Facturación Electrónica.

Transcripción

1 Facturación Electrónica. Existen 2 formas de elaborar una factura, por medio de la caja que de forma inmediata elabora e imprime la factura en la misma impresora de la cuenta y envía al cliente el archivo XML por mail Y por medio de en donde se elabora con el mismo procedimiento alguna factura a clientes con fechas anteriores y también la factura de mostrador 1.- Elaborar facturas desde la caja: Botón Factura: Otra de las ventajas de Infocaja es que puede imprimir las facturas de consumo que solicitan los clientes, al abrir este formulario nos da los números de cheques que están ya pagados y también los que solo se encuentran cerrados, estos últimos los muestra en color rojo, puede tratarse de cheque de comida para llevar en donde antes del pago se requiera llevar la factura al cliente, el formulario se abre y agregamos una factura con el botón correspondiente, nos pide el RFC del cliente, este se busca escribiendo las primeras letras o bien con las flechas de arriba o abajo, si no se encuentra con el botón + se puede agregar, y se escribe el monto de la factura que puede ser por la cantidad total o parcial en el caso de que se trate de varias facturas en una misma cuenta y se imprime El control de la numeración se hace por medio de una consulta al servidor de internet para saber cuál es la última factura que se elaboro y le asigna el siguiente número consecutivo ya que también se pueden elaborar facturas desde la hoja de internet de Infocaja. Las copias de las facturas emitidas se guardan en la ruta c:\reportesinfocaja\facturas, se guardan 3 copias la factura original elaborada por Infocaja, la factura firmada que firma el proveedor autorizado, en este caso Solución factible y timbrada que es ya la factura completa y es una factura que ya el SAT timbró y autorizó. Para cancelar una factura se debe de dar click en la factura Activa timbrado de facturas: Se encuentra dentro de Infocaja en el menú definiciones el número 11 Solo para socios que tengan dada su facturación electrónica después de Enero del 2011, cuando se tiene contratada una empresa de facturación electrónica autorizada (en nuestro caso la empresa es Solución Factible), para que Infocaja envíe la factura el archivo XML y se imprima en las impresoras de ticket. Se debe activar aquí, se abre un formulario en el que nos pide los datos que nos otorga la compañía de facturación electrónica autorizada, se llenan los datos y se oprime el menú Verifica certificado y llave, posteriormente activa timbrado, si esto es positivo aparece un en letras verdes Timbrado activo.

2 En el caso de el 11 Ruta Certificado y 12 Ruta Llave privada la compañía de facturación electrónica nos debe de dar un archivo comprimido que se puede guardar en la ruta que se quiera, este se debe descomprimir y en el menú Busca Archivo encontrar los 2 archivos que nos pide el de Ruta Certificado es el archivo con terminación.cer y el de Ruta llave Privada es el archivo con terminación.key Se recomienda guardarlos en c:\reportesinfocaja\facturas, para que sea fácil su localización. La 14 Ruta XML Facturas siempre debe de tener c:\reportesinfocaja\facturas como ruta. En caso de que cualquier otra de las máquinas se quiera usar para emitir facturas, el certificado y la llave se deben de copiar a esa máquina y guárdalos en la misma ruta que el anterior c:\reportesinfocaja\facturas. SAT e muy estricto con la hora en que se emite el sello digital y no debe de ser posterior a la fecha hora, en caso de que al timbrar una factura te de un error de hora se deberá atrasar el reloj de la computadora un par de minutos. 2.- Elaborar facturas desde Internet: En Se puede accesar de 3 formas: A).- desde tu hoja de Infocaja después de regístrate en la pestaña administra, Facturación electrónica. B).- En la página principal en el segundo renglón que dice Infocaja, siempre a la vanguardia, ya está listo facturación electrónica aquí C).- Directamente en esta ruta La ventaja de entrar directo es que no le abres información a las personas que no quieras que la tengan pero que si necesites que elabore facturas. Tienes que definirle los permiso en la misma pestaña administra, mis usuarios para que pueda accesar. Dentro de la hoja tienes las siguientes opciones: Crear una factura: Generar factura de mostrador: Reporte SAT Imprime una factura Cancelar una factura

3 2.6.- Subir certificado y llave Lo primero que se debe de hacer es precisamente esta última parte. Seleccionar la unidad, esto se hace por cada una de las unidades que tengan diferente razón social. Buscar el certificado y la llave que deben de encontrarse en c:\reportesinfocaja\facturas Escribir el password y darle click al botón subir y posteriormente a Verifica certificado y llave Crear una factura: Se usa cuando no se pudo crear una factura por medio de la caja o cuando un cliente nos pide una factura de otro día Se escoge la unidad y se da click en el botón adelante, despliega el formulario de llenado de clientes Si se trata de un cliente ya dado de alta en la caja, seleccionamos el RFC escribiendo las primeras letras y este llenara automáticamente todos los campos menos uno el campo de número exterior, ese campo se debe de llenar a mano ya que Infocaja junta el número con la dirección y es muy importante que no quede vacio Si se trata de un cliente nuevo hay que llenar los datos incluyendo el RFC que siempre se deberá llenar con mayúsculas (solo el RFC) Se escribe el monto con todo el IVA y se escoge la tasa del IVA de tu zona se da click al botón Crear Factura Una vez creada aparece la leyenda Factura creada con éxito!!! Haga click para imprimirla Hay que dar click en la leyenda para que te aparezca la impresión de la factura En la parte superior izquierdo hay una casilla que dice Select a format y tiene las El cliente recibe automáticamente la factura en el archivo XML directamente al mail que diste de alta en el formulario de llenado de datos del cliente.

4 2.2.- Generar Factura de mostrador Se escoge la unidad y se da click en el botón adelante, despliega el formulario de llenado Se escribe el monto con todo el IVA y se escoge la tasa del IVA de tu zona se da click al botón Crear Factura Una vez creada aparece la leyenda Factura creada con éxito!!! Haga click para imprimirla Hay que dar click en la leyenda para que te aparezca la impresión de la factura En la parte superior izquierdo hay una casilla que dice Select a format y tiene las Reporte SAT Te imprime el reporte de las facturas que has elaborado se Escoge la unidad, el mes y el año que quieres que te muestre y das click en el botón Adelante En la parte superior izquierdo hay una casilla que dice Select a format y tiene las ese reporte Imprime una factura Imprime facturas ya elaboradas de cualquier fecha Seleccionas la unidad, el número de factura y la serie (regularmente es la serie E) y das click en el botón adelante En la parte superior izquierdo hay una casilla que dice Select a format y tiene las

5 2.5.- Cancelar una factura Cancela las facturas ya elaboradas Seleccionas la unidad, el número de factura y la serie (regularmente es la serie E) y das click en el botón adelante. Despliega la factura y le das click al botón Cancelar.