G E S T I Ó N D O C U M E N T A L C O N T E C N O L O G Ì A D E S O P O R T E D E Ú L T I M A G E N E R A C I Ó N Digidatos P&S es la respuesta a la clara necesidad de la economía colombiana, de observar las normas institucionales relacionadas con la administración de toda la documentación que soporta la gestión de todas las organizaciones e instituciones. Se consolida con la experiencia adquirida con las más importantes compañías del sector público y privado de distintas actividades económicas. Digidatos P&S Ltda., está certificada con la norma ISO 9001-2008 en el Procesamiento masivo de datos, digitación y digitalización y organización de documentos. c o ns ul t i ng s a l e s s t a f f i n g s u pp o r t Calle 13 # 8-23 Of 714 PBX: 3363913 Bogotá D.C., Colombia
Gestión Documental de alta productividad O R G A N I Z A C I Ó N D E A R C H I V O S F O N D O S D O C U M E N T A L E S A C U M U L A D O S D OC UD A TOS Conscientes de la importancia que tiene el acervo documental en las entidades del sector publico y privado, ofrecemos el servicio de Organización de Archivos de Gestión, Archivos Centrales, Archivos Históricos y Fondos Documentales Acumulados, para lo cual contamos con el recurso humano y tecnológico requerido que nos permite garantizar la calidad en estos procesos, este servicio es desarrollado con base en General de la Nación. la metodología señalada por el Archivo Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística, los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejen la liquidación, fusión, privatización y de suprimir o adicionar funciones al interior de las entidades. Soluciones flexibles para su empresa OR GA NIZA CIÓ N FÍSIC A Y TÉ CNICA DE LA PLANIM ETR ÍA Con nuestros servicios contribuimos a la organización y buen manejo de la información contenida en los planos y que a través de procesos de restauración, conservación, mantenimiento y una buena identificación, la gestión de su empresa conduzca a la excelencia. Separamos la Planimetría de los archivos especializados por tener esta un carácter especial dada su importancia y manejo, La normativa existente incluye y relaciona algunas de las directrices establecidas sobre la preservación, conservación y restauración de planos, la cual expone los lineamientos y consideraciones generales para el manejo de estos documentos. Para la aplicación de esta normatividad deberán considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos para la planimetría. TECN OL OGÍ A Y CONS U LT ORÍA DOCU ME NTAL DIA GN ÓSTICO Nuestra compaña ofrece el servicio de Diagnóstico Integral de los archivos a las diferentes entidades que así lo requieran con el fin de dar a conocer volúmenes documentales, estados de la documentación, soportes, áreas de deposito, mobiliario, unidades de conservación proporcionando etc., herramientas que permitan Permite la formulación de programas de conservación preventiva, dirigidos a la corrección, mantenimiento y control. Garantiza una visión completa de la situación en la que se encuentran los archivos de la empresa en los aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y de su organización. Proporciona herramientas para reconocer y evaluar diferentes variables que inciden en la preservación de los documentos, desde reconocer y evaluar diferentes variables que inciden en la preservación de los documentos, desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta sus especificidades, pues se evalúa el estado de conservación por medio del deterioro presente, infraestructura, entorno físico en el cual está la documentación de su organización de los documentos. Documental de su
Norma ISO 9001-2008 E L A B O R A C I Ó N D E T A B L A S D E R E T E N C I Ó N D O C U M E N T A L Y T A B L A S D E V A L O R A C I Ó N D O C U M E N T A L Digidatos P&S presta los servicios de elaboración y aplicación de Tablas de Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental TVD, para lo cual Facilitan el control y el acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. cuenta con un equipo de profesionales altamente calificados, lo que nos permite garantizar la prestación de este servicio con calidad. Las TRD: Facilitan el manejo de la información Contribuyen a la racionalización Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.. Garantizan la selección y conservación de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Documental de su D OC UD A TOS Sector público y Sector privado AD MINISTRA CIÓN DE ARCH IVOS: Alma cena miento, cu stod ia y aten ci ón de con sulta s Digidatos P&S ofrece el servicio de administración de archivos, garantizando a nuestros clientes una adecuada conservación de la documentación entregada a nuestra compañía para su administración, asegurando un ágil, seguro y eficiente manejo de la información, para lo cual ponemos a disposición los servicios de Almacenamiento, Custodia y Atención de Consultas para Archivos Físicos y Magnéticos. CAPACITACIÓN Nuestra Compañía ofrece el servicio de capacitación en el área de Gestión Documental, para lo cual contamos con programas diseñados para proporcionar conocimientos generales y específicos en el quehacer archivístico de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes y acordes a la metodología establecida por el ente rector de la política archivística colombiana es decir por el Archivo General de la Nación. Digitalización y bancos de imágenes DIGI TALIZA CIÓN Y MIC ROFIL MA CIÓN Nuestra compañía cuenta con un equipo humano altamente calificado, la tecnología y el respaldo requerido en el desarrollo de proyectos de microfilmación y/o Digitalización, para lo cual se tienen SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Desarrollamos un poderoso software especializado en la Administración Documental, que permite el manejo de la documentación desde el concepto de Archivo Total o Ciclo Vital del Documento, esto es en cada una de las fases de archivo (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) y la disposición final de los documentos, atendiendo además lo referente a la Tabla de Retención Documental. dispuestos equipos de ultima tecnología que permiten asegurar una alta calidad en los procesos, cumpliendo a cabalidad con los mas rigurosos estándares nacionales e internacionales garantizado así una alta calidad en este servicio. archivistica colombiana es decir por el Archivo General de la Nación.
