gestión EMpRESARIAL ignacio González sánchez La importancia de un modelo para controlar los inventarios Tener un buen control de los inventarios en su empresa juega un papel importante para balancear sus finanzas y nunca quedar descapitalizado, además de que las pymes que desarrollan modelos de control de inventarios propios pueden tener la delantera con respecto a sus competidores. impuestos. Uno de los aspectos legales a considerar en la administración del inventario tiene que ver con el cumplimiento de las obligaciones fiscales; en el artículo 26, fracción XIII, del Código Fiscal de la Federación (CFF) se cita que el inventario registrado en el balance general es información avalada por los directivos de la empresa, pero de manera específica: Son responsables solidarios con los contribuyentes:... La administración de los inventarios es un factor estratégico para mantener sanas las finanzas de la empresa; las decisiones oportunas y pertinentes para comprar los insumos o contratar la distribución de materiales o productos no se limita solamente al control físico, también es relevante la relación de entradas y salidas óptimas de los recursos Foto: veronika sussmannova/dreamstime.com financieros para que se administren de mejor manera en función de los requerimientos de la produc ción y de la negociación con proveedores y clientes para disminuir los costos de la distribución y del almacenamiento. El control de los inventarios demanda especial cuidado por su estrecha relación con la determinación de los XIII. Las empresas residentes en México o los residentes en el extran jero que tengan un establecimiento permanente en el país, por el impuesto que se cause por el otorgamiento del uso o goce temporal de bienes y por mantener Qué es el inventario? el inventario se refiere, por definición, a las existencias de todo artículo o recurso usado por una organización de cualquiera de las siguientes formas: Materias primas. Artículos en proceso. Artículos terminados. Partes componente. Suministros. 18 revista AH
Los activos circulantes o corrientes de las empresas se conforman principalmente del efectivo, de los inventarios físicos y de las cuentas por cobrar inventarios en territorio nacional para ser transformados o que ya hubieran sido transformados en los términos del Artículo 1o. de la Ley del Impuesto al Activo, hasta por el monto de dicha contribución. Aun cuando en la reforma del año 2005 se aprueba el cambio en la reducción de las compras por el de costo de lo vendido en la Ley del Impuesto sobre la Renta, así como un sistema de transición para la acumulación de inventarios a partir del 2005, los inven tarios acumulados forman parte y se incluyen en pagos provisionales. Los activos circulantes o corrientes de las empresas se conforman princi palmente del efectivo, de los inventarios físicos y de las cuentas por cobrar entre los más fáciles de cuantificar, estos activos determinan buen funcionamiento del flujo de efectivo en una empresa; los pagos y la cobranza se administran de mejor manera si se cuenta con mecanismos de control en el comportamiento del inventario, por lo que el grado de riesgo que representa el flujo de efectivo es delicado, ya que se puede afectar a la liquidez financiera de la empresa. Es recomendable que en época de restricciones en flujo de efectivo se destine el excedente después de cubrir sus gastos de operación al pago de las deudas que afectan al capital de trabajo, es posible y deseable negociar los pagos por adelantado con un acuerdo favorable para la empresa y, por supuesto, también para los clientes. Por ejemplo: A. Si la liquidez de la empresa es positiva (cuando los activos circulantes sin considerar los inventarios son superiores a la cantidad en pasivos circulantes), no deje ocioso su efectivo, Foto: tiero/dreamstime.com Los costos de no mantener inventario están relacionados principalmente con la pérdida de buena voluntad de los clientes y de réditos perdidos en caso de escasez o falta de suministros, sin mencionar la posibilidad de que dichos incidentes se hagan públicos a clientes potenciales. pague las deudas con el in terés más alto o de carácter urgente y procure negociar algún descuento por pago adelantado en beneficio de la empresa. B. Si el efectivo y la liquidez son razonables (con excedentes importantes), el escenario es altamente positivo, la recomendación es que se invierta en una opción líquida que proteja el efectivo de la devaluación; algún respaldo en monedas duras como el dólar o el euro, o en Certificados de la Tesorería de la Federación (Cetes) si se desea correr con un riesgo menor. Es importante en este escenario, diseñar un portafolio de inversiones que proteja al capital de trabajo ante la posible pérdida del poder adquisitivo o tipo de cambio del efectivo de la empresa. C. El inventario está estrechamente relacionado con la liquidez, si se incrementa, el efectivo disminuye, cuando el control de las compras se pierde se expone a la liquidez financiera de la empresa, es importante contar con un modelo de operaciones que coadyuve a comprar adecuadamente, ya que si se conoce el desplazamiento de los materiales o de los productos, se sabrá en qué momento se debe comprar y en ese instante se podrá negociar con los proveedores el flujo de pagos que más convenga a la empresa. D. La administración de las cuentas por pagar debe ser administrada por un responsable del departamento de compras, ya que es quien compra los revista AH 19
