MODULO 2: Introducción y organización de las tareas En este módulo aprenderemos a trabajar con las tareas, conoceremos los fundamentos básicos en la creación y organización de tareas en las secuencia más óptima y con la duración apropiada. Las tareas son las partes básicas en la creación de cualquier proyecto (las tareas representan el trabajo a llevar a cabo para conseguir los objetivos del proyecto). Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el proyecto. La mayoría de los proyectos empiezan con una lista de tareas cuya complejidad irá aumentando hasta convertirse en un proyecto, un plan y una programación completamente desarrollados. Las tareas describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requerimientos de recursos. 2.1 Introducción de tareas Cuando introduce una tarea, puede ser tan detallado o tan general como desee, pero querrá introducir aquellas actividades que necesiten planificación, requieran de una cantidad considerable de tiempo, o que no desee olvidar. La vista Diagrama de Gantt es uno de los lugares donde se introducen las tareas en Project. Cuando introduce una tarea, a ésta se le asigna un número de tarea. Este número aparece en la primera columna de la tabla de Gantt. Ejercicio 2.1.1 Agregar una tarea 1. En la ficha Vista del grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea vacío, escriba los siguientes nombres de tareas y luego de cada ingreso, presione ENTRAR. Nombre de tarea Definir la oportunidad de negocio Investigar el mercado y la competencia Identificar los elementos de costos operativos Evaluar riesgos potenciales y beneficios Evaluar tamaño y estabilidad del mercado Evaluar la competencia Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios Determinar los requisitos financieros Evaluar idoneidad del personal Imprimir informe de evaluación
Ejercicio 2.1.2 Insertar una tarea entre otras tareas existentes 1. Seleccione la fila debajo de la tarea Investigar el mercado y la competencia 2. En la ficha Tarea del grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botón Tarea. 3. Escriba el nombre de la tarea Identificar los recursos necesarios en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente después de que se inserta una tarea. 2.2 Estimación de la duración. Cuando crea una tarea programada automáticamente, Project 2010 asigna una duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) estimada de forma predeterminada para un día. Puede modificar la duración en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo que requiere la tarea. De forma predeterminada, las tareas nuevas se programan manualmente y no tienen duraciones predeterminadas. Para que las tareas nuevas se programen automáticamente, en la ficha Tarea del grupo Programación, haga clic en Programación automática. Ejercicio 2.2 Cambiar la duración de una tarea 1. En las tareas insertadas en el ejercicio anterior introduzca las siguientes duraciones. 2. En la columna Duración de la tarea, escriba la duración en minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) o meses (me), según se indican Nombre de la tarea Definir la oportunidad de negocio Investigar el mercado y la competencia Identificar los recursos necesarios Identificar los elementos de costos operativos Evaluar riesgos potenciales y beneficios Evaluar tamaño y estabilidad del mercado Evaluar la competencia Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios Determinar los requisitos financieros Evaluar idoneidad del personal Imprimir informe de evaluación duración 1me 8d 7d 5d 1s 1s 4d 1s 5d 10d 1d Nota Si se cambian las unidades, Project no las convierte. Por ejemplo, si la duración es 1 día y desea expresar dicha duración en horas, primero debe calcular la cantidad de horas de trabajo en un día y luego escribir el nuevo valor en horas. 2.3 Realizar mejores estimaciones
Para aumentar la precisión de las estimaciones de duración de la tarea, use su propia experiencia y la de otros usuarios que trabajaron en proyectos y tareas similares. Realice preguntas como las siguientes: Cuánto duró la tarea? Qué desafíos enfrentó? Qué cambiaría si tuviera que hacerlo nuevamente? Escriba las diferencias entre la tarea nueva y las tareas anteriores, y téngalas en cuenta al estimar la duración de la tarea. 2.4 Creación de un hito Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración. Ejercicio 2.4.1 Crear un hito 1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista. Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3. Escriba 0 en el campo Duración del hito y, a continuación, presione ENTRAR. Cuando escriba una duración cero en una tarea, Project 2010 muestra automáticamente el símbolo de hito en la sección de gráficos de la vista Diagrama de Gantt en ese día. Crear un hito con una duración mayor que cero Por lo general, los hitos tienen una duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duración. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de aprobación al final de una fase (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) y sabe que el proceso de aprobación tardará una semana. Ejercicio 2.4.2
1. En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la lista. Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3. Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic en Información de tarea. 4. En el cuadro de diálogo Información de tarea, haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación, especifique la duración del hito en el cuadro Duración. 5. Active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar. Project 2010 muestra el símbolo de hito de la tarea. 2.5. Organizar tareas en subtareas y tareas de resumen en la vista Diagrama de Gantt en el último día Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización del proyecto. Existen dos métodos de organización de la lista de tareas: Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales. Nota Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte alguna fase. Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases. Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project 2.5.1 Crear tareas de resumen y subtareas Para crear un resumen de las tareas, aplique o anule la sangría para crear tareas de resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría y las subtareas, debajo de ellas, con sangrías aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de resumen también puede ser una subtarea de otra tarea superior. 1. En el listado de tareas del ejercicio anterior,en la vista de Diagrama de Gantt, inserte una nueva tarea en la primer fila y escriba Fase 1 Plan estratégico. 2. En la cinta de opciones, en el grupo de tareas que sigue, haga clic en Aplicar sangría para aplicar la sangría a las tareas, de modo que se conviertan en una subtarea.
