Software de Contabilidad

Transcripción

1 Software de Contabilidad MANUAL DEL USUARIO Versión 1.0

2 Antes de empezar se indica un resumen de los pasos para operar el sistema: 1.- Cargar el Sistema como sigue: Usuario : ADMIN <Enter> Password: <Enter> ( El password queda en blanco) Año : 2015 <Enter> CREAR NUEVA EMPRESA Para agregar una nueva empresa, debe realizar los sgtes. Pasos: 1.- Código Destino: Es el código nuevo de la nueva empresa ( es un correlativo que se va incrementando cuando se agregan nuevas empresas) 3.- Nombre o Razón Social: la razón social de la nueva empresa. 4.- RUC: El número de RUC de la nueva empresa, Finalmente, dar click en <Generación de Nueva Compañía> Automáticamente el sistema se reinicia y al volver a ingresar en la parte superior derecha se agregan las múltiples empresas

3 2.-Seleccionar el mes de Trabajo.( Por defecto ingresa al mes Actual) Click en Menu procesos--- Cambio de Mes Solo debe cambiar el Mes y click en Salir 3.- Llenar los tipos de Cambio en (Parametros Contables Tipo de Cambio Mensual) - 3 -

4 4.- Click en Consulta sunat para Cargar los tipos de cambio del mes seleccionado. 5.- Si no hay acceso a Internet, click en Mensual, luego click en Mostar Mes y se puede ingresar el tipo de cambio y con la tecla <Enter> para Editar y otro <Enter> para Guardar

5 REGISTRO DE DOCUMENTOS Click en Registro -- Registro de Documentos Seleccionar el Origen Compras o Ventas y Seleccionar Contado o Credito - 5 -

6 Ingresar la fecha del documento y avanzar con Enter hasta el final r Datos a Ingresar: 1.-Fecha : Fecha de emisión del documento. <Enter> 2.-RUC :Ingresar el numero de RUC o 1=Clientes Varios o 9=Anulado Tecla <Enter>. En caso sea Nuevo, debe dar click en Consulta Sunat para obtener los datos como Nombre o Razon social y dirección ( click en <Guardar>). Si existe el proveedor, hay 2 formas: - Digitando el número de RUC + <Enter> - Escribir las iniciales de la razón social y aparecerá una lista automáticamente y con las flechitas abajo y arriba se selecciona el proveedor deseado con la tecla <Enter>. 3. Glosa :Descripción del gastoo compra. ( Automáticamente se registra para el siguiente asiento asociada con la cuenta contable). En caso sea la segunda vez con la tecla flecha abajo debe seleccionar con tecla <Enter>. 4. Código: 01=Factura 03=Boleta ( F1 para ver todos los tipos ) Tecla Enter> 5. Serie: Nº Serie Tecla <Enter> 6. Numero de Documento: Tecla <Enter> para continuar. 7. Moneda : Si el documento es en Dóllares, Seleccionar D - 6 -

7 8.-Tipo de Gravado: Por defecto es 1 Grav a GRav, 3=No gravado, etc. 9. Importe : Valor de Venta ( Importe sin Igv para Compras, Importe incluido con IGV para Ventas). 10.Cuenta Contable: Para buscar una cuenta se escribe *XX + tecla <Enter> donde XX representa la cuenta mayor que buscamos. Ejem. la clase 63 escribimos *63 + tecla <Enter> y aparece un arbol de cuentas donde nos desplazamos con flecha abajo y flecha derecha. Percepciones: Se ingresa una segunda fila con el importe y en la cuenta contable se indica la cuenta Luego se presiona el botón <Agregarr> para bajar los datos a una fila, así se pueden agregar más filas si se desea. 12.Centro de Costo: Si en el plan contable, la cuenta esta marcada con Centro de costo, entonces aparece un cuadro con los elementos para seleccionar. 13. Click en botón Agregar. 14.-Se puede Agregar más filas de datos cuando se presenta una parte gravada y otra parte no gravada como es el caso de una percepción interna, el cual en este caso es ingresa la cuenta de percepción y con el importe como una segunda fila.( Si desea eliminar la fila click con la tecla <Suprimir>. 15. Se puede redondear el monto del IGV. 16. Click en <Finalizar> - 7 -

8 17. Click en botón <Guardar> 16.- Registrar el numero de operación en el documento