La función de logística implica el control de los inventarios, ya que se involucran de manera coordinada las etapas para planear, instrumentar y controlar el flujo de mercancías insumos a los proveedores en las fechas que no afecten a las finanzas de la empresa. Las políticas de pago a proveedores deben establecerse considerando el comportamiento de las ventas a crédito y en efectivo. El error es desembolsar más en efectivo y vender a crédito, lo que descapitaliza a la empresa y se incrementa el pasivo con préstamos para financiar la operación de las compras con los intereses respectivos que afectan a la utilidad. E. Los excedentes de inventario incrementan los gastos de administración; la merma, el control, las estibas, el transporte, son costos que deben optimizarse, son el resultado de un control inadecuado de los inventarios. Si el inventario está por encima de lo necesario o su rotación muestra tendencia negativa, entonces las recomendaciones son: Incremente las promociones: dé prioridad a la publicidad, recuerde que la promoción de boca en boca es gratis, la de los medios masivos debe ser seleccionada por su grado de efectividad, ya que los costos son altos. Qué es la gestión de inventarios? se relaciona con la planificación y el control de inventarios. La planificación de inventarios busca responder dos preguntas básicas: 1. Cuándo hacer los pedidos. Usualmente es una función del plazo de entregas, la demanda diaria y las existencias de seguridad. 2. Cuánto ordenar. La cantidad que se pide es determinada por la cantidad económica a ordenar. Foto: Alexander raths/dreamstime.com Cuide el servicio al cliente: visítelos, hábleles personalmente, haga presencia y ofrezca sus productos o servicios con algún descuento que sea posible con un análisis de rentabilidad. Lleve a cabo una campaña de sensibilización para que todos los trabajadores de la empresa colaboren para evitar mermas, pérdidas o robos, además que se adhieran a esta campaña de servicio al cliente. Una alternativa para el control de los inventarios consiste en desarrollar e implementar sistemas de logística con la técnica de justo a tiempo, esta alternativa facilita la función de la actividad de la logística en la empresa, es la función responsable de administrar la cadena de abastecimiento o Supply Chain, La función de logística implica el control de los inventarios, ya que se involucran de manera coordinada las etapas para planear, instrumentar y controlar el flujo de las mercancías y del almacenamiento óptimo de las materias primas; así, la administración de los inventarios de materiales, productos en proceso y de los productos terminados, ofrecerá la información necesaria y pertinente para la toma de decisiones desde el punto de origen de la planeación hasta el punto de consumo de los productos. La técnica de Just in Time, creada por el ingeniero industrial japonés Shigeo Shingo, además de orientar las decisiones para mantener los inventarios al mínimo óptimo, permite proteger a la empresa de su desabasto en el caso de que se presentara algún problema en la distribución, recepción y entrega de materiales o productos. 20 revista AH
Un modelo de simulación financiera es una fuente de información importante para optimizar los gastos y costos en los procesos de logística y de distribución La implementación de la administración de los inventarios, con la técnica de un sistema de justo a tiempo y con un modelo de simulación financiera, disminuye el grado de incertidumbre y permite racionalizar los procesos de producción y de distribución. Foto: Hieng Ling tie/dreamstime.com El control del almacén no se limita al control y resguardo físico de las existencias, es importante proponer alternativas para optimizar y encadenar el desplazamiento de los materiales y de los productos en cada uno de los procesos para la planeación, adquisición, resguardo, registro, suministro, producción, distribución y punto de venta, con la finalidad de observar el comportamiento de los ingresos y de los egresos, evitando una mala administración del flujo de efectivo, en suma: el control de los inven tarios determina el control del flujo de efectivo. Modelo del periodo fijo es un sistema de planificación de inventarios en el que la política de inventarios es hacer el pedido de materiales o partes en ciertos momentos designados, sin importar si se ha alcanzado el punto de reaprovisionamiento. el momento es accionado por el tiempo y no involucra ningún conteo físico de los artículos de inventario, y es aplicable bajo las siguientes condiciones: Artículos más baratos y menos críticos. Los vendedores/compradores pueden obtener nuevos pedidos si realizan visitas regulares y de rutina a los clientes. Los vendedores / compradores pueden combinar pedidos para reducir los costos de órdenes y transporte. Un modelo de simulación financiera es una fuente de información importante para optimizar los gastos y costos en los procesos de logística y de distribución; los costos y con ello los precios; en este sentido, los resultados operativos del nivel estratégico de la planeación a través de la investigación de operaciones coadyuvan a optimizar la velocidad de respuesta, lo