3. Sugerencia Con el mouse puede aplicar o anular la sangría a una tarea rápidamente. Sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero cambie a una flecha doble, arrástrelo con el botón secundario para aplicar la sangría a la tarea o arrástrelo hacia la izquierda para anular la sangría de la tarea. Notas La asignación de recursos a las tareas de resumen puede crear duraciones y valores de asignación impredecibles, Para asociar a un miembro de un equipo con una tarea de resumen sin asignar la tarea, puede usar el campo Contacto. Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema. Puede reorganizar fácilmente las fases del proyecto en su programación de esquema. Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automáticamente se desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas. Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automáticamente todas sus subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangría de las subtareas hasta que tengan el mismo nivel que la tarea de resumen. Al reorganizar una lista de tareas, cambiarán los números de esquema de los elementos de la lista. Los números de esquema se actualizan automáticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si está usando un sistema de numeración personalizado especificado manualmente, los números no se actualizan de forma automática. Si desplaza una tarea, deberá ajustar manualmente los números para reflejar la nueva ubicación. La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, éstas deben estar vinculadas. Después de organizar las tareas vinculadas en su programación de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas. 2.6 Vincular Tareas Las tareas de los proyectos deberán ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo antes de que se produzca la tarea Imprimir el análisis de mercado deberá ser completada la tarea Definir el mercado. Estas dos tareas poseen una relación fina a comienzo con dos aspectos. - la segunda tarea debe producirse después de la primera tarea; esto es una secuencia - La segunda tarea sólo se producirá si la primera tarea es completada ; esto es una dependencia. En Project la primer tarea se denomina predecesora ya que precede a las tareas que dependen de ella. La segunda tarea se denomina sucesora ya que sucede a las tareas de las que ésta es dependiente. Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o más tareas sucesoras.
Ejercicio 2.6.1 Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt 1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea Definir la oportunidad de negocio y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la primera y en la siguiente tarea que desee vincular Investigar el mercado y la competencia. Para seleccionar tareas que no estén una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee vincular. 3. En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botón Vincular tareas. Project, de manera predeterminada, crea un vínculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin. Activar y desactivar el vinculado automático Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea se vincule automáticamente a las tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automático. Por ejemplo, si tiene tres tareas con vínculos Fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptará el vínculo Fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella. El vinculado automático está deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo, siga los pasos a continuación. 1. Haga clic en la pestaña Archivoy, a continuación, en Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de programación de este proyecto. 3. Para activar el vinculado automático, active la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas insertadas o desplazadas. Para volver a desactivar el vinculado automático, desactive la casilla de verificación. Acerca de vincular tareas Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vínculo (vincular: en un proyecto, establecer una dependencia entre tareas. La vinculación de tareas define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. En OLE, establecer una conexión entre programas de modo que la información de un documento se actualiza siempre que cambia la información del otro.) Predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vínculo de tipo Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vínculos de tareas de modo que pueda diseñar su proyecto de forma realista:
Tipo de vínculo Fin a comienzo (FC) Comienzo a comienzo (CC) Fin a fin (FF) Comienzo a fin (CF) Ejemplo Descripción La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos" y "Verter cemento", la tarea "Verter cemento" no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea "Preparar cimientos". La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente puede comenzar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vínculo CC no requiere que ambas tareas comiencen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y "Nivelar cemento", la tarea "Nivelar cemento" no puede comenzar hasta que comience la tarea "Verter cemento". La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que se haya completado la tarea de la cual depende. El tipo de vínculo FF no requiere que ambas tareas se completen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar instalación eléctrica", la tarea "Inspeccionar instalación eléctrica" no puede completarse hasta que se complete la tarea "Agregar cableado". La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vínculo CF no requiere que la tarea dependiente se complete de forma simultánea en cuanto comience la tarea de la que depende. Por ejemplo, las cimbras del techo para su proyecto de construcción se construyen en otro lugar. Dos de las tareas de su proyecto son "Entrega de cimbras" y "Montar techo". La tarea "Montar techo" no se puede completar hasta que comience la tarea "Entrega de
cimbras". 2.7 Aprender sugerencias para trabajar con tareas Para definir las tareas más efectivamente, tenga en cuenta las siguientes pautas: Desglose las tareas al nivel de detalle del que desea realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en más detalle para las áreas más peligrosas. Asegúrese de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas. Defina las tareas cortas en comparación con la duración total del proyecto. Las tareas cortas le permiten estimar más fácilmente el tiempo y los recursos.