9 NOTA: Para Ventas es el mismo proceso, salvo que el importe se ingresa incluido IGV y para Ventas: En RUC ingresar el código 1 para Boletas y 9 para documentos anulados

10 COPIA DE SEGURIDAD/RESTAURACION Se usa para realizar copias de seguridad y mantener los datos bajo resguardo en caso haya una pérdida de datos. Se debe seleccionar una unidad externa como un disco USB. Genera un archivo CONTA_AAMMDD (año.mes.dia)

11 2.- RECUPERAR UNA OPERACION Ejem. Para recuperar la operación numero 8, escribir el número 8 en la casilla Nº Operación + tecla <Enter>. (El numero de operación se obtiene del reg. de ventas o compras). Si deseamos eliminar toda la operación click en botón <Eliminar>

12 APERTURA Se debe Seleccionar el mes 0 para registrar la apertura Permite registrar los saldos iniciales del libro de Inventarios y Balances. Usualmente, debemos posicionarnos en el mes de apertura(procesos cambio de mes). A la derecha aparece la plantilla segundaria y seleccionamos Agregar nueva Fila, luego aparece el siguiente cuadro. Los datos a ingresar son los siguientes: Cuenta Contable: Es la cuenta contable analítica ( las que tienen mayor cantidad de digitos). Para buscar una cuenta contable se indica *XX + <enter> y seleccionamos la cuenta. Glosa: Concepto del registro Debe : Importe Debe Haber: Importe Haber Moneda: S/D Dependiendo de la configuración del Plan Contable, se requiere mas información por ejemplo: Si es la cuenta 12,42, etc de cuentas corrientes nos solicitará el numero de Ruc ( se busca escribiendo las iniciales y con flechita abajo o arriba se selecciona el cliente o Proveedor), 01=factura, serie, numero y fecha de emisión. Cada vez que se da click en <Terminar>, se agrega una nueva fila hasta completar o guardar. Así se agregan filas hasta completar los asientos de saldos iniciales. Finalmente dar <Guardar> para registrar el asiento contable

13 NOTA: Se debe ingresar con fecha 31 de Diciembre para los saldos iniciales. Conviene Guardar y luego Recuperar el asiento para seguir agregando: Al digitar el número 1 en el cuadro que dice: Nº Operación y dar <Enter> Luego si desea modificar una fila, dar <Enter en la fila>. Si desea seguir agregando nuevas filas dar Click en <Agregar Nueva Fila>. VARIANTES: Detracciones: Marcar la opción Detracciones En el cuadro de doc: Para detracciones se indica el valor 00 Lista de detracciones :Al seleccionar aparece el importe calculado en la parte de abajo. Documento : Si tiene el documento, debe digitar el numero de Comprobante de detracción Fecha de Emisión:Fecha del documento de detracción

14 Notas de Crédito/de Débito: Marcar la casilla Nota de Credito y se abre el cuadro de dialogo: En el cuadro de doc: Para la factura relacionada se indica el valor 01 (factura) Serie : número de serie Documento : Numero del documento Fecha de Emisión:Fecha del documento Para Eliminar una operacion: Se escribe el número de operación en la parte superior + la tecla Enter> aparecen las filas del asiento. Ubicarse con un click en la fila deseada y con la Si deseamos eliminar toda la operación, click en el botón <Eliminar>. VENTAS Seleccionamos Contado o Crédito y se abre el siguiente cuadro: Para el caso de boletas puede indicar un numero inicial y numero final. Es similar a Compras, la diferencia es que en el importe, se escribe incluído IGV. COBRANZAS Usando Plantillas Primarias ( Cobranza de un solo Cliente) Después de seleccionar 03- Cobranzas, debe seleccionar que plantilla usará para la cobranza que puede ser con Caja o Bancos

