INTRODUCCION El programa Excel, permite crear hojas de cálculos, gráficos y bases de datos. Para realizar estas operaciones utiliza el entorno Windows, esto facilita la tarea ya que es posible trabajar con las opciones comunes de este programa. La hoja de cálculo, es la herramienta utilizada al trabajar con Excel. Está formada por 65.536 filas y 256 columnas. Las filas van numeradas y las columnas están indicadas con una letra siendo la primera la letra A. La intersección de una fila con una columna representa una celda. En una celda se pueden introducir textos, números, fórmulas y funciones predefinidas que ya posee Excel para realizar operaciones de tipo matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, lógicas, etc. Los gráficos son útiles para representar los valores que contiene una hoja de cálculos. Excel permite realizar gráficos de diversos tipos: líneas, columnas, circulares, puntos y áreas, pudiendo hacerlo en dos o tres dimensiones. Los gráficos se forman mediante la unión de elementos que se pueden modificar para adaptarlos al resultado deseado. Se caracterizan porque varían automáticamente si se modifican los datos en la hoja de cálculos. Una base de datos está formada por un conjunto de fichas que se denominan registros. Cada registro consta de una serie de campo que contienen la información. Las fichas que contienen la información se pueden modificar, eliminar, consultar u ordenar para trabajar con los datos de una forma eficaz y práctica. Excel puede crear bases de datos fácilmente ya que dispone de filas y columnas. Las filas componen los registros y las columnas los campos. La primera fila que forma la base de datos ha de ser obligatoriamente la que contiene el nombre de los campos. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 2
COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL Barra de Menú Barra de Fórmulas Barra de Herramientas Estándar Barra de Herramientas de Formato Celda Activa Indicadores de Columnas Indicadores de Filas Barra de Desplazamiento Vertical Botones para desplazar hojas Pestañas de las hojas Barra de Estado Barra de Desplazamiento Horizontal Figura 1 Barra de menú La barra de menú contiene todas las opciones necesarias para trabajar con el Libro de Trabajo. Para acceder a las opciones que la componen podemos utilizar el ratón o también el teclado. Para activar una opción con el teclado tenemos que mantener pulsada la tecla Alt y a continuación la letra subrayada que aparece en las distintas opciones. Para realizar la operación con el ratón solo tenemos que señalar con el puntero sobre la opción que deseamos y a continuación hacer clic con el botón izquierdo. Si activamos un menú y algunas de sus opciones aparecen en color grisáceo, Excel nos está indicando que esta opción no se puede utilizar en estos momentos. Los menúes contextuales se activan haciendo clic con el botón derecho del ratón. Estos tipos de menúes contienen las opciones más utilizadas al trabajar con Excel. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 3
Barra de herramientas estándar La barra de herramientas estándar es una de las barras que aparece activa por defecto al iniciar Excel. Los iconos de esta barra permiten realizar las operaciones que se realizan con más frecuencia, tales como abrir, guardar o imprimir un libro, cortar, copiar o pegar textos, números, fórmulas o funciones, ordenar datos, representarlos gráficamente. Barra de herramientas de formato Los iconos de esta barra permiten aplicarle formato a las celdas, como cambiar el tipo, tamaño, estilo o color de la letra, especificar una alineación determinada para el contenido de la celda: izquierda, centrada, derecha, centrar en varias celdas, establecer un color para el fondo de la celda, etc. Barra de fórmulas Esta barra permite asignar o corregir una fórmula en una celda de una hoja de cálculo. El primer icono cierra la barra de fórmulas sin asignar ningún cálculo a la hoja. El segundo valida la fórmula que hemos tecleado y la introduce en la celda. El tercero activa los dos anteriores y además ofrece un cuadro en el que podemos obtener el resultado de la fórmula antes de asignarlo a la celda para asegurarnos que es correcto. Barra de estado Esta barra muestra el estado operativo de algunas teclas como por ejemplo Bloq Num. Pestañas de la hoja de cálculo Estas pestañas permiten tener en un mismo Libro de trabajo varias hojas de cálculo, gráficos, etc. En este caso Excel solo muestra tres pestañas pero es posible añadir pestañas nuevas o eliminar pestañas que no utilizaremos. Para acceder a una pestaña solo hay que hacer clic con el ratón en la pestaña de la hoja donde tengamos que trabajar. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 4
