VERSIÓN: 10 Página 1 de 6 Preparó: Lic. Carolina Sandoval Revisó: Ing. Verónica García Autorizó: Lic. Bernardo Montes CARGO: FIRMA: FECHA: Jefe de administración de personal y nomina Gerente de calidad Gerente de recursos humanos 1. OBJETIVO 1.1 Establecer la metodología para reclutar, capacitar y administrar personal, así como proporcionar seguridad en el lugar de trabajo. 2. ALCANCE 2.2 Este procedimiento aplica a todo el personal de Industrias Promi de Occidente S.A. de C.V. 3. DEFINICIONES CURP IFE IMSS INFONAVIT SAP STPS Clave Única de Registro de Población Instituto Federal Electoral Instituto Mexicano de Seguridad Social Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores Es un software empresarial (ERP) enfocado a optimizar el ciclo de operaciones, procesos y flujos de información operativa, administrativa y contable para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) Secretaria de Trabajo y Previsión Social 4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES 4.1 Del jefe de área: 4.1.1. Solicitar con anticipación cualquier vacante a cubrir. 4.2 Del gerente de recursos humanos. 4.2.1. Verificar la vigencia de las normas oficiales mexicanas aplicables a este documento. 4.2.2. Verificar que la plantilla autorizada cumpla con los objetivos y las necesidades de la empresa. 4.2.3 Procedimiento aplicables POL-006 Recursos Humanos, POL-007 Acta de hechos. 5. METODOLOGÍA 5.1. RECLUTAR Y SELECCIONAR
VERSIÓN: 10 Página 2 de 6 5.1.1. El jefe de área que tiene un puesto a cubrir de nueva creación elabora la Requisición de personal REG- 003. En el caso de reemplazos o puestos que ya existen, no necesitará elaborar dicho documento. 5.1.2. La dirección general autoriza la Requisición de personal REG-003 para poder realizar la contratación. 5.1.3. El coordinador de reclutamiento y selección de personal revisa y actualiza, en caso de ser necesario el Perfil de puesto REG-057 y en el caso de puestos de nueva creación, el gerente recursos humanos deberá crear el mismo perfil, basándose en la Requisición de personal REG-003 hecha anteriormente cuando se requiera. 5.1.4. El coordinador de reclutamiento y selección de personal publica la vacante o vacantes indicando; número de plazas, perfil del puesto, lugar de trabajo, horario de trabajo y sueldo ofrecido. 5.1.5. El gerente recursos humanos y el coordinador de reclutamiento y selección de personal revisan los currículos y solicitudes recibidas, seleccionando los que más se apegan al perfil necesitado (experiencia, salario previo en rango al ofertado, residencia cercana a la fuente de trabajo preferente). 5.1.6. El gerente recursos humanos y el coordinador de reclutamiento y selección de personal citan a entrevista a los candidatos que más se apegaron a lo solicitado en el Perfil de Puesto REG-057. 5.1.7. El gerente recursos humanos y el coordinador de reclutamiento y selección de personal pre-seleccionan candidatos para entrevistas con jefe de área. 5.1.8. El jefe de área entrevista a los candidatos pre-seleccionados y detectar aquellos que se apegan a lo solicitado según el Perfil de Puesto REG-057. 5.1.9. El gerente recursos humanos y el coordinador de reclutamiento y selección de personal seleccionan al candidato idóneo que cumpla con perfil, habilidades, experiencia y competencias con mayor fortaleza y apego al perfil requerido por el jefe de área. 5.1.10. El coordinador de reclutamiento y selección de personal solicita los documentos para contratación: Solicitud de empleo, acta de nacimiento, IFE, CURP, comprobante de domicilio, N IMSS, constancia de estudios, cartas de recomendación, constancia INFONAVIT (cuando aplique) y lo necesario para comprobar que cumple con el perfil y posteriormente firmar los contratos que demanda en departamento de recursos humanos. 5.1.11. El gerente recursos humanos junto con el jefe de administración de personal solicitan a la agencia el alta del personal de nóminas y solicitan a la agencia el alta en el IMSS. 5.1.12. El gerente recursos humanos actualizará Trimestralmente el organigrama revisando los perfiles de puestos estén completos en los cambios realizados de movimientos e ingresos de personal que se presenten en los periodos a revisar. 5.2. CAPACITAR - INDUCCIÓN 5.2.1. El coordinador de reclutamiento y selección de personal presenta al nuevo colaborador haciendo el recorrido por cada área de la empresa, finalizando con el jefe de área para el cual ha sido contratado y así mismo comenzar con el proceso de capacitación, incorporación y asignación de tareas.
