Bolilla 2: Conceptos básicos de Sistemas de Información 1. INTRODUCCIÓN A partir de este capítulo se van a suceder varios con una característica común: en todos ellos se habla de la actividad del análisis, algo que en principio aparece de forma imprecisa y de lo que se suele tener una idea poco definida. Muy a menudo hablamos del Analista de Sistemas como el sujeto de dicha actividad, pero tampoco tenemos una idea clara de lo que representa esta figura. Una forma de aproximarnos al análisis es indagando en diferentes organizaciones de servicios informáticos. Es lo que hemos hecho en los capítulos anteriores sacando conclusiones propias. Esto nos puede dar una primera idea bastante útil, pero en el contexto en que vamos a movernos es insuficiente; tendremos que profundizar a fin de fijar ideas. Es lo que vamos a realizar en estos capítulos. Veremos que hay diversas maneras de realizar la actividad del análisis en función de distintos parámetros que iremos develando, pero en todas ellas hay un denominador común al que podríamos llamar Análisis de Sistemas. A ello dedicaremos el presente capítulo. En primer lugar, identificaremos los sistemas a que nos referimos, después describiremos la actividad del análisis en este entorno y finalmente trataremos de pasar un plano práctico, intentando relacionar el análisis de sistemas con el técnicos de programación de gestión. 2. SISTEMAS La palabra sistema tiene muchas acepciones. El análisis de sistemas tiene que ver sólo con un tipo concreto de sistemas, los sistemas de información, sistemas de información en un entorno empresarial y organizacional de gestión y dentro de ellos con los sistemas de información informatizados o basados en computadoras electrónicas. 2. 1 Conceptos de sistema Se puede definir el concepto de Sistema de varias maneras: Conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Podemos definir un sistema como un conjunto de elementos que interaccionan entre sí, orientados a la consecución de un objetivo común. Un sistema suele estar situado en un entorno o ambiente con el que interactúa, recibe entradas y produce salidas. Conjunto de personas, datos y procedimientos que trabajan coordinadamente. Para alcanzar el objetivo de apoyar el funcionamiento de la organización. Haciendo posible que la empresa mantenga contacto con el medio ambiente que la rodea, es decir con: Clientes, Proveedores, Organizaciones Estatales de contralor y recaudación de impuestos y aportes, Funcionarios, Accionistas o propietarios.
Una empresa (organización) en un sistema. Sus componentes pueden ser, entre otros: Producción Ventas Comercialización Mantenimiento Publicidad y Promoción Marketing Un sistema puede formar parte de otro más general, que sería su entorno, y/o estar formado por otros sistemas, que en este caso lo tendrían a él como entorno común denominándose subsistemas. 2.2 Sistemas de información Cualquier organización o empresa es en sí un sistema. Su entorno es el sistema productivo en que se inserta, del que recibe una serie de entradas, en forma de demanda, y al que entrega una serie de salidas, u oferta. A su vez, dentro de él existen varios subsistemas, los distintos departamentos o áreas en que se divide la empresa. Para que los subsistemas que forman la organización funcionen coordinadamente, es necesario otro subsistema más, el sistema de información, que tiene como misión asegurar que la información necesaria fluya, dentro del sistema, de unos subsistemas a otros y que inevitablemente existe en cualquier empresa u organización. Del buen funcionamiento de este subsistema depende en gran parte el éxito global del sistema. Los elementos de un sistema de información son muy variados; puede agruparte en: recursos físicos, como archivos, teléfonos, recursos humanos, documentación en general, y una serie de normas, procesos y procedimientos que determinan los flujos de información tanto internos como hacia y desde el exterior, así como el uso y administración de los recursos. SISTEMA DE INFORMACION: DESAFIO DE LAS ORGANIZACIONES: Incorporar la tecnología de los sistemas de información, no solo por su incorporación en sí, sino para: Desarrollarla para su utilización productiva. Administrarla adecuadamente. Aplicarla fundamentalmente a la dirección de las organizaciones. La información es un RECURSO más de las empresas. Los sistemas de información afectan a todos los niveles de las organizaciones.
