Cheque Regalo Beroni Informática Pág. 1
Introducción... 3 Principales características... 3 Configuración del CHEQUE REGALO... 3 Configuración en Retailer... 3 Maestros Sucursales Códigos de Oficinas... 3 Ventas - Gestión de Forfaits propios de la Agencia... 5 Utilidades Traspasos Enviar datos de Administración a Oficinas... 7 Configuración en Front-Office... 8 Utilidades Traspasos Recibir Datos de Administración... 8 Utilidades Impresoras... 9 Cómo crear un CHEQUE REGALO desde Front-Office?...10 Cómo facturar un CHEQUE REGALO al comprador del mismo desde Front-Office?...22 Cómo duplicar un CHEQUE REGALO ya creado desde Front-Office?...22 Cómo borrar un CHEQUE REGALO desde Front-Office?...23 Cómo descontar el importe de un CHEQUE REGALO desde Front-Office?...26 Cómo facturar un CHEQUE REGALO descontado desde Front-Office?...31 Cómo traspasar los CHEQUES REGALOS creados o descontados desde Front-Office a Retailer?...32 Cómo gestionar los CHEQUES REGALO desde Retailer?...32 Ventas - Gestión de Cheques Regalo...32 Cómo cerrar un forfait correspondiente a CHEQUES REGALO?...33 Ventas Gestión de Forfaits propios de la Agencia...33 Beroni Informática Pág. 2
Introducción Cualquier motivo es bueno para hacer un regalo original, como por ejemplo REGALAR VIAJES en fechas señaladas como Navidad, cumpleaños, aniversarios, listas de bodas, comuniones o incentivos para empresas, regalos de empresa El CHEQUE REGALO es un nuevo producto que Beroni Informática pone a disposición de las Agencias de Viajes, y que permite que puedan ofrecer a sus clientes regalar viajes. NOTA: Para poder utilizar el servicio de Cheque Regalo, deben tener los ordenadores conectados a Internet, ya que se trata de un servicio Web, y tener instalada la versión 9.2 de Retailer y Front-Office. Principales características Permite indicar la persona que realiza la aportación para el regalo, y a la que va dirigido. Permite escoger idioma. Permite elegir entre varias plantillas de diseños. Permite escoger entre varias plantillas de dedicatorias. Permite, en el caso de las Agencias que tengan más de una sucursal, el canjeo del cheque en una en concreto o cualquiera de ellas. Configuración del CHEQUE REGALO Beroni facilitará a cada cliente que contrate el servicio del Cheque Regalo un usuario y contraseña, para poder acceder vía Internet a utilizar este producto. Configuración en Retailer Maestros Sucursales Códigos de Oficinas Dicha contraseña se deberá configurar en cada una de las sucursales en las que se quiera utilizar el Cheque Regalo, incluida la serie Z de administración. Entrar en Maestros-Sucursales-Códigos de Oficinas, y situarse en la serie en la que se quiera configurar el usuario y contraseña que Beroni ha facilitado para poder utilizar el Cheque Regalo. Beroni Informática Pág. 3
PULSAR AQUÍ Pulsar sobre el botón, y visualizaremos la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 4
Teclear en el apartado Clave de acceso para Cheque Regalo, el usuario y password que Beroni les ha facilitado. Repetir la operación para cada una de las sucursales en las que se podrá utilizar el Cheque Regalo, incluida la Z de administración. Ventas - Gestión de Forfaits propios de la Agencia La configuración del Cheque Regalo se realizará desde la opción de Forfaits del programa Retailer (administración). Se aconseja crear un único código de forfait para controlar todos los Cheques Regalo que la Agencia de Viajes pueda llegar a vender en un periodo en concreto (por ejemplo un año contable). Pero será la Agencia quién decidirá si crear este único código de forfait, o varios. Beroni Informática Pág. 5