VERSIÓN: 10 Página 3 de 6 5.2.2. El coordinador de reclutamiento y selección de personal organiza antes del ingreso el horario de la inducción del nuevo colaborador, para que al momento de comenzar a laborar en la empresa, el primer día sea dedicado única y exclusivamente a la capacitación para personal de nuevo ingreso, finalizando con las firmas de los capacitadores en el formato de Inducción REG-046. 5.2.3. Para complementar su capacitación para el personal de nuevo ingreso o personal que es promovido o cambia de posición o puesto, el jefe de cada área es el responsable de trasmitir los documentos o la información requerida en el puesto. 5.2.4. El coordinador de reclutamiento y selección de personal almacena el registro Inducción REG-046 ya con las firmas, en una carpeta en ubicada en la oficina de recursos humanos. Nota: Cuando se considere necesario para cambios de puesto o aumentos de salario el jefe inmediato debe aplicar la Evaluación de desempeño REG-002 a los colaboradores que ya tienen planta. 5.3. CAPACITACIÓN CONTINUA 5.3.1. Cada que se requiera hacer un movimiento de personal, el jefe de área completará la Evaluación de desempeño REG-002 esto aplica a las área de jefaturas a direcciones esto para detectar áreas de oportunidad y necesidades de capacitación que tiene cada colaborador, o bien cuando crea necesario o vea una necesidad de capacitación específica y el gerente recursos humanos solicita al jefe Inmediato este registro cuando se requiera alguna capacitación en específico y ajustarlo al programa de capacitación anual. Nota: Se detectarán necesidades de capacitación así como áreas de oportunidad en base a los resultados de la aplicación del registro Evaluación de desempeño REG-002 mencionado en 5.3.1, así como la Encuesta de Clima Laboral REG- 072. 5.3.2. El gerente recursos humanos recaba la información pertinente a la capacitación anual. 5.3.3. El gerente recursos humanos deberá: 5.3.3.2. Realizar el calendario de capacitación anual ajustándolo de acuerdo a las necesidades de la empresa. 5.3.3.3. Presentar la información a la dirección general para valoración y análisis en lo referente a la o las áreas de oportunidad (capacitación) requerida por área y departamento, así como las propuestas para su aceptación o cambio. 5.3.3.4. Buscar los cursos o capacitaciones requeridos, en catálogos de cursos de instituciones como: COPARMEX, Arioac, Cámara de comercio, STPS, Protección civil, Bomberos, etc. Y deberá obtener probables fechas para impartir el curso, lugar propuesto donde se realizara el curso, perfil del capacitador, validez del curso (ante instancias oficiales). 5.3.3.5. Realizar tiempos y agendar con el área o departamento y el jefe de área, para que el personal asista al curso o capacitación. 5.3.3.6. Verificar que se realiza la capacitación o curso, y se asegura de llenar la Lista de asistencia REG-004. 5.3.3.7. Entregar la constancia de habilidades laborales, del curso o capacitación, con validez emitida por la empresa, empresa capacitadora o por la STPS.
VERSIÓN: 10 Página 4 de 6 5.3.3.8. El calendario de capacitación, los formatos de listas de asistencias y evaluaciones serán resguardados en carpetas por el gerente recursos humanos. 5.4. ELABORAR NOMINA 5.4.1 El jefe de administración de personal y nomina genera los reportes semanales del checador por departamento y realiza el llenado del archivo de incidencias por empleado y departamento, previo a esto se realiza la captura en checador de incidencias como vacaciones permisos, etc.; así como realiza la actualización en sistema de checado y archivo de incidencias de las bajas y altas de personal. 5.4.2 Los jefes de área involucrados en el algún proceso de descuento personal, deberán reportar al jefe de administración de personal y nomina el motivo y la cantidad a descontar al (los) empleado (s). 5.4.3 El gerente recursos humanos envía las altas y las bajas de personal por correo electrónico al jefe de administración de personal y nomina, el cual ajustará la aplicación a la nómina. 5.4.4 El Coordinador de Reclutamiento y Selección enviará la información de los ingresos al Jefe de administración de personal y nomina en la cual puede incluir el número de cuenta bancaria, de no contar con uno, se le entregará al colaborador una carta para que realice el trámite personalmente y entregue el número de cuenta al Jefe de Administración de Personal y Nomina directamente, quien lo ingresará al sistema para que el pago pueda efectuarse de forma correcta. 5.4.5 El jefe de administración de personal y nomina recibe todos los lunes por parte de Gerentes y Jefes de área los posibles pagos adicionales previamente autorizados que se deban realizar a los colaboradores. 