El equipamiento informático es un elemento fundamental para desarrollar sistemas de información SISTEMAS DE INFORMACION FUNCIONES BÁSICAS Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa ELEMENTOS DE ENTRADA Almacena los datos ELEMENTOS DE ARCHIVO Produce información actuando sobre los datos GENERA INFORMACION 2.3 Sistema de información informatizado Cuando un sistema de información cuenta entre sus recursos con computadoras electrónicas, en las que se basa parcial o totalmente, puede denominarse sistema de información informatizado. Estos son los sistemas en los que estamos interesados cuando hablamos de la actividad del análisis. Pueden denominarse de diferentes formas, como sistemas informáticos, sistemas basados en computadoras, etc. En adelante, nosotros los denominaremos simplemente sistemas de información, que a su vez estarán formados por otros subsistemas o elementos tales comp. El hardware, el software, bases de datos, etc. MEDIO AMBIENTE EMPRESA SISTEMA DE INFORMACIÓN
Las empresas y organizaciones como subsistemas de un sistema productivo. ENTORNO PRODUCTIVO EMPRESA 1 P A I S M U N D O ORGANI- ZACIÓN 1 ORGANI- ZACIÓN 2 EMPRESA 2 E ORGANI- ZACIÓN N EMPRESA N S
Los departamentos como subsistemas de sistema empresa u organización. ENTORNO SUBSISTEMA DE SUBSISTEMA DE MARKETING PRODUCCIÓN SUBSISTEMA DE SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN SUBSISTEMA DE E ADMINISTRACION CONTABILIDAD S SUBSISTEMA DE SUBSISTEMA DE COMPRAS Y SUMINISTROS INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
LOS SECTORES DE LA EMPRESA COMO SUBSISTEMAS EL SISTEMA DE INFORMACION ESTA CONECTADO CON LOS SUBSISTEMAS (SECTORES DE LA EMPRESA: ES UN SUBSISTEMA MÁS. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACION DE LA EMPRESA
2.4 Los niveles de los sistemas de información El sistema de información de una organización no siempre está al mismo nivel. Dentro de él incluso podemos encontrar varios. Históricamente, como ya hemos visto, se han ido alcanzando diferentes niveles o categorías de sistemas. El primer nivel en los sistemas de información es el operacional o transaccional. Existe en todas las organizaciones y es el que tiene que ver con la operativa diaria. Pensemos, por ejemplo, en una empresa de servicios telefónicos. En este nivel se incluirán las operaciones como realizar un contrato, consultar el estado de un teléfono, dar de alta una avería... Los operadores disponen de manuales donde de manera cerrada se explican los procedimientos o normas de cada operación o transacción. EMPRESA ENTORNO NORMAS PROCEDIMIENTOS METODOS RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS E S DOCUMENTOS
Elementos Del sistema de información (informatizado) de la empresa. EMPRESA ENTORNO NORMAS PROCEDIMIENTOS METODOS SOFTWARE RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS E PERSONAL INFORMATICO HARDWARE S FICHEROS Y BASES DE DATOS DOCUMENTOS
Un segundo nivel en que, como hemos visto, las empresas empiezan a pensar con la llegada de los SGBD, es el llamado MIS, sistemas de información administrativa que ayudan a los usuarios de mayor nivel en la empresa a tomar ciertas decisiones sobre asuntos que pueden presentarse con alguna regularidad. No son transacciones, pero sí consultas estructuradas a partir de algún lenguaje de manipulación de datos que le permita obtener informes más o menos complejos. En el ejemplo que estamos tratando, un directivo podría estar interesado en el número de averías de los últimos días de determinado servicio en un área concreta de una ciudad. Un tercer nivel lo constituyen los sistemas para el soporte de decisiones. Su objetivo es ayudar en la toma de decisiones para situaciones poco frecuentes, de alguna manera complicadas y sobre todo poco estructuradas. Ahora el directivo se pregunta sobre la repuesta de la competencia ante el nuevo modelo de contestador automático que pensar sacar al mercado. Por encima de éstos todas las organizaciones añoran y aspiran a un sistema de información TOTAL, con unas características de integración que permita los tres niveles, sobre las mismas herramientas, procesos y recursos. 