registrado.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.4 De 21 Un archivo de llave privada (con extensión.key) Un archivo de certificado (con extensión.cer) Una contraseña. Notas Importantes: Un CSD tiene una vigencia de cuatro años, durante este periodo se pueden seguir firmando comprobantes fiscales digitales mientras no sea revocado. 6. Ilustración: Aún cuando se pueden recuperar los CSD registrados en la aplicación, la contraseña queda encriptada en el sistema, es responsabilidad del usuario el resguardo de la misma. 3. Registrar Un CFDI Los pasos a seguir para crear un CFDI son: Aún cuando se pueden recuperar los CSD registrados en la aplicación, la contraseña queda encriptada en el sistema, es responsabilidad del usuario el resguardo de la misma. 1. Agregar un Servicio o Producto 2. Dar de Alta un Cliente 3. Crear una factura
Manual De Usuario Facturando.me Pág.5 De 21 Agregar Servicio o Producto Para registrar un CFDI requerimos previamente, un concepto a facturar. La ruta dentro del menú es: Partida > Nueva Partida 7. Ilustración: Partida 8. Ilustración: Nueva partida Número : Es el código para el servicio o producto a vender. Descripción: La descripción será la que aparezca al crear una factura, sin embargo en el documento será modificable 9. Ilustración: Precio de Vta Precio de Venta: Será el que aparezca por defecto al crear una factura y es modificable en el documento.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.6 De 21 Unidad de medida: Es requerida, en caso de servicios pueden ser; HRS, SERV, DIA, etc.i Impuesto: Seleccionar los impuestos aplicables para el producto o servicio 10. Ilustración: Impuestos Al finalizar la captura, presionar el botón Actualizar y posteriormente el botón de Guardar Agregar un Cliente Para registrar un CFDI previamente requerimos un cliente al cual se le va a facturar. La ruta dentro del menú es: Ventas > Nuevo Cliente 12. Ilustración: Ventas 11. Ilustración: Nuevo cliente Seleccionar si es una empresa o una persona física. Dependiendo de ésta selección, cambian los datos. Los campos marcados con asterisco rojo son obligatorios, los demás son opcionales.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.7 De 21 13. Ilustración: Tipo de empresa o Persona fisica Los datos de lado izquierdo corresponden a los datos de facturación y los datos del lado derecho corresponden al contacto. 14. Ilustración: Datos del cliente 15. Ilustración: Seleccionar Impuestos Seleccionar Tipo de Impuestos aplicables al cliente Datos Adicionales Límite de Crédito: Este dato es informativo, y se hereda del catálogo de clientes (ver Buscar Cliente). Corresponde al crédito que autorizaste para tu cliente. Disponible: Se refiere a la cantidad disponible de crédito que tiene tu cliente. Al finalizar la captura, presionar el botón Actualizar y posteriormente el botón de Guardar
Manual De Usuario Facturando.me Pág.8 De 21 Crear Factura Facturando.me, maneja el documento Factura donde se registra la información y puede guardarse, aún cuando no se haya generado el CFDI. Esto es útil para revisar previamente que todos los datos estén correctos y posteriormente sellar el documento para convertirlo en un CFDI. Un CFDI cuenta con dos CSD (Certificados de Sello Digital), uno que registramos en configuración y el que otorga el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). Para registrar una factura nueva, la ruta dentro del menú es: Ventas > Factura de Venta Seleccionar el cliente Cliente: Al momento de seleccionar un cliente, en automático se heredarán los datos que registraste para éste en el catálogo de clientes. L 16. Ilustración: Ventas 17. Ilustración: Factura de venta 18. Ilustración: Seleccionar cliente Número de Factura: Es el consecutivo que toma la factura y podrás consultar reportes con este número.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.9 De 21 Nota: En la ventana de configuración se encuentra el folio que tomará la siguiente factura a registrar. Número de Orden: Es opcional. Fecha de Factura: Al registrar una Factura, el sistema asigna la fecha en que se está registrando, y te da la opción a modificarla. Así podrás registrar facturas con fechas posteriores y adelantar capturas. Fecha de Vencimiento: Se refiere a la fecha en que vence el crédito otorgado a tu cliente. Condiciones: A partir de la fecha de Factura se cuentan los días registrados en en el campo Condiciones y el sistema calcula la Fecha de Vencimiento. Si deseas puedes cambiar la fecha de vencimiento, y al presionar el botón Actualizar, el sistema automáticamente calculará los días de condiciones. 19. Ilustración: Fecha de factura 20. Ilustración: Moneda Moneda: Tienes la posibilidad de manejar diferentes tipos de moneda, dependiendo del tipo de transacciones que realices en tu negocio (pesos mexicanos, dólares, euros, etc). Registrar partidas de la Factura. En el campo número puedes registrar el número de servicio o producto, pero si no recuerdas el dato, puedes usar el carácter comodín %. Así el sistema te mostrará la lista de todos los servicios y/o productos que hayas ingresado.