Guía de obligaciones en materia de seguridad social que se deben considerar en 2014

Guía de obligaciones en materia de seguridad social que se deben considerar en 2014 Introducción Durante 2014, las empresas deberán cumplir diversas obligaciones en materia de seguridad social, pues su cumplimiento oportuno evitará al patrón hacerse acreedor de las sanciones que establecen las disposiciones correspondientes. En este sentido, las obligaciones en materia de seguridad social que deberán considerar los patrones son las siguientes: Al respecto, mencionamos las obligaciones de mayor relevancia que deberán cumplir los patrones en 2014. Obligaciones establecidas en la LSS y sus reglamentos La LSS y sus reglamentos consignan diversas obligaciones que deben cumplir los patrones, en el orden siguiente: obligaciones periódicas, en materia de riesgos de trabajo, relativas al outsourcing, en materia de construcción, relacionadas con el dictamen en materia del Seguro Social, y otras obligaciones. Obligaciones periódicas Son las que debe cumplir el patrón de manera continua; entre las obligaciones de este tipo destacan las siguientes: Obligaciones 1 Comunicar las altas y bajas de los trabajadores en el IMSS dentro de los cinco días hábiles siguientes al inicio o término de la relación laboral. Arts. 15, fracción I, de la LSS y 45 y 57 del Racerf. de 20 a 350 Arts. 304-A, fracción II, y 304-B, fracción IV, de la LSS. 1

2 Presentar al instituto las modificaciones de salarios en las fechas siguientes: a) Si se trata de salarios fijos, la modificación deberá realizarse en un plazo máximo de cinco días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha en que cambie el salario. b) En el caso de los salarios variables, la modificación deberá efectuarse dentro de los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre. de 20 a 125 c) Cuando se trate de salarios mixtos, si se modifican los elementos fijos del salario, el aviso de modificación deberá presentarse en los primeros cinco días hábiles siguientes a la fecha en que cambie el salario; asimismo, cuando se modifiquen los elementos variables del salario, el cambio deberá presentarse en el plazo que precisa el inciso b. Arts. 304-A, fracción III, y 304-B, fracción II, de la LSS. Arts. 15, fracción I, 30 y 34 de la LSS. 2

3 Determinar las cuotas obrero-patronales a su cargo y enterar su importe al IMSS. Las cuotas mensuales que se enteran al IMSS de manera mensual a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente son las correspondientes a los seguros de riesgos de trabajo, enfermedades y maternidad, invalidez y vida, y guarderías y prestaciones sociales; mientras que los pagos que se enteran en forma bimestral son los del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez. A continuación, incluimos las fechas en las que a más tardar se deberán entregar al IMSS las cuotas mensuales, de acuerdo con lo siguiente: Mes Fecha límite de pago oportuno en 2014 Diciembre Lunes 20 de enero 1 y 2 (2013) Enero Lunes 17 de febrero Febrero Martes 18 de marzo 1 y 2 Marzo Jueves 17 de abril Abril Lunes 19 de mayo 1 y 2 Mayo Martes 17 de junio Junio Jueves 17 de julio 1 Julio Lunes 18 de agosto 2 Agosto Miércoles 17 de septiembre 1 Septiembre Lunes 20 de octubre Octubre Martes 18 de noviembre 1 y 2 Noviembre Miércoles 17 de diciembre Diciembre Lunes 19 de enero (2015) 1 y 2 de 20 a 75 Arts. 304-A, fracción IV, y 304-B, fracción I, de la LSS. Notas 1. También se deberán entregar las cuotas bimestrales correspondientes al seguro de cesantía en edad avanzada y vejez. 2. Los artículos 3o. del Racerf y 21 del Ripaedi señalan que si es inhábil o viernes el último día de pago, éste se podrá realizar el siguiente día hábil. 3

4 Retener al trabajador las cuotas que corresponda cubrir. Art. 38 de la LSS. Se sanciona con multa de 20 a 350 veces el Arts. 304-A, fracción XVII, y 304-B, fracción IV, de la LSS. 5 Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos de los trabajadores, además de cualquier otro dato que exijan la LSS y sus reglamentos. Los patrones deberán conservar dichos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha. de 20 a 75 6 Art. 15, fracción II, de la LSS. Expedir y entregar a los trabajadores eventuales de la ciudad o del campo, la constancia de días laborados. Arts. 15, fracción III, y 39 de la LSS. Arts. 304-A, fracción VII, y 304-B, fracción I, de la LSS. 7 Informar bimestralmente a los trabajadores sobre las aportaciones realizadas a la cuenta individual del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez. Art. 180 de la LSS. 4