5.4.6 El Jefe de Logística elabora, revisa y lleva a firma de autorización el reporte de viajes de choferes, el cual entrega al Jefe de Administración de Personal y Nomina quien aplicará el pago correspondiente. 5.4.7 El Jefe de Administración de Personal y Nómina envía la información a la agencia para su correcta aplicación y pago a los colaboradores de forma semanal todos los viernes. 5.4 CONTROLAR VACACIONES 5.5.1 El colaborador llenará la solicitud de días de vacaciones en el formato de Movimiento de personal REG- 041. Se puede apoyar con el jefe de administración de personal y nómina o con el jefe de área. 5.5.2 El jefe de área autoriza la solicitud firmando en el anterior registro. 5.5.3 Una vez que tiene la solicitud autorizada por el jefe de área en donde se especifique cuantos días son y las fechas que abarca, el jefe de administración de personal y nomina se asegura que esa cantidad de días están disponibles para el periodo cumplido y firma de aprobación. 5.5.4 El jefe de administración de personal y nomina archiva el formato de Movimiento de personal REG-041 en el expediente personal de cada colaborador. 5.5 CLIMA LABORAL
VERSIÓN: 10 Página 5 de 6 5.6.1 Cada año teniendo detectadas las áreas de oportunidad en la empresa, el coordinador de reclutamiento y selección de personal deberá seleccionar los reactivos que conformaran la Encuesta de Clima Laboral REG- 072 a aplicar. 5.6.2 El coordinador de reclutamiento y selección de personal deberá: 5.6.2.1. Aplicar la encuesta a todo el personal que tenga más de 90 días en la empresa. 5.6.2.2 Hacer el vaciado de las respuestas para obtener el concentrado de resultado. 5.6.2.3 Graficar los resultados y presentarlos a director general. 5.6.2.4 Hacer un plan de acción, de acuerdo a los resultados obtenidos. 5.6.2.5 Dar seguimiento al plan de acción tomado para mejorar el clima laboral. 5.7 COMISIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE 5.7.1 El coordinador de seguridad e higiene será el líder de la comisión de seguridad e higiene, implementando el PRO-053 Comisión de Seguridad e Higiene con el personal de la empresa llevando a cabo las actividades que aseguren reducir al mínimo los riesgos de sufrir percances o accidentes así como enfermedades en el área laboral. 5.7.2 El coordinador de seguridad e higiene será el que proporcione el equipo de protección personal de acuerdo a lo establecido en la NOM-017-STPS a los colaboradores que lo requieran, para el buen funcionamiento del equipo de acuerdo al PRO-053 Comisión de Seguridad e Higiene VERSIÓN # FECHA DE ELABORACIÓN 10 18 SEPTIEMBRE 2015 9 29 DE JULIO 2015 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SE ACTUALIZA CONFORME A LA NO CONFORMIDAD DE AUDITORIA INTERNA ISO 9001:2008 DE AGOSTO 2015 SE MODIFICA DEL PUNTO 5.4 LOS PUNTOS 4, 5 Y 6, SE ELIMINO LA POL-010 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION, SE ELIMINA EL REG- 005 EVALUACION DE CURSOS DE CAPACITACION, SE ELIMINA EL REG- 071CHEK LIST DE COMPETENCIAS DE PERSONAL, SE ELIMINA EL REG- 107 INDICADORES DE DESEMPEÑO, SE REVISA POR COMPLETO EL PROCEDIMIENTO. SOLICITÓ CAMBIO CAROLINA SANDOVAL CAROLINA SANDOVAL 8 18 MAYO 15 REVISION COMPLETA A PROCEDIMIENTO ALBA HUERTA
VERSIÓN: 10 Página 6 de 6 7 18 MARZO 2015 6 20 NOVIEMBRE 2014 5 13 NOVIEMBRE 2013 4 15 OCTUBRE 2012 3 21 SEPTIEMBRE 2012 2 27 FEBRERO 2012 SE ANEXA EL TIEMPO PARA LAS JEFATURA DE CAPACITACION A PERSONAL DE NUEVO INGRESO EN LOS DOCUMENTOS ATRIBUIBLES AL AREA ASI COMO TAMBIEN SE ANEXA EL TIEMPO EN QUE SE REALIZARA LA EVALUACION DE DESEMPEÑO. SE ANEXA REG-045 INCIDENCIAS DE TIEMPO EXTRA SE MODIFICO LO MENCIONADO DE LA COMISION DE SEGURIDAD E HIGIENE, ASI COMO ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO DE COMISION DE SEGURIDAD E HIGIENE, SE REVISO EN GENERAL EL PROCEDIMIENTO. SE QUITO EL REG-071 CHECK LIST DE COMPETENCIA DE PERSONAL. SE HICIERON CAMBIOS EN LOS PUNTOS DEL 11 AL 14 DEL APARTADO I RECLUTAR Y SELECCIONAR. SE ESTABLECIÓ LA FRECUENCIA PARA SOLICITAR EL REG-071 SE AGREGO LO CORRESPONDIENTE A LA PRUEBA DE 360 Y SE MODIFICO EL PUNTO VI. SE MODIFICÓ EL PUNTO I. RECLUTAR Y SELECCIONAR Y EL PUNTO III CAPACITACION CONTINUA, SE AGREGO EL REGISTRO REG-072 ENCUESTA DE CLIMA LABORAL. SE CAMBIÓ LA POL-006 RETARDOS POR LAPOL-006 RECURSOS HUMANOS, SE QUITO LA POL-008 CÓDIGO DE VESTIR Y SE AGREGÓ LA POL-010 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION, SE CAMBIO LA POL- 007 ACTAS ADMINISSTRATIVAS POR LA POL-007 ACTAS DE HECHOS, SE AGREGO EL REG-046 INDUCCION Y SE HIZO MODIFICACION AL PUNTO II CAPACITAR INDUCCION. JENNIFER CIBRIAN JENNIFER CIBRIAN BERNARDO MONTES BERNARDO MONTES BERNARDO MONTES OCTAVIO MELO 1 05 DICIEMBRE 2011 DOCUMENTO INICIAL OCTAVIO MELO