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.10 De 21 21. Ilustración: Partidas Desplegada la lista, puedes seleccionar varios productos o servicios y presionar el botón continuar. Y enseguida te aparecerá tu partida seleccionada. 22. Ilustración: Seleccionar partidas 23. Ilustración: Partida seleccionada 24. Ilustración: Botón Actualizar Presionar el botón de Actualizar y en automático el sistema calculará los impuestos que se hayan seleccionado para el cliente y para el servicio o producto.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.11 De 21 25. Ilustración: Iva desglosado Ya seleccionadas las partidas en tu factura, pulsar el botón de Actualizar si hiciste algún cambio y enseguida el botón de Registrar. 26. Ilustración: Botón Actualizar en caso de cambios en la Factura 27. Ilustración: Botón Registrar ya que se desee guardar la Factura Esta leyenda indica que tu factura ha sido guardada. 28. Ilustración: Factura guardada Si deseas ver tu factura, teclear el botón Visualizar.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.12 De 21 29. Ilustración: Visualizar factura En ese momento la factura tiene un Estado: Registrado. 30. Ilustración: Estado de la factura Crear un CFDI Terminado este paso puede emitir el CFDI o en una fecha posterior. Una vez registrada una factura se activa el botón de CFDI. 31. Ilustración: Botón de CFDI activado Sin embargo también se activa el botón de Borrar, en caso necesario, una factura puede borrarse, sin haberse creado un CFDI. 32. Ilustración: Botón Borrar activado
Manual De Usuario Facturando.me Pág.13 De 21 También puede registrarse el cobro inclusive antes de que se genere el CFDI, si sus clientes pagan por adelantado. Envío de CFDI Luego de crear los CFDI s, éstos pueden ser enviados por correo-e en formatos XML y PDF. Este paso lo podrá hacer tecleando el botón correo-e. 33. Ilustración: Envío de CFDI s Enseguida aparecerá una pantalla donde podrás escribir el Correo-e, Asunto, Mensaje, Cc (con copia), Bcc (copia oculta). Teclear el botón Continuar. 34. Ilustración: correo-e Se recomienda enviar con copia oculta Bcc a la cuenta de correo que irá almacenando los documentos. Recordar que el XML es el archivo oficial y el PDF es para visualización e impresión para los clientes
Manual De Usuario Facturando.me Pág.14 De 21 35. Ilustración: Representación de PDF
Manual De Usuario Facturando.me Pág.15 De 21 36. Ilustración: Representación de XML Consultar CFDIs creados 38. Ilustración: Consulta CFDI s creados (paso 1) 37. Ilustración: Consulta CFDI s creados (paso 2) Para poder revisar los CFDI s creados la siguiente ruta en el menú es ventas > facturas.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.16 De 21 Una vez dentro podrán seleccionar el periodo, año, abierto (a) o cerrado (a), para hacer mas rápida la búsqueda de sus CFDI s. 39. Ilustración: Criterios de selección 40. Ilustración: Campos a mostrar
Manual De Usuario Facturando.me Pág.17 De 21 Enseguida podrá visualizar sus facturas registradas. 41. Ilustración: Lista de CFDI s creados Dar click en la factura que desea ver. 42. Ilustración: Consulta de CFDI s Cancelar CFDI El cancelado de CFDI s, se hará a través del SAT. El acceso por la página del SAT es para cancelar manualmente los CFDI's, si se requiere hacer una cancelación masiva, se debe de hacer a través del Web Services del PAC. Impuestos Adicionales Si se necesitan otros impuestos, ir a la ruta dentro del menú: Partidas > Configuración > Impuestos
Manual De Usuario Facturando.me Pág.18 De 21 43. Ilustración: Impuestos > Actualizar Si modificó datos, presionar primero el botón Actualizar y después Guardar. Si ya están todos los datos que requiere presionar el botón Guardar. Crear una Cotización y Crear un CFDI a partir de una cotización Facturando.me maneja el documento Cotización. Este documento nos permite controlar qué cotizaciones son autorizadas, pendientes de autorizar, vigentes y posteriormente, sin errores, crear una factura y un CFDI. 44. Ilustración: Ventas La ruta dentro del menú es: Ventas > Cotización 45. Ilustración: Cotización