en materia de riesgos de trabajo materia de riesgos de trabajo son las siguientes: Las obligaciones que deberán considerar los patrones en Obligaciones 1 Notificar al IMSS los accidentes o las enfermedades de trabajo. de 20 a 350 Arts. 51, de la LSS y 22 y 23 del RPM. Arts. 304-A, fracción XII, y 304-B, fracción IV, de la LSS. 2 Presentar la revisión anual de la siniestralidad y determinar la prima en el seguro de riesgos de trabajo a más tardar el lunes 3 de marzo de 2014. Art. 74 de la LSS. de 20 a 210 Arts. 304-A, fracción XV, y 304-B, fracción III, de la LSS. 3 Actualizar en el SUA la prima en el seguro de riesgos de trabajo aplicable a partir del 1o. de marzo de 2014. de 20 a 350 Arts. 304-A, fracción XII, y 304-B, fracción IV, de la LSS. 4 Cooperar con el IMSS en la realización de estudios e investigaciones para determinar las causas de los riesgos de trabajo y las medidas para evitarlos. Arts. 81, 82 y 83 de la LSS. Se sanciona con multa de 20 a 75 veces el Arts. 304-A, fracción XI, y 304-B, fracción I, de la LSS. Obligaciones en materia de outsourcing La LSS señala que cuando se contraten trabajadores para un patrón y participe un intermediario laboral, ambos serán responsables solidarios entre sí y en relación con el trabajador respecto al cumplimiento de las obligaciones de seguridad social. En este sentido, tanto el patrón como el beneficiario de los servicios contratados tendrán las obligaciones siguientes: 5

Repercusiones en caso de omisión 1 Comunicar trimestralmente ante la subdelegación correspondiente al domicilio del patrón o sujeto obligado, y del beneficiario, respectivamente, dentro de los primeros 15 días hábiles de enero, abril, julio y octubre, en relación con los contratos celebrados en el trimestre de que se trate, la información siguiente: a) De las partes en el contrato: nombre, denominación o razón social, tipo de persona moral de que se trate, objeto social, domicilio social, fiscal y, en su caso, convencional para efectos del contrato, RFC y de registro patronal ante el IMSS, datos de su acta constitutiva, tales como: número de escritura pública, fecha, nombre del notario público que da fe de la misma, número de la notaría y ciudad a la que corresponde, sección, partida, volumen, foja o folio mercantil, en su caso, y fecha de inscripción en el Registro Público de la Propiedad y el Comercio, así como nombre de los representantes legales de las partes que hayan suscrito el contrato. b) Del contrato: objeto, periodo de vigencia, perfiles, puestos o categorías (indicar si se trata de personal operativo, administrativo o profesional) y el número estimado mensual de trabajadores u otros sujetos de aseguramiento que se pondrán a disposición del beneficiario de los servicios o trabajos contratados. Art. 15-A de la LSS. de 20 a 350 Arts. 304-A, fracción XXII, y 304-B, fracción IV, de la LSS. 2 El outsourcing deberá incorporar por cada uno de sus trabajadores, el nombre del beneficiario de los servicios o trabajos contratados en el sistema de cómputo autorizado por el IMSS. Es de observar que no se precisa un plazo para el cumplimiento de esta obligación; sin embargo, se recomienda efectuarlo dentro de los primeros 15 días hábiles de enero, abril, julio y octubre. Art.15-A, sexto párrafo, de la LSS. 6

Repercusiones en caso de omisión 3 Informar sobre la reasignación de los trabajadores a otro beneficiario. Cabe observar que ni la LSS ni las Reglas generales para el cumplimiento de la obligación establecida en el quinto párrafo del artículo 15-A de la LSS, publicadas en el DOF el 8 de octubre de 2009, especifican un plazo para efectuar el aviso; sin embargo, es recomendable que se atienda al plazo general de la presentación de movimientos afiliatorios de cinco días hábiles que dispone el artículo 15, fracción I, de la LSS. Art. 15-A, sexto párrafo, de la LSS. Obligaciones en materia de construcción Las empresas de la industria de la construcción, al igual que las empresas comerciales o de servicios, deben cumplir las diversas obligaciones que la LSS les impone; sin embargo, además de las establecidas para los otros patrones, deben cumplir obligaciones adicionales, las cuales se enlistan a continuación: Obligaciones Repercusiones en caso de omisión 1 Los patrones que se dediquen permanente o esporádicamente a la actividad de la construcción y que contraten trabajadores para obra o tiempo determinado, deberán registrarse en el IMSS con tal carácter y autoclasificarse en los términos del artículo 196 del Racerf. Arts. 15, fracción I, de la LSS, 12 y 13 del Racerf, y 6o. del Reglamento del Seguro Social Obligatorio para los Trabajadores de la Construcción por Obra o Tiempo Determinado (RTC). de 20 a 350 Arts. 304-A, fracción I, y 304- B, fracción IV, de la LSS. 7