CÓD. FORFAIT Teclear el código de Forfait que se está creando. Si este código no existe, veremos el mensaje: DESCRIPCIÓN Teclear la descripción del código de Forfait creado en el campo anterior. OFIC. CREADORA Teclear el código de la serie de oficina que está creando el Cheque Regalo. CÓD. PRODUCTO Teclear el código de producto que queremos asignar a este código de Forfait. CÓD. DESTINO Teclear el código de destino que queremos asignar a este código de Forfait. FEC. SALIDA Teclear la fecha hasta la que durará el periodo de este Cheque Regalo. DÍAS DE VIAJE Como no se corresponde este campo exactamente con días de viaje, teclear como mínimo 1 día. Beroni Informática Pág. 6
% MARGEN Teclear cualquier % para poder continuar con la creación del código de Forfait del Cheque Regalo. En el momento que se marque que se trata de un Cheque Regalo, el programa borrará automáticamente este porcentaje. IVA SERV. (D/F/M) Indicar el código de IVA correspondiente al código de Forfait de este Cheque Regalo. Normalmente será D (Dentro de la CEE). CHEQUE REGALO Indicar que el código de Forfait que se está creando corresponde a un Cheque Regalo. F.DES/HAS Indicar de que fecha a que fecha se podrá vender el código de Forfait correspondiente al Cheque Regalo que se está creando (por ejemplo un año contable: del 01/01/06 al 31/12/06). Una vez configurados todos los datos, pulsar sobre el botón, para crear el código de forfait correspondiente al Cheque Regalo y veremos la siguiente pregunta: Si la respuesta es afirmativa, visualizaremos el mensaje: Ya ha quedado creado el código de Forfait, para poder empezar a trabajar con el Cheque Regalo en Front-Office. Utilidades Traspasos Enviar datos de Administración a Oficinas Una vez creado el código (o códigos) de Forfait correspondiente al Cheque Regalo, traspasar dicho código a Front-Office para poder empezar a trabajar con él. Para ello entrar en Utilidades Traspasos Enviar datos de Administración a Oficinas, y asegurarse que está marcada la opción de CÓD. FORFAITS: Beroni Informática Pág. 7
ASEGURARSE QUE ESTÁ MARCADA ESTA OPCIÓN Proceder a realizar el traspaso de datos de Retailer (Administración) a Front-Office (Ventas) de la manera habitual. Configuración en Front-Office Utilidades Traspasos Recibir Datos de Administración Beroni Informática Pág. 8
Proceder a la recepción de los datos de Retailer (Administración) de la manera habitual: Utilidades Impresoras Los Cheques Regalos definitivos, sólo se podrán imprimir una sola vez por la impresora que se configure por defecto, y nunca se podrán visualizar por pantalla. Beroni Informática Pág. 9
Indicar en la última línea la impresora por la que se deberán imprimir los cheques en Front- Office. Preferiblemente una impresora a color. Cómo crear un CHEQUE REGALO desde Front-Office? La creación de los Cheques Regalo, se realizará siempre desde el programa Front-Office. Entrar en RESERVAS, y crear una reserva con los datos de la persona que realiza la aportación del Cheque Regalo, ya sea un particular, una empresa, un laboratorio farmacéutico, y pulsar sobre el botón de introducción de servicios de Forfaits: PULSAR AQUÍ Veremos la pantalla: Beroni Informática Pág. 10
PULSAR AQUÍ Pulsar sobre el botón creación del Cheque Regalo: y se accederá a la pantalla de Beroni Informática Pág. 11
Esta pantalla está dividida en varias secciones: NOMBRE Teclear el nombre de la persona, empresa, que realiza la aportación para el Cheque Regalo, es decir del comprador. DNI - Teclear, si se desea, el DNI/CIF de la persona, empresa, que realiza la aportación del Cheque Regalo. Estos dos campos estarán completados por defecto, en el caso que en la reserva ya se hayan tecleado los datos del cliente que realiza la aportación. IMPRIMIR SU NOMBRE Marcar si se desea imprimir en el Cheque Regalo el nombre del comprador. NO IMPRIMIR NI EL NOMBRE NI EL LOGO Marcar si no se desea imprimir en el Cheque Regalo ni el nombre ni el logo del comprador. IMPRIMIR NOMBRE Y LOGO Marcar si se desea imprimir en el Cheque Regalo el nombre y el logo del comprador. Normalmente cuando se trate de una empresa. Beroni Informática Pág. 12