Normas ISO 9001-2008 P R O C E S A M I E N T O D E M A T E R I A L B I B L I O G R Á F I C O Disponemos del conocimiento y la experiencia, necesaria suministrada por el grupo de profesionales, técnicos y tecnólogos para adelantar las labores que le sean encomendadas, así como con la tecnología y los recursos necesarios para adelantar el procesamiento técnico de material bibliográfico utilizando para ello el software. El procesamiento técnico, se realiza mediante la aplicación de las herramientas definidas como son la utilización de reglas de catalogación angloamericanas, tesauros especializados, listas de encabezamiento, sistemas de clasificación para Bibliotecas (Dewey), tablas de cutre y todas aquellas herramientas que se apliquen para llevar a cabo estos procesos. Documental de su D OC UD A TOS Capacitación, interventoría y consultoría INTE RVE NTORÍA S Y CONSULT OR ÍAS Digidatos P&S provee el servicio de interventorías y consultorías en el desarrollo de Proyectos de Gestión Documental, para las entidades del sector público y privado que así lo requieran, procesos que son desarrollados por nuestra compañía, atendiendo a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación y la normatividad archivística colombiana. SUMINISTRO DE INSUMOS Nuestra compañía, suministra para el desarrollo de proyectos de Gestión Documental, insumos tales como Cajas de Archivo, Carpetas, Ganchos Legajadores, Mobiliario, Stickers, Código de Barras etc. TALENT O HU MA NO Contamos con un equipo humano, capacitado en las diferentes áreas del que hacer archivístico, dispuestos a brindar un excelente servicio a todas estas empresas que nos confían el Manejo y Administración de su valiosa información, es por esto que nos permitimos ofrecer un servicio profesional y especializado en el manejo integral de la información. De igual forma contamos con técnicos y auxiliares de documentación, con amplia experiencia en el manejo de la información y desarrollo de proyectos de Organización y Administración de Archivos. Actualmente contamos con un equipo de trabajo interdisciplinario compuesto por profesionales en las áreas de la Bibliotecología y la archivística, Administradores de Empresas, Ingenieros de Sistemas, y Abogados, todos con amplia experiencia en el desarrollo de programas de Gestión Documental en entidades del sector público y privado, resaltando el apoyo de uno de sus socios fundadores en razón a que cuenta con una larga trayectoria en este campo, han participado en el desarrollo de proyectos de Gestión Documental.
Nuestros Clientes distintos sectores Documental de su D OC UD A TOS
Nuestros Clientes distintos sectores Documental de su D OC UD A TOS FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS. TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL.
Sinergia Eficiente en Gestión Documental D OC UD A TOS M I S I Ó N Desarrollar y mantener los Modelos de Gestión Documental de empresas e instituciones, optimizando los recursos disponibles e incorporando la experiencia necesaria para mantener con total eficiencia en el largo plazo, bajo un marco de mejoramiento continuo. El éxito de nuestra gestión, está basado en la alta productividad de los entregables que reciben nuestros clientes en cada proyecto. La tecnología de última generación que soporta nuestras actividades, es fundamental para lograr atender este importante rol empresarial, al menor costo. VISIÓN Empresa moderna para el siglo XXI Digidatos P&S alcanzará una importante cobertura nacional, con permanente enfoque hacia los mercados internacionales más cercanos, y se convertirá en un referente que genera importantes estándares de gestión Nuestra labor abarcará empresas e instituciones del sector público y el sector real, en cualquiera de las actividades económicas. Propondremos al mercado permanentemente desarrollos de metodologías, intensivas en tecnología, para optimizar el desarrollo de la Gestión Documental en Colombia. Seremos un importante generador de empleo, en apoyo de una mejor calidad de vida de las familias en Colombia. O B J E T I V O S D E C A L I D A D Incrementar el nivel de satisfacción de nuestros clientes, mediante la entrega de los servicios ofrecidos dentro de los plazos y cantidades especificadas en cada proyecto. Aumentar el porcentaje de cobertura de los clientes, que accedan a actividades asociadas a la Gestión Documental teniendo en cuenta la responsabilidad y las exigencias de los mismos. Mejorar la eficacia y la productividad de nuestros procesos de Gestión Documental, por medio de la implementación de acciones correctivas y preventivas. Mejorar la competitividad y el desempeño del Talento Humano que impacte en la calidad del servicio. Implementar y mejorar continuamente la eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, al interior de la compañía bajo las directrices de las normas ISO 9001:2000. POLÍTICA DE CALIDAD Desarrollar Proyectos de Gestión Documental, atendiendo a la normatividad existente y a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en Colombia, para la satisfacción permanente de las necesidades y expectativas de nuestros clientes, mediante un equipo de trabajo comprometido e idóneo, asegurando los estándares De igual forma contamos con técnicos y auxiliares de documentación, con amplia experiencia en el manejo de la información y desarrollo de proyectos de Organización y Administración de Archivos. de calidad y el mejoramiento continuo en los procesos y servicios, por ende la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. Nuestro compromiso con la calidad se encuentra basado en: Personal calificado y motivado. Puntualidad en el servicio. Disponibilidad oportuna de materia prima. Mejoramiento continúo en los procesos. Permanente comunicación con los clientes internos y externos. Todos nuestros trabajos están ajustados a las mas estrictas normas de calidad, por eso Documental de su Documental de su
DIGIDATOS P&S Bogotá, D.C., Colombia. 2011