Repercusiones en caso de omisión 2 Presentar al IMSS los avisos de inscripción, baja y modificación de salario de los trabajadores que contraten por obra o tiempo determinado, dentro de los cinco días hábiles siguientes, en términos de la LSS y sus reglamentos. Arts.15, fracción I, 45 y 57 del Racerf, y 9o. del RTC. de 20 a 350 Arts. 304-A, fracción II, y 304- B, fracción IV, de la LSS. 3 Calcular las cuotas con base en el salario base de cotización de los trabajadores a su servicio, de acuerdo con los datos registrados en las nóminas y listas de raya. Arts. 27 de la LSS y 16 del RTC. de 20 a 75 Arts. 304-A, fracción IV, y 304-B, fracción I, de la LSS. 4 Llevar registros por obra de construcción, tales como nóminas o listas de raya, tarjetas de control de pagos, tarjetas individuales de percepciones, recibos o cualquier otro medio de control. Arts. 15, fracción II, 27 de la LSS, y 16 del RTC. de 20 a 75 Arts. 304-A, fracción VII, y 304-B, fracción I, de la LSS. 5 Registrar ante el IMSS en la subdelegación correspondiente a la ubicación de la obra, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de inicio de los traba jos, el tipo de obra, su ubicación, trabajos por realizar y/o fase de la construcción en los formatos que al efecto autorice el instituto. de 20 a 350 Arts. 304-A, fracción XXI, y 304-B, fracción IV, de la LSS. Art. 12 del RTC. Obligaciones relativas al dictamen por contador público autorizado para efectos del Seguro Social De acuerdo con el artículo 16 de la LSS, los patrones que hayan contado con un promedio anual de 300 o más trabajadores en el ejercicio fiscal de 2013, deben dictaminar el cumplimiento de sus obligaciones ante el IMSS por contador público autorizado. El mismo precepto dispone que los patrones que no deban hacerlo podrán optar por dictaminar sus obligaciones ante el instituto por contador público autorizado. Al efecto, incluimos las obligaciones que deberán considerar los patrones que opten por presentar el dictamen correspondiente y los que se dictaminen voluntariamente para efectos del IMSS: 8

Patrones que decidan presentar el dictamen o que se dictaminen voluntariamente Obligaciones Rpercusiones en caso de omisión 1 Los patrones que hayan contado con un promedio anual de 300 o más trabajadores en el ejercicio fiscal inmediato anterior, deberán dictaminar el cumplimiento de sus obligaciones ante el IMSS por contador público autorizado. Arts. 16 de la LSS y 152 del Racerf. 2 Presentar el aviso para dictaminar en los plazos siguientes: a) Dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación del ejercicio fiscal inmediato anterior cuando la presentación del dictamen sea obligatoria, a más tardar el 30 de abril de 2014. b) En cualquier fecha para los patrones que no tengan obligación pero que opten por dictaminar el cumplimiento de sus obligaciones ante el Seguro Social o para quienes haya orden de visita o requerimiento. Los patrones con actividad en la industria de la construcción podrán presentar el aviso de dictamen por registro patronal, o bien, por cada una de sus obras, sin que esto los releve de tener que dictaminar sus obligaciones ante el IMSS, considerando el promedio anual de 300 trabajadores. de 20 a 350 Arts. 304-A, fracción XX, y 304-B, fracción IV, de la LSS.. 156 y 175 del Racerf. 3 Presentar el dictamen para efectos del Seguro Social en las fechas siguientes: a) A más tardar el 30 de septiembre siguiente al del ejercicio fiscal inmediato anterior, si el dictamen es obligatorio. de 20 a 350 Arts. 304-A, fracción XX, y 304-B, fracción IV, de la LSS. b) Dentro de los nueve meses a la fecha de presentación del aviso, cuando el dictamen sea voluntario. Art. 161 del Racerf. 9

