Artículo Software ERP - Métodos de Implementación 1
Contenido Metodologías usuales para implementar Sistemas de Gestión Empresarial... 3 Implementación Big Bang.... 3 Implementación Modular... 4 Implementación por Procesos.. 4 y 5 2
Metodologías usuales para implementar sistemas de Gestión Empresarial Existen tres métodos de implementación de sistemas ERP utilizados por la mayoría de las empresas de software. La implementación es una tarea crítica y que requiere de tiempo, pero también es muy importante para que el funcionamiento a futuro del sistema ERP sea adecuado y no tenga problemas de ningún tipo. Para reducir el tiempo y los esfuerzos, y también para asegurar una correcta implementación, las compañías intentan diferentes métodos para implementar sistemas ERP. Los más comunes son: Implementación Big Bang Implementación modular Implementación orientada a procesos Implementación ERP "Big Bang" La implementación "Big Bang", como su nombre sugiere, es una modalidad de implementación de sistemas en un solo paso. En su momento este era el único método de implementar software de planeación de recursos empresariales. Con este método todos los módulos del sistema ERP se implementan de forma simultánea a lo largo de toda la organización. Antes de implementar un sistema ERP con éste método los consultores funcionales estudian todo el flujo de procesos laborales y de negocios de la organización y demarcan los desperfectos y las áreas que necesitan ser mejoradas. Este análisis, posteriormente, se compara con las soluciones y el modo de trabajo del sistema ERP y se documentan las brechas (GAPs) entre los requerimientos y la forma de trabajo del sistema. Una vez ha terminado el análisis GAP se lleva a cabo la personalización del sistema ERP y se trabaja en el testeo y el entrenamiento a los empleados del software Enterprise Resource Planning (Planeación de Recursos Empresariales) para que puedan utilizarlo. En un principio esta era una de las formas de implementación ERP más populares, pero este método también estuvo asociado a la mayoría de los fracasos en las implementaciones. El abordaje "Big Bang" incrementó la complejidad del proceso de implementación. La implantación de todos los módulos a lo largo de toda la organización, además, agobiaba a los empleados, a la dirección de la empresa y a la compañía proveedora del sistema ERP con muchísimas tareas que tenían que estar listas al mismo tiempo, por lo que esto usualmente resultaba en gastos adicionales y en implementaciones inadecuadas y con demoras. De los distintos métodos de implementación de sistemas ERP éste se cuenta entre las principales causas detrás del fracaso de las implantaciones de dichos softwares. 3
Implementación ERP "Modular" La implementación modular fue en su tiempo el abordaje más popular entre los distintos métodos de implementación de sistemas ERP. En este, los módulos del software de planeación de recursos empresariales se implementan uno después del otro. Esto reduce el ámbito de la implementación, lo que evita una sobrecarga para el personal, la dirección de la empresa y la compañía que provee el sistema ERP. Una vez que un módulo ha sido exitosamente implementado se puede pasar a la implementación del módulo siguiente. Esta metodología resulta muy adecuada para organizaciones que no compartan muchos procesos entre sus distintos departamentos o procesos comerciales. Después de la implementación de todos los módulos llega el momento de la integración de los mismos entre sí, lo que ubica a todos los procesos y departamentos de la organización bajo un solo software. Esto permite un realineamiento y transformación de los procesos comerciales, en lugar de una simple automatización (y esta es la verdadera ventaja de ERP). De todos los métodos de implementación ERP que existen, este abordaje resulta económico, ahorra tiempo, reduce los riesgos y asegura una adecuada transformación del sistema de trabajo actual hacia el software Enterprise Resource Planning. Sin embargo tiene un gran inconveniente, que hoy en día lo hace - en la mayoría de los casos -inutilizable, el nuevo sistema no puede estar reemplazando otro sistema integrado. Por ejemplo no puede usarse si se está reemplazando un software empaquetado pre-existente, aunque sea uno de los baratos, porque el mismo no podrá ser reemplazado de a un módulo por vez. Implementación ERP "Por procesos" La implementación por procesos es la metodología que resulta más adecuada para empresas con procesos comerciales muy importantes, incluyendo múltiples unidades de negocios. En este abordaje la implementación se dedica a un proceso comercial por vez y llega a una implementación completa. Procesos típicos son "de Compras a Pagos", "de Ventas a Cobro", etc. Al subdividir la implementación en varias etapas que cubren cada una todo un ciclo de negocios se obtiene lo mejor de los dos métodos anteriores, se evita el sobreesfuerzo de la Implementación "Big Bang" y no se truncan ciclos de negocios que ya estaban informatizados cómo en la implementación "Modular". 4
Si la empresa ya tiene un sistema ERP u otro sistema integrado en funcionamiento (aunque sea uno de los baratos), necesariamente el primer proceso a implementar estará determinado por las funciones que deben reemplazarse del viejo sistema de modo que la empresa pueda continuar operando sin conflictos. Los procesos siguientes incorporarás las nuevas funciones del sistema ERP que se está implementando, que en la mayoría de los casos son las que justificaron la inversión en tecnología. 5 Cimatic de México S.A de C.V Rio Tiber 66 piso 7 Col. Cuauhtémoc México D.F. Tel. (55) 1500 0780 info@cimatic.com.mx www.cimatic.com.mx