Botones de desplazamiento de las hojas Mediante la utilización de estos botones, podemos desplazarnos por las pestañas de las hojas de cálculo. Si tenemos pocas pestañas es más rápido hacer un clic con el ratón en la pestaña directamente, pero si hay varias habrá algunas que no visualizaremos. Para subsanar este problema existen estos botones. Utilización del teclado Para desplazarse por la hoja de cálculos, existen combinaciones de teclas que permiten realizar movimientos de una forma muy rápida. Las combinaciones de teclas son las siguientes: Teclas arriba, abajo, izquierda o derecha: sitúan el cursor de celda en la dirección de la tecla pulsada. Tab: desplaza el cursor de celda una celda hacia la derecha. Enter o Intro: desplaza el cursor de celda una celda hacia abajo. Ctrl + Teclas de dirección: mueve el cursor de celda en la dirección de la celda que contenga datos. Inicio o Home: sitúa el cursor de celda en la primera columna de la hoja de cálculos. Avance página o Page Up: sitúa la visualización de la hoja de cálculos en la página posterior. Retrocede página o Page Down: sitúa la visualización de la hoja de cálculos en la página anterior. Alt + Avance página: desplaza una página hacia la derecha. Alt + Retroceso página: desplaza una página hacia la izquierda. Tipos de cursor Cursor de celda Cursor de escritura Rango de celdas - Selección Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas. Podemos seleccionar un rango de celdas a través del ratón o del teclado. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 5
Con el teclado: Pulse la tecla Mayúscula o Shift y sin soltarla, desplácese con las teclas de movimiento del cursor hasta la última celda que compone el rango. Suelte ambas teclas. Con el ratón: sitúe el cursor de celda en la primera celda del rango. Pulse el botón izquierdo del ratón, manténgalo presionado y arrastre el ratón hasta la última celda que compone el rango. Suelte el botón. En ambos casos el resultado obtenido será el siguiente, las celdas seleccionadas, excepto la primera aparecerán oscuras: En este caso el rango seleccionado comprende desde la celda B2 a la celda B7 y se expresa de la siguiente manera: B2:B7 INICIO DE UNA SESION DE TRABAJO Desde el botón Inicio de la barra de tareas, se debe seleccionar el menú de Programas y allí elegir Microsoft Excel. Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la Figura 1. Estará entonces en condiciones de crear su primer libro de trabajo. Al crear o abrir un libro de trabajo, Excel lo muestra en una ventana. Puede tener varias ventanas de libros de trabajo abiertas a la vez. La mayor parte del trabajo que haga en Excel lo hará en una hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta por filas dispuestas en sentido horizontal y columnas en sentido vertical; en donde las filas están representadas por números y las columnas por letras. Cada celda es la intersección de una fila y una columna, y consta de una dirección particular o referencia. Por ejemplo, la celda donde se intersectan la columna D y la fila 4 es la celda D4. Por lo general, primero se selecciona la celda o las celdas con las que se va a trabajar y luego se introducen los datos o se elige un comando. Las celdas seleccionadas aparecerán resaltadas en la pantalla. La celda activa es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir; sólo una celda puede estar activa a la vez y ésta se muestra con un borde Realizó Prof. María del Valle Aranda página 6
ancho. En la ilustración anterior la celda A1 es la celda activa. Verá que esta celda aparece con un marco más oscuro, ese elemento es el Cursor y es el que indica en la barra de fórmulas, cual es la posición de la celda activa. Para cambiar de celda activa Coloque el puntero del ratón en la celda que quiere convertir en activa y haga clic, o lleve el cursor de celda con las flechas de desplazamiento del teclado, verá la nueva posición asumida por el cursor de celda también en la barra de fórmulas. Para desplazarse en la hoja de cálculo Mueva el puntero hasta la flecha hacia abajo, que se encuentra en la barra de desplazamiento vertical del margen derecho de la ventana y luego haga clic. La hoja de cálculo se desplazará una fila hacia abajo. Haga clic en el área de la barra de desplazamiento