PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRENTE A PROCESO DE SOLICTUD PÚBLICA DE OFERTAS DRE SPO 3000001070 14 de febrero de 2014 OBSERVACIONES MEDIACOM 1. Tienen un presupuesto definido o al menos estimado? No hay ningún monto definido. Queremos conocer la propuesta más competitiva según el plan de medios establecido en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 2. Dando lectura a los pliegos de oferta de DRESPO 3000001070 observamos en el ítem 26.1 Criterios de Evaluación Técnica solicitamos a la Entidad reconsiderar el número de contratos solicitados (10) para la evaluación de los 40 puntos; dado que no es por el monto que suman los mismos, que son 8.000 millones de pesos, sino por el número de contratos. Los términos fueron definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 3. Solicitamos a la Entidad, ampliar para el equipo de trabajo en el cargo de Director de Cuenta, que sean técnicos y tecnólogos, teniendo en cuenta que según artículo 9 y 25 dela ley 30 de 1992, los títulos de universitario, técnico profesional o tecnólogo profesional, son títulos PROFESIONALES, ya que los expide una Institución de Educación Superior. Lo anterior con el fin de ampliar las posibilidades de participar en dicho proceso y debido a que existen gran cantidad de profesionales con estos 2 títulos (técnicos y tecnólogos) que cuentan con amplia experiencia en los campos que solicitan y que aplican perfectamente para este cargo. Los términos fueron definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 4. En el numeral 26.4 DIRECTOR DE CUENTA. Solicitamos se tenga en cuenta profesionales en publicidad. Los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 contempla la carrera de Publicidad. 5. Para obtener la calificación individual del Director de Cuenta de los 50 puntos el mínimo solicitado de experiencia laboral en años por ustedes son 7, Ò 10 O estos están incluidos dentro de los siete años de experiencia laboral en agencias de publicidad? El mínimo solicitado y definido en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 es como mínimo 7 años de experiencia laboral en agencias de publicidad y los 3 años de experiencia en manejo de campañas de publicidad se puede incluidas dentro de los siete años.
6. Cuando solicitan preferiblemente que este Director de Cuenta cuente con un posgrado y éste no lo tiene, en el momento de la evaluación por la Entidad, Cómo pesará este criterio? Los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 se establece que se prefiere que el Director de Cuenta cuente con un postgrado. 7. En el numeral 26.5 valoración estrategia de comunicación, no queda claro si cuando hacen referencia a un plan de medios, es diligenciar los cuadros adjuntos o es hacer como tal el plan de medios con estrategia objetivos y todo lo que indica. En los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 está claro el requerimiento sobre el plan de medios que se debe presentar. 8. Cuál es el listado de los precios unitarios que se deben cotizar? Con el valor total que arroje dicho listado se establece el valor de la oferta económica? Y Con el valor total se debe requerir la garantía de seriedad de la oferta? En los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 se establece el plan de medios por medio del cual se realizará la evaluación de la oferta técnica y posteriormente, la evaluación de la oferta económica. 9. En el numeral 26.2. Organización de la Propuesta (10 puntos), Nos podría precisar un poco más, en cuanto a lo que requiere, según lo señalado en este punto de logística y comunicación? Se refiere al análisis de la organización propuesta por el contratista para atender la ejecución del contrato. 10. Para cumplir con lo que dice en el numeral 26.3. Experiencia representante del contratista (50 puntos), Y más adelante en el numeral 26.4. Director de Cuenta (50 puntos). Sólo hay que aportar la Hoja de Vida y sus respectivas certificaciones académicas y laborales de este perfil, para obtener los 50 puntos? Se deben presentar las certificaciones correspondientes y la hoja de vida y se hará una evaluación según quedo definido en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 11. En el numeral 26.4. Director de Cuenta (50 puntos). El requisito de tener un posgrado es de obligatorio cumplimiento? Si la persona propuesta cuenta con todo lo requerido, excepto con el posgrado en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad o carreras afines, se obtienen los 50 puntos? Los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 se establece que se prefiere que el Director de Cuenta cuente con un postgrado.