IMPRIMIR SU LOGO Marcar esta opción para poder seleccionar el logo del comprador del directorio dónde esté guardado. Normalmente cuando se trate de una empresa. IMPRIMIR DNI/CIF Marcar si se desea imprimir en el Cheque Regalo el DNI/CIF del comprador. Normalmente cuando se trate de una empresa. NOMINAL Teclear el nombre concreto del destinatario del Cheque Regalo. DNI DESTINAT. Teclear el DNI, si se desea, del destinatario del Cheque Regalo. AL PORTADOR Marcar si el Cheque Regalo debe ser al portador, y teclear el literal que saldrá impreso en el apartado del destinatario. IDIOMA Seleccionar el idioma a imprimir el Cheque Regalo. IMPORTE Teclear el importe del Cheque Regalo en Euros. Automáticamente se indicará dicho importe en letras, pudiendo ser modificado por el usuario. NO REEMBOLSABLE Indicar que el Cheque Regalo no será reembolsable, es decir, que no podrá canjearse por dinero. REEMBOLSABLE CON PENALIZACIÓN DEL % O IMPORTE FIJO DE - Indicar si se permite que el importe del Cheque Regalo se devuelva en metálico pero con una penalización económica, que puede ser un % o un importe fijo a restar del importe de la aportación. MÁXIMO IMPORTE EXTRA QUE ASUME EL COMPRADOR, ADEMÁS DEL IMPORTE DEL CHEQUE REGALO - Teclear el importe máximo que asumirá el comprador, es decir la diferencia que el comprador está dispuesto a pagar sobre el viaje realizado por el destinatario. CHEQUE REGALO UTILIZABLE SÓLO EN ESTA OFICINA (SERIE) Marcar si el Cheque Regalo se va a poder canjear sólo en esta sucursal de la Agencia. En el caso de no marcar la opción, se podrá utilizar en cualquiera de las sucursales de la Agencia. FECHA CADUCIDAD Teclear la fecha de caducidad el Cheque Regalo. Por defecto el programa marcará un año a partir de la fecha de creación del Cheque Regalo. Esta fecha es modificable. Beroni Informática Pág. 13
DISEÑO IMPR. CHEQUE REGALO Desde Front-Office se pueden obtener diferentes diseños para imprimir como fondo del Cheque Regalo. Seleccionar el diseño que desee el comprador. Nº DEDICATORIA STANDARD Pulsar sobre el botón, para poder seleccionar una de las dedicatorias standard para imprimir en el Cheque Regalo. Veremos la pantalla: Situarse encima de la dedicatoria seleccionada, y pulsar ENTER o sobre el botón. Veremos el texto de la dedicatoria seleccionada. Pulsar sobre el botón, para poner dicho texto en mayúsculas. También se puede teclear manualmente la dedicatoria a imprimir en el Cheque Regalo. VALE POR Posibilidad de teclear hasta dos líneas de texto a imprimir en el apartado del viaje por el que se podrá canjear el Cheque Regalo. Beroni Informática Pág. 14
CÓD. FORFAIT En el caso que en el periodo en el que se está trabajando sólo exista un código de Cheque Regalo, se asignará por defecto. En caso que exista más de uno, será el usuario el que seleccione a que código de forfait volcará la información del Cheque Regalo que se está creando. Pulsar sobre el botón pantalla:, para ver el diseño seleccionado por el comprador y veremos la Pulsar sobre el botón Veremos la pantalla:, para visualizar todos los diseños de impresión del Cheque Regalo. Beroni Informática Pág. 15
PULSAR AQUÍ PARA IMPRIMIR TODOS LOS DISEÑOS DE IMPRESIÓN PULSAR AQUÍ PARA IMPRIMIR TODAS LAS DEDICATORIAS Desde esta pantalla podremos imprimir todos los diseños numerados, para facilitar la elección, y en una misma hoja: Beroni Informática Pág. 16
Y las dedicatorias clasificadas por tipos de Cheque Regalo y también numeradas en una misma hoja: Beroni Informática Pág. 17
HOJA DE SOLICITUD Existe la posibilidad de imprimir una hoja de solicitud, para que el comprador rellene los datos necesarios para confeccionar el Cheque Regalo: Beroni Informática Pág. 18
Se puede indicar que se impriman en la hoja de petición los datos ya tecleados en la pantalla, marcando la opción. Pulsar sobre el botón prueba del Cheque Regalo: de la parte inferior derecha de la pantalla, para imprimir una Beroni Informática Pág. 19
Una vez estén todos los datos a imprimir completados, y correctos, pulsar sobre el botón, para crear el Cheque regalo, y visualizaremos la siguiente pregunta: Si la respuesta es afirmativa, veremos la pantalla: Beroni Informática Pág. 20
