En la página 19 del Pliego de Prescripciones Técnicas, en el punto 4.9 PUESTA EN MARCHA DEL SERVICIO estipulan que "el servicio deberá estar operativo en la fecha de entrada en vigor del contrato para el Centro de Gestión Centralizada; y para todas las Oficinas de Viajes dentro de los 10 días siguientes a la fecha en que queden libres las dependencias destinadas a ellas". Nuestra consulta es en relación a las fechas de inicio de las Oficinas de Viajes, las fechas contenidas en los pliegos son aproximadas o son fechas que se cumplirán en todos los casos, incluso las de comienzo con fecha 1 de Enero de 2015? La fecha de inicio de la prestación del servicio será el día 1 de enero de 2015 o, en su defecto, la fecha de entrada en vigor del contrato, si la adjudicación y formalización del mismo se retrasara. En relación al Anexo Listado de Destinos de Referencia quisiéramos por favor que nos confirmaran que los hoteles incluidos en la oferta, si su ubicación es mayor a 2kms, pondera de éste su disponibilidad y descuentos?, entendemos que sí pero les agradeceríamos nos lo confirmaran. Correcto. Ponderan, tal como se indica en la cláusula X.2.b los siguientes criterios: distancia, disponibilidad, descuentos y categoría También en relación al Anexo Listado de Destinos de Referencia consultarles lo siguiente, hemos detectado que que hay hoteles a menos de 2 kms de dos direcciones diferentes. Por ello necesitaríamos saber si debemos incluir el hotel por duplicado o una única vez a pesar de que cumpla los requisitos exigidos en cuanto a ubicación para dos direcciones distintas. Para para cada localidad se pueden incluir varios hoteles, indicando en el campo correspondiente si está a menos de 2 km de alguna de las direcciones de referencia de dicha localidad. No será necesario, por tanto, repetir los datos del hotel aunque se encuentre cerca de varias direcciones de referencia. Una vez analizado el documento que publicaron sobre el volumen de facturación estimado en la Web de Contratación del Estado. Vemos que no se incluye el volumen desglosado de servicios por organismo. Sí lo hacen por el volumen total de todos los lotes en su conjunto, pero en relación a los organismos sería necesario conocer el desglose por servicios en cada organismo para poder realizar una oferta económica coherente. Como ejemplo, citarles que sin estos datos es imposible llegar a establecer cálculo del personal que deberemos asignar a las cuentas así como otros recursos, y todo ello en su conjunto es lo que las empresas valoramos para presentarles unas condiciones u otras. Sentimos mucho no poder desglosar más los datos facilitados Hemos observado que hay rutas aéreas iguales en diferentes lotes para los cuales los precios máximos que aparecen recogidos en los pliegos son diferentes, tales como: - Madrid - Santiago de Compostela: Difiere el precio máximo en Lote 2 y 3-300 y Lote 4-320. - Madrid - Tenerife: Difiere el precio máximo en el Lote 1-500 y Lote 3-210 - Madrid - Buenos Aires: Difiere el precio máximo en el Lote 1-1.800 y Lote 2-1.690 Efectivamente, los precios máximos para los vuelos entre las parejas de destinos preferentes en cada lote no son idénticos. Cada lote se valorará separadamente, con los precios máximos establecidos en sus anexos correspondientes. Queríamos solicitarles el volumen de facturación estimado de cada uno de los organismos, tanto Ministerios como Organismos Autónomos, ya que es en base a estos datos cómo calcularíamos los