que está debajo del cuadro de desplazamiento. La hoja de cálculo se desplazará una pantalla hacia abajo. Coloque el puntero en el cuadro de desplazamiento y arrástrelo hacia arriba o abajo, cuando suelte el botón del ratón, la planilla aparece según la posición del cuadro de desplazamiento. PROCEDIMIENTO PARA LA INTRODUCCIÓN, CORRECION O ELIMINACION DE DATOS Introducir datos en una celda Ubique el cursor de celda, con el ratón o las teclas de desplazamiento, en la celda donde se introducirá el dato, de esta manera la celda elegida se convertirá en una celda activa. Allí escriba el dato y confirme su ingreso presionando Enter o Intro. Verá que el dato quedó almacenado en la celda. Modificar datos de una celda Ubique el cursor de celda, en la celda donde desee realizar el cambio, haga doble clic con el ratón sobre el dato. Verá que el cursor de escritura, titila al final del dato. Llévelo al lugar donde desee realizar la modificación, efectué el cambio y luego confírmelo a través de la tecla Enter o Intro. Eliminar datos de una celda Ubique el cursor de celda, en la celda donde desee eliminar el dato. Presione la tecla Supr o Del. Verá que el contenido de la celda ha desaparecido. También puede eliminar el dato anterior escribiendo en la celda uno nuevo. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 7
INTRODUCCIÓN DE NÚMEROS Para introducir un número como valor constante, seleccione una celda y escriba el número. Los números pueden incluir caracteres numéricos (del 0 al 9), así como cualquiera de los caracteres especiales siguientes: + - ( ), $ %. Al introducir números tenga en cuenta las siguientes normas: Se puede incluir punto en números como 1.000.000. Una sola coma en una entrada numérica será considerada como una coma decimal. Los signos más (+) introducidos delante de los números serán ignorados. Lo números negativos deberán ser precedidos por el signo menos (-) o estar entre paréntesis ( ). FORMATOS DE NÚMEROS Cuando crea una nueva hoja de cálculo, todas las celdas usan el formato general como formato predeterminado, textos alineados hacia la izquierda y números o resultados de fórmulas o funciones alineados hacia la derecha. En cualquier momento, se puede cambiar el formato de los números que introduzca en una celda a otro de los formatos incorporados, o bien, aplicar un formato de números personalizado. Ubicándose sobre la celda o seleccionando un rango y utilizando los siguientes botones de la barra de herramientas de formato es posible dar formato a los números. PARA Aplicar el estilo Moneda HAGA CLIC EN $ EL NÚMERO SE CONVIERTE EN 54321 $ 54.321,00 Aplicar el estilo Porcentual Aplicar el estilo Millares Aplicar el estilo Euro % 000 0,15 15% 54321 54.321,00 54321 54.321,0 Aumentar Decimales 0 00 54321 54321,0 Disminuir Decimales 00 0 54321,0 54321 Realizó Prof. María del Valle Aranda página 8
INTRODUCCION DE FORMULAS O FUNCIONES Trabajar con planillas de cálculo implica trabajar con fórmulas o funciones, ya que siempre que deseemos obtener el resultado de un cálculo, tendremos que aplicar una fórmula o función. Fórmulas: son operaciones matemáticas realizadas por el usuario de la planilla de cálculos, en la que se combinan valores o referencias de celdas con los operadores matemáticos: + suma por ejemplo =A2+A3 - resta por ejemplo =B1-B2 * multiplicación por ejemplo =C1*5 / división por ejemplo =D4/A1 ^ exponenciación por ejemplo =A1^2 Funciones: son operaciones matemáticas, trigonométricas, financieras, lógicas, estadísticas, etc., predefinidas por Excel. Por ejemplo: =SUMA(A1:A20) =PROMEDIO (B1:B20) es una función matemática que permite obtener la suma de los números, contenidos en el rango de celdas A1:A20. es una función estadística que permite obtener el valor promedio de los números, contenidos en el rango de celdas B1:B20. Como podrá observar en los ejemplos citados anteriormente, tanto las fórmulas como las funciones deben comenzar con el signo igual (=). En las funciones predefinidas por Excel, se utilizan los siguientes operadores lógicos, los cuales comparan dos valores y devuelven un valor lógico verdadero o falso. = Igual > Mayor < Menor >= Mayor igual <= Menor igual <> Distinto Cálculos y fórmulas con referencias: Con referencias, es posible ubicar datos en diferentes áreas de una fórmula y utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. Las referencias identifican celdas o grupos de celdas en una hoja de cálculo. Las referencias indican a Excel en qué celdas debe buscar los valores que desea utilizar en una fórmula. Las referencias se basan en los encabezados de las columnas y filas de la hoja de cálculo. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 9