2.5 Aplicaciones Dentro del sistema de información encontramos subsistemas de información que podemos denominar aplicaciones. En la práctica podemos decir que cualquier sistema de información (informatizado) se divide en un número variable de aplicaciones, que de esta manera pueden definirse como aquella parte del sistema de información de la organización que resuelve determinados problemas de gestión en el contexto de la información. La aplicación Nóminas y la de Historias Médicas, por ejemplo, son parte del subsistema de información del subsistema de recursos humanos. Por otro lado, las aplicaciones Control de Gastos, Presupuestos y Gestión de Tesorería son parte del subsistema de información de subsistema de departamento financiero, todo ello dentro del mismo sistema empresa. EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION PERIODOS OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS TIPOS DE DEC ISIONES 60-70 PROCESAR TRANSACCIONES OPERATIVAS 70-80 GENERAR INFO DE CONTROL TACTICAS 80-90 s INFO PARA PLANIFICACION ESTRATEGICAS 90-2000 INFO PARA TRANSFORMACIÓN EJECUTIVAS
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN LAS DECISIONES EN LA EMPRESA Y LOS SITEMAS DE INFORMACION 3 NIVEL ESTRATÉGICO 2 NIVEL TACTICO 1 NIVEL OPERATIVO 1. SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES 2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA 3. SISTEMAS DE APOYO PARA LA DIRECCIÓN 4. SISTEMA TOTAL
1) SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES * Sustituye procedimientos manuales por otros basados en computadoras CARACTERISITICAS Gran volumen de transacciones Existen pocas excepciones a los procedimientos normales Está relacionado con procesos de rutina generalmente bien estructurados. Ejemplos: Facturación, Emisión de Recibos para pago en Abitab, emisión de Estados de Cuenta 2) SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA Están relacionados con procesos de decisión normalmente estructurados y que se presentan con regularidad Los requerimientos de información pueden ser identificados de antemano. Ejemplos: - Informes diarios de ventas - Concesión de crédito a nuevo cliente - Situación de depósitos y retiros diarios - Determinación de necesidades de compra - Actualización periódica de créditos a clientes Generalmente: Son decisiones rutinarias que se toman después de terminar una serie de pasos planeados con antelación. Si la decisión es altamente estructurada, la información necesaria puede obtenerse de sistemas automatizados y luego analizada por las personas. La información es relativamente predecible y son las personas quienes manejan las excepciones, existen antecedentes. En este tipo de sistemas los tiempos de respuesta no son críticos. 3) SISTEMAS PARA EL SOPORTE DE DECISIONES FINALIDAD: Apoyar a la Dirección en la toma de decisiones que generalmente no son repetitivas.
Responder a condiciones inesperadas, por lo que la información necesaria no está completamente definida. CARACTERISTICAS: - No es posible definir de antemano el formato de la información a emitir y los datos que la soportan - No son decisiones rutinarias, por lo que en general no es posible el desarrollo automatizado para obtener la información necesaria con anterioridad - Es necesario tomar información del sistema por medio de exploración y consulta de los registros almacenados y analizar la información en base a las necesidades del momento. 4) SISTEMAS DE INFORMACION TOTAL Se trata de sistemas que integran todas las herramientas con que se genera o maneja información. Podemos pensar en integrar: - Procesadores de texto (Word, Works, WordPad) - Planillas Electrónicas (Excel, Lotus, QuattroPro, Works, Multiplan) - Bases de Datos (Dbase, Access, FoxPro, Oracle, Visual FoxPro, SQL Server) - Correo Electrónico (Outlook, Eudora, Exchange) - Correo de Voz (Bitware, Web Phone) - Procesamiento de Imágenes (Page Maker, Corel Draw, Photo Shop, Photo Styler, Photo Editor) - Internet, Correo Electrónico, E-Bussines, E-Commerce PROPIEDADES QUE DEBE TENER LA INFORMACION 1) Debe ser PRECISA Debemos preguntarnos si la información de que disponemos representa la situación tal cual es 2) Debe ser OPORTUNA Debe estar disponible cuando se la necesita y no se ha desactualizado como consecuencia de retrasos 3) Debe ser COMPLETA Debe proporcionar al usuario todo lo que necesita saber. Un objetivo importante al diseñar un sistema de información debe ser el integrar toda la información que pueda estar dispersa dentro de la organización de manera de brindar a los usuarios la información más global posible acerca de cada aspecto de la misma. 4) Debe ser RELEVANTE La información debe ser aplicable para decidir acerca de la situación que debemos enfrentar. Debemos tener en cuenta que un conjunto de información que fue importante en un determinado momento puede no serlo en el momento actual.