Otras obligaciones A continuación, se enumeran otras obligaciones que los patrones deberán observar: Obligaciones Repercusiones en caso de omisión 1 Proporcionar al IMSS los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo establecidas en la LSS y sus reglamentos. Art. 15, fracción IV, de la LSS. de 20 a 210 Arts. 304-A, fracción IX, y 304-B, fracción III, de la LSS. 2 Permitir las inspecciones y visitas domiciliarias que practique el instituto, las que se sujetarán a lo establecido en la LSS, el CFF y sus reglamentos. Art. 15, fracción V, de la LSS. de 20 a 125 Arts. 304-A, fracción X, y 304- B, fracción II, de la LSS. 3 Comunicar al IMSS la suspensión, reanudación, cambio o término de actividades, clausura, cambio de nombre, denominación o razón social, domicilio o de representante legal, sustitución patronal, fusión, escisión o cualquier otra circunstancia que modifique los datos proporcionados al instituto, dentro del plazo de cinco días hábiles contado a partir de que ocurra el supuesto respectivo. Arts. 15, fracción I, de la LSS, y 16 del Racerf. de 20 a 75 Arts. 304-A, fracción XVI, y 304-B, fracción I, de la LSS. 10

Repercusiones en caso de omisión 4 Informar al instituto sobre el estallamiento de huelga, así como la suspensión, reanudación, cambio o término de actividades, clausura, cambio de nombre, denominación o razón social, representante legal, sustitución patronal, fusión, escisión o cualquier otra circunstancia que modifique los datos proporcionados al instituto, dentro del plazo de cinco días hábiles contados a partir de que ocurra el supuesto respectivo. De igual manera, se deberá avisar al IMSS cuando exista incorporación de nuevas actividades, compra de activos o cualquier acto de enajenación, arrendamiento, comodato o fideicomiso traslativo, siempre que implique un cambio de actividad. Arts. 15, fracción I, de la LSS y 10 y 16 del Racerf. de 20 a 125 Arts. 304-A, fracción XVIII, y 304-B, fracción II, de la LSS. Obligaciones establecidas en la Ley del Infonavit y sus reglamentos La Ley del Infonavit y el Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit (Ripaedi) establecen diversas obligaciones que deben observar los patrones, las cuales pueden ser de tres tipos, a saber: Obligaciones periódicas Son aquellas que debe cumplir el patrón de manera continua; entre las obligaciones de este tipo destacan las siguientes: 11

1 Comunicar las altas y bajas de los trabajadores en el IMSS dentro de los cinco días hábiles siguientes al inicio o término de la relación laboral. Arts. 29, fracción I, y 31 de la Ley del Infonavit, y 3o., fracciones I y III, y 12, del Ripaedi. La sanción aplicará de la forma siguiente: a) De tres a cinco veces el SMGVDF por cada trabajador no inscrito, si se trata de uno a 100 trabajadores. b) De 301 a 350 veces el SMGVDF, si se trata de más de 100 trabajadores no inscritos. La multa señalada en este inciso aplicará respecto a todos los trabajadores no inscritos. Arts. 6o., fracción II, y 8o., fracción VII, del Rimpiolinfo. 2 Determinar y enterar el monto de las aportaciones de 5% sobre el salario de los trabajadores a su servicio.1 Arts. 29, fracción II, de la Ley del Infonavit, y 3o., fracción IV, del Ripaedi. El Rimpiolinfo no establece sanción para los patrones que incumplan esta obligación; sin embargo, el artículo 30, fracción III, de la Ley del Infonavit precisa que el cobro y la ejecución de las aportaciones patronales se sujetarán a lo señalado en el CFF; por tanto, la sanción aplicable será de 55 a 75% de las contribuciones omitidas. Art. 76, primer párrafo, del CFF. 3 Efectuar la retención al salario de los trabajadores de los descuentos para la amortización de los créditos de vivienda.1 Arts. 29, fracción III, de la Ley del Infonavit, y 3o., fracción IV, del Ripaedi. de 301 a 350 veces el Arts. 6o., fracción III, y 8o., fracción V, del Rimpiolinfo. 4 Expedir y entregar, semanal o quincenalmente, a cada trabajador constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido, en el caso de patrones que se dediquen en forma permanente o esporádica a la actividad de la construcción. de tres a 150 Arts. 6o., fracción X, y 8o., fracción I, del Rimpiolinfo. Art. 29, fracción VII, de la Ley del Infonavit. 12