recursos a destinar a cada uno de ellos para su puesta en marcha, en algunos casos sería inminente y debemos tenerlo en cuenta, así como a la hora de realizar nuestro estudio económico. Documento publicado en la Plataforma de Contratación del Estado. Queríamos solicitarles otros datos de carácter económico, si no es posible en base al volumen de facturación de cada organismo por separado, sería suficiente con desglose del volumen total estimado por lotes en base a los siguientes términos: - Aéreo Nacional - Aéreo Europa - Aéreo Transcontinental - Renfe - Hoteles Nacional - Hoteles Internacional - Alquiler de Vehículos Documento publicado en la Plataforma de Contratación del Estado Otra duda que nos surge son las fechas de inicio establecidas en los pliegos. Estas fechas de inicio son inamovibles o aproximadas? Es decir, tanto la desimplementación como la implementación de las Oficinas de Viaje conllevan unos plazos que nos los marcan proveedores externos. Esto es lo que nos lleva a plantearnos lo anterior, sobre todo para los casos en los que la fecha de inicio es el 1 de Enero de 2015. La fecha de inicio de la prestación del servicio será el día 1 de enero de 2015 o, en su defecto, la fecha de entrada en vigor del contrato, si la adjudicación y formalización del mismo se retrasara. Ya por último, una última observación. En la página 8 de los PPT en el punto 4.3. OPERATIVA, en relación a la elección y reserva de asiento, comentarles que hay tarifas que no lo permiten. Entendemos que lo que se nos solicita es que se lleve a cabo siempre que la tarifa lo permita, podrían confirmarnos por favor si la interpretación por nuestra parte sería la correcta? Se solicitan precios de vuelos con elección y reserva de asiento. Por tanto, se deberán ofertar tarifas que lo permitan. CF: LISTADO DE HOTELES DE REFERNACIA LOS QUE ESTÁN A LA DISTANCIA QUE PIDEN EN LAS BASES?. SF: HOTELES FUERA DE LISTADO DE REF. RESUMEN DE DICHOS HOTELES?... MI DUDA ES: SI PRESENTO HOTELES DE VARIAS CADENAS CON TODOS LOS DATOS, ES IGUALMENTE NECESARIO PASARLOS A LA HOJA EXCELL RESUMEN QUE ADJUNTAIS?. En relación a su consulta le indicamos que, tanto en la hoja Excel CF como en la hoja Excel SF es necesario incluir el detalle de todos los hoteles ofertados. Adicionalmente en la hoja Excel, y tal y como se requiere en la plantilla, es necesario indicar si el hotel está a más o menos de 2 km de distancia de alguna de las direcciones de referencia. La hoja resumen SF debe rellenarse siempre, puesto que recoge el resumen numérico de los hoteles ofertados en el detalle. En los listado de hoteles que debemos incluir, hay hoteles que para determinados grupos sólo aceptan alojamiento (no desayuno), y para otros sí que incluyen el alojamiento y el desayuno, se puede
incluir en el listado de un determinado Grupo ese hotel aunque sólo contemple el Alojamiento y no el desayuno? En respuesta a su consulta le informamos que los hoteles que formen parte de la oferta de una empresa licitadora deben cumplir con todos los requisitos especificados para cada lote y grupo en los pliegos del concurso, no siendo la inclusión de desayuno un servicio ni exigido ni tampoco valorable en ningún caso. De la misma forma, ningún otro servicio adicional incluido dentro del precio propuesto será evaluado ni tenido en cuenta en la valoración del concurso. Los criterios de valoración del concurso se especifican en el Anexo III del PCAP del concurso. 4.2 CENTRO DE GESTIÓN CENTRALIZADA Y OFICINAS DE VIAJES: Página 7 Consulta Página 7: En el caso de que el Organismo considere necesaria la implantación de una oficina propia de viajes en sus dependencias, Se podría establecer de mutuo acuerdo el cargo de un canon para afrontar dicha mejora? Los pliegos del presente contrato no contemplan la posibilidad de establecimiento de canon. 