En este momento el programa está estableciendo comunicación con el servidor de Beroni, para validar usuarios y passwords y crear el registro del Cheque Regalo con un nº de referencia automático. Se imprime el Cheque por la impresora que esté configurada en Front-Office y vemos el mensaje: El servidor habrá asignado un nº de referencia automático, que se utilizará posteriormente para descontar el Cheque Regalo: Nº DE REFERENCIA QUE SE GENERA AUTOMÁTICAMENTE Beroni Informática Pág. 21
Cómo facturar un CHEQUE REGALO al comprador del mismo desde Front-Office? Una vez aceptado e impreso el Cheque Regalo, habrá creado en la reserva un servicio de Forfait: Que se deberá facturar normalmente, como facturamos cualquier otra reserva. Cómo duplicar un CHEQUE REGALO ya creado desde Front- Office? Solamente se podrá duplicar un Cheque Regalo, en el caso que todavía no se haya salido de la pantalla de creación del mismo. Pulsar sobre el botón pantalla: para duplicar el Cheque Regalo que se está visualizando en Beroni Informática Pág. 22
PULSAR AQUÍ El cursor se situará en el campo del Nombre del destinatario, para cambiar los datos necesarios y crear un nuevo Cheque Regalo. Cómo borrar un CHEQUE REGALO desde Front-Office? Solamente se podrá borrar un Cheque Regalo, en el caso que todavía no se haya salido de la pantalla de creación del mismo. Beroni Informática Pág. 23
PULSAR AQUÍ Pulsar sobre el botón, para borrar el Cheque Regalo que se está visualizando en pantalla, y veremos la pregunta: Si la respuesta es afirmativa, se mostrará la siguiente pantalla para teclear el motivo de la anulación: Beroni Informática Pág. 24
Al salir de esta pantalla, veremos la pantalla: En este momento el programa está estableciendo comunicación con el servidor de Beroni, para validar usuarios y passwords y borrar el registro del Cheque Regalo. Se imprime la anulación por la impresora que esté configurada en Front-Office y vemos el mensaje: La anulación que genera se deberá pasar, junto al Cheque Regalo original, a Administración (Retailer) para que tengan constancia de la misma: Beroni Informática Pág. 25
En el momento del borrado del Cheque Regalo, no quedará constancia en la reserva del mismo. En el caso que ya se haya salido de la pantalla de creación del Cheque Regalo y se desee borrarlo, sólo podremos descontarlo desde el botón situado en la pantalla de introducción de servicios de Forfaits de Front-Office. De esta manera, en la misma reserva quedará un registro con el importe en positivo del Cheque Regalo, y otro en negativo por el importe descontado. Cómo descontar el importe de un CHEQUE REGALO desde Front-Office? El descuento de los importes de los Cheques Regalo, se realizará siempre desde el programa Front-Office. Beroni Informática Pág. 26
Entrar en RESERVAS, y crear una reserva con los datos de la persona que realiza el viaje y que lleva a la Agencia el Cheque Regalo para descontar. Pulsar sobre el botón de introducción de servicios de Forfaits: PULSAR AQUÍ Veremos la pantalla: Beroni Informática Pág. 27
PULSAR AQUÍ Pulsar sobre el botón descuento del Cheque Regalo:, y se accederá a la pantalla de Beroni Informática Pág. 28
TECLEAR EL Nº DE SERIE DEL CHEQUE REGALO A DESCONTAR Indicar la serie Nº (Nº de referencia), del Cheque que debemos descontar en esos momentos. Veremos la pantalla: En este momento el programa está estableciendo comunicación con el servidor de Beroni, para validar usuarios y passwords y nº de serie del Cheque, y comprobar que no ha sido descontado todavía. Si todo es correcto, veremos en pantalla la información del Cheque Regalo a descontar, y comprobaremos que sea correcta: Beroni Informática Pág. 29
Si es correcto, pulsar sobre el botón, y veremos la pregunta: Si la respuesta es afirmativa, visualizaremos la pantalla: Para validar usuarios y passwords y nº de serie del Cheque, y descontar el Cheque Regalo. Una vez finalizado el proceso veremos el mensaje: Beroni Informática Pág. 30
