IDENTIFICACION DE LA EMPRESA En la primera hoja procederemos a realizar la Identificación de la Empresa que permita anotar los datos con las características que resaltan los aspectos principales como: razón social, RUT, giro del negocio, los rubros resaltantes que se anotará en las primeras hojas, de este ejemplo. Asimismo, en cada rubro se podrá abreviar para identificar, seleccionar y anotar su nombre Selección de la Empresa Para seleccionar la empresa en que se va a trabajar, así como para crear una nueva empresa, seguir los pasos siguientes: 1. Pulse el botón selección de empresa y aparecerá el cuadro selección de empresa. 2. El cuadro selección de empresa, se utiliza para seleccionar la empresa a trabajar así como para crear una nueva empresa o año de trabajo, indicando la ubicación de los archivos con todos sus datos. 3. Pulse Insert para la creación de nuevas empresas, luego aparecerá el cuadro CREACION DE EMPRESAS. 4. Se coloca en el recuadro de Descripción, el nombre de la empresa que se desea crear y en el recuadro de Ruta, se anota en el disco duro la ubicación de los archivos, y haga, de la siguiente manera. 11
Se coloca en el recuadro de Descripción, el nombre de la empresa que se desea crear. En el recuadro de Ruta, se anota la ubicación de los archivos en el disco duro. En el tercer campo se anota en la ubicación de los archivos de la OTRA empresa que queremos recuperar todo el entorno (tablas y parámetros) Al hacer veremos en el cuadro CREACION DE EMPRESAS, la empresa que logramos crear, en este caso LOS ANDES. CREANDO LA RUTA Pulse Alt 058 para : Pulse Alt 092 para \ Colocar el nombre de la empresa. 5. En el cuadro CREACION DE EMPRESAS, pulse enter en la ruta que se logro crear para finalizar la creación de la empresa en el sistema, en seguida aparecerá el cuadro SELECCIONE UNA OPCION, haga SI. Pulse enter en la ruta para crear la empresa Haga Si para aceptar 12
Por defecto se ingresa la contraseña con USUARIO: DEMO y CLAVE: DEMO. Datos Generales de la Empresa En esta área se digita el año de trabajo que el sistema validará al ingresar los voucher (comprobantes). Además de los datos de la empresa que se que se encuentran imprimirán en la cabecera de los reportes, cuenta con 4 campos que se imprimirán al lado izquierdo de la cabecera. UTILITARIOS / DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Nombre abreviado de la empresa que aparecerá como logo en la pantalla éste se utiliza para el nombre del backup Año que la empresa trabajará para que el sistema acepte el ingreso del voucher (comprobantes) Razón social Dirección R.U.T. Giro Los datos de los recuadros se verán en los reportes. 13
HERRAMIENTAS DE UTILITARIOS Las herramientas que facilita utilitarios permite trabajar adecuadamente en el periodo contable que el sistema tiene como opción; apertura, operaciones normales y cierre, además construye la base de datos mediante mantenimiento de archivos, asimismo tenemos la opción de bloquear el ingreso a cualquier mes de trabajo. Cambio de Mes Este utilitario permite cambiar el mes de trabajo, al cual se ingresan los documentos, se visualiza en la parte superior derecha del menú principal. Para el cambio de mes a trabajar, seguir los pasos siguientes: 1. En los botones de acceso pulse el botón cambio de mes de trabajo, aparecerá el cuadro SELECCIÓN DEL MES A TRABAJAR. 2. El cuadro SELECCIÓN DEL MES A TRABAJAR se utiliza para seleccionar el número del mes a trabajar, y haga. En el recuadro anotar el número del mes a trabajar PERIODO OPERACION DEL MES 0 Asiento de apertura 1 12 Enero a diciembre 13 Asiento de cierre Mantenimiento de Archivos Este utilitario nos permite reconstruir los índices de las bases de datos, así como los saldos acumulados que mantengan las cuentas. UTILITARIOS / MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS CUANDO DEBE REALIZAR Luego de recibir información de otro sistema. Cuando existe fallas de energías. Cuando detecta alguna inconsistencia. 14
Bloqueo de Meses a Trabajar Este utilitario permite bloquear el ingreso a cualquier mes de trabajo. El usuario puede utilizar esta herramienta cuando tienen acceso a crear y/o modificar voucher, de ese modo no permitirá realizar cambios en los meses que han sido analizados y presentados el BALANCE. UTILITARIOS / BLOQUEOS DE MESES A TRABAJAR En el cuadro de BLOQUEO DE MESES A TRABAJAR haga click en el voucher que tienen acceso a crear y/o modificar (bloquear o desbloquear), luego haga. Haga click para bloquear Auditoria Esta opción nos permitirá tener un control de los usuarios del sistema, mostrando la fecha y hora en que realizaron los ingresos y/o modificaciones de voucher. UTILITARIOS / AUDITORIA En el cuadro de AUDITORIA seleccione el usuario, origen, número de voucher que desea realizar la auditoria, añadir la fecha del proceso, luego presione. Anote el número de voucher Seleccione al usuario Elige el origen Anote fecha para la auditoría 15
Copia de Seguridad o Backup La copia de seguridad permite guardar la información de la empresa del periodo contable generada por el usuario. El sistema guardará en un archivo comprimido toda la información existente de la empresa seleccionada, generando una copia integral de la base de datos del usuario, permitiendo luego restaurar en el PC requerido. UTILITARIOS / BACKUP 1. En el cuadro Proceso terminado, haga click en y el sistema guardará el backup la ruta de la empresa. (con el nombre que usted haya establecido en el momento de crear la empresa) Haga click en aceptar COPIAR EL BACKUP AL SISCONT 2. El backup se encuentra como un archivo comprimido (zipiado) ejemplo; DEMO GOLD 18-11-2010.ZIP. Archivo comprimido DEMO GOLD 16