INFORMACION Y DATOS: DIFERENCIAS DATO: Símbolos que por sí mismos no representan nada. Son la materia prima de la información. Ejemplos: CAS, HIJOS, 32, 2, M, F, 21, SOLT, A, 40, EDAD, 3, etc. INFORMACION: Conjunto de datos que se presentan en forma inteligible para el receptor Si procesamos los datos anteriores para producir información obtenemos: PERSONA A B C EDAD 32 21 40 SEXO M F F EST. CIVIL CAS SOLT CAS HIJOS 2 0 3 PARA QUE SIRVEN LOS SISTEMAS DE INFORMACION?: Para responder a las necesidades de una organización, para apoyar, soportar y viabilizar el logro de sus metas y objetivos. OBJETIVOS DE UNA ORGANIZACIÓN Son los propósitos y lineamientos que guían el accionar de las organizaciones Ejemplos: - Maximizar la satisfacción del cliente - Aumentar los plazos de pago a proveedores - Aumentar el rendimiento de materias primas - Minimizar la merma de productos terminados - Penetrar el mercado de grandes consumidores - Obtener mejores fuentes de financiamiento - Reducir los tiempos de entrega de pedidos - Lograr realizar mantenimiento preventivo de planta FACTORES CRITICOS DE EXITO Son aquellas actividades o áreas de la organización que deben funcionar de manera correcta para que sea posible alcanzar los objetivos propuestos. Por consiguiente: EL SISTEMA DE INFORMACION DEBE PERMITIR CONTROLAR EL ADECUADO FUNCIONAMIENTO DE TALES AREAS O ACTIVIDADES.
Ejemplo: IMPRENTA, entrega urgente lo urgente lo hacemos enseguida, lo imposible un minuto después, entrega Gastos Comunes antes de tal fecha, Certificado Satisfacción del cliente, etc. IMPORTANCIA DE SU IDENTIFICACION Es necesaria su identificación para poder lograr los objetivos planteados DETERMINAR SU FORMA DE EVALUACION Deben establecerse los parámetros que permitan medir su comportamiento y determinar para cada uno las medidas de lo que se entiende por ÉXITO. Reunir la información necesaria para poder obtener el nivel definido como exitoso en los parámetros determinados. - Competidores - Tendencia de la industria - Problemas de la región - Operaciones internas - Consideraciones Externas IDENTIFICACION CLASIFICACION DE CONTROL: Resultan efectivos para obtener resultados a corto plazo DE CONSTRUCCION: Satisfactorios a largo plazo para: - Desarrollar nuevos mercados - Desarrollar nuevas estrategias competitivas FUENTE DE FACTORES CRÍTICOS - Área o sector en que compite la organización - Sensibilidad a la situación de la región - Aspectos que afectan la oferta y la demanda - Asuntos temporales como por ejemplo, reemplazo de personal, mejoramiento de instalaciones físicas - Factores ambientales o sanitarios, como por ejemplo: Aspectos relacionados con el deshecho de desperdicios (Plomo en La Teja) Disposiciones gubernamentales, aplicación de nuevos impuestos o gravámenes Trastornos climáticos Cortes de energía Aftosa en el país