En el caso que el Cheque Regalo ya se haya descontado anteriormente, al teclear el nº de referencia, y establecer conexión con el servidor, veremos el mensaje: En el caso que el nº de referencia del Cheque Regalo a descontar no exista, después de establecer conexión con el servidor, veremos el mensaje: Cómo facturar un CHEQUE REGALO descontado desde Front-Office? Una vez descontado el Cheque Regalo, habrá creado en la reserva un servicio de Forfait en negativo: Beroni Informática Pág. 31
Continuar introduciendo los servicios contratados en esta reserva a los cuales se restará automáticamente el importe correspondiente al Cheque Regalo. Una vez introducidos todos los servicios y descontado el Cheque Regalo, facturar normalmente, como facturamos cualquier otra reserva. Cómo traspasar los CHEQUES REGALOS creados o descontados desde Front-Office a Retailer? Para traspasar los Cheques Regalos creados o descontados desde Front-Office a Retailer, se deberán haber facturado los servicios correspondientes a los mismos, como se ha explicado anteriormente, cerrar caja, y realizar el traspaso de venta a Administración de la manera habitual. Cómo gestionar los CHEQUES REGALO desde Retailer? Ventas - Gestión de Cheques Regalo Desde esta opción se llevará un control desde Administración de la situación de los Cheques Regalo, si están pendientes de descontar, descontados, anulados : Beroni Informática Pág. 32
Cómo cerrar un forfait correspondiente a CHEQUES REGALO? Ventas Gestión de Forfaits propios de la Agencia Crear un nuevo código de forfait que sustituirá al que se está cerrando, y al que se deberán traspasar en el momento del cierre todos aquellos Cheques Regalo que todavía no han sido descontados, pero que tampoco han caducado, es decir, los que estén vivos. Situar en pantalla el código de forfait que se desee cerrar y pulsar sobre el botón : PULSAR AQUÍ Beroni Informática Pág. 33
Y veremos el mensaje: Se conectará con el servidor de Beroni para obtener los Cheques Regalo caducados, y que pertenecen al Cheque Regalo que se está cerrando: Se accederá a la siguiente pantalla: Leer atentamente los pasos a seguir antes de cerrar el forfait. 1. Borrar todos aquellos Cheques Regalo que estén caducados y que se desee pasen al siguiente código de forfait, es decir, que el usuario quiera que queden vivos. Para Beroni Informática Pág. 34
borrar un Cheque Regalo de esta pantalla, pulsar sobre cuadrado blanco que está situado al lado izquierdo de la fecha de caducidad y se pondrá un punto negro, que indica que esa línea está borrada: PULSAR EN ESTE RECUADRO PARA BORRAR EL CHEQUE REGALO 2. Dejar en pantalla todos aquellos Cheques Regalo que estén caducados y que el usuario desee que pasen a ser beneficio directo del forfait que va a cerrar. Es decir, aquellos Cheques caducados, que nunca se van a descontar. 3. Indicar el nuevo código de forfait al que deberán traspasarse todos los Cheques Regalo que no se hayan descontado aún, y los que estén caducados que hemos borrado para que queden vivos, y pasen al nuevo código de forfait. Pulsar sobre el botón, y se visualizará todos los códigos de forfaits abiertos correspondientes a Cheques Regalo. Seleccionar el nuevo código de forfait: Beroni Informática Pág. 35
4. Pulsar sobre el botón para procesar el cambio de los Cheques Regalo vivos al nuevo código de forfait y se visualiza el mensaje: A continuación, el programa mostrará la pantalla de cierre de forfaits, desde dónde se procederá a cerrar el forfait de la manera habitual: Si al entrar en el botón el mensaje:, no existe ningún Cheque Regalo caducado, veremos Como no existe ningún Cheque Regalo caducado, solamente se deberá introducir el nuevo código de forfait al que volcarán todos aquellos Cheques Regalo que no han sido descontados todavía. Beroni Informática Pág. 36