Manual De Usuario Facturando.me Pág.19 De 21 Seleccionar un Cliente Cliente: Al momento de seleccionar un cliente, en automático se heredarán los datos que registraste para éste en el catálogo de clientes. 46. Ilustración: Seleccionar Cliente para una Cotización Numero de Cotización. Es el consecutivo que toma la Cotización y podrás consultar reportes con este número. Nota: En la ventana de configuración se encuentra el folio que tomará la siguiente Cotización a registrar. Número de Orden: Es opcional. Fecha de Cotización. Es el consecutivo que toma la factura y podrás consultar reportes con este número. Nota: En la ventana de configuración se encuentra el folio que tomará la siguiente Cotización a registrar. Válido hasta. Se refiere a la fecha en que vence el crédito otorgado a tu cliente. Si deseas puedes cambiar la fecha de vencimiento, y al presionar el botón Actualizar, el sistema automáticamente calculará los días de condiciones. 47. Ilustración: Fecha de Cotización El registro de cotizaciones es muy similar al registro de facturas. Se envía por correo y se tiene la bitácora de los comentarios hechos al cliente. Obsérvese que una vez creada la cotización, se tiene el botón de Factura, lo que evitará recapturas o errores en el paso de una cotización autorizada a la facturación de la misma.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.20 De 21 48. Ilustración: Factura de Venta Preguntas Frecuentes Acerca de Certificados de Sello Digital Error al intentar cargar la llave privada, asegúrese de que la contraseña escrita sea válida El sistema no pudo abrir la llave privada con la contraseña especificada, deberá verificar que en efecto se trate de la contraseña de acceso del CSD. Ocurrió un error al cargar el certificado, verifique que sea un certificado digital válido Verifique que el archivo que está indicando en el campo Certificado de Sello Digital sea el archivo (.cer de su CSD), si intenta cargar otro tipo de archivo el sistema no lo reconocerá y no podrá proceder con la carga del mismo. El Certificado de Sello Digital no corresponde al contribuyente emisor Basándose en una lista de contribuyentes y certificados autorizados por el SAT, la aplicación verifica si cierto CSD corresponde a un contribuyente, esta lista es actualizada de lunes a viernes y en caso de que un CSD haya sido recién tramitado, se tendrá que esperar a que la lista sea actualizada y publicada para que se permita firmar un CFDI con ese CSD. El certificado se encuentra revocado o caduco Un CSD tiene una vigencia de 4 años, durante este tiempo puede ser usado para firmar los CFDI emitidos por el contribuyente a quien corresponda, sin embargo un certificado puede ser revocado por el contribuyente durante este tiempo. La aplicación no permitirá generar un CFDI cuando el certificado haya caducado o se encuentre revocado, tendrá que usar un CSD diferente para firmar sus CFDI. La fecha del CFD está fuera del rango de la validez del certificado Un Certificado de Sello Digital tiene una fecha de inicio de validez o una fecha de fin, este es el periodo durante el cual puede ser usado para firmar CFDI, no antes ni después. El certificado usado para generar el sello digital no es un Certificado de Sello Digital Verifique que el certificado con el que está intentando firmar el CFDI no sea una FIEL sino un CSD.
Manual De Usuario Facturando.me Pág.21 De 21 Glosario de términos y acrónimos CFDI. Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es la versión 3.0 del Comprobante Fiscal Digital, el nuevo esquema de CFD definido por el Servicio de Administración Tributaria SAT; este esquema entra en vigor a partir del 1 de enero de 2010 en México. A diferencia del CFD 2.0, el CFDI tiene que ser certificado por un Proveedor Autorizado de Certificación para que sea fiscalmente válido, esta certificación consiste en la adición del Timbre Fiscal Digital, que contiene, entre otras cosas, un folio único con el que se identificará al comprobante y la firma de certificación del PAC. CSD. Certificado de Sello Digital. Es un documento electrónico expedido por el SAT que garantiza la vinculación entre un contribuyente y su clave pública. Está compuesto por tres elementos: La llave pública, la llave privada y una contraseña. El CSD es necesario para generar la firma del contribuyente para cada CFDI generado. (Servicio de Administración Tributaria, 2010) PAC. Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI, es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. Asimismo, tienen como obligación, enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes. (Servicio de Administración Tributaria, 2010) PDF. Portable Document Format. Es un formato de archivo diseñado especialmente para la portabilidad de documentos que van a ser impresos o para presentar la vista final de un documento. Es el formato más utilizado para la generación de representaciones de CFDI impreso (Adobe, 2010). TFD. Timbre Fiscal Digital. Es el complemento del CFDI que es generado por el PAC que hace que el CFDI sea fiscalmente válido. Contiene un identificador único asignado por el PAC, la fecha y hora de la generación del timbre, los datos del PAC que lo genera y un sello digital que es generado por el PAC. XML. Extensible Markup Language (Lenguaje de marcas extensible). Es un formato de texto muy flexible definido por el W3C que está diseñado para el intercambio de información entre sistemas de información. Es el estándar utilizado para la representación nativa de los CFDI (W3C, 2010). El certificado usado para generar el sello digital no es un Certificado de Sello Digital Verifique que el certificado con el que está intentando firmar el CFDI no sea una FIEL sino un CSD. 16