que le da sentido y prioridad a la pertinencia de la adquisición y flujo de materiales y productos, se aprovecha la flexibilidad en los procesos con la finalidad de incrementar la productividad y mantener una buena administración del flujo de efectivo. La planeación financiera ha creado sus propios modelos para diseñar los escenarios presentes y futuros en materia de inventarios, además de predecir los requerimientos presentes y futuros de materiales y productos. Estos modelos fueron y serán motivo de reflexión para los administradores que desean optimizar el flujo de efectivo y el comportamiento de los inventarios. Con un modelo de simulación se pueden predecir varios escenarios, se analiza el comportamiento de las variables que lo afectan y, al observar las posibles tendencias de uno o varios sucesos, se toman las decisiones oportunamente y en la medida en que se acierta el comportamiento de las variables, la incertidumbre disminuye. Los eventos que afectan los precios y el flujo de mercancías como las guerras, los ajustes sociales, las crisis económicas, los eventos políticos o religiosos y hasta los conflictos internos en las organizaciones, se pueden modelar para comprender mejor las causas y los efectos revista AH 21
el uso de modelos de simulación en las organizaciones que hoy marcan la pauta en el proceso de gestión lo iniciaron las compañías Kodak, Procter and Gamble y Johnson que están involucrados en el comportamiento de los inventarios y, por ende, en el flujo de efectivo. La administración de operaciones es básica en el control de un almacén, un modelo sustentado en el control y en la supervisión de los inven tarios aporta elementos suficientes para decidir qué variables se deben manipular y cuál es el grado de influencia para que el modelo funcione de manera adecuada, en este sentido, la incertidumbre disminuye, las restricciones son previstas y se manipulan, además de que los ajustes o cambios son asimilados fácilmente. Las primeras propuestas de modelos de inventarios orientados al control aparecieron de manera formal en 1915, cuando Harris propuso una ecuación matemática para la determinación de un lote. En 1931, Raymond publicó su obra Quantity and Economy in Manufacture para resolver problemas logísticos derivados de la guerra. El uso de modelos de simulación en las organizaciones que hoy marcan la pauta en el proceso de gestión lo iniciaron las compañías Kodak, Procter and Gamble, Johnson, entre las más vanguardistas de su época, que introdujeron un modelo para el control de los almacenes. Los modelos de investigación de operaciones se incorporan a los procesos de gestión como una alternativa estratégica a partir de la década de 1980. La necesidad de desarrollar ventajas competitivas en una visión integral y sistémica en un mercado competitivo propició el de sarrollo de pronósticos financieros, de producción y de distribución para bajar los costos sin prejuicio del cliente o de la calidad de los bienes y los servicios. Conteo por ciclos implica una auditoría continua de los artículos de inventario. Hay procedimientos importantes en el conteo por ciclos: Contar los artículos de inventario. Verificar los archivos. Documentar las inexactitudes. Hacer seguimiento de las causas de las inexactitudes. Tomar medidas remediales. el conteo por ciclos se hace de forma regular y sin anunciar. Para la última década del siglo XX, las empresas de consultoría desarrollaron un mercado para la alta dirección, un software sencillo para facilitar la toma de decisiones con modelos complejos que manipulan fácilmente las variables de los procesos de las organizaciones para pronosticar y optimizar el flujo de materiales y productos en estrecha relación con el flujo de efectivo, de tal forma que los modelos de simulación se incorporaron a los procesos de gestión como una herramienta para anticiparse a la competencia con la innovación estratégica en los procesos: una alternativa que genera ventaja competitiva sustentable al administrar los inventarios. La velocidad de los cambios tecnológicos en las organizaciones reclama nuevas maneras de administrar. Los modelos de inventarios y de operaciones ofrecen la posibilidad de simular el comportamiento de las variables numéricas como los datos financieros, sin la necesidad de desarrollar un modelo matemático complejo, laborioso y costoso; el desgaste de la administración para diseñar un modelo matemático o adaptar alguno existente en el mercado puede resultar poco atractivo, además de que Foto: Maxexphoto/Dreamstime.com 22 revista AH