Si en vez de utilizar, para realizar una fórmula, los números contenidos en las celdas, se utiliza la referencia de la celda que contiene dicho número, cuando éste se modifique automáticamente se modifica el resultado devuelto por la fórmula. Fórmula utilizada para realizar el Cálculo. Valor devuelto por la fórmula En el ejemplo se utilizó la fórmula =A1+B1+C1 para realizar el cálculo de la suma de tres números en vez de utilizar la fórmula =100+654+546 que en este caso daría el mismo resultado, pero si cambia alguno de los valores ingresados, la primera fórmula actualiza el resultado, la segunda no. Copiar fórmulas y funciones: Cuando se necesita realizar el mismo cálculo con una cantidad determinada de datos, por ejemplo, calcular el promedio de las notas de todos los alumnos del curso, el procedimiento más conveniente es realizar el cálculo para el primero y luego copiarlo para el resto. Una vez realizado el cálculo de promedio para el primer alumno, debe seleccionar la celda que lo contiene. A continuación ubique el puntero del ratón en el ángulo inferior derecho, observe que el mismo pasa a ser una cruz fina de color negra. Presione entonces el botón izquierdo del ratón y arrastre hacia el bloque de celdas, conde desee copiar la fórmula o función. Las fórmulas se actualizan según la posición relativa de donde se encuentren. Autosuma: es un icono de la barra de herramientas estándar y equivale a la función =SUMA. Su uso es conveniente en el momento de realizar una suma de valores que estén dispuestos en filas o columnas. Al utilizar este botón, Excel escribe la función y sugiere el rango de celdas sobre las que la aplicará. Autosuma Realizó Prof. María del Valle Aranda página 10
Mensajes de error: Cuando se produce un error, Excel presenta un mensaje en la celda, esto ocurre cuando no puede calcular la fórmula o función correctamente para dicha celda. Los valores de error comienzan siempre con el signo #. ESTE VALOR DE ERROR SIGNIFICA QUE UNA FÓRMULA # DIV/0! Está tratando de dividir por cero #N/A Se refiere a un valor que no está disponible # NOMBRE? Usa un nombre que Excel no reconoce # NULO! Especifica una intersección inválida entre dos áreas # NUM! Usa un nombre de manera incorrecta # REF! Se refiere a una celda que no es válida # VALOR! Usa un argumento u operando equivocado ###### Produce un resultado que es demasiado largo para el ancho de la celda. Esto en realidad no es valor de error sino una indicación de que la columna tiene que ser más ancha. INTRODUCCIÓN DE FECHA Y HORAS Cuando se introduce una fecha u hora que Excel reconoce, el formato de la celda cambia automáticamente del formato general al formato de fecha o de hora adecuada. Tenga en cuenta que las pautas siguientes al introducir fechas u horas: Es indistinto mayúsculas y minúsculas. Puede escribir la fecha y la hora en la misma celda, si las separa por un espacio. Para introducir fechas, utilice una barra diagonal (/) o un guión (-) entre día, mes y año. Para introducir horas, sepárelas de los minutos y segundos con (:). INTRODUCCIÓN DE TEXTO Para introducir el texto, seleccione una celda y escriba el texto. Puede dar formato individualmente a los caracteres dentro de una celda. FORMATO GENERAL DE CELDAS Para cambiar el formato que posee una celda o un bloque de celdas a otro formato predeterminado, debe seleccionar la celda o el rango de celdas. Luego desde la barra de menú seleccione la opción Formato, Celdas. Aparecerá un conjunto de fichas desde donde podrá aplicar tipo de formato, alineación, fuente, bordes, tramas, etc. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 11
Primero deberá seleccionar la categoría de los datos a dar formato y luego el tipo de formato, presionando por último el botón de aceptar. COPIAR Y MOVER CELDAS Podrá duplicar o cambiar la posición del contenido de las celdas de una hoja de cálculo, copiándolas o moviéndolas respectivamente, a otro lugar dentro de la misma hoja de cálculos, a otra hoja dentro de un libro de trabajo, a otro libro de trabajo o a otra aplicación. Existen dos maneras de copiar y mover las celdas: Usando cortar, copiar y pegar. Arrastrando la selección con el ratón. Esta opción es válida para trabajar, dentro de la misma hoja. Cuando se COPIA una celda, se duplica su contenido y se pega en una nueva posición. Cuando se MUEVE una celda, se desplaza su contenido y se pega en una nueva posición. PARA Cortar HAGA CLIC EN RESULTADO Copia las celdas seleccionadas al portapapeles y al pegarlas las borra de su ubicación original. Copiar Realiza una copia de las celdas seleccionadas al portapapeles, sin borrarlas de su ubicación original. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 12