Nota 1. El pago de las aportaciones de vivienda y de las amortizaciones a los salarios de los trabajadores se entregará de manera bimestral; por tanto, se deberán atender las fechas límite siguientes: Bimestre de 2014 Fecha límite de pago oportuno en 2014 Noviembre y diciembre (de 2013) Enero y febrero Marzo y abril Mayo y junio Julio y agosto Septiembre y octubre Lunes 20 de enero* Martes 18 de marzo Lunes 19 de mayo* Jueves 17 de julio Miércoles 17 de septiembre Martes 18 de noviembre* Noviembre y diciembre Lunes 19 de enero (2015)* * En términos de los artículos 23 del Ripaedi y 12 del CFF, si es inhábil o viernes el último día de pago, éste se podrá realizar el siguiente día hábil. Obligaciones relacionadas con el dictamen por contador público autorizado para efectos del Infonavit Las obligaciones que deberán considerar los patrones que hayan optado por dictaminar sus obligaciones para efectos del Infonavit son las siguientes: Obligaciones 1 Presentar el aviso para dictaminar dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación del ejercicio fiscal inmediato anterior. Art. 59 del Ripaedi. No aplica sanción por no presentar el aviso de dictamen, pues la presentación del dictamen para efectos de Infonavit es voluntaria. 13

2 Presentar el dictamen para efectos del Infonavit en un plazo máximo de seis meses contados a partir de la presentación del aviso. Art. 65 del Ripaedi. Si se optó por presentarlo y no se hace, la omisión se sanciona con una multa de tres a 150 Arts. 6o., fracción XVI, y 8o., fracción I, del Rimpiolinfo. Otras obligaciones en materia de Infonavit Si es el caso, el patrón deberá cumplir las obligaciones siguientes: Obligaciones 1 Presentar al Infonavit copia con firma autógrafa del informe sobre la situación fiscal del contribuyente con los anexos referentes a las contribuciones por concepto de aportaciones patronales de acuerdo con lo dispuesto en el RCFF, cuando en los términos del CFF se esté obligado a dictaminar por contador público autorizado los estados financieros.1 Art. 29, fracción VIII, de la Ley del Infonavit. de tres a 150 Arts. 6o., fracción XV, y 8o., fracción I, del Rimpiolinfo. 2 Proporcionar al Infonavit los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo. Se sanciona con multa de 251 a 300 veces el Art. 29, fracción IV, de la Ley del Infonavit. Arts. 6o., fracción XII, y 8o., fracción IV, del Rimpiolinfo. 3 Proporcionar al instituto la información para la individualización de las cantidades correspondientes a cada trabajador, en relación con las aportaciones de vivienda y amortizaciones de los créditos que otorga el Infonavit. La sanción que aplicará será la que resulte mayor entre el 50% de las aportaciones no individualizadas, y la que corresponda al máximo de 350 Art. 3o., fracción V, del Ripaedi. Arts. 6o., fracción V, y 8o., fracción VI, del Rimpiolinfo. 14

4 Permitir las inspecciones y visitas domiciliarias que practique el instituto, las que se sujetarán a lo establecido en la Ley del Infonavit, el CFF y sus reglamentos. de 301 a 350 Art. 29, fracción V, de la Ley del Infonavit. Arts. 6o., fracción XIV, y 8o., fracción V, del Rimpiolinfo. 5 Atender los requerimientos de pago e información que formule el Infonavit. Art. 29, fracción VI, de la Ley del Infonavit. de 151 a 200 Arts. 6o., fracción IX, y 8o., fracción II, del Rimpiolinfo. 6 Presentar al instituto los avisos de cambio de domicilio y denominación o razón social, aumento o disminución de obligaciones fiscales, suspensión o reanudación de actividades, clausura, fusión, escisión, enajenación y declaración de quiebra y suspensión de pagos, así como cualquier otra circunstancia que afecte su registro ante el instituto. Art. 3o., fracción II, del Ripaedi. de 251 a 300 Arts. 6o., fracción VII, y 8o., fracción IV, del Rimpiolinfo. Nota 1. Conforme al artículo 32-A del CFF, las personas físicas con actividades empresariales y las personas morales que en el ejercicio inmediato anterior hayan obtenido ingresos acumulables superiores a $100 000,000, que el valor de su activo determinado de acuerdo con las reglas de carácter general que al efecto emita el SAT sea superior a $79 000,000, o que por lo menos 300 de sus trabajadores les hayan prestado servicios en cada uno de los meses del ejercicio inmediato anterior, podrán optar por dictaminar, en los términos del artículo 52 del CFF, sus estados financieros por contador público autorizado. 15

Conclusión Durante 2014, las empresas deberán cumplir diversas obligaciones en materia de seguridad social, pues su cumplimiento oportuno evitará al patrón hacerse acreedor de las sanciones que establecen las disposiciones correspondientes. En este sentido, las obligaciones en materia de seguridad social que deberán considerar los patrones serán las establecidas en la LSS, la Ley del Infonavit y sus reglamentos. Comentamos las obligaciones de mayor relevancia que deberán cumplir los patrones en 2014. 16