ACLARACIONES No. 2. SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS

Transcripción

1 ACLARACIONES No. 2. SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS Atentamente solicitamos que la minuta del contrato se haga pública, como quiera que no la veo relacionada en los documentos del proceso, pues es clave para analizar las condiciones de negocio al que nos vamos a presentar. Igualmente, es necesaria esta solicitud porque de acuerdo con la póliza de seriedad de la oferta de llegarnos a presentar y ser seleccionados no podemos negarnos a firmar el contrato en los términos que lo envíe la EEB LA EMPRESA confirma que reconocerá los bienes y/o servicios efectivamente ejecutados, eso significa que el costo mensual de facturación varía de acuerdo al número de equipos de cómputo entregados. 2. En harás de tener claridad sobre la entrega de equipos y el modelo de costos, quisiéramos validar si el monto mensual de facturación varía de acuerdo al número de máquinas entregadas. Es decir el primer mes se facturarían las mensualidades de 215 máquinas y posteriormente las maquinas que se vayan acumulando hasta llegar a los 750 equipos. O por el contrario el monto de la facturación es el mismo durante los 36 meses, solo que el modelo económico redistribuye todos los costos, logrando una tarifa idéntica en todo el proyecto. En cuanto a la minuta se está elaborando, sin embargo se aclara que las condiciones del contrato están alineadas con la oferta que sea seleccionada y las garantías que fueron solicitadas. 3. En la SECCION I, En el numeral 6.2.6, la entidad indica: Las personas que integran el consorcio deben cumplir individualmente con los requisitos jurídicos y acompañar los documentos requeridos sobre existencia, capacidad y representación legal. Además, deben acreditar individual o conjuntamente los demás requisitos técnicos y financieros establecidos en esta Solicitud. (negrilla fuera de texto original)

2 Teniendo en cuenta que el objeto de los Consorcios o Uniones temporales es unir esfuerzos y capacidades para cumplir con los requerimientos de un proceso, solicitamos amablemente aclarar cómo van a evaluar el cumplimiento de los requisitos Financieros establecidos en la Sección III numeral 3.3. (Capital de Trabajo, Razón de Liquidez y nivel de Endeudamiento). De igual forma, en la sección II numeral 3.3. Análisis Financieros, la Entidad establece las cifras que los oferentes deben cumplir para los indicadores: Capital de trabajo, Liquidez y Endeudamiento. Sugerimos atentamente, evaluar la calificación de estos indicadores financieros para el caso de propuestas presentadas en Consorcio o Unión temporal, calificándolos acorde con el porcentaje de participación de sus integrantes, es decir agregar el siguiente párrafo: Para la verificación financiera de los consorcios y/o uniones temporales, se obtendrán los índices de cada uno de los integrantes por separado, los cuales serán multiplicados por su porcentaje de participación y sumados para obtener el índice total ; LA EMPRESA aclara que no se aceptan ofertas procedentes de uniones temporales. Adicionalmente, se aclara que la forma de evaluación financiera en la definición de CONSORCIO, establecida en la página 3 de la solicitud pública de ofertas se establece que el CONSORCIO es una Asociación de dos (2) o más personas naturales y/o jurídicas que presentan oferta de manera conjunta respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la OFERTA y del CONTRATO. Y en la página 5 se describe en el numeral Los integrantes del Consorcio deben declararse solidariamente responsables por todas las obligaciones surgidas con ocasión de la expedición del contrato. En estos dos apartados se confirma el comportamiento solidario del consorcio en cuanto a las obligaciones y se aclara entonces que la forma de evaluación se ajusta a la naturaleza del consorcio confirmando su evaluación proporcional de acuerdo a su participación. No se acepta la solicitud. 4. En la sección II, Numeral 4. CONDICIONES PARA LA GESTION DE LA PROPUESTA, en el último párrafo la entidad establece: Políticas de seguridad EL OFERENTE deberá dar lectura al documento titulado Políticas de la información y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. (negrilla fuera de texto original) Solicitamos a la Entidad, indicarnos donde podemos consultar el documento Políticas de la información, de igual forma, la carta que se debe diligenciar es un formato especial (No lo encontramos publicado)? O puede hacerse mediante una carta donde se de aceptación a estas políticas?