Pegar Pega el contenido del portapapeles en las celdas seleccionadas. COPIAR Y MOVER CELDAS ARRASTRÁNDOLAS CON EL RATÓN Copiar: seleccione las celdas a copiar, coloque el puntero del ratón en el ángulo inferior derecho de la selección, notará que el puntero adopta la forma de una cruz de color negra, arrastre sobre las celdas a las que desea copiar la selección. Mover: seleccione las celdas a mover, coloque el puntero del ratón en el borde superior o inferior de la selección, notará que el puntero asume la forma de una flecha y en la punta de la misma una cruz de cuatro puntas; arrastre a una nueva ubicación. LLENADO DE CELDAS Y CREACIÓN DE SERIES Cuando arrastra el cuadro de llenado en una celda o en un rango de celdas que contienen valores que Excel reconoce como una serie de número secuenciales, la serie se aumenta dentro del rango que usted arrastra. El cuadro de llenado se activa al ubicar el cursor de celda en la celda que desee arrastrar, luego ubique el puntero del ratón en el ángulo inferior derecho de la celda activa, de modo que se convierta en una cruz fina de color negro. Ahora podrá arrastrar con el ratón para formar la serie. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de tipos de datos y sus secuencias. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 13
Para completar una serie con números consecutivos, deberá mantener presionada la tecla CTRL, mientras arrastra con el ratón. INSERTAR FILAS Y COLUMNAS Cuando inserte una fila o columna, Excel crea una nueva fila o una nueva columna y desplaza las existentes a fin de crear un espacio para las celdas insertadas. También ajusta las referencias a las celdas desplazadas de forma que reflejen sus nuevas ubicaciones. Lleve el cursor a la fila o columna donde desee realizar la inserción. Si elige desde el menú Insertar una fila, esta será inserta por encima de la ubicación del cursor y si elige una columna esta se insertará a la izquierda de la ubicación actual del cursor. ELIMINAR O BORRAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS Desde la barra de menú, seleccionar opción Edición. Cuando se ELIMINAN celdas, desaparecen de la hoja de cálculo, y las celdas circundantes se desplazan para ocultar el espacio vacío. Cuando se BORRAN celdas, se puede borrar el contenido, el formato, los comentarios o todo, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculos. Borrar y eliminar celdas producen resultados distintos en las fórmulas que hacen referencia a ellas. Si borra el contenido de la celda, su valor es cero y cualquier fórmula que se refiera a esa celda obtendrá un valor de cero. Si elimina una celda, esta dejará de existir; una fórmula que haga referencia a la celda eliminada no podrá encontrarla y devolverá el mensaje de error # REF!. Para eliminar celdas, seleccione el grupo de celdas a eliminar, en el menú EDICIÓN ó presionando el botón derecho del ratón, elija el comando ELIMINAR, seleccione la dirección en la cual desea que se desplacen las celdas que circundan el bloque seleccionado Desplazar Realizó Prof. María del Valle Aranda página 14
las celdas hacia la izquierda o Desplazar las celdas hacia arriba y que es lo que quiere eliminar, Toda la fila o Toda la columna. Para borrar celdas, seleccione el grupo de celdas que desea borrar, y presione la tecla SUPR o DEL. AJUSTE DE ANCHO DE COLUMNA En una hoja de cálculo nueva, todas las columnas se establecen conforme al ancho estándar. Puede cambiar el ancho estándar para ajustar todas las columnas de la hoja, o bien, puede ajustar la columna que desee. Para ajustar el ancho de todas las columnas deberá hacerlo desde el menú Formato, Columna, Ancho estándar, introducir un ancho y presionar sobre el botón Aceptar. Para ajustar en forma manual el ancho de una columna deberá situar el puntero del ratón en la parte derecha del indicador de dicha columna, hasta que se convierta en una flecha doble partida. Luego arrastre hacia la derecha o izquierda según desee cambiar el ancho. Para cambiarlo en forma automática, es decir, que tome el ancho del dato más largo, se deberá hacer un doble clic