CONSIDERACIONES GENERALES DEL FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA Indice 1. CAMPOS OBLIGATORIOS Y ERRORES... 2 2.- MENUS DESPLEGABLES Y CAMPOS QUE SE AUTOCOMPLETAN... 6 3.- UTILIDADES DEL PROGRAMA DE AYUDA... 7 4.- CONSULTAS E IMPRESIÓN DE LIBROS... 11 5.- TRABAJO CON REGISTROS DEL LIBRO... 13 1
1. CAMPOS OBLIGATORIOS Y ERRORES En todas las pantallas encontraremos campos a rellenar de tipo obligatorio. Los identificaremos fácilmente porque su descripción/título está en color rojo. Aquellos campos cuyo título es de color negro son de tipo opcional, aunque es recomendable rellenarlos todos. En la medida en que vayamos rellenando estos campos obligatorios, su título pasará a color negro puesto que ya está cumplimentados. 2
Además, veremos que el botón Mensajes de la parte inferior izquierda de la pantalla va reduciendo el número a medida que vamos rellenando correctamente los campos obligatorios. En ocasiones, al rellenar algún campo obligatorio o seleccionar alguna de las opciones que nos ofrece la pantalla, algunos campos pasarán a tener título en color rojo porque se convierten en obligatorios. 3
Al final, pulsamos el botón Mensajes para ver qué cosas hemos rellenado mal o no hemos rellenado. Nos saldrá una pantalla nueva con la descripción de los errores que debemos subsanar: Por último, pulsando en el botón de la parte superior derecha texto imprimible estos errores. nos mostrará en formato de Es importante subsanarlos ahora, porque aunque en este primer momento nos deje continuar y seguir trabajando con el libro, en el futuro, al volcar los datos al modelo 140 para su presentación, nos dará problemas en el proceso y habrá que subsanarlo entonces. Cuando todo esté subsanado, ese botón de Mensajes aparecerá inactivo. Eso nos indica que podemos pulsar Aceptar y seguir a la siguiente pantalla. 4
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2.- MENUS DESPLEGABLES Y CAMPOS QUE SE AUTOCOMPLETAN Cuando se selecciona en un desplegable un determinado tipo de operación y, por ejemplo en esta pantalla, en otro desplegable el tipo de bien y la actividad a la que está afecto el bien, podemos ver cómo la propia aplicación autocompleta el número de cuenta contable que le corresponde y la descripción de la misma. Igualmente, completa el campo de descripción de la actividad. La mecánica será la misma en todas las pantallas de todos los capítulos de este libro registro. Los demás campos en color amarillo no se podrán rellenar. Esto indica que el dato no es necesario en esta ocasión. Siempre que un campo en color amarillo presente un desplegable habrá que pincharlo y seleccionar alguna opción de entre las que nos ofrece. Y deberemos observar si por motivo de seleccionar esa opción concreta otros campos han pasado a ser obligatorios (título en color rojo) o rellenables (campos en color blanco). Finalmente, siempre veremos el botón de Mensajes para comprobar que todo está bien antes de pinchar el botón Aceptar. 6
Nos ofrecerá los errores graves y los avisos. Podremos abrir la ventana que los describe y seleccionar si queremos que nos los muestre todos, o sólo unos u otros. 3.- UTILIDADES DEL PROGRAMA DE AYUDA Que nos permitirá: 1.- Crear un nuevo libro para un nuevo declarante. 2.- Abrir un libro elegido de entre los ya existentes. 3.- Exportar uno o varios libros a un archivo de tipo *DBY, para poder guardarlo en la ruta que indiquemos y poder así 4.- Importarlo en otro ordenador a este mismo programa de ayuda. 7
Siguiendo estos simples pasos: E indicando la ruta donde queremos que nos guarde el archivo y el nombre que le daremos: 8
Del mismo modo, podremos importar ese archivo en otro ordenador en que esté instalado el programa de ayuda. Para ello indicaremos la ruta donde se encuentra el archivo de tipo *DBY y después seleccionaremos los libros a importar. En el caso de que alguno de los declarantes ya esté en ese ordenador, nos lo avisará con. Finalmente, en el apartado de ayuda podremos: 1.- Buscar actualizaciones del programa de ayuda, para disponer siempre de la última versión. Para ello deberemos realizar siempre una copia de seguridad de toda la información registrada en el programa, siguiendo para ello los pasos del menú de Exportar Libros. 9
2.- Configurar el programa para que se encargue automáticamente de buscar las actualizaciones del programa y así evitar encargarnos de realizar esta tarea manualmente. 10
4.- CONSULTAS E IMPRESIÓN DE LIBROS Una vez que ya hemos comenzado a incorporar registros en los distintos capítulos del libro, podemos en cualquier momento realizar consultas y obtener listados por pantalla pinchando en el botón de consulta: Nos ofrecerá una ventana en la que deberemos seleccionar la actividad de la que queremos hacer la consulta y, posteriormente, podremos acotar los registros del listado por capítulo o capítulos del libro, por número de anotación o eligiendo un rango de fechas. También nos dejará elegir por cuentas del PGC. Finalmente, pinchando en Buscar nos mostrará los registros seleccionados. 11
Ahora, pulsando en el botón Imprimir nos generará un archivo de texto que podremos imprimir o guardar. 12
También podemos imprimir el libro a través de esta pantalla, en la que nos pedirán que indiquemos si queremos que nos presenten las anotaciones por fechas o por capítulos. Volveremos a obtener un archivo de texto que podremos guardar o imprimir. Además nos permite generar un archivo en formato *csv que puede ser manejado como una hoja de cálculo. 5.- TRABAJO CON REGISTROS DEL LIBRO En cualquier momento podremos acceder a los registros previamente anotados en cada uno de los capítulos del libro seleccionando el capítulo que queremos consultar: 13
Una vez hagamos clic en uno de esos capítulos, nos llevará a la ventana de registros con su menú específico para cada uno de ellos, y que se detalla en el capítulo correspondiente de esta ayuda. 14