3 LA EMPRESA aclara que política de información se encuentra disponible en la página web de LA EMPRESA. No existe un formato especial para la carta. 5. En la sección II, Numeral HERRAMIENTA DE MESA DE SERVICIO,, la entidad establece: Para efectos de la evaluación, el oferente deberá presentar, junto con su oferta, la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos exigidos para el equipo de trabajo Teniendo en cuenta que los perfiles solicitados tienen un nivel de formación y certificación bastante exigente, solicitamos que este requisito pueda ser cumplido con una manifestación de compromiso firmada por el Oferente donde se garantice presentará este equipo de trabajo durante los cinco (5) días siguientes a la firma del contrato. LA EMPRESA aclaró a través del documento de aclaraciones publicado en su primera página lo siguiente, como requisito para la presentación de oferta: Hojas de vida: LA EMPRESA aclara que se requiere la presentación de la hoja de vida del gerente de proyecto y el coordinador de la mesa de servicio, en el caso de los profesionales de soporte, se requiere una carta firmada por el representante legal donde confirma que los recursos cumplen con el perfil solicitado y que se cuenta con la disponibilidad de los mismos. No se acepta la solicitud propuesta. 6. En la sección II, Numeral 11. SUMINISTRO DE EQUIPOS DE COMPUTO Y ACCESORIOS ERGONOMICOS, la entidad solicita en el párrafo 6: El OFERENTE presentará un plan del servicio de mantenimiento preventivo, al menos una vez al año, para cada una de lo(s) equipo(s) y dispositivos suministrados, así mismo hará la gestión de la garantía con el fabricante y/o proveerá todos los repuestos que se requieran durante el periodo básico de mantenimiento, sin costo adicional al estipulado (negrilla fuera de texto original) Entendemos que el suministro de los repuestos mencionados solo aplica para los equipos de computo y accesorios que se van a entregar en calidad de arrendamiento?.

4 LA EMPRESA confirma que solo aplica para los equipos en arrendamiento. 7. En la sección III, Numeral 3.3. Análisis financiero, la entidad solicita: El análisis financiero del OFERENTE determinará si está calificado para cumplir con EL CONTRATO en forma satisfactoria. Este análisis se realizará por medio de los siguientes indicadores, con base en el balance general del último año, con corte al 31 de diciembre de 2012 y 2013 (si es posible) o año más reciente si se dispone de otro, los cuales deberán discriminar adecuadamente lo concerniente al Activo Corriente y al Pasivo Corriente. Estos deben adjuntarse a su OFERTA, debidamente firmado por el representante legal, por su contador y por el revisor fiscal (negrilla fuera de texto original) Atentamente sugerimos que soliciten el balance general con corte al 31 de diciembre de 2012 o 2013; teniendo en cuenta que la Entidad verificará los indicadores financieros y debería tomar solo uno de los dos años para efectuar esta evaluación. LA EMPRESA aclara que según lo especificado en el documento de aclaraciones publicado, en el numeral 119. LA EMPRESA confirma que se solicitan los estados financieros del 2012 y 2013, si este fuera posible, en ese orden de ideas, la presentación de estados financieros del 2013 no son obligatorios 8. En la sección III, Numeral Razón de liquidez, la entidad solicita: RL 1,5 Solicitamos atentamente que se califique este indicador para empresas que tengan una razón de liquidez mayor o igual a 1,2

5 LA EMPRESA aclara que la razón liquidez solicitada corresponde a un estándar para todos los procesos de contratación de EEB 9. En la sección II, Numeral. 9. EQUIPO DE TRABAJO QUE INTEGRARÁ LA REALIZACION DEL SERVICIO OFRECIDO, la entidad solicita: Gerente de Proyecto: Ingeniero de sistemas o industrial o electrónico o eléctrico. o Certificado PMP o especialización en gerencia de proyectos o Certificado ITIL Foundation o Conocimiento certificado de ISO o en implementación de SGSI o Experiencia mínima de cinco (5) años en gerencia de proyectos de servicios de tecnología, mesa de servicio, soporte y afines (negrilla fuera de texto original) Profesionales de soporte de seguridad: Ingeniero de sistemas o ingeniería afín. o Conocimientos certificados en plataforma Fortinet o Conocimiento certificado CISM (Certified Information Security Manager) o Conocimientos certificados en la norma ISO y afines o Experiencia mínima de cinco (5) años en actividades de soporte de seguridad informática en organizaciones con más de 700 usuarios. (negrilla fuera de texto original) Teniendo en cuenta los ajustes realizados por la Entidad en la Adenda 1, solicitamos respetuosamente eliminar los requerimientos para los perfiles antes enunciados en lo relacionado con las certificaciones de ISO y CISM. Sustentamos estos ajustes en que el objeto del contrato está orientado al servicio, marcos metodológicos como ITIL y COBIT, apoyan y garantizan niveles de madurez sobre los servicios y la calidad de los mismos. Adicionalmente ITIL en cada una de sus fases, Estrategia, Diseño, Transición, Operación y Mejora Continuo incluyen dentro de su gran variedad de Procesos, procesos de Gestión y Monitoreo, Gestión de Incidentes, Solicitudes, Problemas, Cambios, Seguridad, entre otros; por consiguiente resulta muy relevante y de gran importancia para la Entidad que la prelación sea la formación y certificaciones de esos profesionales en marcos metodológicos orientados a la mejora del servicio. Por tanto sugerimos que el perfil del Gerente de proyecto se ajuste a:

6 Requisito Ingeniero de sistemas o industrial o electrónico o eléctrico. Certificado PMP o especialización en gerencia de proyectos Certificado ITIL Foundation Certificado COBIT 5 Experiencia Mínima en 5 años en gerencia de proyectos de servicios de tecnologia LA EMPRESA aclara que la definición del perfil del Gerente de proyecto está alineado con las necesidades de servicio requerido, particularmente lo relacionado con el soporte de seguridad de la información. No se acepta la solicitud propuesta. 10. En la sección III, Numeral Perfil Gerente de Proyecto: (50 puntos), la entidad solicita: EL OFERENTE certificará que el perfil de Gerente de proyectos cumple con los requisitos mínimos exigidos por LA EMPRESA, adicionalmente se reconocen puntos adicionales por:

7 En el mismo orden de ideas y teniendo en cuenta que el objeto del contrato está orientado al servicio, solicitamos ajustar Requisito Cumplimiento Puntaje Experiencia mayor a 10 años si 20 Puntos Certificado ITIL Intermedio si 10 Puntos Itil Expert si 10 Puntos Certificado Togaf Foundation si 10 Puntos Total puntaje adicional 50 Puntos LA EMPRESA aclara que la definición del perfil del Gerente de proyecto está alineado con las necesidades de servicio requerido. No se acepta la solicitud propuesta. 11. En la sección III, Numeral Coordinador Mesa de Servicio: (50 puntos), la entidad solicita: EL OFERENTE certificará que el perfil de Coordinador mesa de servicio cumple con los requisitos mínimos exigidos por LA EMPRESA, adicionalmente se reconocen puntos adicionales por:

8 En el mismo orden de ideas y teniendo en cuenta que el objeto del contrato está orientado al servicio, solicitamos ajustar Requisito Experiencia mayor a 7 años Especialista en Gerencia de Proyectos Especialista en Servicio al Cliente Total puntaje adicional puntaje 20 Puntos 20 Puntos 10 Puntos 50 Puntos LA EMPRESA aclara que la definición del perfil del coordinador está alineado con las necesidades de servicio requerido. No se acepta la solicitud propuesta. 12. En el Anexo 3 La entidad establece las especificaciones técnicas mínimas de equipos y accesorios para estación de trabajo Solicitamos a la entidad detallar cómo debe ser realizada la entrega de los equipos a nivel geográfico y logístico, es decir: - En cuales ciudades o sedes debemos entregarlos? - Cantidad de equipos por sede o ciudad y por tipo de equipos en cada etapa?

9 LA EMPRESA aclara que los equipos deben ser entregados en todas las sedes de acuerdo a lo establecido en la solicitud pública en la página 20 a la página 23. Igualmente se define la cantidad de equipos por cada sede. 13. En el Anexo 3, en relación con las Especificaciones técnicas mínimas de equipos y accesorios para estación de trabajo, y con el objetivo es evitar ambigüedad entre el requerimiento y ofrecimiento, solicitamos amablemente a la entidad realizar los siguientes ajustes, recalcando que las funcionalidades serán iguales a las pedidas: Para Equipo de cómputo tipo 1: - En el ítem velocidad procesador, solicitamos a la entidad aclarar el requerimiento por velocidad 3.0 GHz con Turbo Boost. Es muy importante tener en cuenta que este tipo de equipos tienen procesadores de bajo consumo, cuyas velocidades base oscilan los 2.0 GHz y logran 3.0 GHz con la tecnología Turbo Boost. - Sugerimos cambiar la denominación de Puerto VGA a Puerto de video, con el fin de evitar ambigüedad. En cuanto a la especificación requerida, solicitamos permitir también equipos con puerto DisplayPort y convertidor a HDMI, con lo cual se logra la misma funcionalidad solicitada en el requerimiento, además de no sesgar el requerimiento a un solo fabricante y referencia. - En el requerimiento Monitor 22, solicitamos a la entidad modificar por Monitor 21,5 o superior, teniendo en cuenta que el estándar manejado por los diferentes fabricantes actualmente contempla monitores de 21,5 y de mayor tamaño como 23. Para Equipo de cómputo tipo 2: - En el ítem velocidad procesador, solicitamos a la entidad aclarar el requerimiento por velocidad 3.0 GHz con Turbo Boost. Es muy importante tener en cuenta que este tipo de equipos tienen procesadores de bajo consumo, cuyas velocidades base oscilan los 2.0 GHz y logran 3.0 GHz con la tecnología Turbo Boost. - Sugerimos cambiar la denominación de Puerto VGA a Puerto de video, con el fin de evitar ambigüedad. En cuanto a la especificación requerida, solicitamos permitir también equipos con puerto DisplayPort y convertidor a HDMI, con lo cual se logra la misma funcionalidad solicitada en el requerimiento, además de no sesgar el requerimiento a un solo fabricante y referencia.