en donde esté la flecha doble partida. AJUSTE DEL ALTO DE LA FILA Para ajustar el alto de un conjunto de filas, selecciónelas desde el indicador de número de filas, sitúe el puntero del ratón en la parte inferior del indicador de alguna de las filas seleccionadas, hasta que se convierta en una flecha doble partida. Luego arrastre hacia abajo o arriba según desee cambiar la altura. Para ajustar en forma manual la altura de una fila deberá situar el puntero del ratón en la parte inferior del indicador de dicha fila, hasta que se convierta en una flecha doble partida. Luego arrastre hacia abajo o arriba según desee cambiar la altura. Para cambiarlo en forma automática, es decir, que tome la altura según el tamaño de letra más alto, se deberá hacer un doble clic en donde esté la flecha doble partida. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 15
ALINEACIÓN DE LOS DATOS Al principio todas las celdas tienen el formato de alineación general que coloca automáticamente los números a la derecha, el texto a la izquierda y centra los valores lógicos o de error. La forma más fácil de alinear el contenido de las celdas es usando los botones de la barra de herramientas de formato. Alinear a la derecha Centrar Alinear a la izquierda Combinar y centrar Para centrar Meses en las columnas A, B, C y D, se debe escribir el texto en la celda A1, luego seleccionar el rango A1:D1 y presionar sobre el icono Combinar y Centrar. Enero está alineado a la izquierda, Febrero centrado y Marzo alineado a la derecha. CAMBIAR EL ASPECTO DE LAS CELDAS Seleccionar la celda o el rango de celdas sobre los que desee aplicar los siguientes recursos, que se encuentran en la barra de herramientas de formato: Permite modificar el tipo y tamaño de la letra. Agrega Negrita, Cursiva o Subrayado Permite agregar bordes, rellenos o modificar el color de la fuente GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO Para guardar un libro de trabajo elija GUARDAR en el menú ARCHIVO. Haga clic sobre la opción Guardar. Excel mostrará el siguiente cuadro de diálogo. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 16
Si no ha guardado anteriormente el libro de trabajo aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, para que: Seleccione la unidad de almacenamiento. La cual podrá ser el disco fijo, que en general se lo nombra como C:. Seleccione la carpeta donde almacenará la planilla de cálculos creada. Escriba el Nombre del archivo:, esto es el nombre que le asignará al libro de trabajo. Por último deberá presionar sobre el botón Guardar. ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO Para abrir un libro de trabajo se elige el comando ABRIR del menú ARCHIVO o haciendo clic en el botón ABRIR de la barra de herramientas estándar. Cuando aparezca el cuadro de diálogo de ABRIR, deberá seleccionar la ubicación del archivo que desea abrir (Unidad y Carpeta), aparecerá entonces la lista de los archivos allí almacenados. Seleccione el archivo que desea abrir y presione el botón Abrir. CREAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO Para crear un nuevo libro de trabajo puede elegir la opción Nuevo del menú Archivo o hacer clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar. Si elige la opción de la barra de menú, deberá seleccionar en el cuadro de diálogo que aparezca a continuación el elemento Libro. Cuando se crea un nuevo libro de trabajo no se cierran los que en ese momento están activos, lo crea en una nueva ventana. Desde la barra de menú, eligiendo la opción Ventana, es posible optar por un libro de trabajo u otro. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 17
IMPRIMIR UN LIBRO DE TRABAJO La impresión de un libro de trabajo se realiza desde el menú Archivo, Imprimir. Desde allí se podrá elegir la cantidad de copias a realizar, la selección, el intervalo de páginas o el número de páginas del libro que se deseen imprimir. También es posible modificar las propiedades de impresión u obtener una vista previa. Antes de realizar la impresión, desde el menú Archivo, Configurar página, se habrá seleccionado la orientación de la página, la escala de impresión, el tamaño de papel, los márgenes, el encabezado y pie de página, etc. Para ver una muestra de la copia que se obtendrá en la impresora, es conveniente realizar una Vista preliminar, seleccionando el icono correspondiente en la barra de herramientas estándar, o desde el menú Archivo, Vista preliminar. REPRESENTAR GRAFICAMENTE LOS DATOS DE UNA HOJA DE TRABAJO Los