4.4 PRECIOS: Página 11 Consulta Página 11: El pliego indica que los billetes con origen en el extranjero deben aplicar la misma tarifa, es posible que en bastantes mercados las tasas, impuestos y condiciones generales de aplicación sean distintos que en los billetes origen desde España y las líneas aéreas no tengan posibilidad de aplicarlas, Cómo podemos las agencias de viajes obrar en este caso si en ciertas rutas no hubiera posibilidad de hacerlo?, sería motivo de exclusión? Se solicita que el precio de la pareja de vuelos sea el mismo independientemente del origen del viaje únicamente para los incluidos en las tablas Parejas de Destinos Especialmente Relevantes ; y siempre y cuando se cumplan las condiciones generales que se definen en el pliego. El pliego de prescripciones técnicas contiene la respuesta a la pregunta planteada. En concreto, en el apartado 4.4 del pliego de prescripciones técnicas se recoge que: La empresa adjudicataria se compromete a ofertar el precio económicamente más ventajoso en todos los casos en función de las fechas, horarios y otras circunstancias que concurran [ ]. De forma más específica la sección 4.4.1.1 Cumplimiento de las condiciones generales recoge: Siempre y cuando en la orden de servicio se hayan respetado las condiciones generales de gestión de viajes establecidas en el apartado Operativa, el precio máximo admitido para viajes entre una pareja de destinos de los definidos en las tablas Parejas de Destinos Especialmente Relevantes según lote: Tabla III.2 para el lote 1, Tabla III.4 para el lote 2, Tabla III.6 para el lote 3 y Tabla III.8 para el lote 4 del Anexo III del PCAP, con inicio en cualquiera de los dos destinos y ya sea ida y vuelta o sólo ida, vendrá determinado por la oferta de la empresa adjudicataria y, en todo caso, no podrá ser superior al indicado en dicha tabla, correspondiendo el precio máximo en el caso de un viaje de sólo ida al 50% del precio de ida y vuelta. Cualquier exceso en el coste de los billetes emitidos correrá por cuenta del adjudicatario. 4.4.1 PRECIOS DE BILLETES DE TRANSPORTE: Página 12
Consulta Página 12: Según la normativa de IATA no se permite el uso de billetes cruzados. En el caso de que cualquier agencia de viajes practique el uso de los mismos, las líneas aéreas pueden proceder ceden a cancelar el billete. Se ha tenido en cuenta este aspecto a la hora de redactar el pliego? Los pliegos, tanto de prescripciones técnicas como de cláusulas administrativas particulares, responden a la normativa española vigente y han sido informados adicionalmente por la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia. Los pliegos no establecen la obligatoriedad sino, en el apartado 4.4.1, la posibilidad de adquirirse billetes cruzados. Cabe indicar a este respecto que los pliegos que rigen la licitación no exigen utilizar servicios prestados exclusivamente por miembros de IATA y por tanto sujetos a sus normas privadas específicas de funcionamiento. 4.10 FINALIZACIÓN DEL SERVICIO: Página 21 Consulta Página 21: Entendemos que debemos entregar las aplicaciones y sistemas informáticos a la AGE una vez expirado el contrato? Podrían ampliarnos este párrafo para su mejor entendimiento? Se solicita la entrega del sistema de gestión de calidad: procedimientos, documentación asociada, histórico de indicadores de seguimiento del servicio, etc, y, en el caso en que se desarrolle alguna herramienta específica para la gestión de calidad del presente contrato, dicha herramienta específica. En caso de que el adjudicatario implemente el sistema sobre los sistemas de información propios de la empresa adjudicataria, no se solicita la entrega de dichos sistemas informáticos a la AGE a la finalización del contrato. CONSULTAS SOBRE EL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES ADMINISTRATIVAS VI. Presupuesto de licitación, modificaciones y valor estimado: Página 4 Consulta Página 4: Con la intención de realizar un estudio económico con rigor y precisión, necesitaríamos que nos facilitasen los siguientes datos sobre la producción de: 1. Producción por Producto: a. Billetaje aéreo nacional b. Billetaje aéreo internacional c. Alquiler de vehículos d. Resto de productos e. Alojamiento f. Billetaje de Tren 2. La misma información desglosada por lotes.