el control de los inventarios es un factor estratégico, alivia la liquidez, baja costos operativos, mejora tiempos de respuesta para clientes y mejora las finanzas el fin de la organización no es desarrollar modelos matemáticos, hay que evaluar el costo beneficio de diseñarlo, mantenerlo y actualizarlo para no distraer el potencial del personal directivo en otras tareas que no son relevantes en su puesto. Una opción es que la alta dirección diseñe un modelo de simulación integral a partir del análisis de las tendencias de las variables estratégicas de la empresa para que la toma de decisiones cumpla su objetivo de resolver problemas o restricciones a partir de la visión y conciencia de los mismos directivos. Esta dualidad de tomador de decisión y diseñador de pronósticos del directivo, provoca la evolución de los procesos de la organización, la dualidad óptima se refleja de manera positiva en las diferentes áreas y niveles de la empresa, ofrece desarrollo sustentable en la organización al atender los factores críticos, además al directivo le permite evaluar y modificar los procesos en beneficio del fin último de la administración en las organizaciones, que es el de optimizar los recursos disponibles, lo que se traduce en ventajas competitivas. Las ventajas competitivas no se pueden adquirir, sino que se detectan y se fomentan en cada uno de los procesos; el beneficio de una ventaja competitiva se refleja en valor agregado en la toma de decisiones oportuna, eficaz y eficiente de cada uno de los miembros de la organización que son determinantes para la rentabilidad de la empresa. Contar con un modelo financiero que simule el comportamiento de las variables dependientes, mantendrá a la organización en ventaja sobre otras que no lo tengan. El modelo se convierte en la plataforma mínima de desarrollo Foto: Kuzma/Dreamstime.com sustentable al disminuir el riesgo, adelantarse a la competencia, pero, sobre todo, maximizar los recursos con un cliente satisfecho en los niveles de calidad y servicio. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes: Inventario (inicial). Compras. Devoluciones en compra. Gastos de compras. Ventas. Devoluciones en ventas. Mercancías en tránsito. Mercancías en consignación. Inventario (final). Beneficios financieros El modelo simula el impacto financiero, mide el impacto de las decisiones operativas que se reflejan en la tasa de retorno de la inversión (ROI), predice el efecto de una decisión en el largo plazo, el azar tiene cabida en función de efectos externos de un evento fuera de control de la empresa. El control de los inventarios es un factor estratégico, alivia la liquidez, baja los costos operativos, mejora los tiempos de respuesta para los clientes y es una opción de bajo costo para mejorar las finanzas de las organizaciones. Los costos de un modelo de inventarios son mínimos, los beneficios son muchos, la planeación y el control se someten a la dirección y no al revés, donde la dirección se pone atrás de los procesos de planeación con altos costos financieros, pero sobre todo, afecta el costo de oportunidad que es difícil de medir por ser un intangible que se refleja en la competitividad de las organizaciones. revista AH 23
La seguridad del funcionamiento de un modelo depende de una información correcta, veraz y oportuna Foto: Feblacal/Dreamstime.com Beneficios para la seguridad La alta dirección requiere de un proceso de planeación y control que sea seguro, la incertidumbre es un factor negativo en la toma de decisiones; sin embargo, en menor o mayor grado está presente. Un modelo de simulación ofrece la seguridad de saber dónde están, dónde estarán y dónde estarían los efectos de una decisión que afecta a las finanzas que son el reflejo de la buena o mala toma de decisiones de los directivos en una organización: modelar será una actividad importante para los directivos por la disminución del riesgo y la seguridad de los accionistas. La seguridad del modelo depende del buen uso de la información, se debe poner extremo cuidado en la simulación ya que puede ser contraproducente si los datos no son los correctos o están viciados de buenas intenciones o de falsa información. En suma: la seguridad del funcionamiento de un modelo depende de información correcta, veraz y oportuna. La simulación como estrategia La estrategia, por definición, es un curso general de acción, por tanto, no es el buen funcionamiento del modelo lo que permite el correcto funcionamiento de la empresa que sólo apoya a la toma de decisiones; la estrategia es contar con un modelo donde las estrategias operativas dependen de cada área y de cada proceso; el modelo sólo registra y procesa la información derivada de cada actividad: el modelo es ajeno a las decisiones y sólo refleja el efecto de las mismas. Sistemas de control de inventarios Los sistemas de control de inventarios están diseñados para supervisar los niveles de inventario y para diseñar sistemas y procedimientos para la gestión efectiva de inventarios. Al implantar sistemas de gestión de inventarios, hay dos áreas importantes de decisión: 1. La clasificación de inventarios. 2. La exactitud de los registros de inventario. Modelar o no modelar el comportamiento de los inventarios, no es optativo, es una alternativa que si una organización la realiza, abrirá la brecha de desarrollo directivo en relación con otras que no accedan a esta alternativa, logrando una ventaja competitiva sustentable. BiBLiOGrAFÍA Bertalanffy, Von, Teoría general de sistemas, FCE, México, 2000. Buffa, Elwood, Dirección de operaciones, Limusa, México, 1977. Hill, Charles, Administración estratégica, McGraw-Hill, México, 1997. Peter, Paul, Dirección estratégica, Irwin, España, 1995. Porter, Michel, La ventaja competitiva de las organizaciones, McGraw-Hill, México, 1998. Stuart, Crainer, Ideas fundamentales de la administración, Panorama Person, México, 1996. nuestro autor: Ignacio gonzález Sánchez es profesor investigador de la FCA de la UNAM y del itesm-csf. Certificado por Anfeca. Miembro del sistema Nacional de investigadores N1 (sni: 2010-2012) Conacyt. 24 revista AH