gráficos posibilitan la representación en forma de diagramas de los datos de una hoja de cálculos. Los valores de las celdas aparecen en el gráfico en forma de barras, líneas, columnas, secciones de un gráfico circular o en otras formas según se elija. Los datos se agrupan en series y se distinguen por sus diferentes colores o diseños. Además de facilitar la lectura de los datos, un gráfico permite presentarlos de una manera más clara e interesante. Ayudan a evaluar los datos y a compararlos. Para obtener un gráfico rápidamente, seleccione toda la tabla, o en su defecto las celdas donde se encuentren los datos que desea representar gráficamente. Si son columnas no consecutivas podrá seleccionarlas utilizando la tecla CTRL. A continuación haga clic sobre el icono Asistente para gráficos, que se encuentra en la barra de herramientas estándar. A partir de allí el asistente le solicitará que seleccione Tipo de gráfico, Rango de datos, Títulos y Ubicación del gráfico. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 18
Los gráficos son útiles para interpretar de una forma rápida y efectiva los valores de una hoja de cálculo. La creación de un gráfico en Excel se puede presentar de dos formas distintas: Gráfico Incrustado: crea el gráfico en la hoja de trabajo activa. Hoja de Gráfico: crea el gráfico en una hoja nueva del libro activo. Los gráficos se actualizan en forma automática cada vez que se cambia algún dato de la hoja que lo genera. Creación de una hoja de gráfico Para crear un gráfico podemos emplear dos sistemas diferentes: Seleccionando el menú Insertar y seguidamente la opción Gráfico. Pulsando el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas. En cualquiera de los dos casos, aparecerá en su pantalla el primer paso del Asistente para gráficos. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 19
Paso 1 de 4 En esta ventana disponemos de dos pestañas: Tipos estándar: se presentan los distintos tipos de gráficos que posee Excel. Tipos personalizados: muestra los distintos tipos de gráficos definidos por el usuario o los integrados por Excel, la principal característica de estos gráficos son los efectos especiales que poseen. En la parte inferior de la ventana aparecen los siguientes botones: Presionar para ver muestra: permite visualizar como afectará el tipo de gráfico seleccionado cuando se aplique a los datos de nuestra hoja. Cancelar: anula las operaciones realizadas y regresa a la ventana del libro de trabajo. Atrás: retrocede al paso anterior del Asistente. Siguiente: avanza al paso siguiente del Asistente. Terminar: finaliza el Asistente para gráficos. Los cuatro últimos botones descriptos, se repiten en cada uno de los pasos del Asistente para gráficos. En la parte central de la ventana aparecen dos opciones más: Tipo de gráfico: presenta galerías de gráficos disponibles que podemos utilizar. Subtipo de gráfico: muestra los distintos formatos para el gráfico seleccionado. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 20
Una vez elegidas las opciones, pasamos al paso 2 del Asistente, presionando sobre el botón Siguiente. Paso 2 de 4 En el segundo paso del Asistente, tenemos dos pestañas llamadas Rango de datos y Serie. Rango de Datos: en el interior de esta ficha, en la parte superior muestra como las opciones que seleccione, afectarán el gráfico. Rango de datos: indica el rango de datos que hemos seleccionado para representar el gráfico. Si el rango seleccionado no es el correcto bastará con seleccionar uno nuevo. Presionando sobre el icono que se encuentra en el extremo izquierdo del box, convierte el cuadro de diálogo, en una barra, liberando la ventana, para que seleccione la hoja del libro y dentro de ella el rango de celdas donde se encuentran los datos que desea graficar. Recuerde que para seleccionar rangos no consecutivos deberá hacerlo mediante la tecla CTRL. Activando nuevamente el icono del box, reaparece el cuadro de diálogo del Asistente de gráficos. Series en: nos permite indicar si deseamos visualizar las series de datos en Filas o Columnas. Tenga en cuenta que un gráfico está compuesto por series de datos y una serie es un conjunto de valores relacionados. Serie: en el interior de esta ficha, en la parte superior muestra como las opciones que seleccione, afectarán el gráfico. Serie: muestra los nombres de las series de datos existentes, permitiendo agregar o quitar series sin que afecte a los datos de la hoja de cálculo. Realizó Prof. María del Valle Aranda página 21