15 Fecha Cobranza: Es la fecha de emisión del documento, para una digitación rápida se digita sólo el dia. Ejem 20 y <Enter> convierte a 20/01/2009 Fecha Vcto:Es la fecha de vencimiento del documento. Tipo de Cambio: Es el tipo de cambio Venta Sunat ( publicado). Si aparece en ceros, entonces se debe ingresar el tipo de cambio en Parámetros Contables tipo de cambio mensual Sunat. Si apareció en ceros, debe dar enter en la cuenta contable para llenar el cuadro de tipo de cambio. Cliente Si existe el proveedor, hay 2 formas: - Digitando el número de RUC + <Enter> - Escribir las iniciales de la razón social y aparecerá una lista automáticamente y con las flechitas abajo y arriba se selecciona el proveedor deseado con la tecla <Enter>. Glosa: Es el concepto del documento, Ver documentos: Aparece una lista de cada documento pendiente por Cobrar. Para amortizar o cancelar debe dar enter en la columna donde aparece el saldo, repetir ese proceso por cada fila deseada. Medio de Pago: Seleccionar el medio de pago a utilizar. Para ver toda la lista presionar la tecla F1 en el cuadro. Numero de Documento: Ingresar un número que sustente la cobranza, si no hay documento ingrese cero (0)

16 Importe: Aparece de manera automática ( es el total de las filas seleccionadas). Flujo de Efectivo: Se ingresa a esta parte solo si la cuenta que aparece a la izquierda está configurado con la marca de flujo de efectivo ( Ver en el plan Contable ). Hay 3 letras iniciales con las cuales se busca en la lista: O Operación F Financiamiento I Inversión Si digita la inicial, aparece la lista. Luego seleccionar con flechita y <Enter> Si conoce el código se digita totalmente y <Enter>. NOTA: Por defecto la cobranza se realiza en la misma moneda, caso contrario sólo debe modificar la moneda para realizar la conversión. Previamente debe cambiar el tipo de cambio en el cuadro de la parte superior. La cuenta contable también cambiará automáticamente. Usando Plantillas Segundarias (Cobranza de diferentes Clientes) Al ingresar los datos del Cliente, para llenar los datos del documento a cancelar se marca la opción: Cancelación y debe aparecer una lista de documentos como sigue:

17 Sólo debe dar <Enter> para seleccionar el documento a cancelar y los datos en el otro cuadro se llenan automáticamente. De esa manera se operan documentos por cobrar de diferentes Clientes. NOTA:Los datos de documento no deberían llenarse manualmente

18 DIARIO y PLANILLA Seleccionar el origen :04=Diario o 05=Planilla <Agregar nueva Fila>, permite agregar fila por fila los asientos contables. Se hace la búsqueda de las cuentas con : *xx + <enter> donde xx es la cuenta de 2 dígitos. Dependiendo de la configuración de la cuenta, se solicitan los datos. Por ejemplo cuando se trata de la cuenta 42, se solicitan datos de documento como tipo, serie, número, etc., pero si se usa la cuenta 63 automáticamente desaparece el cuadro que solicita documento, debido a la configuración del plan contable la cuenta 63 esta marcada como ninguno, en cambio la cuenta 42 está marcada como inf. De documento. Click en Terminar para ingresar una fila

19 Repetir este paso cuantas filas tenga su asiento inicial. Al final dar click en <guardar> PROCESOS MAYORIZACION Calcula las diferencias de tipos de cambio, los destinos automáticos y es requisito para emitir los estados financieros. Puede indicar desde un mes inicial a un mes final. Cada mes que se mayoriza, el mes aparece en amarillo. Bloqueo de Mes Ir a menú de Procesos----- bloqueo de mes Permite bloquear el mes, con el fin de no alterar los resultados de Registro de compras, Registro de ventas o todo el mes,

20 PARAMETROS CONTABLES PLAN CONTABLE Click en Cuentas Principales para abrir el arbol de cuentas. Para Agregar o Insertar una cuenta se debe : 1. Se debe dar Click en la cuenta superior. 2. Click en el botón Insertar. 3. Descripción de la cuenta. 4. Dar <Grabar> para Registrar la cuenta

21 Para Eliminar una cuenta se debe : 1. Seleccionar la cuenta 2. Click en Eliminar (Sólo es posible cuando no tiene movimiento y es una cuenta analitica (de menor nivel ). Clase de Cuenta : Solo se indica el tipo cuenta cuando es de 2 dígitos: ejemplo 10,12,etc 1 Activo Disponible y Exigible 2 Activo Realizable 3 Activo Inmovilizado 4 Pasivo 5 Patrimonio Neto 6 Gastos por Naturaleza 7 Ingresos por Naturaleza 8 Saldos Intermedios de Gestión 9 Costos Analíticos. Moneda Extranjera: Se marca únicamente cuando la cuenta es en dólares y es una cuenta de tipo cuenta corriente. Ejem. 10,12,42,etc Tipo de Cuenta: Ninguno: Las clase 5,6,7.8.9 ó ninguna de las siguientes. Bancos: Se marcan las cuentas que son tipo Bancos como la 104 Inf. Documento: Cuando la cuenta contable gestiona cuentas corrientes como la 12,46, etc Caja: Se marcan las cuentas de Caja como la 101 Activo fijo: Se marcan para gestionar los Activos Fijos. Ejem. cuenta 33 Depreciación: Se marcan para gestionar las depreciaciones.ejem. cuenta