12. En el numeral 26.4. VALORACIÓN ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN (300 puntos) ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO, ítem 4 la entidad solicita lo siguiente: Como podemos observar, en la casilla, MEDIO, se solicitan el valor unitario de dos programas totalmente diferentes (Programa Novela p. y Noti RCN m.), con duraciones diferentes (30 y 10 ), muy cordialmente, solicitamos nos indiquen cuál de los dos programas es el que corresponde realizar la valorización. En los dos programas según lo establece la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 13. En el numeral 26.5. VALORACIÓN ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN (300 PUNTOS) ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO, ítem 11 y 12, la valoración requerida por la entidad, para los ítems en mención con iguales (30 CANAL UNO - CM& - 9:30 p.m. / L a V). Solicitamos el favor de indicarnos, si la valoración que debemos hacer es uno a 30 y el otro 20 SE presentó un error de transcripción. La valoración estratégica para el ítem número 11 es 30. Para el ítem número 12 es 20 14. En el numeral 38. ANEXOS DE LA PROPUESTA, nos gustaría saber si estos anexos son suministrados por la entidad, y si es así, en donde los podríamos obtener, ya que con la solicitud pública de la oferta no vienen. Son los anexos a la propuesta que haga el proveedor que participe en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 15. En el numeral 43. ANEXOS A LA OFERTA ECONÓMICA, nos gustaría saber si estos anexos son suministrados por la entidad, y si es así en donde los podríamos obtener, ya que con la solicitud pública de la oferta no vienen. Son los anexos a la propuesta que haga el proveedor que participe en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 16. En el numeral 26.5. VALORACIÓN ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN (300 PUNTOS). ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO, ítem 3 y 5 de RADIO, las menciones en Caracol Básica y RCN Básica no existen. Solicitamos indicarnos en qué espacio publicitario cotizamos estas menciones. Valorar según los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070.
17. En el numeral 26.5. VALORACIÓN ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN (300 PUNTOS). ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO, ítem 8 de REVISTAS, la revista Aerorepública ya no existe, está la absorbió Copa, y la revista se llama Panorama, Reemplazamos esta revista por la de Aerorepública? Sí. Fue un error que quedó en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 18. En el numeral 26.5. VALORACIÓN ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN (300 PUNTOS). ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO, ítem PUBLICIDAD EXTERIOR, nos gustaría que nos ayudara a aclarar: a) Transmilenio - las cajas de luz son en los buses o en las estaciones? b) Metro de Medellín Las cajas de luz no existen en el Metro, todo es iluminación ambiente se debe cotizar otro tipo de elemento?. C) Mio de Cali Las cajas de luz no existen en el Mio, todo es iluminación ambiente se debe cotizar otro tipo de elemento?. D) Aeropuerto de Bogotá Qué tamaño tiene la caja de luz a cotizar? Valorar según los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. OBSERVACIONES SERVIMEDIOS 19. En el numeral 26.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN TÉCNICA DE OFERTAS, Experiencia de la firma. Aclaración: Los contratos solicitados para acreditar la experiencia de la firma y que se ajusten a los criterios de evaluación, se pueden presentar certificaciones de experiencia que acrediten el monto superior a $800 millones, acumulados en la ejecución de varios contratos ejecutados cada año para una misma entidad? No. Los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 establecen que el valor de $800 millones es por contrato y no acumulados, así sea un mismo cliente. 20. En el numeral 26.2. ORGANIZACIÓN DE LA PROPUESTA. Aclaración: Solicitamos a la entidad especificar a qué hace referencia al criterio de evaluación de la Logística y comunicación: La Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 hace referencia al análisis que se hará de la propuesta presentada por el contratista para atender la ejecución del contrato. 21. En el numeral 26.4. DIRECTOR DE CUENTA Aclaración: Al referirse a los 7 años solicitados de experiencia laboral en agencias de publicidad, se limita solo a certificar la experiencia en agencias de publicidad, o se puede certificar la experiencia en centrales de medios. Se puede acreditar la experiencia en agencias de publicidad o centrales de medios debidamente conformadas y con experiencia en el negocio.