10 - En el requerimiento Monitor 22, solicitamos a la entidad modificar por Monitor 21,5 o superior, teniendo en cuenta que el estándar manejado por los diferentes fabricantes actualmente contempla monitores de 21,5 y de mayor tamaño como 23. Para Equipo de cómputo tipo 3: - Sugerimos cambiar la denominación de Puerto VGA a Puerto de video, con el fin de evitar ambigüedad. - En el requerimiento Monitor 22, solicitamos a la entidad modificar por Monitor 21,5 o superior, teniendo en cuenta que el estándar manejado por los diferentes fabricantes actualmente contempla monitores de 21,5 y de mayor tamaño como 23. LA EMPRESA aclara que la configuración definida corresponde a una especificación mínima tal y como se menciona. EL OFERENTE podrá presentar ofertas alternativas siempre y cuando se presente la oferta base solicitada. 14. De igual forma, sugerimos que sea ampliado el alcance de la presente solicitud pública de ofertas, para poder incluir un ítem para habilitar la movilidad de datos mediante una solución empresarial de seguimiento de datos que permite a TI ofrecer un servicio de sincronización e intercambio de información sólido que satisface las necesidades de colaboración y movilidad de todos los usuarios, además de los requisitos empresariales para la seguridad de los datos. Al conseguir que los datos de seguimiento sean una parte sencilla e intuitiva del día a día de los usuarios, que permita alcanzar una productividad óptima en los lugares de trabajo de hoy en día que necesitan una gran movilidad (desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar el acceso a sus datos). Proponemos que dicha herramienta deba cumplir como mínimo los siguientes requisitos: # Característica 1 Características de la Instalación y generalidades: La solución deberá permitir compartir información de forma interna o 1.1 externa 1.2 La solución deberá soportar archivos de gran tamaño (hasta 100 GB)

11 # Característica La solución deberá permitir almarcenar la información en el centro de 1.3 datos de la EEB. La solución deberá permitir la sincronización de archivos a través de 1.4 diferentes tipos de dispositivos, incluidos smartphone, tablets, PCS y Macs. La solucion debe permitir que si un dispositivo se pierde o ha sido robado, 1.5 el usuario y TI pueden eliminar todas las contraseñas y los datos almacenados. En el caso de que se produzca una falla de seguridad, TI puede eliminar el 1.6 dispositivo de la lista de dispositivos que pueden acceder a las cuentas de la aplicación. La solución debe permitir que los usuarios puedan recibir informes 1.7 integrales sobre la actividad del uso compartido de archivos en sus espacios de trabajo. La solución debe permitir que TI pueda rastrear y registrar la actividad de todos los usuarios. Tanto los usuarios como el departamento de TI deben 1.8 poder crear informes personalizados sobre el acceso y la utilización de las cuentas La herramienta deberá habilitar la capacidad a TI para que pueda 1.10 restringir el uso de dispositivos móviles modificados o liberados para evitar los riesgos de seguridad que puedan ocasionar. La herramienta deberá permitir a TI establecer políticas de vencimiento de 1.11 datos para dispositivos móviles y activar los controles de auditoría para rastrear la actividad de las sesiones de los usuarios. La solución de sincronización de archivos podrá integrarse con Microsoft 1.12 Active Directory. La solución de sincronización de archivos deberá tener integración 1.13 perfecta con Microsoft Outlook.

12 LA EMPRESA aclara que el alcance corresponde al establecido en la solicitud pública. EL OFERENTE podrá presentar ofertas alternativas siempre y cuando se presente la oferta base solicitada 15. Para finalizar y teniendo en cuenta los complejo del proceso, nos permitimos solicitar a la entidad, se aplace el cierre del proceso en por lo una semana por todo el trámite de elaboración que demanda la propuesta LA EMPRESA publicó adenda nro 2. confirmando el cambio de fecha de entrega de las propuestas.