La información que podemos facilitar está a disposición de todos los licitadores en la Plataforma de Contratación del Sector Público en el expediente de referencia en una nota informativa publicada en el apartado Otros documentos. CONSULTAS SOBRE TABLAS: Listado Hoteles de referencia y Hoteles fuera Destinos de Referencia para todos los Lotes: Consulta: El método de valoración de la categoría de los hoteles no es homogéneo en todo el mundo. En algunos países la valoración es diferente y no se utiliza el método de las estrellas para indicar la categoría. Cómo procede la agencia en el caso de que un país no tenga las estrellas como método de valoración o solo tenga medición hasta 4 estrellas? El apartado 4.4.2 Precios de alojamiento especifica los requisitos mínimos relativos a la categoría de los hoteles admitidos: El listado debe indicar por cada hotel su categoría en estrellas y los grupos de dietas que admite. Los hoteles del listado que se encuentren en las localidades de dichas tablas Listado de Destinos de Referencia según lote del Anexo III del PCAP deben tener como mínimo la categoría de tres estrellas, si bien, con la conformidad de la AGE la empresa adjudicataria podrá incorporar a su listado durante la vida del contrato hoteles de dos estrellas. Por tanto, se valorarán los hoteles ofertados para los que se especifique su categoría en estrellas. Consulta: Qué método van a utilizar para medir la distancia entre el Organismo y el hotel? La comprobación se realizará en distancias medidas en línea recta entre la dirección de los alojamientos proporcionados y las direcciones de referencia recogidas en los pliegos, con el orden de precisión de 0,1 km. A la hora de presentar la Oferta, se indica que se presentará un sobre técnico y un sobre económico por cada uno de los Lotes, y que en ambos sobres se deberá incluir la oferta en papel y en soporte informático. Cada oferta Económica recogerá un Ficheros Excel con la hoja de aéreo y la hoja de hoteles. Dicho fichero se imprimirá en papel, y se incluirá dicho fichero Excel en un CD o Pen. Deben ir firmadas cada hoja impresa en papel, o poner una hoja de encabezamiento con los datos y firma de los apoderados? En relación a la oferta técnica, los sobres recogerán la descripción técnica sujeta a valoración (extensión en torno a 30 hojas) y un listado de Hoteles fuera de las Localidades incluidas en la oferta económica. Estos dos documentos se imprimirán en papel, y se grabarán en un CD o Pen (Fichero Excel para Hoteles, y PDF para descripción técnica) a incluir en el sobre técnico. La oferta en papel deberá ir firmada en cada una de sus hojas - tanto los hoteles como la descripción -, o poner una hoja de encabezamiento con los datos y firma de los apoderados? Quedo a la espera de sus noticias. Se entiende que debe presentarse firmada en cada una de las hojas (en formato papel).
Podemos presentarnos como Empresa X y Empresa Y pertenecientes al mismo grupo empresarial, incluyendo la declaración de grupo del art. 42 en el sobre nº1 documentación de carácter general, indicando la participación de ambas agencias? En el PCAP no está prevista ninguna limitación al respecto y en el sobre 1 deben presentar únicamente la documentación indicada en el PCAP en la cláusula IX. Esa declaración no hay que incluirla en ningún sobre, porque en el PCAP no está prevista ninguna limitación al respecto. Resumen de Hoteles fuera de Destinos de Referencia. En este apartado solo habría que poner Cuantos Hoteles podemos ofrecerles en cada Grupo? ) Sin nombre de Hotel? Efectivamente no es necesario indicar el nombre. Esta pestaña de la hoja de cálculo que conforma la oferta es el resumen numérico de los hoteles ofrecidos en primera pestaña llamada (1. Hoteles fuera listado), por eso en ella sólo hay que indicar el número de hoteles que se ofrecen en cada grupo, por cada región y clasificados por número de estrellas. Hoteles Fuera de listado, en esta excell habría que poner nombres, direccion etc...tal y como piden en la página 31, dónde aparecen Ej: Nacional ( Badajoz, Barcelona, Ceuta Ibiza...etc con una dirección exacta. Internacional ( Bruselas, Estrasburgo, Ginebra, Lisboa etc... ) Efectivamente hay que poner los nombres, dirección, etc, aunque el ejemplo que pone usted no es correcto. En esta pestaña hay que rellenar los datos de los hoteles ofertados en los destinos no recogidos en la Tabla III.3. Listado de Destinos de Referencia. Lote 