22. En el numeral 26.5 VALORACIÓN ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN. LOS OFERENTES Aclaración: solicitamos a la entidad informar si existe un documento Breaf que le permita a la agencia documentarse sobre la entidad, y así poder realizar y fundamentar la estrategia de comunicación solicitada. No se cuenta con un breaf. La información de la compañía se encuentra en nuestro portal web: www.eeb.com.co 23. En el numeral 23. CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO, 23.2. Aclaración: Las piezas publicitarias finalizadas para la ejecución de la pauta en medios de comunicación, son entregadas por la entidad, o la producción de estas, debe ser contratada por la agencia. Según lo establece la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070, el oferente ganador puede contratar la producción de piezas de comunicación de radio y televisión según solicitud que haga la Empresa. 24. Observación: Informar si existe un presupuesto asignado o un valor estimado para la elaboración del plan de medios y diseñar la estrategia de comunicación? No hay ningún monto definido. Queremos conocer la propuesta más competitiva según el plan de medios establecido en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. OBSERVACIONES OPTIMA S.A. 25. En el numeral 26.2 ORGANIZACIÓN DE LA PROPUESTA (10puntos) Aclaración: En cuanto a este numeral ustedes hacen referencia al equipo de trabajo que va estar a cargo de la ejecución del contrato. No. La Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 hace referencia al análisis que se hará de la propuesta presentada por el contratista para atender la ejecución del contrato. 26. En el numeral 26.5 Valorización estrategia de comunicación (300 puntos) Aclaración: En cuanto a este numeral la duda que tenemos es si en el cd lo que tenemos que incluir es la valorización de los cuadros que se llaman servicio de planeación estratégica dela central de medios que nos envían con cada una de las tarifas como indican o es como tal la estrategia y un plan de medios. Como lo establece la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. Se debe presentar la estrategia, el plan de medios y su valoración. 27. En el numeral 27. ANÁLISIS ECONÓMICO.
Para el ítem de Análisis económico adjuntamos también el cuadro de la oferta técnica? Según lo establece la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070, la oferta económica se hace teniendo en cuenta la valoración del plan de medios que se presente. OBSERVACIONES MEDIA WISE 28. Aclaración: No existe un presupuesto establecido para este proceso, por lo cual es imposible realizar una Garantía de Seriedad de la oferta, ya que esta es exigida sobre el 10% del total del presupuesto. Es posible conocer este presupuesto, o sobre qué valor debemos hacer los oferentes esta póliza de seriedad? No hay ningún monto definido. Queremos conocer la propuesta más competitiva según el plan de medios establecido en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. La Garantía de Seriedad de la oferta se hace según el plan de medios que ustedes propongan según el establecido en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 29. Aclaración: La presentación de la oferta se debe hacer en 4 sobres, es decir, Oferta Técnica en un sobre, Oferta Económica en el segundo sobre y las respectivas copias de cada uno de estos 2 sobres originales, o se puede presentar un solo sobre, donde se evidencien las dos partes que componen esta oferta (Técnica y Económica) y la respectiva copia de este sobre original? Se debe ceñir a los requerimientos establecidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 30. Aclaración: Es posible que las comunicaciones puedan ser a través de correo electrónico y no estrictamente deban ser presentadas por medio físico, ya que esto facilita la comunicación entre la entidad y los oferentes, obteniendo respuestas de manera más ágil, lo cual beneficia tanto a la entidad como a los oferentes. En la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 se estableció un correo electrónico para presentar sus interrogantes sobre el proceso. Las respuestas se publican en nuestro portal web. 31. Aclaración: No queda claro que se va a evaluar en el punto 26.2 que habla sobre la Organización de la Propuesta. Qué criterios se tendrán en cuenta para evaluar este ítem? De qué forma los oferentes pueden obtener estos 10 puntos? Es un organigrama, una carta, no están claros los criterios de evaluación en este punto. La Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 hace referencia al análisis que se hará de la propuesta presentada por el contratista para atender la ejecución del contrato desde el punto de vista de logística y comunicación.