22 Opcional: Cuando asociamos el documento a una cuenta contable sin llevar cuentas corrientes. Cuentas de destino: Se indica cuando tiene cuentas de destino, como la clase 6 a la clase 9 ( o viceversa). Para buscar la cuenta se escribe *XX + <Enter> ( XX representa la cuenta de 2 dígitos) Ejemplo para buscar la clase escribo *63 y presionar la tecla <ENTER> Debe: *63 y <ENTER> De esa manera se buscan las cuentas contables. Finalmente dar GRABAR para gurardar los cambios

23 5.6 ENLACES PARA EL BALANCE GENRAL Y ESTADO DE GG/PP Una vez cuadrado el balance de comprobación, el balance general es una presentación de la información basada en los enlaces que el usuario define: En la columna ENLACE, se debe digitar la cuenta correspondiente: A Activo P Pasivo N Naturaleza F Función X Naturaleza y Función ( Ejemplo la clase 7 se indica como X, tambien la clase 67 que no tiene destino) Al digitar la inicial, aparece una lista de cuentas a selecccionar, dicha lista se puede cambiar el contenido en Tablas Sunat ( Enlaces de Balance). Con la tecla <Enter>, se guardan los cambios. En Mostrar Cuentas, solo se muestran las cuentas que necesitan los enlaces faltantes, si desea ver todos los enlaces indicados, previamente debe marcar la casilla <Listar todas las cuentas>. 5.7 ENLACES PARA EL CIERRE DE LAS CUENTAS CLASE 6,7,9 Sirve para establecer las cuentas de cierre para la clase 6,7,9, en cada celda se debe indicar la clase 8. Para buscar las cuenta se busca con lun asterisco y la cuenta de 2 digitos Ejem *82 <Enter>, asi aparece la

24 lista de cuentas posibles a seleccionar. Siempre con la tecla <Enter> se guardan los cambios para cada celda. Para cerrar las cuentas de la clase 6,7,9, se debe posicionar en el mes 14 y seleccionar el origen 77 ( Ajustes por Cierre). En la caja de Numero de Operación, se digita el numero 1 y <Enter> Aparece un mensaje que no existe operación, y nos pregunta si deseamos generar los asientos de cierre. De esta manera el sistema genera un conjunto de asientos, la ultima operación generada debe resultar en la utilidad / perdida del ejercicio. Si desea repetir el proceso, solo debe eliminar la operación Nº 1 y volver al paso inicial (Llamar a la operación Nº 1 ). Una vez generado los asientos automáticos, se debe mayorizar para comprobar los saldos a cero. CIERRE DE LAS CUENTAS DE BALANCE Para cerrar las cuentas de Balance, se debe posicionar en el mes 15 y seleccionar el origen 77 ( Ajustes por Cierre). En la caja de Numero de Operación, se digita el numero 1 y <Enter> Aparece un mensaje que no existe operación, y nos pregunta si deseamos generar los asientos de cierre. De esta manera el sistema genera un conjunto de asientos, la ultima operación generada debe resultar en la utilidad / perdida del ejercicio. Si desea repetir el proceso, solo debe eliminar la operación Nº 1 y volver al paso inicial (Llamar a la operación Nº 1 ). Una vez generado los asientos automáticos, se debe mayorizar para comprobar los saldos a cero. CARGAR LOS SALDOS INICIALES DEL NUEVO AÑO Luego de este paso, cargar el sistema con el año siguiente, ir al mes 0 ( Apertura ) y seleccionar el origen de Apertura. En la caja de Numero de Operación, se digita el numero 1 y <Enter> Aparece un mensaje que no existe operación, y nos pregunta si deseamos generar cargar los saldos del periodo anterior

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