1, página 31 del PCAP. Los ejemplos que se indican en la consulta no tendrían que rellenarse en esta hoja Excel puesto que todas las indicadas son localidades que sí están en la Tabla III.3. Listado de Destinos de Referencia. Lote 3, página 31 del PCAP: Nacional ( Badajoz, Barcelona, Ceuta Ibiza...etc), Internacional ( Bruselas, Estrasburgo, Ginebra, Lisboa etc... ), los hoteles para estas localidades tienen que rellenarse en la otra hoja de cálculo de la oferta, llamada PCAP - Modelo de Oferta Lote 3 CF.xls La hoja PCAP - Modelo de Oferta Lote 3 SF.xls se rellenaría para: Hotel nacional en una localidad que no está en la Tabla III.3. Listado de Destinos de Referencia. Lote 3 del PCAP, por ejemplo CÓRDOBA: Hotel internacional situado en una localidad que no está en la Tabla III.3. Listado de Destinos de Referencia. Lote 3 del PCAP, por ejemplo Amberes (Bélgica): En el Pliego de Cláusulas Administrativas aparece el importe estimado del contrato desglosado por lotes; concretamente aparece el siguiente cuadro: Dichos importes, corresponden a lo estimado para los 3 años posibles de duración del contrato, a 2 años, o a sólo un año? llevan incluido dichos importes el IVA? Incluyen Tasas y FEEs?
El artículo 88 TRLCSP establece que A todos los efectos previstos en esta Ley, el valor estimado de los contratos vendrá determinado por el importe total, sin incluir el Impuesto sobre el Valor Añadido, pagadero según las estimaciones del órgano de contratación. En el cálculo del importe total estimado, deberán tenerse en cuenta cualquier forma de opción eventual y las eventuales prórrogas del contrato. Cuando se haya previsto abonar primas o efectuar pagos a los candidatos o licitadores, la cuantía de los mismos se tendrá en cuenta en el cálculo del valor estimado del contrato. En el caso de que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 106, se haya previsto en los pliegos o en el anuncio de licitación la posibilidad de que el contrato sea modificado, se considerará valor estimado del contrato el importe máximo que éste pueda alcanzar, teniendo en cuenta la totalidad de las modificaciones previstas. Por lo tanto incluye la duración total del contrato, incluido prórrogas y modificaciones. IVA excluido. Del listado global de Organismos adscritos a cada uno de los Lotes, podrían indicarnos el importe aproximado que correspondería a cada uno de los Ministerios y Organismos? Publicado en Plataforma. En el Punto 4.3. OPERATIVA del Pliego de Prescripciones Técnica, en el sub-apartado 6. se indica: Cuando se indica una flexibilidad para la selección del horario de salida de al menos 3 horas, se trata de 3 horas por delante y 3 horas por detrás? Esto es, si piden un vuelo a las 10:00, el margen de maniobra de la Agencia de viajes sería entre las 07:00 y las 13:00 horas? La flexibilidad otorgada a la empresa adjudicataria se debe entender como antelación en el horario solicitado, ya que una flexibilidad de 3 horas posteriores a ese horario podría significar no llegar a cita origen de la comisión de servicio, por tanto, el horario que el viajero pedirá será el máximo que le permitirá llegar a tiempo a su comisión de servicio. En relación a los Periodos de Embargo de 8 días anuales como máximo (para aéreo y alojamiento), deben indicarse ya, en la Propuesta de cada Licitador, dichos días de embargo para cada Lote y cada destino, o se deja abierto para que sea concretado al inicio de cada ejercicio con el responsable de viajes del Organismo correspondiente? Como se indica en la página 11 punto 4.4 del PPT: La empresa adjudicataria tendrá la posibilidad de definir claramente y a la entrada en vigor del contrato, unos periodos de embargo de 8 días anuales como máximo,. Esta posibilidad se ofrece a la empresa adjudicataria de cada lote, no tiene que aportarse por parte de las empresas licitadoras en su oferta. Una vez adjudicado el contrato, y antes de su entrada en vigor, la empresa adjudicataria de cada lote establecerá los periodos de embargo que estime. En relación a los listados de vuelos de cada uno de los Lotes, nos podrían indicar qué % aproximado del gasto en aéreo queda fuera de esos listados para cada Lote? Lo que nos gustaría conocer es: qué gasto aproximado (del total de gasto en aéreo que se realiza) supone en cada Lote los pares de ciudades que aparecen en cada listado, y qué gasto aproximado se produce en pares de ciudades diferentes a los allí recogidos.