32. Aclaración: En los numerales 26.3 y 26.4, que habla sobre la experiencia del Representante del Contratista, se refiere al Representante Legal, o a la persona que va a estar encargada de esta cuenta (Director de Cuenta)? Los numerales 26.3 y 26.4 de la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 hacen referencia al Director de Cuenta. 33. Aclaración: Sobre el Punto 26.4 que habla de la Experiencia del Representante del Contratista, se pide amablemente a la entidad que en el requisito que exige "Mínimo 7 años de experiencia laboral en Agencias de Publicidad", sea también incluida la experiencia en Centrales de Medios, ya que el objeto de este proceso de selección esta más estrechamente vinculado a las tareas respectivas de una Central de Medios y no de una Agencia de Publicidad, por lo que solicitamos que el texto quede así "Mínimo 7 años de experiencia laboral en Agencias de Publicidad y/o Centrales de Medios" Los términos fueron definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 34. Aclaración: En el mismo punto 26.4 habla sobre Marcas Relevantes. Como se acredita la experiencia con una marca relevante, mediante una certificación de la Central de Medios para la cual trabajo es suficiente? Qué es una marca relevante, como los oferentes sabemos que entiende la EEB como una marca relevante? Cuantas certificaciones de Marcas Relevantes son suficientes para acreditar este punto? Según se establece en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 la certificación de experiencia debe ser emitida directamente por la empresa (marca relevante) a la cual se realizó el servicio. NO SE ACEPTA CERTIFICACIÓN DE LA CENTRAL DE MEDIOS. Marca relevante es entendida como una empresa a la cual el oferente realizó el servicio de central de medios según los criterios definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 35. Aclaración: En el mismo punto, 26.4 establece que "Preferiblemente" tenga posgrado. Esto quiere decir que si no lo tiene, esta persona pierde los puntos, o si no tiene este posgrado sigue participando por la totalidad de los puntos? Los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 se establece que se prefiere que el Director de Cuenta cuente con un postgrado. 36. Aclaración: En el mismo punto 26.4 la carencia o ausencia de un solo requisito es causal de perdida de la totalidad de los 50 puntos otorgados en este ítem? Porque de ser así, se solicita que los requisitos sean aclarados de la forma más clara y explícita posible, ya que hay mucho margen de error generado por interpretaciones equivocadas o subjetivas por parte de nosotros los oferentes en este ítem en particular, por lo que solicitamos que las condiciones de este punto sean más específicas.
Los términos fueron definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 37. La calificación del punto 26.5 se va a regir estrictamente por los medios contemplados en el formato de las páginas 22 a la 31, o si un oferente incluye más medios tendrá más puntos? Se hará la evaluación técnica según la valoración del plan de medios incluidos en la Solicitud Pública de Ofertas SPO 3000001070 Sí. 38. Aclaración: Los anexos de la propuesta, en el punto 38, son propuestos por el oferente? Si no existen anexos, este punto puede dejarse en blanco sin problema? Esto mismo para los puntos 42 y 43 de los Pliegos de Condiciones 39. Solicitud: Solicitamos amablemente ampliar el plazo para la presentación de las ofertas a la SPO de Broker de Medios, debido a que hay cosas en los pliegos que no están claras y por lo tanto se requiere una respuesta por parte de la entidad para entender a cabalidad las condiciones de los Pliegos. Los términos fueron definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 40. En el numeral 27. OFERTA ECONÓMICA. Aclaración: Esta oferta se refiere al Plan de Medios que nosotros propongamos, es decir que hay que estructurar un Plan de medios completo? Si esto es así, que periodo de tiempo se espera que la cuenta sea manejada, para idear un Plan de Medios, 1 mes, 6 meses, 1 año, 2 años... Ya que dependiendo del tiempo, el Valor final del plan de medios indiscutiblemente varía, ya que a mayor tiempo, mayor posibilidad de inversión existe. Según los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070, los oferentes deben presentar una valoración de un plan de medios el cual debe incluir televisión, radio, revistas, prensa, publicidad exterior e internet y en cualquier otro medio alternativo, teniendo como mínimo los medios y franjas de programación establecidos. Cada oferente debe presentar la oferta que considere, según su criterio, más completa y competitiva. 41. Aclaración: La Evaluación Económica hace referencia a la sumatoria de todos los precios unitarios que dará como resultado un valor que será tomado como la oferta económica? Según lo establece la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070, la oferta económica se hace teniendo en cuenta la valoración del plan de medios que se presente. OBSERVACIONES CENTRAL PROMOTORA DE MEDIOS
42. Aclaración: Con respecto a esta solicitud pública de ofertas, quisiéramos que por favor nos confirmaran si para participar en dicho proceso, se pueden presentar oferentes plurales como Consorcios o Uniones Temporales. No se puede, según se establece en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 43. Aclaración: Dando lectura Al servicio de planeación estratégica de la Central de Medios Pág. 14 en el ítem 23.2 se transcribe contratar la producción de pauta en medios de comunicación de carácter masivo: Televisión o Radio. La pregunta es, en la oferta presentada se debe incluir el costo de producción de estos medios Televisión o Radio? ò únicamente los que se indican en el formato de especificaciones del bien o servicio que es publicidad exterior? Según lo establece la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070, el oferente ganador puede contratar la producción de piezas de comunicación de radio y televisión según solicitud que haga la Empresa. OBSERVACIONES MEC MEDIA PLANER 44. Es posible presentar propuestas conjuntas, es decir, en consorcio o unión temporal? No se puede, según se establece en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 45. Cuál es el presupuesto de la compañía para este proceso? No hay ningún monto definido. Queremos conocer la propuesta más competitiva según el plan de medios establecido en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 46. Se solicita se aplace el cierre por el poco tiempo que hay para preparar la propuesta? Los términos fueron definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. 47. Qué se entiende por marca relevante? Marca relevante es entendida como una empresa a la cual el oferente realizó el servicio de central de medios según los criterios definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 48. Es válido acreditar la experiencia como central de medios para entidades públicas? Claro, siempre y cuando cumpla con los requisitos incluidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070.
49. Si con un mismo cliente se celebran contratos anuales estos se cuentan como contratos diferentes? No. Según lo contempla la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 deben ser contratos distintos con empresas de marcas relevantes. 50. Qué criterios se tienen en cuenta para obtener los 10 puntos por organización de la propuesta de que trata el numeral 26.2? Este numeral señala que son 10 puntos por logística y comunicación, a qué se refieren estos ítems específicamente? La Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 hace referencia al análisis que se hará de la propuesta presentada por el contratista para atender la ejecución del contrato desde el punto de vista de logística y comunicación. 51. La experiencia laboral de 7 años en agencia de publicidad es en cualquier cargo y los 3 años si deben ser como director de cuenta? El mínimo solicitado y definido en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 es como mínimo 7 años de experiencia laboral en agencias de publicidad y los 3 años de experiencia en manejo de campañas de publicidad o central de medios y pueden ser incluidas dentro de los siete años. 52. Para acreditar la experiencia basta con la hoja de vida o se deben presentar las certificaciones del empleador? Según se establece en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 se debe presentar la hoja de vida y las certificaciones de experiencia, las cuales deben ser emitidas directamente por la empresa (marca relevante) a la cual se realizó el servicio. NO SE ACEPTA CERTIFICACIÓN DE LA CENTRAL DE MEDIOS. 53. En el numeral 26.4. El preferiblemente significa que si no cuenta con el postgrado o no acredita la experiencia liderando campañas y estrategias creativas para marcas relevantes igual obtiene los 50 puntos? Los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 se establece que se prefiere que el Director de Cuenta, cuente con un postgrado. 54. El puntaje por la estrategia de comunicación se obtiene solo al cotizar cada ítem? O de que depende obtener este puntaje? Los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070 definen que el puntaje por la estrategia de comunicación se obtiene de la valoración del plan de medios incluida en la misma. 55. La oferta económica corresponde a la totalización de los ítems de la estrategia de comunicación? Según lo establece la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070, la oferta económica se hace teniendo en cuenta la valoración del plan de medios que se presente.
56. Necesitan valorizar cajas de luz o elementos de alguna medida específica en cada sistema de transporte masivo? Valorar según los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. Cada oferente debe presentar la oferta que considere, según su criterio, más completa y competitiva. 57. Para el caso del Aeropuerto, necesitamos saber en qué zona del aeropuerto les interesa tener presencia (salidas o llegadas nacionales o internacionales) y de igual forma dependiendo del tamaño del elemento varía el costo de arrendamiento producción? Valorar según los términos definidos en la Solicitud Pública de Ofertas DRE SPO 3000001070. Cada oferente debe presentar la oferta que considere, según su criterio, más completa y competitiva.