La información de los viajes realizados en los ejercicios anteriores por los ministerios y organismos muestra una distribución muy desigual en cada ejercicio sobre los destinos visitados por el personal. Por ello, no se puede realizar una previsión real de los porcentajes de destinos que se visitarán a lo largo de la vida del presente contrato, ya que dependerá de las necesidades de la AGE a lo largo de los próximos dos años. No obstante lo anterior, se han mostrado en las tablas de referencia de los anexos del pliego los principales destinos visitados y que, previsiblemente, serán los destinos a los que los viajeros con cargo a la AGE viajarán. Por ello, se valoran dichos destinos en los criterios de adjudicación del contrato. Sería posible que nos facilitaran el desglose de gasto de cada uno de los lotes? a. Gasto en Aéreo Nacional y nº de reservas en Lote 1, Lote 2, Lote 3 y Lote 4 b. Gasto en Aéreo Internacional y nº reservas en Lote 1, Lote 2, Lote 3 y Lote 4 c. Gasto en RENFE y nº reservas en Lote 1, Lote 2, Lote 3 y Lote 4 d. Gasto en Hoteles y nº reservas en Lote 1, Lote 2, Lote 3 y Lote 4 e. Gasto en Rent a Car y nº reservas en Lote 1, Lote 2, Lote 3 y Lote 4 f. Gasto en Otros Servicio y nº reservas en Lote 1, Lote 2, Lote 3 y Lote 4 Se ha contestado a esta pregunta en la consulta II. Se incluye la estimación del desglose porcentual entre los servicios de alojamiento y transporte, ya que el resto de servicios (alquiler de vehículos y otros servicios) se estima porcentualmente residual. En los listados de hoteles que debemos incluir, hay hoteles que para determinados grupos sólo aceptan alojamiento (no desayuno), y para otros sí que incluyen el alojamiento y el desayuno, se puede incluir en el listado de un determinado Grupo ese hotel aunque sólo contemple el Alojamiento y no el desayuno? Los hoteles que formen parte de la oferta de una empresa licitadora deben cumplir con todos los requisitos especificados para cada lote y grupo en los pliegos del concurso, no siendo la inclusión de desayuno un servicio ni exigido ni tampoco valorable en ningún caso. De la misma forma, ningún otro servicio adicional incluido dentro del precio propuesto será evaluado ni tenido en cuenta en la valoración del concurso. Los criterios de valoración del concurso se especifican en el Anexo III del PCAP del concurso. En los anexos contenidos en los pliegos de la Licitación de agencia de viajes de la Administración General del Estado, se aportan listados con pares de ciudades con sus precios máximos. Nos gustaría saber por favor si dichos precios son en clase turista o business. Cláusula 4.3 del Pliego de Prescripciones Técnicas (Página 8): Tanto los desplazamientos en avión como en tren serán en líneas que tengan la condición de regular, con trayectos directos si es posible, en clase turista o asimilada y tarifa restringida (sin cambios ni anulaciones), y permitirán, a no ser que se especifique en la orden de servicio lo contrario, la facturación de una maleta, y la elección y reserva de asiento.